วงจรของแม่แบบฟอร์ม

ในบทความนี้

• ขั้นตอนที่ 1: วางแผน

• ขั้นตอนที่ 2: การออกแบบ

• ขั้นตอนที่ 3: ปรับใช้

• ขั้นตอนที่ 4: รักษา

• ขั้นตอนที่ 5: เก็บถาวร

ขั้นตอนที่ 1: วางแผน

เวลาที่คุณใช้ในการวางแผนขึ้นอยู่กับความซับซ้อนของแม่แบบฟอร์มบทบาทของคุณในองค์กรของคุณและกระบวนการและความต้องการในองค์กรของคุณ

ถ้าแม่แบบฟอร์มของคุณจะถูกใช้โดยสมาชิกของทีมทันทีของคุณขั้นตอนการวางแผนอาจเป็นไปอย่างไม่เป็นทางการ ถ้าเทมเพลตแบบฟอร์มของคุณมีความซับซ้อนมากขึ้นขั้นตอนการวางแผนมักจะเป็นกระบวนการที่เป็นทางการและมีความเกี่ยวข้องมากขึ้นและคุณอาจต้องปรึกษากับผู้มีส่วนได้เสียหลายคน ตัวอย่างเช่นถ้าแม่แบบฟอร์มของคุณจะเป็นส่วนหนึ่งของระบบธุรกิจที่มีขนาดใหญ่กว่าของบริษัทเช่นการรายงานค่าใช้จ่ายหรือระบบการวางแผนทรัพยากรขององค์กรคุณอาจจำเป็นต้องสร้างเอกสารการวางแผนอย่างเป็นทางการเช่นข้อกำหนดของการทำงาน

ในทั้งสองกรณีก่อนที่คุณจะเริ่มออกแบบแม่แบบฟอร์มของคุณคุณควรพิจารณาสิ่งต่อไปนี้:

• เป้าหมายของผู้ใช้    ผู้ใช้ของคุณจำเป็นต้องทำอะไรกับแม่แบบฟอร์มของคุณ คุณต้องการการสนับสนุนสถานการณ์ใดบ้าง คุณจะวัดความสำเร็จในการประชุมเป้าหมายของผู้ใช้ของคุณได้อย่างไร

• ข้อควรพิจารณาเกี่ยวกับความเข้ากันได้    เทมเพลตแบบฟอร์มของคุณจำเป็นต้องสามารถเข้าถึงผู้ใช้ภายนอกองค์กรของคุณได้ในตอนนี้หรือในอนาคตหรือไม่ ตัวอย่างเช่นคุณต้องการให้เทมเพลตแบบฟอร์มของคุณพร้อมใช้งานบนเว็บไซต์ภายนอกขององค์กรของคุณสำหรับลูกค้าที่ไม่ได้ติดตั้ง InfoPath บนคอมพิวเตอร์ของพวกเขา ถ้าเป็นเช่นนั้นคุณสามารถออกแบบเทมเพลตฟอร์มที่เข้ากันได้กับเบราว์เซอร์ แทนที่จะเป็นเทมเพลตแบบฟอร์มแบบฟอร์ม InfoPath เท่านั้น ผู้ใช้บางรายในองค์กรของคุณจำเป็นต้องสามารถกรอกฟอร์มของคุณใน InfoPath ๒๐๐๓ได้หรือไม่ ถ้าเป็นเช่นนั้นคุณอาจต้องการออกแบบเทมเพลตแบบฟอร์มที่เข้ากันได้แบบย้อนหลัง คุณต้องการให้ผู้ใช้สามารถกรอกแบบฟอร์มขณะที่พวกเขาไม่อยู่ที่สำนักงานหรือแบบออฟไลน์ได้หรือไม่ ถ้าเป็นเช่นนั้นคุณสามารถเพิ่มฟีเจอร์ลงในแม่แบบฟอร์มของคุณซึ่งจะช่วยให้สามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพในโหมดออฟไลน์

• ฟอร์มผู้ใช้ที่มีอยู่    ขณะนี้คุณใช้เอกสาร microsoft office Word หรือเวิร์กบุ๊ก microsoft office Excel ในการรวบรวมข้อมูลจากผู้ใช้หรือไม่ ถ้าเป็นเช่นนั้นคุณสามารถแปลงไฟล์เหล่านั้นลงในเทมเพลตแบบฟอร์ม InfoPath ได้อย่างง่ายดาย 

• ความต้องการการรวม    ผลิตภัณฑ์หรือเทคโนโลยีอื่นใดที่แม่แบบฟอร์มของคุณทำงานด้วย ตัวอย่างเช่นคุณอาจจำเป็นต้องจัดเก็บข้อมูลในแม่แบบฟอร์มของคุณในฐานข้อมูล Microsoft SQL Server หรือคุณอาจตัดสินใจที่จะใช้การออกแบบเทมเพลตแบบฟอร์มของคุณบนบริการเว็บเพื่อที่คุณจะสามารถส่งข้อมูลไปยังฐานข้อมูลที่ไม่ได้รับการสนับสนุนโดย InfoPath ได้โดยตรง

• ความต้องการของส่วนติดต่อผู้ใช้    คุณจำเป็นต้องยึดตามแนวทางการสร้างแบรนด์ขององค์กรหรือไม่ คุณต้องการให้เทมเพลตแบบฟอร์มของคุณมีลักษณะเป็นอย่างไร ชนิดของตัวควบคุมที่คุณจะใช้และวิธีการที่คุณจะจัดระเบียบชนิดใด

