เคล็ดลับ Outlook ใหม่สําหรับผู้ดูแลระบบและผู้รับมอบสิทธิ์ที่เป็นผู้บริหาร

ค้นหาเวลาและคําขอกิจกรรมในตัวบุคคล

เมื่อจัดกําหนดการการประชุม ให้คลิก ค้นหาเวลา เพื่อค้นหาช่วงเวลาที่เหมาะสมบนปฏิทินของผู้เข้าร่วมได้อย่างง่ายดาย คุณสามารถดูเวลาว่างได้โดยการโฮเวอร์บนไอคอนผู้เข้าร่วมประชุม

คุณยังสามารถร้องขอการเข้าร่วมด้วยตนเองได้โดยการเปิดการสลับเหตุการณ์แบบตัวต่อตัว คุณยังคงสามารถเพิ่มลิงก์การประชุม Teams สําหรับผู้เข้าร่วมที่อาจไม่สามารถเข้าร่วมด้วยตนเองได้

จัดกําหนดการเหตุการณ์ด้วยตนเองใน Outlook

ใช้ระบบจัดการกําหนดการ

ใช้ระบบจัดการกําหนดการเพื่อค้นหาเวลาสําหรับการประชุมได้อย่างง่ายดาย ใน Outlook ใหม่ คุณสามารถดูโซนเวลาของผู้เข้าร่วมและจัดกําหนดการป้ายชื่อในระบบจัดการกําหนดการ
โปรดทราบว่าโซนเวลาของผู้เข้าร่วมจะแสดงต่อเมื่อมีผู้เข้าร่วมประชุมอย่างน้อยหนึ่งคนอยู่ในโซนเวลาอื่น

ใช้ระบบจัดการกําหนดการเพื่อช่วยจัดกําหนดการการประชุมของคุณ

การประชุมออนไลน์โดยอัตโนมัติ

ใน Outlook ใหม่ การประชุมทั้งหมดจะออนไลน์อยู่ตามค่าเริ่มต้น การสลับการประชุม Teams จะเปิดอยู่เมื่อคุณเพิ่มผู้เข้าร่วมลงในการประชุม ไม่เหมือนกับ Outlook แบบคลาสสิก ลิงก์และรายละเอียดการประชุม Teams จะถูกเพิ่มหลังจากส่งคําเชิญ จากนั้นคุณสามารถดูคําเชิญเข้าร่วมประชุมเพื่อดูและคัดลอกรายละเอียดการประชุม Teams ได้
เรากําลังทํางานเพื่ออัปเดตลักษณะการทํางานนี้และสร้างลิงก์การประชุมล่วงหน้าเพื่อให้คุณเห็นประสบการณ์การใช้งานตรงกับ Outlook แบบคลาสสิกในอนาคต

ถ้าคุณกําลังใช้ผู้ให้บริการการประชุมออนไลน์ของบริษัท^อื่น เช่น Zoom หรือ Cisco WebEx คุณจะเห็นผู้ให้บริการเหล่านั้นเป็นตัวเลือกผู้ให้บริการการประชุมในการตั้งค่านี้ หากคุณได้ติดตั้ง Add-in ของเว็บไว้แล้ว

ทําให้ทุกการประชุมเป็นแบบออนไลน์

ซ่อนรายชื่อผู้เข้าร่วม

ขณะนี้คุณสามารถเลือกที่จะซ่อนรายชื่อผู้เข้าร่วมไม่ให้ผู้ใช้ที่ได้รับคําเชิญเข้าร่วมการประชุมเห็นได้แล้ว เมื่อสร้างการประชุมใหม่ ให้เลือก ตัวเลือกการตอบกลับ และคลิก ซ่อนรายชื่อผู้เข้าร่วม

ผู้เข้าร่วมสามารถเพิ่มห้องได้

ใน Outlook ใหม่ ผู้เข้าร่วมประชุมสามารถเพิ่มห้องโดยการส่งต่อคําเชิญเข้าร่วมประชุมไปยังห้องที่เกี่ยวข้อง จากนั้นผู้เข้าร่วมประชุมทั้งหมดจะสามารถมองเห็นห้องประชุมได้

แก้ไขเหตุการณ์ในชุดเหตุการณ์

Outlook ใหม่สําหรับ Windows มีตัวเลือกต่อไปนี้สําหรับการแก้ไขชุดการประชุม:

1. เหตุการณ์นี้: Updates เฉพาะอินสแตนซ์ที่เลือกของชุดการประชุมเท่านั้น

2. เหตุการณ์นี้และเหตุการณ์ที่ตามมาทั้งหมด: Updates อินสแตนซ์ที่เลือกและเหตุการณ์ในอนาคตทั้งหมดในชุดข้อมูล โดยไม่เปลี่ยนแปลงอินสแตนซ์ในอดีต (ตัวเลือกนี้ไม่พร้อมใช้งานใน Outlook แบบคลาสสิกสําหรับ Windows)

3. เหตุการณ์ทั้งหมดในชุดเหตุการณ์: Updates ทุกอินสแตนซ์ในชุดการประชุม

   เปลี่ยนการนัดหมาย การประชุม หรือเหตุการณ์ใน Outlook

ทําซ้ําการประชุม

คลิกขวาที่เหตุการณ์บนพื้นผิวปฏิทิน แล้วเลือก ทําซ้ําเหตุการณ์ เพื่อทําซ้ํา

เพิ่มโซนเวลาหลายโซนในปฏิทิน

จัดการการประชุมในโซนเวลาต่างๆ ได้อย่างง่ายดายใน Outlook ใหม่ Outlook ใหม่ช่วยให้คุณสามารถเพิ่มโซนเวลาได้สูงสุด 20 โซนในปฏิทิน ในขณะที่ Outlook แบบคลาสสิกอนุญาตให้เพิ่มโซนเวลาได้เพียง 3 โซนเท่านั้น

จัดการการตั้งค่าโซนเวลาใน Outlook

ใช้ประเภทของผู้บริหารในปฏิทิน

เลือกเหตุการณ์ค้างไว้ (หรือคลิกขวา) ในมุมมองปฏิทิน และเลือก จัดประเภท เพื่อนําประเภทของผู้บริหารไปใช้ เราวางแผนที่จะอนุญาตให้ผู้ดูแลระบบของผู้บริหารแก้ไข รายการโปรด และลบประเภทของผู้บริหารในอนาคต

ใช้ประเภทปฏิทินและตัวเตือนใน Outlook

รับการแจ้งเตือนปฏิทินที่แชร์

ใน Outlook ใหม่ ผู้ใช้สามารถเลือกรับการแจ้งเตือนเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงเหตุการณ์ในปฏิทินที่แชร์ได้ ความสามารถนี้ได้รับการขยายไปยังทั้งผู้บริหารและผู้รับมอบสิทธิ์

คุณสามารถเลือกปฏิทินที่คุณต้องการเลือกรับการแจ้งเตือนได้จาก การตั้งค่า> ปฏิทิน > ปฏิทินที่แชร์> การอัปเดตปฏิทิน

รับการแจ้งเตือนจากปฏิทินที่แชร์ใน Outlook

ไม่ต้องส่งการตอบสนองที่ติดตาม RSVP

ใน Outlook แบบคลาสสิก ถ้าผู้ใช้เลือก ไม่ส่งการตอบกลับ ในขณะที่ RSVPing ผู้จัดการประชุมจะไม่สามารถติดตาม RSVP แต่ละรายการได้

อย่างไรก็ตาม ใน Outlook ใหม่ ถ้าผู้ใช้ยกเลิกการเลือก ตัวจัดระเบียบอีเมล ในขณะที่ RSVPing แม้ว่าจะไม่มีอีเมลตอบกลับที่มองเห็นได้ที่ส่งไปยังผู้จัด ประชุมจะยังคงสามารถติดตามได้ว่า RSVP ตราบใดที่ผู้จัดประชุมและผู้เข้าร่วมประชุม RSVPing อยู่ในผู้เช่า M365 (หรือองค์กร) เดียวกัน

เราวางแผนที่จะสนับสนุนการติดตาม RSVP ข้ามผู้เช่าที่แตกต่างกันในอนาคต

รักษาการประชุมที่ถูกปฏิเสธในปฏิทินและการประชุม RSVP ในกล่องจดหมายเข้า

รักษาการประชุมที่ถูกปฏิเสธในปฏิทินเพื่อให้คุณสามารถทราบได้ และอัปเดต RSVP ในภายหลังถ้าจําเป็น สามารถเปิดใช้งานได้โดยเลือกกล่องกาเครื่องหมาย การตั้งค่า > ปฏิทิน > เหตุการณ์และคําเชิญ และคลิกที่กล่องกาเครื่องหมาย บันทึกเหตุการณ์ที่ถูกปฏิเสธ

