หมายเหตุ
Microsoft Access ไม่สนับสนุนการนําเข้าข้อมูล Excel ที่มีป้ายชื่อระดับความลับที่นําไปใช้ สําหรับการแก้ไขปัญหาชั่วคราว คุณสามารถเอาป้ายชื่อออกก่อนที่จะนําเข้า แล้วนําป้ายชื่อไปใช้ใหม่หลังจากการนําเข้า สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู นําป้ายชื่อระดับความลับไปใช้กับไฟล์และอีเมลของคุณใน Office
บทความนี้จะแสดงวิธีการย้ายข้อมูลจาก Excel ไปยัง Access และแปลงข้อมูลของคุณเป็นตารางที่สัมพันธ์กันเพื่อให้คุณสามารถใช้ Microsoft Excel และ Access ร่วมกันได้ เมื่อต้องการสรุป Access เหมาะที่สุดสําหรับการจับภาพ จัดเก็บ คิวรี และการแชร์ข้อมูล และ Excel เหมาะที่สุดสําหรับการคํานวณ วิเคราะห์ และแสดงข้อมูลเป็นภาพ
สองบทความ การใช้ Access หรือ Excel เพื่อจัดการข้อมูลของคุณ และ เหตุผล 10 อันดับแรกในการใช้ Access กับ Excel ให้ปรึกษาว่าโปรแกรมใดเหมาะสมที่สุดสําหรับงานเฉพาะและวิธีใช้ Excel และ Access ร่วมกันเพื่อสร้างโซลูชันที่ใช้งานได้จริง
เมื่อคุณย้ายข้อมูลจาก Excel ไปยัง Access จะมีขั้นตอนพื้นฐานสามขั้นตอนไปยังกระบวนการ
หมายเหตุ
สําหรับข้อมูลเกี่ยวกับการสร้างตัวแบบข้อมูลและความสัมพันธ์ใน Access ให้ดู พื้นฐานการออกแบบฐานข้อมูล
ขั้นตอนที่ 1: นําเข้าข้อมูลจาก Excel ไปยัง Access
การนําเข้าข้อมูลเป็นการดําเนินการที่สามารถดําเนินการได้อย่างราบรื่นยิ่งขึ้นหากคุณใช้เวลาเตรียมและล้างข้อมูลของคุณ การนําเข้าข้อมูลเหมือนกับการย้ายไปยังบ้านใหม่ หากคุณทําความสะอาดและจัดระเบียบทรัพย์สินของคุณก่อนที่คุณจะย้ายการตั้งถิ่นฐานในบ้านใหม่ของคุณนั้นง่ายกว่ามาก
ล้างข้อมูลของคุณก่อนที่จะนําเข้า
ก่อนที่คุณจะนําเข้าข้อมูลลงใน Access คุณควรทําดังต่อไปนี้ใน Excel
- แปลงเซลล์ที่มีข้อมูลที่ไม่ใช่อะตอม (ซึ่งก็คือหลายค่าในเซลล์เดียว) เป็นหลายคอลัมน์ ตัวอย่างเช่น เซลล์ในคอลัมน์ "ทักษะ" ที่มีค่าทักษะหลายค่า เช่น "การเขียนโปรแกรม C#" "การเขียนโปรแกรม VBA" และ "การออกแบบเว็บ" ควรแยกคอลัมน์แต่ละคอลัมน์ที่มีค่าทักษะเพียงค่าเดียวเท่านั้น
- ใช้คําสั่ง TRIM เพื่อนําช่องว่างนําหน้า ต่อท้าย และช่องว่างฝังตัวหลายช่องออก
- เอาอักขระที่ไม่สามารถพิมพ์ออกได้
- ค้นหาและแก้ไขข้อผิดพลาดการสะกดและเครื่องหมายวรรคตอน
- เอาแถวที่ซ้ํากันหรือเขตข้อมูลที่ซ้ํากันออก