• ความต้องการของกระบวนการ    เทมเพลตแบบฟอร์มของคุณจะเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการทางธุรกิจที่มีขนาดใหญ่เช่นกระบวนการอนุมัติรายงานค่าใช้จ่ายหรือไม่ ถ้าเป็นเช่นนั้นคุณจำเป็นต้องมีมุมมองชนิดใดและวิธีการที่คุณจะใช้กฎที่ควบคุมวิธีการย้ายข้อมูลผ่านองค์กรและการประมวลผลโดยบุคคลและระบบธุรกิจที่แตกต่างกันอย่างไร คุณจะใช้ประโยชน์ของฟีเจอร์เวิร์กโฟลว์ในโปรแกรมอื่นๆเช่นMicrosoft Office SharePoint Server 2007 หรือไม่ เทมเพลตแบบฟอร์มจะต้องมีโค้ดหรือสคริปต์ที่มีการจัดการหรือไม่ ถ้าเป็นเช่นนั้นคุณจะใช้ผู้พัฒนาภายในบ้านหรือจะทำงานนี้อยู่ภายนอกได้หรือไม่

• ความต้องการของที่เก็บข้อมูล    คุณต้องการทำอะไรกับข้อมูลในฟอร์มผู้ใช้ ตัวอย่างเช่นถ้าผู้ใช้จำเป็นต้องสามารถส่งข้อมูลฟอร์มกลับมาได้อย่างรวดเร็วและคุณไม่จำเป็นต้องนำข้อมูลไปใช้ใหม่คุณอาจต้องการใช้ข้อความอีเมลเพื่อเก็บข้อมูล ถ้าผู้ใช้จำเป็นต้องสามารถเข้าถึงและแชร์ข้อมูลฟอร์มได้คุณอาจต้องการจัดเก็บคอลเลกชันของฟอร์ม InfoPath ที่เกี่ยวข้องในไลบรารีบนเซิร์ฟเวอร์ที่ใช้ Microsoft Windows SharePoint Services ถ้าผู้ใช้จำเป็นต้องเข้าถึงข้อมูลฟอร์มในแอปพลิเคชันทางธุรกิจหรือระบบอื่นๆเช่นการรายงานค่าใช้จ่ายหรือแอปพลิเคชันทางบัญชีคุณอาจต้องการจัดเก็บข้อมูลในฐานข้อมูลขององค์กร การทำเช่นนี้จะทำให้สำเร็จได้โดยการเชื่อมต่อแม่แบบฟอร์มกับบริการเว็บซึ่งทำหน้าที่เป็นตัวกลางระหว่างแม่แบบฟอร์มและฐานข้อมูลหรือระบบธุรกิจ

• ความต้องการด้านความปลอดภัย    คุณต้องเผชิญกับความท้าทายและความเสี่ยงด้านความปลอดภัยชนิดใด เทมเพลตแบบฟอร์มของคุณจำเป็นต้องได้รับการติดตั้งบนคอมพิวเตอร์ของผู้ใช้หรือผู้ใช้ของคุณสามารถเข้าถึงได้จากทรัพยากรเครือข่ายหรือไม่ คุณต้องการให้ผู้ใช้เซ็นชื่อแบบดิจิทัลในฟอร์มหรือชุดของข้อมูลบางส่วนในฟอร์มของพวกเขาหรือไม่ คุณจะเชื่อมต่อแม่แบบฟอร์มโดยตรงกับฐานข้อมูลหรือคุณจะใช้ไฟล์การเชื่อมต่อข้อมูลในไลบรารีการเชื่อมต่อข้อมูลซึ่งโดยทั่วไปจะจัดการโดยผู้ดูแลระบบหรือไม่

• ข้อกำหนดในการทดสอบ    กระบวนการใดที่คุณจะใช้ในการทดสอบลักษณะที่ปรากฏและลักษณะการทำงานของแม่แบบฟอร์มของคุณ คุณต้องการสร้างแผนการทดสอบอย่างเป็นทางการหรือไม่

• ความต้องการการปรับใช้    คุณวางแผนที่จะแชร์แม่แบบฟอร์มของคุณกับบุคคลอื่นได้อย่างไร คุณจะประกาศเทมเพลตแบบฟอร์มอยู่ที่ใด ถ้าคุณวางแผนที่จะเผยแพร่ไปยังเซิร์ฟเวอร์ที่ใช้งานInfoPath Forms Services คุณต้องการประกาศไปยังไลบรารีหรือไซต์ชนิดเนื้อหา คุณจะแจ้งให้ผู้ใช้ทราบเกี่ยวกับความพร้อมใช้งานของเทมเพลตแบบฟอร์มได้อย่างไร แผนของคุณสำหรับการนำเทมเพลตแบบฟอร์มที่มีเวอร์ชันใหม่ออกมาคืออะไร

• ความต้องการด้านการบำรุงรักษา    คุณต้องการเก็บถาวรแม่แบบฟอร์มฟอร์มผู้ใช้หรือทั้งสองอย่างหรือไม่ สำหรับระยะเวลาที่คุณต้องการเก็บข้อมูลไว้ การเก็บถาวรและนโยบายการเก็บข้อมูลชนิดใดที่องค์กรของคุณจำเป็นต้องใช้

ด้านบนของเพจ

ขั้นตอนที่ 2: การออกแบบ

หลังจากที่คุณทำขั้นตอนการวางแผนเสร็จแล้วคุณสามารถเริ่มต้นกระบวนการออกแบบได้ ขอแนะนำให้คุณทำตามลำดับของงานที่แสดงอยู่ด้านล่างเมื่อออกแบบแม่แบบฟอร์มของคุณ อย่างไรก็ตามคุณสามารถเปลี่ยนจากลำดับได้ถ้าจำเป็น ตัวอย่างเช่นคุณอาจต้องการกำหนดการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลการจัดรูปแบบตามเงื่อนไขและกฎสำหรับตัวควบคุมเมื่อคุณเพิ่มตัวควบคุมเหล่านั้นลงในแม่แบบฟอร์มของคุณแทนที่จะทำในขั้นตอนการออกแบบในภายหลัง

