"Spara tidigt, spara ofta" är en sak som förr. Nu finns det Spara automatiskt, vilket sparar några sekunder så att användarna inte behöver göra det.
Spara automatiskt är aktiverat när en fil lagras på OneDrive, OneDrive för arbete eller skola eller SharePoint i Microsoft 365. Dina användares ändringar sparas automatiskt i molnet allteftersom de arbetar. Om andra personer arbetar med samma fil kan spara automatiskt låta dem se ändringar på några sekunder. Om du inte har aktiverat Autospar är det möjligt för användare att samar beta i samma dokument samtidigt som de inte kan se varandra i real tid och i stället kommer de att se vilka uppdateringar som är tillgängliga när ändringar görs av andra.
Men när du sparar automatiskt sparas också vissa ändringar i hur användarna kan arbeta med Microsoft 365, så i den här artikeln beskrivs några av de mer utmanande scenarierna samt hur du konfigurerar inställningarna för Autosave. Vi rekommenderar att du kommunicerar med användarna dessa ändringar som påverkar hur de fungerar i Office.
Obs!: Med Spara automatiskt, påverkar det inte systemets prestanda. Men det kommer att vara högre nätverks användning som ändringar laddas upp när de görs i stället för alla samtidigt när användarna gör ändringar, vilket kan påverka folk med begränsad bandbredd eller hög kostnad för data användning, till exempel på en mobil hotspot.
Ändra arbets flöden
Spara automatiskt är praktiskt i de flesta fall, men det finns några fall där användarna kan behöva ändra hur de normalt ska fungera och vi vill att du ska vara för beredd för dem. För varje scenario har vi gjort en översikt över vad scenariot är, vad som kan bli fel och en rekommendation för att lösa det.
-
Från en befintlig fil, göra redigeringar och sedan spara en kopia till en ny fil – alla som börjar från en tidigare fil (till exempel föregående kvartals resultat rapport), redigeringar och sedan sparar en kopia för att starta detta kvartals vinst rapport kommer ändringarna att sparas i båda filerna om Spara automatiskt är aktiverat. Vi rekommenderar att alla gör för att spara en kopia innan de gör några ändringar och har till och med lagt till en påminnelse i produkten när det sker. Om en användare gör oavsiktliga ändringar ska du använda funktionen versions historik för att återställa det ursprungliga dokumentet.
-
Utför "hypotetiska"-eller "Vad-händer-om"-ändringar i en fil – alla som öppnar en fil och gör en del av den hypotetiska analysen (till exempel att förutse effekten av marknads ändringar på budgeten) med att stänga filen utan att spara sparas alla ändringar i filen när Spara automatiskt är aktiverat. Vi rekommenderar att du stänger av Spara automatiskt när du utför den hypotetiska analysen och sedan slår på den igen så att användaren kan spara på nytt.
-
Instrument paneler och visning av filer med sortering/filter i Excel – alla som sorterar eller filtrerar en instrument panel när Spara automatiskt är aktiverat påverkar visningen av alla andra i filen. Om en fil är avsedd att vara en instrument panel eller används av flera personer med sortering och filter rekommenderar vi att du anger den skrivskyddade rekommenderade egenskapen för den filen genom att använda fil > information > skydda arbets boken > alltid öppnas skrivskyddad, så att läsarna av instrument panelen sparar sina ändringar såvida de inte uttryckligen väljer att redigera filen.
-
Slutförda eller publicerade filer – alla som råkar redigera en slutligt, publicerad fil med Spara automatiskt sparas ändringarna i filen. När en fil har avslut ATS rekommenderar vi att ange skrivskyddad Rekommenderad egenskap eller Markera som slutgiltig egenskap på filen, så att oavsiktliga ändringar och läsare för filen inte sparas.
Konfigurera inställningar för Autospara automatiskt i Office
Spara automatiskt kan konfigureras på följande sätt:
-
Ägaren av en fil kan ange att den alltid ska öppnas som skrivskyddad för att förhindra oavsiktlig redigering. Det här kan du göra genom att ange att filen ska öppnas i skrivskyddat läge (file > info >skydda dokument/ arbets bok/ presentation >alltid öppnas i skrivskyddat läge) eller genom att dela filen utan att tillåta andra att redigera (fil > dela > personer med länken kan redigera och avmarkera kryss rutan Tillåt redigering ).
-
En användare kan inaktivera Spara automatiskt för en fil när den är öppen genom att klicka på växlings knappen Spara automatiskt . Detta inaktiverar Spara automatiskt för det aktuella dokumentet för den användaren. Nästa gång samma användare öppnar dokumentet är Spara automatiskt inaktiverat. Om de öppnar ett annat dokument påverkas inte spara automatiskt i det andra dokumentet.
-
En användare kan ställa in automatiskt sparande så att den blir inaktive rad som standard för alla filer som öppnas i det specifika programmet (Word, Excel, PowerPoint ) på enheten.
Obs!: Användaren kan fortfarande ställa in Spara automatiskt för enskilda filer med hjälp av växlings knappen Spara automatiskt enligt beskrivningen ovan.
-
Du, administratören, kan ange att spara automatiskt ska vara inaktive rad som standard för alla filer som öppnats i det specifika programmet (Word, Excel, PowerPoint ) med grup princip.
Obs!: Användaren kan fortfarande ange att spara automatiskt ska vara aktiverat som standard i programmet, eller för enskilda filer, med hjälp av de inställningar som beskrivs ovan.
Grup princip inställningar för Spara automatiskt
Vi ersätter grup princip inställningen "Spara inte automatiskt filer iExcel /PowerPoint /Word " med alternativet Inaktivera Spara automatiskt som standard i Excel /PowerPoint /Word ".
Om du använder en grup princip i din organisation kan du använda en princip inställning för att inaktivera Spara automatiskt som standard. Det finns separata princip inställningar för Excel,PowerPoint ochWord.
Princip inställningen för Word heter till exempel "inaktivera Spara automatiskt som standard i Word" och kan hittas under princip Sök vägen "Microsoft Office 2016 \ Autosave".
För att använda dessa princip inställningar måste du se till att du har laddat ner de senaste administrativa mallarna (ADMX/ADML) från Microsoft Download Center.
Arbeta med lokala filer
Spara automatiskt är inte tillgängligt när du arbetar med lokala filer. Det gamla beteendet för återskapning är fortfarande tillgängligt för att regelbundet Spara kopior av ändrade filer för att minimera data förlust när det uppstår ett oväntat scenario, till exempel en krasch.
Vi rekommenderar emellertid IT-administratörer att uppmuntra användare att spara sina filer i OneDrive, OneDrive för arbete eller skola eller SharePoint i Microsoft 365 för att aktivera Spara automatiskt och undvika data förlust. Du kan uppmuntra att OneDrive, OneDrive för arbete eller skola eller SharePoint i Microsoft 365 genom användar utbildning och även genom att distribuera kända mappdelning, vilka automatiskt synkroniserar viktiga mappar till molnet. Då kan de komma åt filer var som helst och oroa dig inte för att förlora viktiga data.
Se även
Förhindra ändringar i en slutgiltig version av en fil
Visa tidigare versioner av Office-filer
Skydda dina filer i händelse av en krasch med återskapa automatiskt
Senast uppdaterad: 4 juni 2019
