ใช้ตัวช่วยสร้างการนําเข้าข้อความใน Excel เพื่อนําเข้าข้อมูลจากไฟล์ข้อความลงในเวิร์กชีต ตัวช่วยสร้างการนําเข้าข้อความจะตรวจสอบไฟล์ข้อความที่คุณกําลังนําเข้า และช่วยให้คุณมั่นใจได้ว่าข้อมูลถูกนําเข้าในแบบที่คุณต้องการ
สำคัญ
คุณไม่สามารถส่งออกไปยัง Excel ได้โดยตรงจากไฟล์ข้อความหรือเอกสาร Word
หมายเหตุ
ตัวช่วยสร้างการนําเข้าข้อความเป็นฟีเจอร์ดั้งเดิมที่ยังคงได้รับการสนับสนุนสําหรับความเข้ากันได้แบบย้อนกลับ อีกวิธีหนึ่ง คุณสามารถนําเข้าไฟล์ข้อความได้โดยการเชื่อมต่อกับไฟล์ด้วย Power Query
ไปที่แท็บ>ข้อมูลรับข้อมูล>ภายนอกจากข้อความ จากนั้น ในกล่องโต้ตอบการ นําเข้าไฟล์ข้อความ ให้ดับเบิลคลิกไฟล์ข้อความที่คุณต้องการนําเข้า แล้วกล่องโต้ตอบตัวช่วยสร้างการนําเข้าข้อความจะเปิดขึ้น
ขั้นตอน 1 จาก 3
ชนิดข้อมูลดั้งเดิม ถ้ารายการในไฟล์ข้อความถูกคั่นด้วยแท็บ เครื่องหมายจุดคู่ เครื่องหมายอัฒภาค ช่องว่าง หรืออักขระอื่นๆ ให้เลือก ตัวคั่น ถ้ารายการทั้งหมดในแต่ละคอลัมน์มีความยาวเท่ากัน ให้เลือก ความกว้างคงที่
เริ่มนําเข้าที่แถว พิมพ์หรือเลือกหมายเลขแถวเพื่อระบุแถวแรกของข้อมูลที่คุณต้องการนําเข้า
แหล่งกําเนิดของไฟล์ เลือกชุดอักขระที่ใช้ในไฟล์ข้อความ ในกรณีส่วนใหญ่ คุณสามารถปล่อยให้การตั้งค่านี้เป็นค่าเริ่มต้นได้ ถ้าคุณทราบว่า ไฟล์ข้อความถูกสร้างขึ้นโดยใช้ชุดอักขระอื่นที่ไม่ใช่ชุดอักขระที่คุณกําลังใช้บนคอมพิวเตอร์ คุณควรเปลี่ยนการตั้งค่านี้ให้ตรงกับชุดอักขระนั้น ตัวอย่างเช่น ถ้าคอมพิวเตอร์ของคุณตั้งค่าให้ใช้ชุดอักขระ 1251 (ซิริลลิก Windows) แต่คุณทราบว่าไฟล์ถูกสร้างโดยใช้ชุดอักขระ 1252 (ยุโรปตะวันตก Windows) คุณควรตั้งค่า แหล่งกําเนิดของไฟล์ เป็น 1252
ตัวอย่างไฟล์ กล่องนี้จะแสดงข้อความตามที่จะปรากฏขึ้นเมื่อถูกแยกเป็นคอลัมน์บนเวิร์กชีต
ขั้นตอนที่ 2 จาก 3 (ข้อมูลที่ใช้ตัวคั่น)
ตัวคั่น เลือกอักขระที่แยกค่าในไฟล์ข้อความของคุณ ถ้าอักขระไม่แสดงอยู่ในรายการ ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย อื่นๆ แล้วพิมพ์อักขระลงในกล่องที่มีเคอร์เซอร์ ตัวเลือกเหล่านี้จะไม่พร้อมใช้งานหากชนิดข้อมูลของคุณเป็น ความกว้างคงที่
ถือว่าตัวคั่นที่ต่อเนื่องกันเป็นหนึ่งเดียว เลือกกล่องกาเครื่องหมายนี้ถ้าข้อมูลของคุณมีตัวคั่นมากกว่าหนึ่งอักขระระหว่างเขตข้อมูล หรือถ้าข้อมูลของคุณมีตัวคั่นแบบกําหนดเองหลายตัว