• ขั้นตอนที่ 1: สร้างแม่แบบฟอร์ม

• ขั้นตอนที่ 2: สร้างหรือระบุแหล่งข้อมูลหลัก

• ขั้นตอนที่ 3: กำหนดเค้าโครง

• ขั้นตอนที่ 4: เพิ่มตัวควบคุม

• ขั้นตอนที่ 5: เพิ่มการเชื่อมต่อข้อมูล

• ขั้นตอนที่ 6: เพิ่มการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลกฎและฟีเจอร์ตรรกะทางธุรกิจอื่นๆ

• ขั้นตอนที่ 7: สร้างมุมมองแบบกำหนดเอง

• ขั้นตอนที่ 8: เปิดใช้งานการส่งลักษณะการทำงาน

• ขั้นตอนที่ 9: เปิดใช้งานฟีเจอร์ความปลอดภัย

• ขั้นตอนที่ 10: ลักษณะที่ปรากฏและลักษณะการทำงานของการทดสอบ

ขั้นตอนที่ 1: สร้างแม่แบบฟอร์ม

เมื่อคุณสร้างเทมเพลตแบบฟอร์มของคุณคุณอาจจำเป็นต้องนำเข้าฟอร์มที่มีอยู่เช่นเอกสาร Word หรือเวิร์กบุ๊ก Excel ลงใน infopath หรือระบุการตั้งค่าความเข้ากันได้สำหรับแม่แบบฟอร์มเพื่อให้ฟอร์มผลลัพธ์สามารถกรอกได้ใน InfoPath ๒๐๐๓หรือในเว็บเบราว์เซอร์ ตัวเลือกส่วนใหญ่เหล่านี้จะพร้อมใช้งานในกล่องโต้ตอบการออกแบบแม่แบบฟอร์ม ตัวอย่างเช่นถ้าคุณต้องการออกแบบแม่แบบฟอร์มที่สามารถเปิดและกรอกข้อมูลใน Microsoft Office InfoPath หรือเบราว์เซอร์คุณสามารถเลือกกล่องกาเครื่องหมายเปิดใช้งานฟีเจอร์ที่เข้ากันได้กับเบราว์เซอร์เท่านั้นในกล่องโต้ตอบการออกแบบแม่แบบฟอร์ม

แหล่งข้อมูลต่อไปนี้จะให้รายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับกระบวนการสร้างแม่แบบฟอร์ม

ขั้นตอนที่ 2: สร้างหรือระบุแหล่งข้อมูลหลัก

เทมเพลตแบบฟอร์มทั้งหมดจะยึดตามแหล่งข้อมูลซึ่งเก็บข้อมูลที่เก็บรวบรวมไว้ในฟอร์ม แหล่งข้อมูลนี้อาจเป็นฐานข้อมูลขององค์กรบริการเว็บหรือไฟล์ XML ที่มีอยู่ที่ใช้ตลอดทั้งองค์กรของคุณเพื่อจัดระเบียบข้อมูลเช่นไฟล์XML Schema (xsd) ถ้าคุณไม่มีแหล่งข้อมูลที่มีอยู่คุณสามารถให้ InfoPath สร้างหนึ่งให้กับคุณในขณะที่คุณเพิ่มตัวควบคุมลงในแม่แบบฟอร์มของคุณ

คุณสามารถดูการแสดงของแหล่งข้อมูลสำหรับแม่แบบฟอร์มของคุณในบานหน้าต่างงานแหล่งข้อมูลได้ดังนี้

เมื่อคุณสร้างแม่แบบฟอร์มเป็นครั้งแรกคุณต้องตัดสินใจว่าจะใช้วิธีใดวิธีหนึ่งต่อไปนี้:

• ให้ InfoPath สร้างแหล่งข้อมูล    ถ้าคุณสร้างเทมเพลตแบบฟอร์มเปล่า InfoPath จะสร้างแหล่งข้อมูลให้คุณเมื่อคุณเพิ่มตัวควบคุมลงในแม่แบบฟอร์มของคุณ สิ่งนี้อาจเป็นประโยชน์เมื่อคุณกำลังออกแบบแม่แบบฟอร์มที่จะใช้ก็โดยสมาชิกของทีมขนาดเล็กเมื่อคุณไม่มีสิทธิ์ในการเข้าถึงแหล่งข้อมูลที่มีอยู่ในองค์กรของคุณหรือเมื่อคุณไม่ต้องการเก็บข้อมูลที่คุณรวบรวมไว้ภายนอกฟอร์ม สิ่งนี้อาจเป็นประโยชน์เมื่อคุณแชร์ฟอร์มในไลบรารี SharePoint หรือในข้อความอีเมลและคุณต้องการแสดงข้อมูลจากฟอร์มในคอลัมน์ในไลบรารีหรือในโฟลเดอร์ฟอร์ม InfoPathแทนที่จะจัดเก็บไว้ในฐานข้อมูลหรือตำแหน่งที่ตั้งภายนอกอื่นๆ