การประชุมที่ได้รับการ RSVP จะสามารถเก็บไว้ในกล่องจดหมายเพื่อให้คุณสามารถค้นหาได้อย่างง่ายดายในภายหลัง การดําเนินการนี้สามารถทําได้จาก การตั้งค่า > ปฏิทิน > เหตุการณ์และคําเชิญ > คําเชิญจากบุคคลอื่น และเลือกลบคําเชิญจากกล่องขาเข้าหลังจากตอบกลับ
การตั้งค่าเหล่านี้จะต้องเปิดใช้งานบนกล่องจดหมายของผู้บริหารเพื่อให้พวกเขาเคารพในปฏิทินผู้รับมอบสิทธิ์และโฟลเดอร์กล่องจดหมายเข้าตามลําดับ

แสดงการประชุมที่ถูกปฏิเสธในปฏิทินของฉัน

ติดตามการประชุมที่คุณไม่สามารถเข้าร่วมได้

ตัวเลือก RSVP ใหม่ทําให้คุณสามารถแจ้งให้ผู้จัดการประชุมทราบว่าคุณไม่สามารถเข้าร่วมได้ แต่ต้องการรับการแจ้งเตือน คุณจะยังคงสามารถเข้าถึงการแชทของการประชุม และการบันทึกและบันทึกย่อการประชุมใดๆ ถ้าพร้อมใช้งาน เขาเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการได้รับข้อมูลเกี่ยวกับการอภิปรายที่คุณหรือผู้บริหารของคุณจะไม่สามารถเข้าร่วมได้

ติดตามการประชุมใน Outlook

RSVP แบบตัวต่อตัวหรือแบบเสมือน

เมื่อคุณต้องการทราบจํานวนคนที่จะเข้าร่วมเหตุการณ์แบบตัวต่อตัวหรือแบบเสมือน ให้สร้างเหตุการณ์ที่เข้าร่วมด้วยตนเองโดยการเปิดการสลับ เหตุการณ์ด้วยตนเอง ถัดจากเขตข้อมูลตําแหน่งที่ตั้ง แม้ว่าคุณจะทําเครื่องหมายกิจกรรมเป็น "แบบตัวต่อตัว" คุณยังสามารถเพิ่มการประชุม Teams สําหรับผู้ที่ไม่สามารถเข้าสู่สํานักงานและยังต้องการเข้าร่วมได้

ขณะนี้ผู้รับจะเห็นตัวเลือก RSVP สําหรับ ใช่ แบบตัวต่อตัวใช่ แบบเสมือน และ ใช่ โดยไม่มีข้อมูลการเข้าร่วม

ส่งการอัปเดตไปยังผู้เข้าร่วมที่เพิ่ม/นําออกแล้ว

ขณะนี้คุณสามารถส่งการอัปเดตการประชุม ไปยังผู้เข้าร่วมประชุมที่เพิ่ม/นําออกเท่านั้น แทนที่จะส่งให้ทุกคนในรายชื่อผู้รับ

เปลี่ยนการนัดหมาย การประชุม หรือเหตุการณ์ใน Outlook

ลากแล้วปล่อยอีเมลและสิ่งที่แนบมา

Outlook ใหม่สนับสนุนการลากและวางจดหมายและสิ่งที่แนบมาลงในฟอร์มการประชุมเพื่อให้เวิร์กโฟลว์ของคุณมีประสิทธิภาพ

ตัวกรองจดหมายและกฎสําหรับผู้ดูแลระบบผู้บริหาร

ใน Outlook ใหม่ ผู้ดูแลระบบระดับผู้บริหารสามารถใช้ตัวกรองอีเมล มีปฏิทินคําเชิญ เพื่อให้ค้นหาคําเชิญเข้าร่วมการประชุมได้อย่างง่ายดาย

