Demystifying channels in Microsoft Teams

1. ทุกทีมมีแชนเนลทั่วไป

ตามค่าเริ่มต้นแล้วทุกทีมจะมีหนึ่งแชนเนล: ทั่วไป ซึ่งจะแสดงเป็นอันดับแรกในรายการแชนเนลของทีมเสมอ และไม่สามารถลบได้ (ทุกทีมต้องมีอย่างน้อยหนึ่งแชนเนล) มีหลายรูปแบบในวิธีการใช้งานแชนเนลทั่วไป

ในทีมใหญ่ Microsoft Teams เราไม่ได้ใช้งานแชนเนลทั่วไปมากนัก การสนทนาและกิจกรรมแชนเนลอื่นๆ มักจะเกิดขึ้นในแชนเนลเฉพาะกลุ่มกว่านี้ ดังนั้น แชนเนลทั่วไปจะทำงานเป็นเหมือนบันทึกว่าใครเข้าร่วม ใครออกจากองค์กรใน Teams เพราะผู้ดูแลระบบธุรกิจของเราคอยอัปเดตข้อมูลดังกล่าวอยู่ตลอด ในทีมที่เล็กกว่าซึ่งสนใจเรื่องเฉพาะทางกว่า แชนเนลทั่วไปอาจเป็นที่หลักที่มีการสนทนาและประกาศ ทั้งสองแบบนี้ต่างก็ใช้ได้ทั้งนั้น

2. แสดงเฉพาะแชนเนลที่คุณต้องการ แล้วซ่อนอันอื่นๆ

หลังจากแชนเนลทั่วไปแล้ว ที่เหลือจะเรียงลำดับตามตัวอักษร คุณไม่สามารถเปลี่ยนลำดับได้ ทั้งนี้เพื่อให้รายการแชนเนลของเราจัดการได้ง่าย เราจะแสดงแชนเนลที่เราต้องการพิจารณามากขึ้นแล้วซ่อนแชนเนลที่สำคัญน้อยกว่านี้ไปยังงานประจำวันของเรา ซึ่งสามารถทำได้โดยการเลือก ตัวเลือกเพิ่มเติม ที่อยู่ข้างๆ แชนเนล แล้วเลือก แสดง หรือ ซ่อน

นอกจากนี้ยังมีอีกหลายวิธีในการปรับเปลี่ยนชนิดและความถี่ของการแจ้งเตือนที่เราได้รับจากแชนเนล เราจะพูดถึงเรื่องนี้ในภายหลังของชุดบทความนี้

3. มีการประชุมที่เป็นกิจวัตรในแชนเนล

คุณจะบ่นอย่างไรก็ได้ถึงเรื่องการประชุมที่เป็นกิจวัตร แต่นั่นก็เป็นหนึ่งในส่วนที่สนุกที่สุด ได้งานมากที่สุดในสัปดาห์การทำงานของเรา ทำไมถึงเป็นเช่นนั้น ก่อนจะมี Teams ข้อมูลการประชุมอาจกระจัดกระจายไปทั่ว: ระเบียบวาระการประชุมและไฟล์ที่เกี่ยวข้องอาจแชร์กันในการเชิญเข้าร่วมประชุม การสนทนาเพื่อติดตามผลอาจเกิดขึ้นในอีเมล หรืออยู่ในหลายเธรดอีเมล โดยแต่ละคนก็อยู่กันในแต่ละที่ และถ้าคุณสามารถบันทึกได้ ก็ขอให้โชคดีกับการหาที่ที่จะให้ทุกคนสามารถเข้าถึงบันทึกนั้นได้

การจัดประชุมที่เป็นกิจวัตรของเราในแชนเนลได้แก้ปัญหาดังกล่าว ในแชนเนลทุกคนสามารถเห็นการประชุมในบริบทของการสนทนาโดยไม่ต้องเหนื่อยเพิ่ม ประโยชน์น่ะหรือ ไฟล์ที่แชร์จะเก็บอยู่ในแชนเนล บันทึกย่อและบันทึกจะแนบมากับการประชุมในแชนเนล และหาข้อมูลหลังจบประชุมแล้วได้ง่ายกว่าเดิม ทั้งคนเข้าร่วมประชุมและผู้ที่ต้องการดูว่าเรื่องไปถึงไหนแล้ว ไม่มีใครต้องทำอะไรเพิ่มเพื่อให้งานเดิน

ดูวิธีจัดกำหนดการประชุมแชนเนลโดยเริ่มที่เวลา 1:25 ในวิดีโอจัดการการประชุม

4. ตั้งชื่อแชนเนลเพื่อให้ผู้คนแยกแยะได้

เมื่อเราดูกันที่รายการแชนเนลในทีม เราคือคนเก็บของป่าล่าสัตว์ผู้อาศัยสัญชาตญาณ เราต้องบอกได้ในชั่วพริบตาว่าอะไรอร่อยมากพอจะติดตามหรือว่าเราควรหันไปสนใจอย่างอื่นแทน ดังนั้นเราจะไม่พิจารณาความแตกต่างระหว่าง "การโทรและเสียง" "การโทรและการประชุม" และ "การโทร" ให้ดีพอ ถ้าเราไม่อาจบอกได้ว่าอย่างไหนคืออันที่เราต้องการ เราก็คงจะข้ามไปเรื่องอื่น ซึ่งหมายความว่าเราอาจพลาดอะไรไปได้ เมื่อเราตั้งชื่อแชนเนล เราย่อมพยายามใช้ชื่อที่บรรยายหัวข้อได้ชัดเจนและย่อมตั้งให้แตกต่างจากอันอื่นๆ ง่ายๆ คือ การตั้งชื่อตามความรู้สึกนั้นดีที่สุด

เมื่อเราดูกันที่รายการแชนเนลในทีม เราคือคนเก็บของป่าล่าสัตว์ผู้อาศัยสัญชาตญาณ…
ง่ายๆ คือ การตั้งชื่อตามความรู้สึกนั้นดีที่สุด

ทีมวิจัยของเราได้เห็นลูกค้าผู้มีเค้าโครงแชนเนลมาตรฐานสำหรับโครงการที่ทำซ้ำได้ เช่น ทีมไคลเอ็นต์และทีมเหตุการณ์ เช่น ครูบางคนต้องการให้คลาสของตนมีแชนเนลชุดเดียวกันเพราะเจอโครงสร้างที่ได้ผลดี ลองดูคลาสวิชาคณิต ม. 1 นี้ที่มีแชนเนลต่างๆ สำหรับแต่ละหน่วย:

5. วางแอปในแท็บตรงด้านบนของแชนเนล

ถัดไป: ให้บุคคลเข้าร่วมกับคุณใน Teams