• ใช้แหล่งข้อมูลที่มีอยู่    ถ้าคุณใช้การออกแบบแม่แบบฟอร์มของคุณบนแหล่งข้อมูลที่มีอยู่เช่นฐานข้อมูลหรือบริการบนเว็บ InfoPath จะสร้างการเชื่อมต่อข้อมูล หลักไปยังแหล่งข้อมูลนั้น สามารถมีการเชื่อมต่อข้อมูลหลักได้เพียงหนึ่งการเชื่อมต่อในแม่แบบฟอร์ม ภายหลังในขั้นตอนการออกแบบคุณสามารถสร้างการเชื่อมต่อข้อมูลไปยังแหล่งข้อมูลรองเพื่อเติมข้อมูลในกล่องรายการที่มีข้อมูลภายนอกหรือส่งข้อมูลฟอร์มไปยังแหล่งข้อมูลมากกว่าหนึ่งแหล่งได้ สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับแหล่งข้อมูลทุติยภูมิให้ดูที่ "ขั้นตอนที่ 5: เพิ่มการเชื่อมต่อข้อมูล" ในบทความนี้

แหล่งข้อมูลต่อไปนี้มีรายละเอียดเพิ่มเติมที่สามารถช่วยให้คุณกำหนดชนิดของแหล่งข้อมูลที่จะใช้และเมื่อคุณควรเพิ่มการเชื่อมต่อข้อมูลเพิ่มเติมลงในแม่แบบฟอร์มของคุณ

ขั้นตอนที่ 3: กำหนดเค้าโครง

เทมเพลตแบบฟอร์มส่วนใหญ่มีตารางเค้าโครงอย่างน้อยหนึ่งตารางซึ่งเป็นกรอบการจัดระเบียบและการจัดเรียงเนื้อหาของฟอร์มรวมถึงตัวควบคุมส่วนต่างๆของฟอร์มโลโก้และรูปชนิดอื่นๆ

คุณสามารถค้นหาตารางเค้าโครงที่พร้อมทำในบานหน้าต่างงานเค้าโครงดังนี้

แหล่งข้อมูลต่อไปนี้มีรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับตัวเลือกการออกแบบภาพสำหรับแม่แบบฟอร์มของคุณ

ขั้นตอนที่ 4: เพิ่มตัวควบคุม

ตัวควบคุมอนุญาตให้ผู้ใช้ใส่และเลือกข้อมูลในแม่แบบฟอร์ม นอกจากนี้ยังสามารถใช้เพื่อแสดงข้อมูลจากแหล่งข้อมูลที่มีอยู่เช่นฐานข้อมูลหรือเว็บเซอร์วิส หลังจากสร้างเค้าโครงของเทมเพลตแบบฟอร์มของคุณแล้วคุณสามารถแทรกตัวควบคุมใดๆที่คุณต้องการลงในแม่แบบฟอร์มของคุณได้ บานหน้าต่างงานตัวควบคุมจะให้การเข้าถึงตัวควบคุมทั้งหมดที่พร้อมใช้งานใน InfoPath รวมถึงตัวควบคุมแบบกำหนดเองที่ถูกเพิ่มลงในบานหน้าต่างงานเช่นตัวควบคุม ActiveX หรือส่วนประกอบของเทมเพลต

คุณสามารถเพิ่มตัวควบคุมลงในแม่แบบฟอร์มของคุณได้โดยการคลิกที่ชื่อในรายการแทรกตัวควบคุมหรือโดยการลากจากบานหน้าต่างงานไปยังพื้นที่ทำงานของเทมเพลตแบบฟอร์ม ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับชนิดของตัวควบคุมที่คุณเพิ่มลงในเทมเพลตแบบฟอร์มของผู้ใช้ที่กรอกฟอร์มผู้ใช้จะสามารถพิมพ์ข้อความลงในเขตข้อมูลข้อความดูข้อมูลในตัวควบคุมการทำซ้ำทำการเลือกจากปุ่มตัวเลือกและกล่องกาเครื่องหมายให้เลือกรายการจากรายการแล้วคลิกคำสั่ง ปุ่มเพื่อดำเนินการคำสั่ง ข้อมูลที่ผู้ใช้ใส่ลงในตัวควบคุมจะถูกเก็บไว้ในแหล่งข้อมูลของฟอร์ม

แหล่งข้อมูลต่อไปนี้จะให้รายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้ตัวควบคุมใน InfoPath

ขั้นตอนที่ 5: เพิ่มการเชื่อมต่อข้อมูล

เทมเพลตแบบฟอร์มทั้งหมดมีแหล่งข้อมูลหลักซึ่งจะถูกเรียกว่าเป็นแหล่งข้อมูลหลัก ถ้าคุณออกแบบแม่แบบฟอร์มโดยยึดตามแหล่งข้อมูลภายนอกเช่นฐานข้อมูลหรือบริการบนเว็บ InfoPath จะสร้างแหล่งข้อมูลหลักโดยยึดตามแหล่งข้อมูลภายนอกนั้น อีกวิธีหนึ่งคือถ้าคุณออกแบบแม่แบบฟอร์มเปล่า InfoPath จะสร้างแหล่งข้อมูลหลักให้คุณเมื่อคุณเพิ่มตัวควบคุมลงในแม่แบบฟอร์มของคุณ

เมื่อคุณออกแบบแม่แบบฟอร์มของคุณคุณยังสามารถเพิ่มการเชื่อมต่อข้อมูลไปยังแหล่งข้อมูลสำรองอย่างน้อยหนึ่งแหล่ง แหล่งข้อมูลรองคือไฟล์ข้อมูลแบบ XML ฐานข้อมูลหรือบริการเว็บที่ถูกใช้โดยฟอร์มสำหรับรายการในกล่องรายการหรือสำหรับการดำเนินการของสคริปต์ ซึ่งจะช่วยให้คุณสามารถใส่ข้อมูลในกล่องรายการและตัวควบคุมอื่นๆที่มีข้อมูลภายนอกไปยังเทมเพลตแบบฟอร์มเช่นข้อมูลที่อยู่ในฐานข้อมูล SQL Server หรือรายการ SharePoint นอกจากนี้คุณยังสามารถเพิ่มการเชื่อมต่อข้อมูลไปยังแหล่งข้อมูลรองได้เมื่อคุณต้องการให้ผู้ใช้ส่งข้อมูลไปยังแหล่งข้อมูลภายนอกมากกว่าหนึ่งแหล่ง

