สร้างโซลูชันตัวติดตามสินทรัพย์โดยใช้ InfoPath และ Excel

งาน 1: เปิดและกำหนดแม่แบบฟอร์มตัวติดตามสินทรัพย์เอง

เนื่องจากคุณไม่สามารถประกาศแม่แบบฟอร์มลงในรายการของผู้รับอีเมลได้ถ้ามีตัวควบคุมกล่องข้อความ rich ที่มีรูปภาพที่ลิงก์คุณจำเป็นต้องทำการเปลี่ยนแปลงเล็กน้อยกับฟอร์มเทมเพลตตัวอย่างของตัวอย่างการติดตามสินทรัพย์

1. บนเมนูไฟล์ให้คลิกออกแบบแม่แบบฟอร์ม

2. ในกล่องโต้ตอบการออกแบบแม่แบบฟอร์มภายใต้เปิดแม่แบบฟอร์มให้คลิกกำหนดตัวอย่างเอง

3. ในกล่องโต้ตอบการเริ่มต้นใช้งานให้คลิกตัวอย่างตัวติดตามสินทรัพย์จากนั้นภายใต้งานของฟอร์มให้คลิกออกแบบฟอร์มนี้

4. คลิกขวาที่ตัวควบคุมassetNotesชี้ไปที่คุณสมบัติกล่อง Rich textคลิกแท็บการแสดงผลจากนั้นภายใต้การจัดรูปแบบที่พร้อมใช้งานให้ล้างกล่องกาเครื่องหมายรูปภาพที่ลิงก์

งาน 2: กำหนดตัวเลือกส่ง

งานถัดไปคือการกำหนดตัวเลือกส่งเพื่อให้พนักงานสามารถส่งไฟล์ฟอร์มที่มีชื่อที่ไม่ซ้ำกัน (.xml) ไปยังบัญชีผู้ใช้อีเมลของผู้ทำการตัดสินใจเป็นไฟล์ที่แนบมาได้

1. บนเมนูเครื่องมือให้คลิกตัวเลือกส่ง

2. ในกล่องโต้ตอบตัวเลือกส่งให้เลือกกล่องกาเครื่องหมายอนุญาตให้ผู้ใช้ส่งฟอร์มนี้

3. คลิกส่งข้อมูลฟอร์มไปยังปลายทางเดียวจากนั้นในรายการให้คลิกอีเมล

4. คลิก เพิ่ม

   ตัวช่วยสร้างการเชื่อมต่อข้อมูลจะปรากฏขึ้น

5. ในกล่องถึงให้พิมพ์นามแฝงของผู้ให้การตัดสินใจที่จะได้รับฟอร์มที่ส่งทั้งหมด

6. เมื่อต้องการระบุบรรทัดชื่อเรื่องที่ไม่ซ้ำกันในกล่องชื่อเรื่องให้ใช้ดังนี้

   • คลิกแทรกสูตร

   • พิมพ์สูตรต่อไปนี้:

concat(my:employee/my:employeeName, my:employee/my:employeeDepartment)

• คลิกตรวจสอบสูตรแล้วคลิกตกลงสองครั้ง

• ในกล่องบทนำให้พิมพ์ข้อความที่เหมาะสมหรือเพิ่มคำแนะนำที่สำคัญสำหรับการแก้ไขปัญหานี้

• คลิก ถัดไป

• บนหน้าถัดไปของตัวช่วยสร้างให้คลิกส่งข้อมูลฟอร์มเป็นสิ่งที่แนบมาแล้วเลือกกล่องกาเครื่องหมายแนบแม่แบบฟอร์มเพื่อให้แน่ใจว่าผู้ใช้สามารถเปิดฟอร์มได้

  การดำเนินการนี้จะช่วยให้แน่ใจว่าพนักงานมีสิทธิ์เข้าถึงไฟล์แม่แบบฟอร์ม (xsn) ในกรณีที่พวกเขาไม่สามารถเข้าถึงได้จากตำแหน่งที่ตั้งเครือข่าย

• เมื่อต้องการระบุชื่อไฟล์ที่ไม่ซ้ำกันสำหรับแต่ละไฟล์ฟอร์ม (.xml) ในกล่องชื่อสิ่งที่แนบมา:

  1. คลิกแทรกสูตร

  2. พิมพ์สูตรเดียวกันกับหนึ่งในบรรทัดชื่อเรื่อง:

concat(my:employee/my:employeeName, my:employee/my:employeeDepartment)

1. คลิกตรวจสอบสูตรแล้วคลิกตกลงสองครั้ง

• คลิก ถัดไป

• บนหน้าถัดไปของตัวช่วยสร้างในกล่องใส่ชื่อสำหรับการเชื่อมต่อข้อมูลนี้ให้พิมพ์ชื่อที่เป็นคำอธิบายสำหรับการส่งการเชื่อมต่อข้อมูลนี้

• ตรวจสอบว่าข้อมูลถูกต้องในส่วนสรุปแล้วคลิกเสร็จสิ้น

• บันทึกฟอร์มลงในโฟลเดอร์เครือข่ายสาธารณะที่สามารถเข้าถึงได้ในการตัดสินใจและพนักงานทั้งหมด

ด้านบนของหน้า

งาน 1: แยกไฟล์ schema จาก InfoPath

1. ใน InfoPath ให้เปิดไฟล์เทมเพลตแบบฟอร์มตัวติดตามสินทรัพย์

2. บนเมนูเครื่องมือให้คลิกออกแบบฟอร์มนี้

3. บนเมนูไฟล์ให้คลิกบันทึกเป็นไฟล์ต้นฉบับ

4. ในกล่องโต้ตอบเรียกดูโฟลเดอร์ให้เลือกโฟลเดอร์หรือสร้างโฟลเดอร์ใหม่ที่คุณต้องการจัดเก็บไฟล์ schema

หมายเหตุตำแหน่งที่ตั้งของโฟลเดอร์ที่ไฟล์ต้นฉบับทั้งหมดได้รับการบันทึกและชื่อของไฟล์ schema ในกรณีนี้myschemaซึ่งมีข้อกำหนดของ schema ของข้อมูล XML ของฟอร์ม

งาน 2: แมปไฟล์ schema InfoPath ใน Excel

1. สร้างไฟล์ Excel ใหม่แล้วบันทึกไฟล์นั้นไปยังตำแหน่งที่ตั้งที่สามารถเข้าถึงได้ในที่ทำการตัดสินใจ

2. ใน Excel ถ้ามองไม่เห็นแท็บนักพัฒนาให้ทำดังต่อไปนี้:

   1. คลิก ปุ่ม Microsoft Office แล้วคลิก ตัวเลือกของ Excel

   2. ในประเภทที่เป็นที่นิยมภายใต้ตัวเลือกยอดนิยมสำหรับการทำงานกับ Excelให้เลือกกล่องกาเครื่องหมายแสดงแท็บนักพัฒนาใน Ribbonแล้วคลิกตกลง

      หมายเหตุ: Ribbon คือคอมโพเนนต์หนึ่งของ ส่วนติดต่อผู้ใช้ของ Microsoft Office Fluent

3. บนแท็บ นักพัฒนา ในกลุ่ม XML ให้คลิก แหล่งข้อมูล

   

   บานหน้าต่างงานแหล่ง XMLจะปรากฏขึ้น

4. คลิกแมป xmlจากนั้นในกล่องโต้ตอบแมป xmlให้คลิกเพิ่ม

5. บนคอมพิวเตอร์ที่ใช้ Windows Vista    

   1. ในแถบที่อยู่ให้คลิกไดรฟ์หรือโฟลเดอร์ที่มีไฟล์myschemaที่คุณสร้างในขั้นตอนที่2ของส่วนงาน 1: แยกไฟล์ schema จาก InfoPath

      บนคอมพิวเตอร์ที่ใช้ Microsoft Windows XP    

   2. ในรายการมองหาในให้คลิกไดรฟ์หรือโฟลเดอร์ที่มีไฟล์myschemaที่คุณสร้างในขั้นตอนที่2ของส่วนงาน 1: แยกไฟล์ schema จาก InfoPath

6. คลิกที่ไฟล์แล้วคลิก เปิด

7. เมื่อกล่องโต้ตอบหลายรากปรากฏขึ้นให้คลิกโหนassetTrackingรากที่กำหนดไว้ในไฟล์ Myschema แล้วคลิกตกลง