ตัวระบุข้อความ เลือกอักขระที่อยู่ในค่าในไฟล์ข้อความของคุณ เมื่อ Excel พบอักขระตัวระบุข้อความ ข้อความทั้งหมดที่ตามหลังอักขระนั้นและก่อนการปรากฏถัดไปของอักขระนั้นจะถูกนําเข้าเป็นค่าเดียว แม้ว่าข้อความจะมีอักขระตัวคั่นก็ตาม ตัวอย่างเช่น ถ้าตัวคั่นเป็นเครื่องหมายจุลภาค (,) และตัวระบุข้อความเป็นเครื่องหมายอัญประกาศ (") "Dallas, Texas" จะถูกนําเข้าลงในเซลล์หนึ่งเป็น Dallas, Texas ถ้าไม่มีอักขระหรือเครื่องหมายอัญประกาศเดี่ยว (') ที่ระบุเป็นตัวระบุข้อความ "Dallas, Texas" จะถูกนําเข้าไปยังเซลล์ที่อยู่ติดกันสองเซลล์เป็น "Dallas and Texas"
ถ้าอักขระตัวคั่นเกิดขึ้นระหว่างตัวระบุข้อความ Excel จะละเว้นตัวระบุในค่าที่นําเข้า ถ้าไม่มีอักขระตัวคั่นระหว่างตัวระบุข้อความ Excel จะรวมอักขระตัวระบุในค่าที่นําเข้า ดังนั้น "ดัลลัส เท็กซัส" (ใช้ตัวระบุข้อความเครื่องหมายอัญประกาศ) จะถูกนําเข้าลงในเซลล์เดียวเป็น "ดัลลัส เท็กซัส"
แสดงตัวอย่างข้อมูล ตรวจทานข้อความในกล่องนี้เพื่อตรวจสอบว่าข้อความจะถูกแยกเป็นคอลัมน์บนเวิร์กชีตตามที่คุณต้องการ
ขั้นตอนที่ 2 จาก 3 (ข้อมูลที่มีความกว้างคงที่)
แสดงตัวอย่างข้อมูล ตั้งค่าความกว้างของเขตข้อมูลในส่วนนี้ คลิกหน้าต่างแสดงตัวอย่างเพื่อตั้งค่าตัวแบ่งคอลัมน์ ซึ่งจะแสดงแทนด้วยเส้นแนวตั้ง ดับเบิลคลิกที่ตัวแบ่งคอลัมน์เพื่อเอาออก หรือลากตัวแบ่งคอลัมน์เพื่อย้าย
ขั้นตอน 3 จาก 3
คลิกปุ่ม ขั้นสูง เพื่อทําอย่างน้อยหนึ่งอย่างต่อไปนี้
- ระบุชนิดของตัวคั่นทศนิยมและหลักพันที่ใช้ในไฟล์ข้อความ เมื่อนําเข้าข้อมูลลงใน Excel ตัวคั่นจะตรงกับตัวคั่นที่ระบุสําหรับตําแหน่งที่ตั้งของคุณในตัวเลือกภูมิภาคและภาษาหรือการตั้งค่าภูมิภาค (แผงควบคุม Windows)
- ระบุว่าค่าตัวเลขอย่างน้อยหนึ่งค่าจะมีเครื่องหมายลบต่อท้าย
รูปแบบข้อมูลคอลัมน์ คลิกที่รูปแบบข้อมูลของคอลัมน์ที่เลือกในส่วน แสดงตัวอย่างข้อมูล ถ้าคุณไม่ต้องการนําเข้าคอลัมน์ที่เลือก ให้คลิก ไม่ต้องนําเข้าคอลัมน์ (ข้าม)
หลังจากคุณเลือกตัวเลือกรูปแบบข้อมูลสําหรับคอลัมน์ที่เลือก ส่วนหัวของคอลัมน์ภายใต้ ตัวอย่างข้อมูล จะแสดงรูปแบบ ถ้าคุณเลือก วันที่ ให้เลือกรูปแบบวันที่ในกล่อง วันที่
เลือกรูปแบบข้อมูลที่ใกล้เคียงกับข้อมูลตัวอย่างเพื่อให้ Excel สามารถแปลงข้อมูลที่นําเข้าได้อย่างถูกต้อง ตัวอย่างเช่น
- เมื่อต้องการแปลงคอลัมน์ของอักขระตัวเลขสกุลเงินทั้งหมดเป็นรูปแบบสกุลเงินของ Excel ให้เลือก ทั่วไป
- เมื่อต้องการแปลงคอลัมน์ของอักขระตัวเลขทั้งหมดเป็นรูปแบบข้อความ Excel ให้เลือก ข้อความ
- เมื่อต้องการแปลงคอลัมน์ของอักขระวันที่ทั้งหมด แต่ละวันที่ตามลําดับปี เดือน และวันให้เป็นรูปแบบวันที่ Excel ให้เลือกวันที่ แล้วเลือกชนิดวันที่ของ YMD ในกล่องวันที่