แหล่งข้อมูลต่อไปนี้จะให้รายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับการเชื่อมต่อข้อมูลรองและสิ่งที่พวกเขาใช้ใน InfoPath

ขั้นตอนที่ 6: เพิ่มการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลกฎและฟีเจอร์ตรรกะทางธุรกิจอื่นๆ

สิ่งสำคัญคือการลดต้นทุนและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของธุรกิจของคุณในทุกที่ที่เป็นไปได้ คุณสามารถใช้ฟีเจอร์ตรรกะทางธุรกิจในแม่แบบฟอร์มของคุณเพื่อช่วยป้องกันข้อผิดพลาดในการป้อนข้อมูลค่าใช้จ่ายและการดำเนินการโดยอัตโนมัติในฟอร์มของผู้ใช้ เมื่อคุณใช้ฟีเจอร์ InfoPath เช่นการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล, การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข และกฎคุณสามารถกำหนดเงื่อนไขและการดำเนินการที่จะทำงานโดยอัตโนมัติโดยยึดตามเหตุการณ์เช่นการเปิดหรือปิดของฟอร์มหรือค่าที่ใส่ลงในฟอร์มของคุณ แบบ .

แหล่งข้อมูลต่อไปนี้มีรายละเอียดเพิ่มเติมที่แสดงช่วงของฟีเจอร์ตรรกะทางธุรกิจใน InfoPath

ฟีเจอร์ตรรกะทางธุรกิจใน InfoPath คือทั้งหมดที่คุณจำเป็นต้องใช้สำหรับแม่แบบฟอร์มส่วนใหญ่ อย่างไรก็ตามถ้าเทมเพลตแบบฟอร์มของคุณจำเป็นต้องใช้ฟีเจอร์เพิ่มเติมที่ไม่พร้อมใช้งานใน InfoPath คุณสามารถใช้โค้ดเพื่อสร้างฟีเจอร์แบบกำหนดเองได้ ถ้าคุณต้องการเขียนสคริปต์คุณสามารถใช้ตัวแก้ไขสคริปต์ของ microsoft (MSE) เพื่อสร้างแก้ไขและตรวจแก้จุดบกพร่องของ microsoft JScript หรือโค้ด microsoft Visual Basic Scripting (VBScript) ถ้าคุณต้องการเขียนโค้ดที่ได้รับการจัดการคุณสามารถใช้ Microsoft Visual studio ๒๐๐๕เครื่องมือสำหรับแอปพลิเคชัน (VSTA) เพื่อสร้างแก้ไขและตรวจแก้จุดบกพร่องรหัส visual Basic หรือ visual c # นอกจากนี้ถ้าคุณมี Microsoft Visual studio ๒๐๐๕คุณสามารถรวมฟีเจอร์โหมดการออกแบบ InfoPath ลงในสภาพแวดล้อมการพัฒนา Visual Studio ๒๐๐๕ได้โดยการดาวน์โหลดและติดตั้งเครื่องมือ Microsoft Visual Studio 2005 สำหรับระบบ Microsoft Office 2007 บนคอมพิวเตอร์ของคุณ จากนั้นคุณสามารถเปิด Visual Studio ๒๐๐๕สร้าง project form project form project และใช้ฟีเจอร์โหมดการออกแบบเพื่อออกแบบแม่แบบฟอร์มของคุณ สำหรับข้อมูลเกี่ยวกับการดาวน์โหลดเครื่องมือ Microsoft Visual Studio 2005 สำหรับระบบ Microsoft Office 2007 ให้ดูที่พอร์ทัลนักพัฒนา InfoPath บนเว็บไซต์ Microsoft developer Network (MSDN)

ขั้นตอนที่ 7: สร้างมุมมองแบบกำหนดเอง

เทมเพลตแบบฟอร์ม InfoPath ทั้งหมดมีมุมมองเริ่มต้นซึ่งจะแสดงเมื่อผู้ใช้เปิดฟอร์มที่ยึดตามแม่แบบฟอร์มของคุณก่อน

คุณสามารถใช้บานหน้าต่างงานมุมมองในการออกแบบมุมมองเพิ่มเติมของเทมเพลตแบบฟอร์มของคุณได้ดังนี้

เมื่อคุณออกแบบมุมมองใหม่คุณมักจะทำซ้ำกระบวนการของการวางแบบฟอร์มการเพิ่มตัวควบคุมลงไปและการเพิ่มการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลหรือฟีเจอร์อื่นๆ

ด้วยการสร้างมุมมองที่แตกต่างกันของเทมเพลตแบบฟอร์มคุณจะอนุญาตให้ผู้ใช้ดูข้อมูลในฟอร์มได้ด้วยวิธีที่แตกต่างกัน การทำเช่นนี้จะป้องกันไม่ให้คุณมีการออกแบบเทมเพลตแบบฟอร์มที่หลากหลายสำหรับกระบวนการทางธุรกิจเดียวกัน ตัวอย่างเช่นในแม่แบบฟอร์มที่ใช้สำหรับการประมวลผลการอ้างสิทธิ์การประกันคุณอาจสร้างมุมมองหนึ่งมุมมองสำหรับกรมธรรม์มุมมองที่สองสำหรับตัวแทนประกันภัยและมุมมองที่สามสำหรับ adjusters ประกันภัย แต่ละมุมมองเหล่านี้จะได้รับการปรับให้เหมาะสมกับชนิดของผู้ใช้ที่กำลังใส่ข้อมูลลงไป นอกจากนี้คุณยังสามารถออกแบบมุมมองการพิมพ์แบบกำหนดเองที่ใช้สำหรับวัตถุประสงค์ในการพิมพ์ฟอร์มเท่านั้น