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคอลัมน์ของข้อมูลไม่มีรูปแบบผสม โดยเฉพาะตัวเลขที่จัดรูปแบบเป็นข้อความหรือวันที่ที่จัดรูปแบบเป็นตัวเลข
สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูหัวข้อวิธีใช้ Excel ต่อไปนี้:
- สิบวิธีแรกในการล้างข้อมูลของคุณ
- กรองค่าที่ไม่ซ้ำกันหรือเอาค่าที่ซ้ำกันออก
- แปลงตัวเลขที่เก็บเป็นข้อความให้เป็นตัวเลข
- การแปลงวันที่ซึ่งเก็บเป็นข้อความให้เป็นวันที่
หมายเหตุ
หากความต้องการในการทําความสะอาดข้อมูลของคุณมีความซับซ้อน หรือคุณไม่มีเวลาหรือทรัพยากรในการทําให้กระบวนการเป็นแบบอัตโนมัติด้วยตนเอง คุณอาจพิจารณาใช้ผู้จําหน่ายของบริษัทภายนอก สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ค้นหา "ซอฟต์แวร์ล้างข้อมูล" หรือ "คุณภาพของข้อมูล" โดยโปรแกรมค้นหาที่คุณชื่นชอบในเว็บเบราว์เซอร์
เลือกชนิดข้อมูลที่ดีที่สุดเมื่อคุณนําเข้า
ระหว่างการดําเนินการนําเข้าใน Access คุณต้องการเลือกตัวเลือกที่ดีเพื่อให้คุณได้รับข้อผิดพลาดในการแปลงไม่กี่ (ถ้ามี) ที่จะต้องมีการแทรกแซงด้วยตนเอง ตารางต่อไปนี้สรุปวิธีการแปลงรูปแบบตัวเลข Excel และชนิดข้อมูล Access เมื่อคุณนําเข้าข้อมูลจาก Excel ไปยัง Access และมีเคล็ดลับเกี่ยวกับชนิดข้อมูลที่ดีที่สุดในการเลือกในตัวช่วยสร้างการนําเข้าสเปรดชีต
| รูปแบบตัวเลขของ Excel | ชนิดข้อมูล Access | ข้อคิดเห็น | แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด |
|---|---|---|---|
| ข้อความ | ข้อความ, บันทึก | ชนิดข้อมูลข้อความของ Access จะจัดเก็บข้อมูลที่เป็นตัวอักษรและตัวเลขได้สูงสุด 255 อักขระ ชนิดข้อมูลบันทึกช่วยจํา Access จัดเก็บข้อมูลที่ประกอบด้วยตัวอักษรและตัวเลขได้สูงสุด 65,535 อักขระ | เลือก Memo เพื่อหลีกเลี่ยงการตัดทอนข้อมูลใดๆ |
| ตัวเลข เปอร์เซ็นต์ เศษส่วน เชิงวิทยาศาสตร์ | หมายเลข | Access มีชนิดข้อมูลตัวเลขหนึ่งชนิดที่แตกต่างกันไปตามคุณสมบัติ ขนาดเขตข้อมูล (ไบต์ จํานวนเต็ม จํานวนเต็มแบบยาว เดี่ยว คู่ ทศนิยม) | เลือก สองชั้น เพื่อหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดในการแปลงข้อมูลใดๆ |
