ใช้จดหมายเวียนใน Word เพื่อส่งข้อความอีเมลจํานวนมาก

เมื่อต้องการส่งอีเมลจํานวนมากผ่านทางจดหมายเวียน คุณต้องติดตั้งโปรแกรมอีเมลที่เข้ากันได้กับ MAPI ไว้แล้ว เช่น Outlook หรือ Gmail

กระบวนการต่อไปนี้ถือว่าคุณมีข้อความที่คุณต้องการส่งที่สร้างไว้แล้วเพื่อเปิดใน Microsoft Word

ไปที่ การส่งจดหมาย > เริ่มจดหมายเวียน > ข้อความอีเมล

รายชื่อผู้รับจดหมายคือแหล่งข้อมูลของคุณ สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ แหล่งข้อมูลที่คุณสามารถใช้สําหรับจดหมายเวียน

เคล็ดลับ

ถ้าคุณไม่มีรายชื่อผู้รับจดหมาย คุณจะสามารถสร้างได้ระหว่างจดหมายเวียน
ถ้าคุณกําลังใช้สเปรดชีต Excel เป็นแหล่งข้อมูลของคุณ ให้จัดรูปแบบรหัสไปรษณีย์เป็นข้อความเพื่อหลีกเลี่ยงการลบเลขศูนย์นําหน้าโดยอัตโนมัติ สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู จัดรูปแบบตัวเลข วันที่ และค่าอื่นๆ ของจดหมายเวียนใน Excel
ถ้าคุณต้องการใช้ที่ติดต่อ Outlook ของคุณเป็นแหล่งรายการ ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่า Outlook เป็นโปรแกรมอีเมลเริ่มต้นของคุณ และเป็นรุ่นเดียวกับ Word

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าแหล่งข้อมูลของคุณมีคอลัมน์สําหรับที่อยู่อีเมล และมีที่อยู่อีเมลสําหรับผู้รับที่ต้องการทุกคน

ไปที่ การส่งจดหมาย > เลือกผู้รับ
เลือกแหล่งข้อมูล สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ แหล่งข้อมูลที่คุณสามารถใช้สําหรับจดหมายเวียน
เลือก ไฟล์ > บันทึก

เมื่อต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการแก้ไข การเรียงลําดับ หรือการกรองรายชื่อผู้รับจดหมายของคุณ ให้ดูที่ จดหมายเวียน: แก้ไขผู้รับ

ไปที่ การส่งจดหมาย > บรรทัดแสดงคำทักทาย
เลือกรูปแบบ
เลือก ตกลง เพื่อแทรกเขตข้อมูลผสาน
เลือก ไฟล์ > บันทึก

คุณสามารถเพิ่มเขตข้อมูลอื่นๆ จากแหล่งข้อมูลไปยังข้อความอีเมลของคุณได้ สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับสิ่งนี้ ให้ดูที่ แทรกเขตข้อมูลจดหมายเวียน

หมายเหตุ: หลังจากแทรกเขตข้อมูล คุณจะต้องจัดรูปแบบอีเมลของคุณด้วยตนเอง

เมื่อต้องการเรียนรู้วิธีการแก้ไขส่วนที่หายไปของที่อยู่หรือเขตข้อมูลอื่นๆ ให้ดู จดหมายเวียน: จับคู่เขตข้อมูล

เมื่อต้องการเปลี่ยนฟอนต์ ขนาด หรือระยะห่างของเนื้อหาที่ผสาน ให้เลือกชื่อเขตข้อมูลผสานและทําการเปลี่ยนแปลงที่จําเป็น

เลือกแสดงตัวอย่างผลลัพธ์ แล้วเลือกถัดไป หรือก่อนหน้า เพื่อดูชื่อและที่อยู่ในเนื้อความจดหมายของคุณ
เลือก เสร็จสิ้นและผสาน > ส่งข้อความอีเมล
ในกล่อง ถึง ให้เลือกคอลัมน์ที่อยู่อีเมลหรือเขตข้อมูลจากรายชื่ออีเมลของคุณ

หมายเหตุ: Word ส่งข้อความส่วนตัวถึงแต่ละที่อยู่อีเมล คุณไม่สามารถสําเนาถึงหรือสําเนาลับถึงผู้รับอื่น คุณไม่สามารถเพิ่มสิ่งที่แนบมา แต่คุณสามารถรวมลิงก์ได้
ในกล่อง บรรทัดชื่อเรื่อง ให้พิมพ์ บรรทัดชื่อเรื่อง ของข้อความ
ในกล่อง รูปแบบจดหมาย ให้เลือก HTML (การตั้งค่าเริ่มต้น) หรือเลือก ข้อความธรรมดา เพื่อส่งเอกสารเป็นเนื้อหาของข้อความอีเมล
ภายใต้ ส่งระเบียน ให้เลือกอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้
- ระเบียนทั้งหมด (ค่าเริ่มต้น)
- ระเบียนปัจจุบัน จะมีเพียงเฉพาะระเบียนที่อยู่บนหน้าจอของคุณเท่านั้นที่ส่งข้อความ
- จาก และ ถึง ส่งเฉพาะช่วงของระเบียนเท่านั้น
เลือก ตกลง เพื่อใช้จดหมายเวียน

ไปที่ ไฟล์ > บันทึก เมื่อคุณบันทึกเอกสารหลัก คุณจะบันทึกการเชื่อมต่อไปยังแหล่งข้อมูลด้วย หากต้องการใช้ซ้ำ ให้เปิดเอกสารแล้วตอบ ใช่ เมื่อได้รับพร้อมท์เพื่อรักษาการเชื่อมต่อกับแหล่งข้อมูล