มุมมองควรจะเป็นเรื่องง่ายและค่อนข้างอธิบายตนเอง อย่างไรก็ตามถ้าคุณต้องการสื่อสารคำแนะนำพิเศษให้กับผู้ใช้ของคุณคุณอาจจำเป็นต้องสร้างความช่วยเหลือในมุมมองของคุณ ตัวอย่างเช่นคุณสามารถสร้างมุมมองวิธีใช้เฉพาะสำหรับแม่แบบฟอร์มของคุณแล้วเพิ่มปุ่มลงในมุมมองเริ่มต้นที่ผู้ใช้สามารถคลิกเพื่อเข้าถึงมุมมองวิธีใช้ได้

แหล่งข้อมูลต่อไปนี้จะให้รายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับมุมมอง

ขั้นตอนที่ 8: เปิดใช้งานการส่งลักษณะการทำงาน

เมื่อคุณออกแบบเทมเพลตแบบฟอร์มสำหรับการรวบรวมข้อมูลเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการทางธุรกิจที่มีขนาดใหญ่ข้อมูลนั้นมักจะไม่อยู่ในฟอร์มที่ผู้ใช้กรอกข้อมูล แทนที่ข้อมูลฟอร์มจะย้ายจากฟอร์มไปยังขั้นตอนถัดไปในกระบวนการทางธุรกิจซึ่งมักจะเป็นแหล่งข้อมูลภายนอกเช่นฐานข้อมูลหรือบริการบนเว็บ ตัวอย่างเช่นพนักงานอาจใช้ InfoPath ในการกรอกฟอร์มรายงานค่าใช้จ่ายแล้วส่งฟอร์มนั้นไปยังบริการเว็บที่สามารถประมวลผลฟอร์มได้

การระบุตำแหน่งที่คุณต้องการให้ข้อมูลในแม่แบบฟอร์มของคุณถูกส่งสามารถเพิ่มความแม่นยำและประสิทธิภาพของกระบวนการทางธุรกิจของคุณได้เนื่องจากจะช่วยให้คุณสามารถควบคุมกระบวนการเหล่านั้นได้มากขึ้น ก่อนที่ผู้ใช้จะสามารถส่งข้อมูลฟอร์ม InfoPath ช่วยให้แน่ใจได้ว่าข้อมูลในฟอร์มนั้นถูกต้องและช่วยให้ผู้ใช้สามารถแก้ไขข้อมูลที่ไม่ถูกต้องได้ ฟีเจอร์นี้สามารถช่วยให้แน่ใจได้ว่าข้อมูลที่ถูกต้องจะถูกส่งไปยังแหล่งข้อมูลภายนอกเท่านั้น

แหล่งข้อมูลต่อไปนี้จะอธิบายวิธีการออกแบบแม่แบบฟอร์มของคุณเพื่อให้ข้อมูลฟอร์มถูกส่งไปยังตำแหน่งที่ตั้งที่คุณเลือก

ขั้นตอนที่ 9: เปิดใช้งานฟีเจอร์ความปลอดภัย

คุณควรใช้นโยบายความปลอดภัยที่มีอยู่ขององค์กรของคุณเป็นรากฐานสำหรับตัวเลือกใดๆที่คุณทำเกี่ยวกับความปลอดภัยของเทมเพลตแบบฟอร์มของคุณและฟอร์มที่เกี่ยวข้อง

ถ้าคุณกำลังสร้างเทมเพลตแบบฟอร์มที่เข้ากันได้กับเบราว์เซอร์โปรดสังเกตว่าจำนวนของปัจจัยที่มีผลต่อความปลอดภัยของข้อมูลที่เก็บไว้บนเซิร์ฟเวอร์ที่ใช้InfoPath Forms Services บางคนจะถูกควบคุมโดยคุณและผู้อื่นจะถูกควบคุมโดยผู้ดูแลระบบของคุณซึ่งเป็นบุคคลที่ตั้งค่าและจัดการบัญชีผู้ใช้กำหนดสิทธิ์และช่วยให้ผู้ใช้ที่มีปัญหาในการเข้าถึงเครือข่ายหรือเซิร์ฟเวอร์ คุณอาจจำเป็นต้องประสานงานกับผู้ดูแลระบบเพื่อตั้งค่าตัวเลือกที่เหมาะสมสำหรับแม่แบบฟอร์มของคุณ

แหล่งข้อมูลต่อไปนี้จะอธิบายวิธีการออกแบบแม่แบบฟอร์มของคุณโดยคำนึงถึงความปลอดภัย

ขั้นตอนที่ 10: ลักษณะที่ปรากฏและลักษณะการทำงานของการทดสอบ

แผนการทดสอบของคุณจะขึ้นอยู่กับความซับซ้อนของแม่แบบฟอร์มของคุณและนโยบายที่มีอยู่ภายในองค์กรของคุณสำหรับการปรับใช้แม่แบบฟอร์ม แผนการทดสอบของคุณสามารถทำได้ง่ายเหมือนกับการแสดงตัวอย่างแม่แบบฟอร์มเพื่อทดสอบลักษณะการทำงานและลักษณะที่ปรากฏของฟอร์มที่ยึดตามเทมเพลตแบบฟอร์มของคุณ เมื่อปรับใช้แม่แบบฟอร์มที่มีขนาดใหญ่กว่าการทดสอบอย่างเป็นทางการอาจจำเป็นต้องใช้ ตัวอย่างเช่นคุณอาจต้องการดำเนินการทดสอบการใช้งานหรือจัดกำหนดการการปรับใช้ตัวนำร่องด้วยการสุ่มตัวอย่างของผู้ใช้