| วันที่ | วันที่ | Access และ Excel ใช้หมายเลขลําดับประจําสินค้าเดียวกันเพื่อจัดเก็บวันที่ ใน Access ช่วงวันที่จะมีขนาดใหญ่ขึ้น: ตั้งแต่ -657,434 (1 มกราคม 100 A.D.) ถึง 2,958,465 (31 ธันวาคม 9999 A.D.) เนื่องจาก Access ไม่รู้จักระบบวันที่ 1904 (ใช้ใน Excel สําหรับ Macintosh) คุณจึงต้องแปลงวันที่ใน Excel หรือ Access เพื่อหลีกเลี่ยงความสับสน สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู เปลี่ยนระบบวันที่ รูปแบบ หรือการตีความปีแบบสองหลัก และ นําเข้าหรือลิงก์ไปยังข้อมูลในเวิร์กบุ๊ก Excel |
เลือก วันที่ |
| เวลา | เวลา | Access และ Excel จะเก็บค่าเวลาทั้งสองค่าโดยใช้ชนิดข้อมูลเดียวกัน | เลือก เวลา ซึ่งโดยปกติจะเป็นค่าเริ่มต้น |
| สกุลเงิน, บัญชี | สกุลเงิน | ใน Access ชนิดข้อมูล Currency จะจัดเก็บข้อมูลเป็นตัวเลข 8 ไบต์ด้วยความแม่นยําเป็นทศนิยมสี่ตําแหน่ง และใช้เพื่อจัดเก็บข้อมูลทางการเงินและป้องกันการปัดเศษของค่า | เลือก สกุลเงิน ซึ่งโดยปกติจะเป็นค่าเริ่มต้น |
| บูลีน | ใช่/ไม่ใช่ | Access จะใช้ -1 สําหรับค่า Yes ทั้งหมด และ 0 สําหรับค่า No ทั้งหมด ในขณะที่ Excel จะใช้ 1 สําหรับค่า TRUE ทั้งหมดและ 0 สําหรับค่า FALSE ทั้งหมด | เลือก ใช่/ไม่ใช่ ซึ่งจะแปลงค่าต้นแบบโดยอัตโนมัติ |
| ไฮเปอร์ลิงก์ | ไฮเปอร์ลิงก์ | ไฮเปอร์ลิงก์ใน Excel และ Access มี URL หรือที่อยู่เว็บที่คุณสามารถคลิกและติดตามได้ | เลือก ไฮเปอร์ลิงก์ มิฉะนั้น Access อาจใช้ชนิดข้อมูล Text ตามค่าเริ่มต้น |
เมื่อข้อมูลอยู่ใน Access คุณสามารถลบข้อมูล Excel ได้ อย่าลืมสํารองข้อมูลเวิร์กบุ๊ก Excel ต้นฉบับก่อนการลบ
สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูหัวข้อวิธีใช้ Access ที่ชื่อว่า นําเข้าหรือลิงก์ไปยังข้อมูลในเวิร์กบุ๊ก Excel
ผนวกข้อมูลโดยอัตโนมัติด้วยวิธีง่ายๆ
ปัญหาทั่วไปที่ผู้ใช้ Excel มีคือการผนวกข้อมูลที่มีคอลัมน์เดียวกันลงในเวิร์กชีตขนาดใหญ่แผ่นเดียว ตัวอย่างเช่น คุณอาจมีโซลูชันการติดตามสินทรัพย์ที่เริ่มต้นใน Excel แต่ตอนนี้ได้เพิ่มขนาดขึ้นเพื่อรวมไฟล์จากเวิร์กกรุ๊ปและแผนกจํานวนมาก ข้อมูลนี้อาจอยู่ในเวิร์กชีตและเวิร์กบุ๊กที่แตกต่างกัน หรืออยู่ในไฟล์ข้อความที่เป็นตัวดึงข้อมูลจากระบบอื่น ไม่มีคําสั่งส่วนติดต่อผู้ใช้หรือวิธีง่ายๆ ในการผนวกข้อมูลที่คล้ายคลึงกันใน Excel
วิธีแก้ไขปัญหาที่ดีที่สุดคือการใช้ Access ซึ่งคุณสามารถนําเข้าและผนวกข้อมูลลงในตารางเดียวได้อย่างง่ายดายโดยใช้ตัวช่วยสร้างการนําเข้าสเปรดชีต นอกจากนี้ คุณสามารถผนวกข้อมูลจํานวนมากลงในตารางเดียวได้ คุณสามารถบันทึกการดําเนินการนําเข้า เพิ่มการดําเนินการเป็นงาน Microsoft Outlook ตามกําหนดการ และแม้กระทั่งใช้แมโครเพื่อทําให้กระบวนการเป็นอัตโนมัติ