   แมป XML จะแสดงอยู่ในบานหน้าต่างงานแหล่ง xml

8. ลากns1:องค์ประกอบโหนดสินทรัพย์ซึ่งเป็นองค์ประกอบ XML ที่ทำซ้ำไปยังตำแหน่งที่ตั้งของเวิร์กชีตที่คุณต้องการให้ตาราง Excel ปรากฏขึ้น

   

งาน 3: กำหนดเค้าโครงของตาราง Excel เอง

ตามค่าเริ่มต้น Excel จะใช้ชื่อองค์ประกอบ XML เป็นส่วนหัวของคอลัมน์สำหรับตาราง อย่างไรก็ตามคุณสามารถเปลี่ยนส่วนหัวของคอลัมน์ได้โดยการแก้ไขเซลล์ส่วนหัวของคอลัมน์

1. เมื่อต้องการปรับเปลี่ยนส่วนหัวของคอลัมน์เริ่มต้นให้เลือกตาราง Excel ที่เลือกแล้วค้นหาคำนำหน้าสตริงที่ต่อไปนี้ns1: สินทรัพย์และเอาออก ตัวอย่างเช่นคุณจะเปลี่ยนns1: assetIDไปยังID

   

2. เมื่อต้องการปรับความกว้างของคอลัมน์ให้คลิกปุ่มเลือกทั้งหมดแล้วดับเบิลคลิกที่ขอบของส่วนหัวของคอลัมน์ใดก็ได้

ด้านบนของหน้า

งาน 1: ส่งออกฟอร์มจาก Outlook ไปยังโฟลเดอร์ Windows

1. ใน Outlook ให้เลือกโฟลเดอร์ที่มีฟอร์มทั้งหมดที่คุณได้รับจากพนักงานแล้วกด CTRL + A เพื่อเลือกข้อความอีเมลของฟอร์มทั้งหมด

2. คลิกขวาที่ส่วนที่เลือกชี้ไปที่การดำเนินการ InfoPathแล้วคลิกส่งออกฟอร์ม

3. ในกล่องโต้ตอบส่งออกฟอร์มให้เลือกโฟลเดอร์แล้วกดตกลง

งานที่ 2: นำเข้าฟอร์มลงใน Excel

1. ในเวิร์กบุ๊ก Excel ที่คุณสร้างขึ้นในขั้นตอนที่ 2: แมปไฟล์ schema และกำหนดเค้าโครงตารางใน excelให้เลือกเซลล์ที่แมปหนึ่งเซลล์ในตาราง excel

2. บนแท็บนักพัฒนาในกลุ่มXMLให้คลิกนำเข้า

   

   กล่องโต้ตอบนำเข้า XMLจะแสดงขึ้น

3. บนคอมพิวเตอร์ที่ใช้ Windows Vista    

   • ในแถบที่อยู่ให้คลิกโฟลเดอร์ที่มีไฟล์ข้อมูลแบบ XML (.xml) ที่สร้างขึ้นในงาน 1: ส่งออกฟอร์มจาก Outlook ไปยังโฟลเดอร์ Windows

     บนคอมพิวเตอร์ที่ใช้ Microsoft Windows XP    

   • ในรายการมองหาในให้คลิกโฟลเดอร์ที่มีไฟล์ข้อมูลแบบ XML (.xml) ที่สร้างขึ้นในงาน 1: ส่งออกฟอร์มจาก Outlook ไปยังโฟลเดอร์ Windows

4. เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

   • ถ้าไฟล์อยู่ติดกันให้กด SHIFT จากนั้นคลิกที่ไฟล์แรกและไฟล์สุดท้ายในรายการ

   • ถ้าไฟล์ไม่อยู่ติดกันให้กด CTRL แล้วคลิกแต่ละไฟล์ที่คุณต้องการนำเข้าในรายการ

5. คลิก นำเข้า

   

ตามค่าเริ่มต้น Excel จะเขียนทับข้อมูลที่มีอยู่ในเซลล์ที่แมปซึ่งเป็นผลลัพธ์ขั้นสุดท้ายที่คุณต้องการสำหรับโซลูชันทางธุรกิจนี้ อย่างไรก็ตามการตัดสินใจอาจเป็นตัวอย่างเช่นนำเข้าข้อมูลหลายครั้งเพื่อวัดความคืบหน้าก่อนกำหนดเวลาสิ้นสุดที่กำหนดไว้

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมให้ดูที่เชื่อมต่อกับไฟล์ XML

