ตั้งค่าข้อกําหนดสําหรับการเสร็จสมบูรณ์ของงานในรายการงาน

ประสบการณ์ของทีมผู้รับ 

เมื่อผู้ใช้ในทีมผู้รับ ซึ่งโดยทั่วไปแล้วจะเป็นพนักงานระดับแนวหน้าหรือผู้จัดการจะเปิดงานนั้น พวกเขาจะเห็นรายการตรวจสอบ โดยมีตัวบ่งชี้ว่าต้องมีรายการในรายการตรวจสอบ พวกเขาไม่สามารถทําเครื่องหมายงานว่าเสร็จสมบูรณ์ได้จนกว่ารายการในรายการตรวจสอบทั้งหมดจะถูกทําเครื่องหมายเป็นเสร็จสมบูรณ์ เมื่อตรงตามข้อกําหนดทั้งหมด พนักงานแนวหน้าทุกคนสามารถทําเครื่องหมายงานว่าเสร็จสมบูรณ์ได้ 

ดูการตอบกลับฟอร์ม

หลังจากที่คุณประกาศรายการงานแล้ว คุณจะต้องการดูการตอบกลับฟอร์มจากผู้รับงาน

เปิดฟอร์ม และไปที่แท็บ การตอบกลับ จากที่นี่ คุณสามารถทำสิ่งต่อไปนี้:

• ดูข้อมูลสรุปเกี่ยวกับฟอร์มและการตอบกลับของคุณ

• เลือก ดูผลลัพธ์ เพื่อดูรายละเอียดการตอบกลับของผู้ตอบแต่ละราย

• เลือก รายละเอียดเพิ่มเติม ภายใต้คําถามแต่ละข้อเพื่อดูชื่อของผู้ตอบแต่ละคนและการตอบกลับของพวกเขา

• เลือก เปิดใน Excel เพื่อดูการตอบกลับในเวิร์กบุ๊ก Excel เวิร์กบุ๊กมีสแนปช็อตของข้อมูลการตอบกลับปัจจุบัน

  เคล็ดลับ: เมื่อดูการตอบกลับใน Excel ให้เรียงลําดับตามวันที่ที่เสร็จสมบูรณ์หรือปรับเปลี่ยน (หรือตามตัวระบุ แล้ววันที่ที่เสร็จสมบูรณ์หรือปรับเปลี่ยน) เพื่อตรวจสอบการตอบกลับล่าสุดจากตําแหน่งที่ตั้งแต่ละแห่ง ในบางกรณี ตําแหน่งที่ตั้งอาจส่งการตอบกลับมากกว่าหนึ่งรายการ

เมื่อต้องการเรียนรู้เพิ่มเติม ให้ดู ตรวจสอบและแชร์ผลลัพธ์แบบฟอร์มของคุณ

การตอบกลับฟอร์มกับไฟล์ที่อัปโหลด

ถ้าฟอร์มของคุณมี คําถามอัปโหลดไฟล์ตั้งแต่หนึ่งข้อขึ้นไป คุณสามารถดูรูปภาพที่อัปโหลดทีละรูปได้จากแท็บ การตอบกลับ ตามที่อธิบายไว้ก่อนหน้านี้ ถ้าคุณต้องการ คุณยังสามารถเข้าถึงโฟลเดอร์ที่อัปโหลดไฟล์ได้ ไฟล์ที่อัปโหลดจะถูกจัดเก็บภายใต้ไฟล์ SharePoint ของทีมการประกาศ

โฟลเดอร์ SharePoint จะถูกสร้างขึ้นเมื่อไฟล์แรกถูกอัปโหลดเป็นส่วนหนึ่งของการส่งการตอบกลับฟอร์ม

เมื่อได้รับการส่งการอัปโหลดไฟล์ครั้งแรก ไลบรารีเอกสารสําหรับทีมจะมีโฟลเดอร์ แอป ภายในโฟลเดอร์ดังกล่าว โฟลเดอร์ Microsoft Forms จะมีโฟลเดอร์ที่มีชื่อฟอร์มของคุณ ภายในโฟลเดอร์นี้คือโฟลเดอร์สําหรับแต่ละคําถามในแบบฟอร์มที่อัปโหลดไฟล์

ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณเพิ่มฟอร์มที่ชื่อ "เปิดแบบสํารวจใน Store" ที่มีคําถามอัปโหลดไฟล์สามคําถาม ไฟล์ที่อัปโหลดจะอยู่ในโฟลเดอร์ต่อไปนี้สําหรับกลุ่มใน SharePoint:

• Documents\Apps\Microsoft Forms\Store กําลังเปิดแบบสํารวจ\คําถาม 

• Documents\Apps\Microsoft Forms\Store กําลังเปิดแบบสํารวจ\คําถาม 1

• Documents\Apps\Microsoft Forms\Store กําลังเปิดแบบสํารวจ\คําถามที่ 2

ชื่อไฟล์ที่อัปโหลดแต่ละชื่อจะมีชื่อทีมที่มีงานอยู่ ชื่อรูปเดิม และชื่อที่ใช้แสดงของบัญชีผู้ใช้ที่อัปโหลดไฟล์และส่งฟอร์ม

ตัวอย่างเช่น ชื่อไฟล์ของรูปภาพที่อัปโหลดโดย Joni Sherman ในนามของทีมซีแอตเทิล Store 121 คือ Seattle Store 121-20210219_183537_Joni Sherman.jpg

เมื่อต้องการดูรูปขนาดย่อแทนรายการของรูป ให้ไปที่ เอกสารทั้งหมด > ไทล์ 

(ไม่บังคับ) ช่วยให้ทีมผู้รับเห็นรูปภาพที่อัปโหลดของพวกเขา

อาจมีบางกรณีที่สมาชิกคนหนึ่งในทีมทําแบบสํารวจและผู้จัดการหรือเพื่อนร่วมงานคนอื่นๆ ในทีมนั้นต้องการตรวจสอบสิ่งที่สมาชิกทีมส่งมาให้ 

ด้วยเหตุนี้ เราจึงให้ประสบการณ์สําหรับบุคคลในทีมเพื่อดูการตอบกลับแบบฟอร์มที่ส่งมาสําหรับตําแหน่งที่ตั้งของพวกเขา การดําเนินการนี้ใช้ได้โดยไม่มีการตั้งค่าเพิ่มเติมใดๆ สําหรับคําถามที่ไม่จําเป็นต้องใช้การอัปโหลดไฟล์ สําหรับคําถามที่จําเป็นต้องอัปโหลดไฟล์ ไฟล์ที่ส่งจะถูกอัปโหลดไปยังโฟลเดอร์ในทีมการประกาศ ซึ่งโดยทั่วไปสมาชิกของทีมผู้รับจะไม่สามารถเข้าถึงได้ ถ้าผู้ใช้ดูการตอบกลับของฟอร์มที่ส่งโดยทีมของพวกเขา และพวกเขาไม่มีสิทธิ์เข้าถึงไฟล์ที่อัปโหลด พวกเขาจะเห็นลิงก์ไปยังไฟล์ ซึ่งจะนําพวกเขาไปยังไซต์ SharePoint ที่อนุญาตให้พวกเขาขอสิทธิ์

คุณยังสามารถแชร์โฟลเดอร์ของไฟล์ที่อัปโหลดกับผู้ใช้ทั้งหมดในองค์กรของคุณได้ ถ้าคุณสะดวกที่จะแชร์โฟลเดอร์กับทุกคนในองค์กรของคุณ คุณสามารถทําขั้นตอนนี้ให้เสร็จสมบูรณ์ในเชิงรุกได้ และผู้ใช้จะยังเห็นรูปภาพที่อัปโหลดโดยสมาชิกในทีมของพวกเขาเป็นส่วนหนึ่งของการส่งการตอบกลับฟอร์ม

เมื่อต้องการแชร์โฟลเดอร์ SharePoint ที่มีไฟล์ที่อัปโหลด:

1. ไปที่โฟลเดอร์ Documents\Apps\Microsoft Forms ในไฟล์ของทีมที่เผยแพร่

   เคล็ดลับ: โปรดจําไว้ว่าโฟลเดอร์นี้จะไม่ปรากฏขึ้นจนกว่าฟอร์มที่มีคําถามอัปโหลดไฟล์จะมีการส่งการตอบกลับ 

2. ค้นหาและเลือกปุ่ม แชร์ สําหรับโฟลเดอร์ ถ้าคุณต้องการ ให้เลือกไอคอน รูปดินสอ เพื่อเปลี่ยนสิทธิ์จาก สามารถแก้ไข เป็น สามารถดูได้

3. ในกล่องสําหรับการเพิ่มชื่อหรือกลุ่ม ให้ใส่ ทุกคนยกเว้นผู้ใช้ภายนอก
   
   