ขั้นตอนที่ 2: ปรับข้อมูลให้ปกติโดยใช้ตัวช่วยสร้างตัววิเคราะห์ตาราง
ในตอนแรกการทําตามขั้นตอนในการทําให้ข้อมูลของคุณปกติอาจดูเป็นเรื่องที่น่ากังวล โชคดีที่การนอร์มัลไลซ์ตารางใน Access เป็นกระบวนการที่ง่ายกว่ามาก ด้วยตัวช่วยสร้างตัววิเคราะห์ตาราง
1. ลากคอลัมน์ที่เลือกไปยังตารางใหม่และสร้างความสัมพันธ์โดยอัตโนมัติ
2. ใช้คําสั่งปุ่มเพื่อเปลี่ยนชื่อตาราง เพิ่มคีย์หลัก ทําให้คอลัมน์ที่มีอยู่เป็นคีย์หลัก และเลิกทําการกระทําล่าสุด
คุณสามารถใช้ตัวช่วยสร้างนี้เพื่อทําสิ่งต่อไปนี้
- แปลงตารางเป็นชุดของตารางที่มีขนาดเล็กลง และสร้างความสัมพันธ์ของคีย์หลักและ Foreign Key ระหว่างตารางโดยอัตโนมัติ
- เพิ่มคีย์หลักลงในเขตข้อมูลที่มีอยู่ที่มีค่าที่ไม่ซ้ํากัน หรือสร้างเขตข้อมูล ID ใหม่ที่ใช้ชนิดข้อมูล AutoNumber
- สร้างความสัมพันธ์เพื่อบังคับให้มี Referential Integrity โดยอัตโนมัติด้วยการอัปเดตที่เกี่ยวข้อง การลบที่เกี่ยวข้องจะไม่ถูกเพิ่มโดยอัตโนมัติเพื่อป้องกันการลบข้อมูลโดยไม่ได้ตั้งใจ แต่คุณสามารถเพิ่มการลบที่เกี่ยวข้องในภายหลังได้อย่างง่ายดาย
- ค้นหาข้อมูลซ้ําหรือซ้ําในตารางใหม่ (เช่น ลูกค้ารายเดียวกันที่มีหมายเลขโทรศัพท์สองหมายเลขที่แตกต่างกัน) และอัปเดตข้อมูลนี้ตามต้องการ
- สํารองตารางต้นฉบับและเปลี่ยนชื่อโดยการผนวก "_OLD" เป็นชื่อ จากนั้น คุณจะสร้างคิวรีที่สร้างตารางเดิมขึ้นใหม่ ด้วยชื่อตารางเดิม เพื่อให้ฟอร์มหรือรายงานที่มีอยู่ใดๆ ที่ยึดตามตารางต้นฉบับสามารถทํางานกับโครงสร้างตารางใหม่ได้
สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู ปรับข้อมูลของคุณให้ปกติโดยใช้ตัววิเคราะห์ตาราง
ขั้นตอนที่ 3: เชื่อมต่อกับข้อมูล Access จาก Excel
หลังจากข้อมูลถูกทําให้เป็นปกติใน Access และคิวรีหรือตารางได้ถูกสร้างขึ้นใหม่เพื่อสร้างข้อมูลต้นฉบับใหม่ ก็เป็นเรื่องง่ายๆ ในการเชื่อมต่อกับข้อมูล Access จาก Excel ขณะนี้ข้อมูลของคุณอยู่ใน Access เป็นแหล่งข้อมูลภายนอก ดังนั้นจึงสามารถเชื่อมต่อกับเวิร์กบุ๊กผ่านการเชื่อมต่อข้อมูล ซึ่งเป็นคอนเทนเนอร์ของข้อมูลที่ใช้ในการค้นหา เข้าสู่ระบบ และเข้าถึงแหล่งข้อมูลภายนอก ข้อมูลการเชื่อมต่อจะถูกเก็บไว้ในเวิร์กบุ๊กและยังสามารถเก็บไว้ในไฟล์การเชื่อมต่อ เช่น ไฟล์การเชื่อมต่อข้อมูล Office (ODC) (นามสกุลไฟล์ .odc) หรือไฟล์ชื่อแหล่งข้อมูล (นามสกุล.dsn) หลังจากที่คุณเชื่อมต่อกับข้อมูลภายนอก คุณยังสามารถรีเฟรช (หรืออัปเดต) เวิร์กบุ๊ก Excel ของคุณจาก Access โดยอัตโนมัติเมื่อใดก็ตามที่ข้อมูลได้รับการอัปเดตใน Access
สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ นําเข้าข้อมูลจากแหล่งข้อมูลภายนอก (Power Query)
รับข้อมูลของคุณลงใน Access
ส่วนนี้จะแนะนําคุณเกี่ยวกับขั้นตอนในการนอร์มัลไลซ์ข้อมูลของคุณ: การแบ่งค่าในคอลัมน์พนักงานขายและที่อยู่เป็นชิ้นส่วนอะตอมที่สุด แยกหัวข้อที่เกี่ยวข้องลงในตารางของตนเอง คัดลอกและวางตารางเหล่านั้นจาก Excel ลงใน Access สร้างความสัมพันธ์ที่สําคัญระหว่างตาราง Access ที่สร้างขึ้นใหม่ และการสร้างและเรียกใช้คิวรีอย่างง่ายใน Access เพื่อส่งกลับข้อมูล
ข้อมูลตัวอย่างในฟอร์มที่ไม่ได้นอร์มัลไลซ์
เวิร์กชีตต่อไปนี้มีค่าที่ไม่ใช่อะตอมในคอลัมน์ พนักงานขาย และคอลัมน์ ที่อยู่ คอลัมน์ทั้งสองควรถูกแยกออกเป็นคอลัมน์อย่างน้อยสองคอลัมน์ แผ่นงานนี้ยังมีข้อมูลเกี่ยวกับพนักงานขาย ผลิตภัณฑ์ ลูกค้า และใบสั่งด้วย ข้อมูลนี้ควรแยกเพิ่มเติมตามเรื่องเป็นตารางที่แยกจากกัน
| พนักงานขาย | รหัสคำสั่งซื้อ | วันที่สั่งซื้อ | ID ผลิตภัณฑ์ | ปริมาณ | ราคา | ชื่อลูกค้า | Address | โทรศัพท์ |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| ลี เยล | 2349 | 3/4/09 | C-789 | 3 | $7.00 | Fourth Coffee | 7007 Cornell St Redmond, WA 98199 | 425-555-0201 |
| ลี เยล | 2349 | 3/4/09 | C-795 | 6 | $9.75 | Fourth Coffee | 7007 Cornell St Redmond, WA 98199 | 425-555-0201 |
| อดัมส์ เอลเลน | 2350 | 3/4/09 | A-2275 | 2 | $16.75 | Adventure Works | 1025 Columbia Circle Kirkland, WA 98234 | 425-555-0185 |
| อดัมส์ เอลเลน | 2350 | 3/4/09 | F-198 | 6 | $5.25 | Adventure Works | 1025 Columbia Circle Kirkland, WA 98234 | 425-555-0185 |
| อดัมส์ เอลเลน | 2350 | 3/4/09 | B-205 | 1 | $4.50 | Adventure Works | 1025 Columbia Circle Kirkland, WA 98234 | 425-555-0185 |
| เฮนซ์ จิม | 2351 | 3/4/09 | C-795 | 6 | $9.75 | Contoso, Ltd. | 2302 Harvard Ave Bellevue, WA 98227 | 425-555-0222 |
| เฮนซ์ จิม | 2352 | 3/5/09 | A-2275 | 2 | $16.75 | Adventure Works | 1025 Columbia Circle Kirkland, WA 98234 | 425-555-0185 |