Excel จะนําเข้าคอลัมน์เป็น ทั่วไป ถ้าการแปลงอาจให้ผลลัพธ์ที่ไม่เป็นตามที่ตั้งใจ ตัวอย่างเช่น
- ถ้าคอลัมน์มีรูปแบบผสมกัน เช่น อักขระตามตัวอักษรและตัวเลข Excel จะแปลงคอลัมน์เป็นทั่วไป
- ถ้าในคอลัมน์ของวันที่ วันที่แต่ละวันเรียงตามลําดับปี เดือน และวันที่ และคุณเลือก วันที่พร้อมกับ ชนิดวันที่ของ MDY Excel จะแปลงคอลัมน์เป็นรูปแบบทั่วไป คอลัมน์ที่มีอักขระวันที่ต้องตรงกับรูปแบบวันที่ที่มีอยู่แล้วภายใน Excel หรือรูปแบบวันที่แบบกําหนดเอง
ถ้า Excel ไม่แปลงคอลัมน์เป็นรูปแบบที่คุณต้องการ คุณสามารถแปลงข้อมูลได้หลังจากที่คุณนําเข้าคอลัมน์แล้ว
- แปลงตัวเลขที่เก็บเป็นข้อความให้เป็นตัวเลข
- การแปลงวันที่ซึ่งเก็บเป็นข้อความให้เป็นวันที่
- ฟังก์ชัน TEXT
- ฟังก์ชัน VALUE
เมื่อคุณได้เลือกตัวเลือกที่คุณต้องการแล้ว ให้คลิก เสร็จสิ้น เพื่อเปิดกล่องโต้ตอบการ นําเข้าข้อมูล และเลือกตําแหน่งที่จะวางข้อมูลของคุณ
นำเข้าข้อมูล
ตั้งค่าตัวเลือกเหล่านี้เพื่อควบคุมวิธีการเรียกใช้กระบวนการนําเข้าข้อมูล รวมถึงคุณสมบัติการเชื่อมต่อข้อมูลที่จะใช้ และไฟล์และช่วงที่จะนําเข้าข้อมูลที่นําเข้า
ตัวเลือกภายใต้ เลือกวิธีที่คุณต้องการดูข้อมูลนี้ในเวิร์กบุ๊กของคุณจะ พร้อมใช้งานก็ต่อเมื่อคุณได้จัดเตรียมตัวแบบข้อมูลและเลือกตัวเลือกเพื่อเพิ่มการนําเข้านี้ไปยังตัวแบบนั้นเท่านั้น (ดูข้อมูลที่สามในรายการนี้)
ระบุเวิร์กบุ๊กเป้าหมาย:
- ถ้าคุณเลือก เวิร์กชีตที่มีอยู่ ให้คลิกเซลล์ในแผ่นงานเพื่อวางเซลล์แรกของข้อมูลที่นําเข้า หรือคลิกแล้วลากเพื่อเลือกช่วง
- เลือก เวิร์กชีตใหม่ เพื่อนําเข้าไปยังเวิร์กชีตใหม่ (เริ่มต้นที่เซลล์ A1)
ถ้าคุณได้ติดตั้งตัวแบบข้อมูลแล้ว ให้คลิก เพิ่มข้อมูลนี้ไปยังตัวแบบข้อมูล เพื่อรวมการนําเข้านี้ไว้ในตัวแบบ สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ สร้างตัวแบบข้อมูลใน Excel
โปรดทราบว่า การเลือกตัวเลือกนี้จะปลดล็อกตัวเลือกภายใต้ เลือกวิธีที่คุณต้องการดูข้อมูลนี้ในเวิร์กบุ๊กของคุณคลิก คุณสมบัติเพื่อ ตั้งค่าคุณสมบัติใดๆ ของช่วงข้อมูลภายนอกที่คุณต้องการ สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู การจัดการช่วงข้อมูลภายนอกและคุณสมบัติของช่วงข้อมูลเหล่านั้น
คลิก ตกลง เมื่อคุณพร้อมที่จะนําเข้าข้อมูลของคุณให้เสร็จสิ้น
หมายเหตุ
ถ้าข้อมูลของคุณอยู่ในเอกสาร Word คุณต้องบันทึกเป็นไฟล์ข้อความก่อน คลิก บันทึกไฟล์>แล้วเลือกข้อความธรรมดา (.txt) เป็นชนิดไฟล์
ต้องการความช่วยเหลือเพิ่มเติมไหม
คุณสามารถสอบถามผู้เชี่ยวชาญใน ชุมชนด้านเทคนิคของ Excel หรือรับการสนับสนุนใน ชุมชนได้เสมอ