รหัสผ่านการทดสอบพื้นฐานส่วนใหญ่จะเกี่ยวข้องกับการแสดงตัวอย่างแม่แบบฟอร์มในหน้าต่างแสดงตัวอย่างใน InfoPath หน้าต่างแสดงตัวอย่างจะช่วยให้คุณสามารถดูฟอร์มของคุณได้ตามที่จะปรากฏให้กับผู้ใช้และใส่ข้อมูลในตัวควบคุมเพื่อทดสอบฟังก์ชันการทำงานของพวกเขา ซึ่งจะช่วยให้คุณสามารถตรวจสอบการจัดแนวและการจัดรูปแบบของตัวควบคุมได้ นอกจากนี้คุณยังสามารถทดสอบฟังก์ชันการทำงานของตัวควบคุมในฟอร์มของคุณได้อีกด้วย ตัวอย่างเช่นคุณสามารถใส่ข้อมูลลงในตัวควบคุมเพื่อให้แน่ใจว่าการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลสูตรกฎและการเชื่อมต่อข้อมูลจะทำงานตามที่คุณคาดหวัง ในหน้าต่างแสดงตัวอย่างคุณควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าเทมเพลตแบบฟอร์มของคุณว่างเปล่าและไม่มีข้อความที่ไม่สอดคล้องกันและตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีลักษณะที่ดีจากมุมมองภาพ

ในขณะที่คุณสามารถทำการทดสอบของคุณได้มากก่อนที่คุณจะประกาศและแจกจ่ายแม่แบบฟอร์มของคุณคุณควรทดสอบกับผู้ใช้เพื่อให้แน่ใจว่าเป็นไปตามความคาดหวังของพวกเขา คุณจะประกาศเทมเพลตแบบฟอร์มนำร่องและแจกจ่ายไปยังการสุ่มตัวอย่างของผู้ใช้อย่างน้อย ด้วยวิธีนี้คุณสามารถร้องขอคำติชมจากผู้ใช้จริงเกี่ยวกับการใช้งานโดยรวมของเทมเพลตแบบฟอร์มของคุณ จากนั้นคุณสามารถทำการเปลี่ยนแปลงใดๆที่จำเป็นก่อนที่จะประกาศเทมเพลตแบบฟอร์มไปยังผู้ชมที่กว้างขึ้น

แหล่งข้อมูลต่อไปนี้จะอธิบายวิธีการใช้บานหน้าต่างงานตัวตรวจสอบการออกแบบเพื่อทดสอบแม่แบบฟอร์มของคุณ

ด้านบนของเพจ

ขั้นตอนที่ 3: ปรับใช้

กระบวนการของการปรับใช้แม่แบบฟอร์มจะเกี่ยวข้องกับการประกาศแม่แบบฟอร์มเพื่อให้สามารถใช้งานได้บนเว็บ (สำหรับเทมเพลตแบบฟอร์มที่เข้ากันได้กับเบราว์เซอร์เท่านั้น) และทำให้ผู้ใช้ทราบเกี่ยวกับความพร้อมใช้งานของเทมเพลตแบบฟอร์ม ถ้าคุณวางแผนที่จะติดตั้งแม่แบบฟอร์มของคุณบนคอมพิวเตอร์ของผู้ใช้กระบวนการประกาศอาจยังเกี่ยวข้องกับการสร้างไฟล์การติดตั้งพิเศษ คุณสามารถประกาศเทมเพลตแบบฟอร์มไปยังตำแหน่งที่ตั้งจำนวนมากรวมถึงรายชื่อการแจกจ่ายอีเมลและเซิร์ฟเวอร์ที่ใช้InfoPath Forms Services หรือ Windows SharePoint Services

ถ้าคุณกำลังวางแผนที่จะเผยแพร่แม่แบบฟอร์มที่เข้ากันได้กับเบราว์เซอร์ไปยังเซิร์ฟเวอร์ที่ใช้งานInfoPath Forms Services คุณต้องเปิดใช้งานเบราว์เซอร์-เปิดใช้งานแม่แบบฟอร์มนอกเหนือจากการประกาศ ในหลายกรณีคุณสามารถดำเนินการขั้นตอนนี้ในระหว่างกระบวนการประกาศได้โดยการเลือกกล่องกาเครื่องหมายในตัวช่วยสร้างการประกาศ อย่างไรก็ตามถ้าเทมเพลตแบบฟอร์มของคุณมีฟีเจอร์บางอย่างเช่นโค้ดที่ได้รับการจัดการคุณจะไม่สามารถเปิดเบราว์เซอร์ได้ด้วยตัวคุณเอง คุณต้องบันทึกเทมเพลตแบบฟอร์มไปยังตำแหน่งที่ตั้งที่แชร์แล้วแจ้งให้ผู้ดูแลระบบฟาร์มทราบว่าพร้อมใช้งานสำหรับการตรวจทาน ผู้ดูแลระบบฟาร์มสามารถตรวจสอบได้ว่าแม่แบบฟอร์มไม่มีข้อผิดพลาดและคำเตือนอัปโหลดไปยังตำแหน่งที่ตั้งบนเว็บฟาร์มแล้วเปิดใช้งานในไซต์คอลเลกชัน บนเซิร์ฟเวอร์