| เฮนซ์ จิม | 2352 | 3/5/09 | D-4420 | 3 | $7.25 | Adventure Works | 1025 Columbia Circle Kirkland, WA 98234 | 425-555-0185 |
| Koch, Reed | 2353 | 3/7/09 | A-2275 | 6 | $16.75 | Fourth Coffee | 7007 Cornell St Redmond, WA 98199 | 425-555-0201 |
| Koch, Reed | 2353 | 3/7/09 | C-789 | 5 | $7.00 | Fourth Coffee | 7007 Cornell St Redmond, WA 98199 | 425-555-0201 |
ข้อมูลในส่วนที่เล็กที่สุด: ข้อมูลอะตอม
การทํางานกับข้อมูลในตัวอย่างนี้ คุณสามารถใช้คําสั่ง ข้อความเป็นคอลัมน์ ใน Excel เพื่อแยกส่วน "อะตอม" ของเซลล์ (เช่น ที่อยู่ เมือง รัฐ และรหัสไปรษณีย์) ลงในคอลัมน์ที่แยกจากกัน
ตารางต่อไปนี้แสดงคอลัมน์ใหม่ในเวิร์กชีตเดียวกันหลังจากที่คอลัมน์ถูกแยกออกเพื่อทําให้ค่าทั้งหมดเป็นอะตอม หมายเหตุว่าข้อมูลในคอลัมน์ พนักงานขาย ถูกแยกเป็นคอลัมน์ นามสกุล และ ชื่อ และข้อมูลในคอลัมน์ ที่อยู่ ได้ถูกแบ่งเป็นคอลัมน์ที่อยู่ เมือง รัฐ และรหัสไปรษณีย์ ข้อมูลนี้อยู่ใน "ฟอร์มปกติแรก"
| นามสกุล | ชื่อ | ที่อยู่ | เมือง | รัฐ | รหัสไปรษณีย์ |
|---|---|---|---|---|---|
| หลี่ | เยล | ฮาวาร์ด Ave 2302 | Bellevue | WA | 98227 |
| ศักดา | Ellen | วงกลมโคลัมเบีย 1025 | เคิร์กแลนด์ | WA | 98234 |
| อุดมปรีชา | Jim | ฮาวาร์ด Ave 2302 | Bellevue | WA | 98227 |
| Koch | กก | 7007 Cornell St Redmond | Redmond | WA | 98199 |
การแบ่งข้อมูลออกเป็นหัวข้อที่จัดระเบียบใน Excel
ตารางตัวอย่างของข้อมูลหลายตารางที่ตามมาแสดงข้อมูลเดียวกันจากเวิร์กชีต Excel หลังจากที่ข้อมูลถูกแยกออกเป็นตารางสําหรับพนักงานขาย ผลิตภัณฑ์ ลูกค้า และคําสั่งซื้อ การออกแบบตารางไม่ใช่ขั้นสุดท้าย แต่อยู่ในเส้นทางที่ถูกต้อง
ตาราง พนักงานขาย จะมีเฉพาะรายละเอียดเกี่ยวกับพนักงานขาย โปรดทราบว่าแต่ละระเบียนมี ID ที่ไม่ซ้ํากัน (SalesPerson ID) ค่า SalesPerson ID จะถูกใช้ในตารางใบสั่งซื้อเพื่อเชื่อมต่อใบสั่งกับพนักงานขาย
| พนักงานขาย | ||
|---|---|---|
| รหัสพนักงานขาย | นามสกุล | ชื่อ |
| 101 | หลี่ | เยล |
| 103 | ศักดา | Ellen |
| 105 | อุดมปรีชา | Jim |
| 107 | Koch | กก |
ตารางผลิตภัณฑ์จะมีเฉพาะข้อมูลเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์เท่านั้น โปรดทราบว่าแต่ละระเบียนมี ID ที่ไม่ซ้ํากัน (ID ผลิตภัณฑ์) ค่า รหัสผลิตภัณฑ์ จะถูกใช้เพื่อเชื่อมต่อข้อมูลผลิตภัณฑ์กับตารางรายละเอียดคําสั่งซื้อ
