Ange regler för kopplat dokument

När du skickar brev till distributionslistan kan du anpassa meddelandet. Ta till exempel med orden "Förfallen" för vissa mottagare baserat på värden i vissa fält i datakällan. Anpassningen baseras på regler som körs när du utför kopplingen.

Exemplet "Förfallen" skulle använda ett Om... Sedan... Annars-regel , som anger att texten "Förfallen" ska inkluderas för mottagare där värdet i ett fält för förfallodatum är tidigare.

Du konfigurerar regler efter att du har valt mottagare för dokumentkopplingen och efter att du har infogat kopplingsinstruktioner i dokumentet.

Gå till Utskicksregel> och välj en regel baserat på beskrivningarna nedan.

Fråga

Du skickar till exempel ut samma inbjudan till ett kvartalsmöte. Datakällan lagrar inte mötesdatumen och mötesdatumet visas flera gånger i inbjudan.

Genom att placera bokmärken i dokumentet och lägga till fältet Fråga kan du köra samma koppling för varje möte. Det enda du behöver skriva är mötesdatumet och du skriver det bara en gång.

1. Tryck på Ctrl+F9 i det kopplade dokumentet och skriv sedan ett namn för att skapa ett bokmärke. Upprepa detta, med samma namn, på varje plats där du vill att svaret på fältet Fråga ska visas i dokumentet.
2. Placera markören någonstans i dokumentet, före det första bokmärket du just skapade.
3. Gå tillFrågaom utskicksregler>>.
4. Markera bokmärket du just skapade (eller skriv namnet) och ange en uppmaning, t.ex. "Händelsedatum?" i rutan Fråga .
5. Välj OK och sedan OK igen.
6. När du väljer Slutför & Slå samman i slutet av processen väljer du Redigera enskilda dokument. Du uppmanas att ange ett svar för varje mottagare. Svaret infogas i de bokmärken du har angett i de dokument som är resultatet av kopplingen.

Mer information: Fältkoder: Fältet Ask

Fyll

Du skickar till exempel samma inbjudan till ett kvartalsmöte. Datakällan lagrar inte mötesdatumen och mötesdatumet visas bara en gång i inbjudan.

Genom att placera ett ifyllningsfält i dokumentet kan du köra samma koppling för varje möte. Det enda du behöver skriva är mötesdatumet.

1. Placera markören där du vill att ifyllningstexten ska hamna.
2. Gå till Regelfyllning> på fliken Utskick.
3. Ange en uppmaning, till exempel "Händelsedatum?" i rutan Fråga .
4. Välj OK och sedan OK igen.
5. När du trycker på Slutför & Slå samman i slutet av processen väljer du Redigera enskilda dokument. Du uppmanas att ange ett svar för varje mottagare. Svaret infogas i fältet Fyll i i de dokument som blir resultatet av kopplingen.

Mer information: Fältkoder: Fill-In fält

Om... Sedan... Annat

Du skickar till exempel ut korrespondens till en lista över konferensdeltagare som reser både inrikes och internationellt. Fältet Land/region i datakällan kan vara tomt för inhemska deltagare. Du kan använda en Om... Sedan... Annat... för att anpassa meddelandet för alla mottagare. Mottagare vars fält land/region är tomt kan se "Du kommer att välkomnas vid porten vid ankomsten", medan alla andra mottagare kan se, "Du kommer att välkomnas vid skrivbordet nära tullen."

1. Placera markören där du vill att den villkorsstyrda texten ska hamna.
2. Gå till Utskicksregler>>om... Sedan... Annars.
3. I listan Fältnamn väljer du det fält från datakällan som ska avgöra den villkorsstyrda texten.
4. Välj ett sätt att jämföra datavärdet i listan Jämförelse .
5. I rutan Jämför med anger du jämförelsevärdet (hoppa över det här om du väljer är tomt eller inte är tomt som jämförelse).
6. I rutan Infoga den här texten anger du texten i dokumentet när jämförelsevillkoren uppfylls.
7. I rutan Infoga annars den här texten anger du den text som ska infogas i dokumentet när jämförelsevillkoren inte uppfylls.
8. Välj OK.

Mer information: Fältkoder: OM-fält

Koppla post nr

Du vill till exempel att korrespondensen ska visa varje mottagare deras position i en väntelista. Du kan sortera mottagarlistan i kronologisk ordning efter registreringar och sedan använda regeln Slå samman post #för att visa mottagarens numrerade position i listan.