แหล่งข้อมูลต่อไปนี้จะอธิบายขั้นตอนการประกาศและสิ่งที่แสดง

ด้านบนของเพจ

ขั้นตอนที่ 4: รักษา

การบำรุงรักษาแม่แบบฟอร์มจะเกี่ยวข้องกับการอัปเดตแม่แบบฟอร์มเมื่อจำเป็นและปล่อยเวอร์ชันใหม่ นอกจากนี้ยังเป็นความคิดที่ดีที่จะร้องขอคำติชมจากผู้ใช้ที่เกี่ยวกับการใช้งานการออกแบบของคุณเป็นระยะๆ เทมเพลตแบบฟอร์มยังคงตรงตามความต้องการของพวกเขาหรือมีความต้องการที่เปลี่ยนแปลงไปหรือไม่

เมื่อคุณประกาศแม่แบบฟอร์มที่คุณได้เปลี่ยนแปลง InfoPath สามารถอัปเดตได้ทั้งแม่แบบฟอร์ม (ไฟล์ xsn) และฟอร์มใดๆที่มีอยู่ (ไฟล์ .xml) ที่ยึดตามเทมเพลตแบบฟอร์มนั้น เมื่อผู้ใช้เปิดฟอร์มที่มีอยู่แล้วพวกเขาจะดาวน์โหลดสำเนาล่าสุดของแม่แบบฟอร์มและข้อมูลฟอร์มของพวกเขาจะได้รับการอัปเดตเพื่อให้ตรงกับเวอร์ชันนั้นโดยอัตโนมัติ ตามค่าเริ่มต้น InfoPath จะแทนที่แม่แบบฟอร์มเวอร์ชันที่เก่ากว่าด้วยเวอร์ชันล่าสุดโดยอัตโนมัติ คุณสามารถเลือกวิธีการอัปเดตที่คุณต้องการสำหรับการอัปเดตแบบฟอร์มผู้ใช้ที่มีอยู่

ถ้าคุณเป็นผู้ดูแลระบบฟาร์มสำหรับเซิร์ฟเวอร์ที่ใช้งานInfoPath Forms Services และคุณจำเป็นต้องอัปโหลดเวอร์ชันใหม่ของเทมเพลตฟอร์มที่ผู้ดูแลระบบอนุมัติ คุณสามารถกำหนดวิธีที่การเปลี่ยนแปลงระหว่างเวอร์ชันที่มีอยู่และเวอร์ชันที่อัปเกรดจะเกิดขึ้น ตัวอย่างเช่นคุณสามารถเลือกที่จะแทนที่แม่แบบฟอร์มที่มีเวอร์ชันที่ใหม่กว่าได้โดยไม่ก่อให้เกิดการสูญเสียข้อมูลแก่ผู้ใช้ที่กำลังกรอกฟอร์มของคุณในเบราว์เซอร์ นอกจากนี้ถ้าคุณมีเหตุผลที่น่าสนใจเช่นการแก้ไขการรักษาความปลอดภัยคุณสามารถเลือกที่จะเขียนทับแม่แบบฟอร์มได้ทันที

ถ้าคุณต้องการอัปเดตส่วนของเทมเพลตที่มีอยู่คุณสามารถเปิดได้ทำการเปลี่ยนแปลงที่จำเป็นให้บันทึกส่วนของเทมเพลตแล้วแจกจ่ายไปยังตัวออกแบบฟอร์มอีกครั้ง หลังจากที่ตัวออกแบบฟอร์มเพิ่มส่วนของเทมเพลตล่าสุดไปยังบานหน้าต่างงานตัวควบคุมพวกเขาสามารถใช้ได้ในแม่แบบฟอร์ม ถ้าพวกเขาเปิดแม่แบบฟอร์มที่มีส่วนของเทมเพลตที่เป็นเวอร์ชันที่เก่ากว่า InfoPath จะพร้อมท์ให้พวกเขาอัปเดตส่วนของเทมเพลตนี้ด้วยเวอร์ชันล่าสุด

แหล่งข้อมูลต่อไปนี้จะอธิบายรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการปรับเปลี่ยนและอัปเดตแม่แบบฟอร์มและส่วนของเทมเพลต

ด้านบนของเพจ

ขั้นตอนที่ 5: เก็บถาวร

องค์กรมักจะเก็บถาวรแม่แบบฟอร์มและฟอร์มเป็นขั้นตอนสุดท้ายในการออกแบบแบบฟอร์มวงจรชีวิต ถ้าคุณไม่จำเป็นต้องมีเทมเพลตแบบฟอร์มที่เฉพาะเจาะจงอีกต่อไปคุณอาจต้องการออกจากการใช้งานและเก็บสำเนาดิจิทัลของเทมเพลตแบบฟอร์มสำหรับระเบียนของคุณ นอกจากนี้คุณอาจต้องการรักษาข้อมูลที่เก็บรวบรวมไว้ในฟอร์มที่ยึดตามเทมเพลตแบบฟอร์มนั้น

หลายองค์กรทำตามแนวทางที่เข้มงวดเกี่ยวกับการจัดเก็บข้อมูลระยะยาวและการเก็บรักษาข้อมูลในคลังข้อมูล ตัวอย่างเช่นองค์กรอาจจำเป็นต้องเก็บระเบียนธุรกรรมของลูกค้าไว้ในไฟล์สำหรับจำนวนปีที่เฉพาะเจาะจง แนวทางการเก็บถาวรในองค์กรของคุณอาจถูกควบคุมโดยนโยบายภายในการปฏิบัติตามกฎระเบียบหรือทั้งสองอย่าง ในฐานะที่เป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการวางแผนคุณควรทราบว่านโยบายของคุณคืออะไร