| ผลิตภัณฑ์ | |
|---|---|
| ID ผลิตภัณฑ์ | ราคา |
| A-2275 | 16.75 |
| B-205 | 4.50 |
| C-789 | 7.00 |
| C-795 | 9.75 |
| D-4420 | 7.25 |
| F-198 | 5.25 |
ตารางลูกค้าจะมีเฉพาะข้อมูลเกี่ยวกับลูกค้าเท่านั้น โปรดทราบว่าแต่ละระเบียนมี ID ที่ไม่ซ้ํากัน (ID ลูกค้า) ค่า รหัสลูกค้า จะถูกใช้เพื่อเชื่อมต่อข้อมูลลูกค้ากับตารางใบสั่งซื้อ
| ลูกค้า | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|
| รหัสลูกค้า | ชื่อ | ที่อยู่ | เมือง | รัฐ | รหัสไปรษณีย์ | โทรศัพท์ |
| 1001 | Contoso, Ltd. | ฮาวาร์ด Ave 2302 | Bellevue | WA | 98227 | 425-555-0222 |
| 1003 | Adventure Works | วงกลมโคลัมเบีย 1025 | เคิร์กแลนด์ | WA | 98234 | 425-555-0185 |
| 1005 | Fourth Coffee | 7007 Cornell St | Redmond | WA | 98199 | 425-555-0201 |
ตารางใบสั่งซื้อประกอบด้วยข้อมูลเกี่ยวกับใบสั่ง พนักงานขาย ลูกค้า และผลิตภัณฑ์ หมายเหตุว่าแต่ละเรกคอร์ดมี ID เฉพาะ (ID ใบสั่ง) ข้อมูลบางส่วนในตารางนี้จําเป็นต้องถูกแยกออกเป็นตารางเพิ่มเติมที่มีรายละเอียดการสั่งซื้อ เพื่อให้ตารางใบสั่งซื้อมีเพียงสี่คอลัมน์เท่านั้น นั่นคือ ID ใบสั่งที่ไม่ซ้ํากัน, วันที่ในใบสั่ง, ID พนักงานขาย และ ID ลูกค้า ตารางที่แสดงที่นี่ยังไม่ได้ถูกแยกออกเป็นตารางรายละเอียดใบสั่งซื้อ
| การสั่งซื้อ | |||||
|---|---|---|---|---|---|
| รหัสคำสั่งซื้อ | วันที่สั่งซื้อ | รหัสพนักงานขาย | รหัสลูกค้า | ID ผลิตภัณฑ์ | ปริมาณ |
| 2349 | 3/4/09 | 101 | 1005 | C-789 | 3 |
| 2349 | 3/4/09 | 101 | 1005 | C-795 | 6 |
| 2350 | 3/4/09 | 103 | 1003 | A-2275 | 2 |
| 2350 | 3/4/09 | 103 | 1003 | F-198 | 6 |
| 2350 | 3/4/09 | 103 | 1003 | B-205 | 1 |
| 2351 | 3/4/09 | 105 | 1001 | C-795 | 6 |
| 2352 | 3/5/09 | 105 | 1003 | A-2275 | 2 |
| 2352 | 3/5/09 | 105 | 1003 | D-4420 | 3 |
| 2353 | 3/7/09 | 107 | 1005 | A-2275 | 6 |
| 2353 | 3/7/09 | 107 | 1005 | C-789 | 5 |
รายละเอียดการสั่งซื้อ เช่น ID ผลิตภัณฑ์และปริมาณจะถูกย้ายออกจากตารางใบสั่งซื้อและเก็บไว้ในตารางที่ชื่อรายละเอียดคําสั่งซื้อ โปรดจําไว้ว่ามีคําสั่งซื้อ 9 รายการ ดังนั้นจึงเหมาะสมที่จะมี 9 ระเบียนในตารางนี้ โปรดทราบว่าตารางใบสั่งซื้อมี ID ที่ไม่ซ้ํากัน (ID คําสั่งซื้อ) ซึ่งอ้างอิงจากตารางรายละเอียดคําสั่งซื้อ