คุณยังสามารถตั้งค่ากฎอีเมล ที่ได้รับสําหรับบุคคลอื่น สําหรับบัญชีของผู้บริหารของคุณ และย้ายอีเมลไปยังโฟลเดอร์แยกต่างหากและจัดประเภทได้ตามที่คุณต้องการโดยอัตโนมัติ

จัดการข้อความอีเมลโดยใช้กฎใน Outlook

ลากและวางอีเมลเพื่อสร้างงาน

ติดตามสิ่งต่างๆ ได้อย่างง่ายดายโดยการลากอีเมลไปยัง วันของฉัน เพื่อเปลี่ยนอีเมลให้เป็นงาน

จัดการข้อความอีเมลโดยใช้กฎใน Outlook

ปักหมุดอีเมลเพื่อการเข้าถึงด่วน

ตอนนี้คุณสามารถปักหมุดอีเมลให้ปรากฏที่ด้านบนของกล่องขาเข้าของคุณ เพื่อประหยัดเวลาในการย้อนกลับไปและค้นหา โฮเวอร์หรือคลิกขวาที่อีเมล แล้วเลือก ปักหมุด เพื่อปักหมุด

กําหนดเวลาที่จะส่งอีเมล

ในโลกการทํางานแบบไฮบริดของวันนี้ วันของคุณอาจเป็นคืนของบุคคลอื่น ดังนั้นคุณจึงไม่ต้องการส่งอีเมลไปยังบุคคลกลางดึก ด้วย Outlook ใหม่ คุณสามารถส่งอีเมลเมื่อคุณต้องการได้ง่ายๆ เพียงเลือกลูกศรดรอปดาวน์ที่อยู่ถัดจาก ส่ง แล้วเลือก จัดกําหนดการส่ง

หน่วงเวลาหรือจัดกําหนดการส่งข้อความอีเมลใน Outlook

เลื่อนการเตือนอีเมล

ด้วยฟีเจอร์เลื่อนการเตือน คุณสามารถกําหนดเวลาให้อีเมลถูกส่งไปยังกล่องขาเข้าของคุณอีกครั้ง ได้ จะปรากฏขึ้นในเวลาที่คุณต้องการ เพื่อให้คุณสามารถจัดการได้เมื่อถึงเวลาที่เหมาะสมสําหรับคุณ เพียงคลิกขวาที่ข้อความใดก็ได้ แล้วเลือก เลื่อนการเตือน หรือเลือก เลื่อนการเตือน จาก Ribbon จากนั้นเลือกเวลาที่คุณต้องการให้จัดส่ง

ยกเลิกการส่งเวลา

Outlook ใหม่มีตัวเลือกเพื่อเลิกทําการส่ง หลังจากที่คุณส่งจดหมาย คุณจะเห็นตัวเลือกการเลิกทําเป็นเวลา 10 วินาที คุณสามารถนําทางไปยัง การตั้งค่า > จดหมาย > Compose และ ตอบกลับ > เลิกทําการส่ง เพื่อจัดการการตั้งค่านี้

ตั้งค่าไม่อยู่ที่สํานักงาน

คุณสามารถตั้งค่า การตอบกลับอัตโนมัติ สําหรับเมื่อคุณไม่อยู่ที่สํานักงาน คุณยังสามารถบล็อกปฏิทินของคุณและปฏิเสธการประชุมใหม่โดยอัตโนมัติจากประสบการณ์การใช้งานนี้ เมื่อต้องการตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติ ให้นําทางไปยัง การตั้งค่า > บัญชีผู้ใช้ > การตอบกลับอัตโนมัติ

ตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติ (ไม่อยู่ที่สํานักงาน)

ใช้จดหมายเวียน

Outlook ใหม่ สนับสนุนความสามารถพื้นฐานของจดหมายเวียน จาก จดหมายใหม่ ให้เลือกดรอปดาวน์ ส่ง แล้วเลือก เริ่มจดหมายเวียน ผู้รับทุกคนจะได้รับสําเนาของอีเมลโดยไม่มีผู้รับรายอื่นแสดงอยู่ในรายการ

จดหมายเวียนขั้นสูงจะมาเร็วๆ นี้ และจะอนุญาตให้มีเขตข้อมูลตัวแปรในอีเมลที่สามารถใส่ค่าที่กําหนดไว้ในรายการได้ ติดตามรายการแผนการทํางานนี้เพื่อดูรายละเอียดเพิ่มเติม