งาน 3: รีเฟรชรายงาน PivotTable และ PivotChart

• คลิกเซลล์ในรายงาน PivotTable

• บนแท็บตัวเลือกในกลุ่มข้อมูลให้คลิกลูกศรที่อยู่ถัดจากรีเฟรชทั้งหมดแล้วคลิกรีเฟรช

  

เวิร์กบุ๊ก Excel จะมีรายงานข้อมูลและรายงานสรุปทั้งหมดที่คุณจำเป็นต้องใช้เพื่อช่วยให้คุณจัดสรรงบประมาณอุปกรณ์สำหรับปีถัดไป แน่นอนว่าคุณสามารถทำการวิเคราะห์เพิ่มเติมในเวิร์กบุ๊ก Excel ของคุณได้ถ้าจำเป็นเช่นการเรียงลำดับการกรองหรือการจัดรูปแบบเงื่อนไขข้อมูล

ด้านบนของหน้า

ใช้รายการ SharePoint

จาก InfoPath คุณสามารถใช้รายการ SharePoint เป็นแหล่งข้อมูลแบบอ่านอย่างเดียวได้อย่างง่ายดาย คุณสามารถทำอย่างใดอย่างหนึ่งจากสองสิ่งต่อไปนี้

• จากรายการ SharePoint ให้ส่งออกข้อมูลไปยัง Excel ซึ่งจะสร้างการเชื่อมต่อข้อมูลใน Excel โดยอัตโนมัติ

• จาก Excel ให้สร้างการเชื่อมต่อข้อมูลไปยังรายการ SharePoint อย่างชัดเจน

เมื่อมีการสร้างการเชื่อมต่อข้อมูลแล้วคุณสามารถรีเฟรชข้อมูลใน Excel เพื่อเรียกคืนข้อมูลล่าสุดได้

คุณสามารถใช้รายการ SharePoint เพื่อเพิ่มและอัปเดตข้อมูลใช้ฟอร์ม InfoPath เพื่อแสดงรายการจากรายการ (ตัวอย่างเช่นรายการที่มีความซับซ้อนหรือยาวดีที่สุดที่แสดงในแนวตั้ง) แล้วใช้ Excel เพื่อวิเคราะห์ข้อมูลเพิ่มเติม

1. แสดงรายการเดียวเพื่อให้ง่ายต่อการรีวิวใน InfoPath

2. เพิ่มและอัปเดตข้อมูลในรายการ SharePoint

3. รีเฟรชและรายงานข้อมูลล่าสุดด้วย Excel

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมให้ดูที่การเพิ่มการเชื่อมต่อข้อมูลลงในไลบรารีเอกสารหรือรายการ SharePoint

ใช้ฐานข้อมูล Access

จาก InfoPath คุณสามารถสร้างการเชื่อมต่อแบบอ่าน/เขียนไปยังฐานข้อมูล Access จาก Excel คุณสามารถสร้างการเชื่อมต่อข้อมูลไปยังฐานข้อมูล Access ที่คุณสามารถรีเฟรชเพื่อเรียกคืนข้อมูลล่าสุดได้อย่างชัดเจน คุณยังสามารถกำหนดการเชื่อมต่อให้รีเฟรชโดยอัตโนมัติเมื่อเปิดเวิร์กบุ๊กหรือรีเฟรชเป็นระยะๆเช่นทุกๆ5นาที

คุณสามารถใช้ฐานข้อมูล Access เป็นตัวกลางระหว่าง InfoPath และ Excel เมื่อคุณส่งฟอร์ม InfoPath ไปยัง Access คุณจะต้องอัปเดตฐานข้อมูล Access เมื่อคุณรีเฟรชการเชื่อมต่อข้อมูลใน Excel คุณจะเรียกคืนข้อมูลที่อัปเดตจาก Access ในลักษณะพิเศษคุณจะส่งข้อมูลทางอ้อมจาก InfoPath ไปยังเวิร์กบุ๊ก Excel

1. แสดงและส่งฟอร์มไปยังฐานข้อมูล Access

2. จัดเก็บข้อมูลในฐานข้อมูล Access

3. รีเฟรชและรายงานข้อมูลล่าสุดด้วย Excel

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมให้ดูที่การออกแบบแม่แบบฟอร์มที่ยึดตามฐานข้อมูล Microsoft Access

ด้านบนของหน้า