การออกแบบขั้นสุดท้ายของตารางใบสั่งซื้อควรมีลักษณะดังนี้:
| การสั่งซื้อ | |||
|---|---|---|---|
| รหัสคำสั่งซื้อ | วันที่สั่งซื้อ | รหัสพนักงานขาย | รหัสลูกค้า |
| 2349 | 3/4/09 | 101 | 1005 |
| 2350 | 3/4/09 | 103 | 1003 |
| 2351 | 3/4/09 | 105 | 1001 |
| 2352 | 3/5/09 | 105 | 1003 |
| 2353 | 3/7/09 | 107 | 1005 |
ตารางรายละเอียดใบสั่งซื้อไม่มีคอลัมน์ที่จําเป็นต้องใช้ค่าที่ไม่ซ้ํากัน (ซึ่งไม่มีคีย์หลัก) ดังนั้นจึงเหมาะสมที่จะมีข้อมูล "ซ้ําซ้อน" คอลัมน์ใดๆ หรือคอลัมน์ทั้งหมด อย่างไรก็ตาม จะไม่มีสองระเบียนในตารางนี้ที่เหมือนกันอย่างสมบูรณ์ (กฎนี้นําไปใช้กับตารางใดๆ ในฐานข้อมูล) ในตารางนี้ ควรมี 17 ระเบียน — แต่ละระเบียนที่สอดคล้องกับผลิตภัณฑ์ในแต่ละใบสั่งซื้อ ตัวอย่างเช่น ในการสั่งซื้อ 2349 ผลิตภัณฑ์ C-789 สามผลิตภัณฑ์ประกอบด้วยหนึ่งในสองส่วนของคําสั่งซื้อทั้งหมด
ดังนั้น ตารางรายละเอียดคําสั่งซื้อควรมีลักษณะดังนี้:
| รายละเอียดคําสั่งซื้อ | ||
|---|---|---|
| รหัสคำสั่งซื้อ | ID ผลิตภัณฑ์ | ปริมาณ |
| 2349 | C-789 | 3 |
| 2349 | C-795 | 6 |
| 2350 | A-2275 | 2 |
| 2350 | F-198 | 6 |
| 2350 | B-205 | 1 |
| 2351 | C-795 | 6 |
| 2352 | A-2275 | 2 |
| 2352 | D-4420 | 3 |
| 2353 | A-2275 | 6 |
| 2353 | C-789 | 5 |
การคัดลอกและวางข้อมูลจาก Excel ลงใน Access
ตอนนี้ข้อมูลเกี่ยวกับพนักงานขาย ลูกค้า ผลิตภัณฑ์ คําสั่งซื้อ และรายละเอียดการสั่งซื้อได้ถูกแบ่งเป็นหัวข้อที่แยกต่างหากใน Excel แล้ว คุณสามารถคัดลอกข้อมูลนั้นลงใน Access ได้โดยตรง ซึ่งจะเปลี่ยนเป็นตาราง
การสร้างความสัมพันธ์ระหว่างตาราง Access และเรียกใช้คิวรี
หลังจากที่คุณย้ายข้อมูลของคุณไปยัง Access คุณสามารถสร้างความสัมพันธ์ระหว่างตาราง แล้วสร้างคิวรีเพื่อส่งกลับข้อมูลเกี่ยวกับหัวข้อต่างๆ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้างคิวรีที่ส่งกลับ ID คําสั่งซื้อและชื่อของพนักงานขายสําหรับการสั่งซื้อที่ป้อนระหว่าง 3/05/09 และ 3/08/09
นอกจากนี้ คุณสามารถสร้างฟอร์มและรายงานเพื่อทําให้การป้อนข้อมูลและการวิเคราะห์การขายง่ายขึ้น
ต้องการความช่วยเหลือเพิ่มเติมไหม
คุณสามารถสอบถามผู้เชี่ยวชาญใน ชุมชนด้านเทคนิคของ Excel หรือรับการสนับสนุนใน ชุมชนได้เสมอ