คุณสามารถแชร์การเชื่อมต่อข้อมูลภายนอกระหว่างผู้ใช้ Excel โดยใช้ไฟล์ การเชื่อมต่อข้อมูล Office (ODC) ไฟล์ ODC ได้รับการออกแบบมาให้พกพาได้และอัปเดตได้ง่าย ใช้วิธีต่อไปนี้เพื่อแชร์แหล่งข้อมูลภายนอกกับข้อมูลที่กําหนดโดย Power Query
หมายเหตุ
แม้ว่าไฟล์ ODC จะยังคงได้รับการสนับสนุน แต่องค์กรจํานวนมากใช้ SharePoint, OneDrive, กระแสข้อมูล Power BI หรือแหล่งข้อมูลส่วนกลางอื่นๆ เพื่อแชร์โซลูชัน Power Query
ในตัวอย่างนี้ คุณแชร์เวิร์กบุ๊กที่มีข้อมูลที่นําเข้าจากเวิร์กบุ๊กข้อมูล แต่กระบวนการนี้นําไปใช้กับแหล่งข้อมูลภายนอกเกือบทั้งหมดที่ Excel สามารถนําเข้าและเชื่อมต่อได้ ยกเว้นเพียงกรณีเดียวคือ คุณไม่สามารถบันทึกข้อมูลการเชื่อมต่อไปยังไฟล์ ODC สําหรับตารางหรือช่วงที่มีชื่อ Excel ในเวิร์กบุ๊กเดียวกันกับที่คุณนําเข้า ( โดยใช้ข้อมูล>จากตาราง/ช่วง) ได้
สำคัญ
ถ้าคุณพบปัญหาเกี่ยวกับการรับรองความถูกต้องหรือความเป็นส่วนตัว ให้ดูที่ จัดการการตั้งค่าแหล่งข้อมูลและสิทธิ์ (Power Query) และ ตั้งค่าระดับความเป็นส่วนตัว (Power Query)
ขั้นตอนที่ 1: นําเข้าข้อมูลและบันทึกข้อมูลการเชื่อมต่อและคิวรีไปยังไฟล์ ODC
เพื่อทําให้ข้อมูลง่ายต่อการแชร์ บุคคลหนึ่งจะดําเนินการตามขั้นตอนต่อไปนี้:
- เลือกข้อมูล>รับข้อมูล>จากไฟล์>จากเวิร์กบุ๊ก Excel
- ในกล่องโต้ตอบนําเข้าข้อมูล ให้ค้นหาและเลือกเวิร์กบุ๊กที่มีข้อมูล แล้วเลือกนําเข้า
- ในกล่องโต้ตอบตัวนําทาง ให้เลือกตาราง แล้วเลือกแปลงข้อมูล
- ในตัวแก้ไข Power Query จัดรูปแบบข้อมูลตามที่คุณต้องการ แล้วเลือก หน้าแรก>ปิด & โหลด
- ในเวิร์กชีต Excel ที่มีข้อมูลคิวรี ให้เลือกเซลล์ในตาราง เลือก ข้อมูล เลือกลูกศรที่อยู่ถัดจาก รีเฟรชทั้งหมด เลือก คุณสมบัติการเชื่อมต่อ เลือกแท็บ ข้อกําหนด และจากนั้นที่ด้านล่างของกล่องโต้ตอบ ให้เลือก ส่งออกไฟล์การเชื่อมต่อ
- ในกล่องโต้ตอบบันทึกไฟล์ ให้ใส่ชื่อไฟล์ เลือก บันทึก แล้วเลือก ตกลง
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณบันทึกไฟล์ไว้ในตําแหน่งที่ตั้งที่เชื่อถือได้ซึ่งผู้อื่นสามารถเข้าถึงได้ เช่น โฟลเดอร์เครือข่าย ไลบรารี SharePoint หรือโฟลเดอร์ OneDrive สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับแหล่งข้อมูลที่เชื่อถือได้ ให้ดูที่ เอกสารที่เชื่อถือได้ดูตัวเลือกความเป็นส่วนตัวของฉันในศูนย์ความเชื่อถือของ Microsoft Office และเพิ่ม นําออก หรือเปลี่ยนแปลงตําแหน่งที่ตั้งที่เชื่อถือได้
- บันทึกเวิร์กบุ๊ก
ผลลัพธ์
ไฟล์ ODC จะมีข้อมูลการเชื่อมต่อทั้งหมดเกี่ยวกับแหล่งข้อมูลภายนอกและขั้นตอนและสูตรของการดําเนินการ Power Query ถ้าคุณต้องการ ให้เปิดไฟล์ ODC ใน Notepad เพื่อตรวจสอบรูปแบบ XML ที่ใช้
ขั้นตอนที่ 2: เปิดและใช้ไฟล์ ODC ที่บันทึกไว้
เมื่อต้องการเข้าถึงข้อมูลที่แชร์ บุคคลอื่นจะทําตามขั้นตอนต่อไปนี้:
ค้นหาไฟล์ ODC จากนั้นเปิดไฟล์
Excel จะเปิดไฟล์ ODC ลงในเวิร์กบุ๊ก Excel ใหม่
ถ้าคุณได้รับข้อความเกี่ยวกับการเชื่อถือแหล่งข้อมูล ให้เลือกเปิดใช้งาน
ในกล่องโต้ตอบนําเข้าข้อมูล ให้เลือกวิธีที่คุณต้องการนําเข้าข้อมูล แล้วเลือกตกลง สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้กล่องโต้ตอบนี้ ให้เลือกเครื่องหมายคําถาม (?)
เมื่อต้องการยืนยันว่าทุกอย่างทํางานอย่างถูกต้อง ให้อัปเดตแหล่งข้อมูลของเวิร์กบุ๊ก แล้วรีเฟรชข้อมูลทั้งหมดในเวิร์กบุ๊กนี้โดยการกด Ctrl + Alt + F5
บันทึกเวิร์กบุ๊ก
ผลลัพธ์
ในตอนนี้ บุคคลอื่นสามารถแชร์แหล่งข้อมูลภายนอกที่มีข้อมูลที่อยู่ในรูปร่างโดย Power Query
ดูเพิ่มเติม
ความช่วยเหลือ Power Query สำหรับ Excel