Postnumret motsvarar all sortering eller filtrering som du använt i datakällan före kopplingen.

1. Placera markören där du vill att postnumret ska visas.
2. Gå till Koppla post för utskicksregler>>#.

Mer information: Fältkoder: fältet MergeRec

Koppla sekvens nr

Du vill till exempel att korrespondensen ska visa varje mottagare det totala antalet personer som registrerat sig för en händelse. Med regeln Merge Sequence #får du antalet poster i det kopplade dokumentet.

1. Placera markören där du vill att postnumret ska visas.
2. Gå till Sekvens för kopplingavutskicksregler>>#.

Mer information: Fältkoder: Fältet MergeSeq

Till nästa post

Du använder till exempel dokumentkoppling för att skriva ut kontaktlistan på ett enda pappersark. Använd regeln Nästa post för att tala om för Word att gå vidare till nästa post utan att påbörja en ny sida.

1. Placera markören där du vill att data från nästa post ska visas.
2. Gå till Utskicksregler>>nästa post.
3. Infoga ett kopplingsinstruktion för de data du vill använda nästa
   En lista med företagsnamn kan se ut så här:
   «Company_Name»
   «Nästa post»«Company_Name»
   «Nästa post»«Company_Name»

Mer information: Fältkoder: Nästa fält

Nästa post om

Du vill till exempel ha en lista över deltagare i konferens med inrikesresor på ett pappersark och internationella resedeltagare listade på ett annat pappersark. Fältet Land/region i datakällan kan vara tomt för inrikesresenärer. Du kan använda en regel för Nästa post om för att förhindra att Word påbörjar en ny sida tills den når mottagare vars land/region-fält inte är tomt. För att uppnå detta sorterar du först datakällan efter land/region.

1. Placera markören där du vill att data från nästa post ska visas.
2. Gå till Utskicksregler>>nästa post om.
3. I listan Fältnamn väljer du namnet på kopplingsinstruktionen, till exempel Ort.
4. Välj ett sätt att jämföra datavärdet i listan Jämförelse . Om du t.ex. vill sortera ut mottagare i en viss stad markerar du Lika med.
5. I rutan Jämför med anger du det värde du vill använda. Om du till exempel vill peka ut mottagare i Tokyo skriver du Tokyo (hoppa över det här om du väljer är tomt eller inte är tomt som jämförelse).

Mer information: Fältkoder: Fältet NextIf

Sätt bokmärke

Du förbereder till exempel inbjudningar till en konferens där keynote-talaren ännu inte har slutförts. Du kan lämna platshållare för talarens namn i hela dokumentet och inkludera en regel för Ange bokmärke, där du anger talarens namn en gång, och den visas i alla platshållare.

Platshållare är Ref-fält. Regeln Ange bokmärke infogar ett fält som inte visas i dokumentet (såvida du inte trycker på Alt+F9 för att visa fältkoder).

1. Placera markören var som helst i dokumentet.
2. Gå tillBokmärke för utskicksregler>> och skriv ett namn och välj sedan OK.
3. Placera markören där du vill att bokmärkestexten ska visas.
4. Gå till Fältet Infoga>snabbdelar> och välj Referens.
5. Välj bokmärkesnamnet som du just skapade och välj OK.
6. Infoga fältet Ref överallt där du vill att bokmärkestexten ska visas.
7. Innan du kör kopplingen högerklickar du på fältet Ange, väljer Redigera fält och anger den text du vill använda i rutan Text .
8. Välj OK.

Mer information: Fältkoder: Ange fält 

Hoppa över post om

Till exempel äger du en klädbutik och upptäcker att du har ett överlager av en viss T-shirt, men inte i den mest populära storleken. När du är redo att skicka ut ett reklamblad kommer du att utesluta kunder som har en viss storlek. Använd regeln Hoppa över post om för att jämföra innehållet i kundernas storleksdata med den storlek du vill utesluta.

1. Gå till Utskicksregler>>Hoppa över post om.
2. I listan Fältnamn väljer du namnet på kopplingsinstruktionen, till exempel Storlek.
3. Välj ett sätt att jämföra datavärdet i listan Jämförelse . Om du till exempel vill peka ut kunder som har en viss storlek väljer du Lika med.
4. I rutan Jämför med anger du det värde du vill använda. Om du till exempel vill peka ut kunder som har extra liten storlek väljer du XS (hoppa över detta om du väljer är tomt eller inte är tomt som jämförelse).

Mer information: Fältkoder: Fältet SkipIf