4. เลือกกลุ่มนั้น แล้วเลือก ส่ง

หลังจากที่คุณทําตามขั้นตอนเหล่านี้แล้ว โฟลเดอร์และโฟลเดอร์ย่อยทั้งหมดของโฟลเดอร์นั้นจะถูกแชร์กับกลุ่มนั้น ซึ่งควรมีสมาชิกของทีมผู้รับรวมอยู่ด้วย เนื่องจากฟอร์มที่ตามมาทั้งหมดจะอัปโหลดไฟล์ภายใต้โฟลเดอร์ของ Microsoft Forms การทําตามขั้นตอนนี้ครั้งเดียวควรจะใช้งานได้กับฟอร์มในอดีตและในอนาคตทั้งหมดที่ใช้เป็นข้อกําหนดในการทําให้เสร็จสมบูรณ์โดยทีมผู้เผยแพร่นั้น

เมื่อต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการแชร์โฟลเดอร์ SharePoint ให้ดู แชร์ไฟล์หรือโฟลเดอร์ SharePoint

ประสบการณ์ของทีมผู้รับ

เมื่อผู้ใช้ในทีมผู้รับ ซึ่งโดยทั่วไปแล้วจะเป็นพนักงานระดับแนวหน้าหรือผู้จัดการจะเปิดงานนั้น พวกเขาจะเห็นว่าจําเป็นต้องส่งฟอร์มนั้น พวกเขาสามารถเปิดฟอร์มและตอบคําถามให้เสร็จสมบูรณ์โดยไม่ต้องออกจากงาน โปรดจําไว้ว่าการถ่ายรูปเพื่ออัปโหลดโดยเป็นส่วนหนึ่งของการส่งแบบฟอร์มจําเป็นต้องมีสิทธิ์ของอุปกรณ์ในการเข้าถึงกล้อง หลังจากส่งฟอร์มแล้ว งานจะสะท้อนให้เห็นว่าเป็นไปตามข้อกําหนดของฟอร์ม สมาชิกทีมคนใดก็ตามที่ดูงานสามารถดูการตอบกลับที่ส่งโดยทีมของตนได้ เมื่อตรงตามข้อกําหนดทั้งหมด พนักงานแนวหน้าทุกคนสามารถทําเครื่องหมายงานว่าเสร็จสมบูรณ์ได้

ประสบการณ์ของทีมผู้รับ

เมื่อผู้ใช้ในทีมผู้รับ ซึ่งโดยทั่วไปแล้วจะเป็นพนักงานระดับแนวหน้าหรือผู้จัดการ จะเปิดงานนั้น พวกเขาจะเห็นว่าพวกเขาต้องร้องขอและรับการอนุมัติสําหรับงานนั้นก่อนที่พวกเขาสามารถทําเครื่องหมายเป็นเสร็จสมบูรณ์ได้

พนักงานแนวหน้านั้นสามารถเลือกสมาชิกของทีมเพื่อขออนุมัติได้ โดยทั่วไปแล้วนี่คือผู้จัดการของพวกเขา อย่างไรก็ตาม พนักงานสามารถเลือกสมาชิกอื่นของทีมซึ่งอาจเป็นประโยชน์ถ้าผู้จัดการของพวกเขากําลังลาพักร้อน งานจะสะท้อนให้เห็นถึงผู้ใช้ที่ร้องขอและผู้ที่พวกเขาร้องขอการอนุมัติ เพื่อให้ทีมสามารถมองเห็นคําขอของตนได้ ผู้อนุมัติที่ได้รับมอบหมายจะได้รับการแจ้งให้ทราบจากแอปการอนุมัติ และผู้อนุมัติสามารถอนุมัติเมื่อดูงานนั้นเองหรือจากแอปการอนุมัติได้

พนักงานแนวหน้าที่ดูงานสามารถดูสถานะปัจจุบันของคําขออนุมัติได้ พวกเขาไม่สามารถทําเครื่องหมายงานเป็นเสร็จสมบูรณ์ได้จนกว่าคําขออนุมัติจะแสดงให้เห็นว่าได้รับการอนุมัติ หากจําเป็น พนักงานแนวหน้าสามารถยกเลิกคําขอและทําคําขอใหม่ได้ เมื่อคําขออนุมัติที่เกี่ยวข้องกับงานแสดงเป็น อนุมัติแล้ว จะเป็นไปตามข้อกําหนดนั้น เมื่อตรงตามข้อกําหนดทั้งหมด พนักงานแนวหน้าทุกคนสามารถทําเครื่องหมายงานว่าเสร็จสมบูรณ์ได้