ใช้บทความนี้เป็นภาพรวมของแนวคิดและแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสําหรับรูปแบบการควบคุมของไซต์ของคุณ ถ้าคุณเป็นเจ้าของไซต์ ให้สร้างรูปแบบการควบคุมเพื่อจัดการนโยบาย กระบวนการ บทบาท และความรับผิดชอบของไซต์ของคุณ โมเดลเช่นนี้จะช่วยให้คุณจัดการวิธีที่ผู้คนใช้ไซต์ของคุณ ตัวอย่างเช่น คุณอาจต้องการเช็คเอาท์ไฟล์เพื่อให้ผู้ใช้หลายคนไม่พยายามแก้ไขไฟล์ในเวลาเดียวกัน
หมายเหตุ
กฎการแชร์และสิทธิ์จํานวนมากจะถูกกําหนดโดยผู้ดูแลระบบ SharePoint ของคุณ ใช้บทความนี้เป็นคู่มือพื้นฐานเพื่อทําความเข้าใจว่าคุณสามารถควบคุมอะไรในฐานะเจ้าของไซต์ได้บ้าง ร่วมมือกับผู้ดูแลระบบ SharePoint ของคุณเพื่อทําการเปลี่ยนแปลงกลยุทธ์การควบคุมขององค์กรของคุณ
บทบาทและความรับผิดชอบในการสนับสนุนไซต์
การกําหนดบทบาทและความรับผิดชอบในขณะที่ วางแผน และ สร้าง ไซต์ของคุณจะช่วยลดความจําเป็นในการล้างหรือจัดระเบียบไซต์เมื่อสมาชิกเจ้าหน้าที่หมุนเข้าหรือออกจากทีม การควบคุมไซต์ควรพิจารณารวมถึงแผนสําหรับการฝึกอบรมผู้ใช้ การตรวจสอบการใช้งานไซต์ การตรวจสอบเนื้อหา และการสื่อสารความคาดหวังให้สมาชิกทีมที่จัดการไซต์
พิจารณาจัดลําดับความสําคัญและกําหนดสิ่งต่อไปนี้:
- การฝึกอบรมไซต์สําหรับเจ้าของไซต์: ให้การนําทาง พื้นฐาน การค้นหา และการฝึกอบรมการจัดการเอกสารสําหรับเจ้าของไซต์ใหม่
- การสนับสนุนไซต์: มอบหมายผู้เชี่ยวชาญไซต์ที่ได้รับมอบหมายในทีมของคุณเพื่อแก้ไขปัญหาและเป็นผู้ประสานงานกับผู้ดูแลระบบ SharePoint
- แนวทางการสร้างไซต์และการใช้งาน: บ่อยครั้งที่องค์กรได้กําหนดนโยบายของบริษัทเกี่ยวกับการสร้างไซต์ ระบุลิงก์ล่าสุดไปยังแนวทางที่เหมาะสม ให้ข้อมูลที่ติดต่อสําหรับเจ้าของไซต์และผู้เขียนเนื้อหาในกรณีที่พวกเขาต้องการความช่วยเหลือ
- การเผยแพร่และการตรวจสอบเนื้อหา: วางแผนในการตรวจสอบไซต์และเนื้อหาของหน้าได้บ่อยเท่าที่จําเป็นเพื่อทําให้ไซต์มีความเกี่ยวข้อง สร้างกําหนดการการตรวจสอบและกําหนดเจ้าของเนื้อหาสําหรับรายการและไลบรารีขนาดใหญ่
กลุ่ม SharePoint เริ่มต้น
| ชื่อเรื่อง | ระดับสิทธิ์เริ่มต้น | ใช้สําหรับ |
|---|---|---|
| เจ้าของ | ควบคุมทั้งหมด | People ผู้ที่ต้องสามารถจัดการสิทธิ์ การตั้งค่า และลักษณะที่ปรากฏของไซต์ได้ |
| สมาชิก | แก้ไขและสนับสนุน | People ผู้ที่ต้องสามารถแก้ไขเนื้อหาของไซต์ได้ ระดับสิทธิ์จะขึ้นอยู่กับเทมเพลตไซต์ที่ใช้สร้างไซต์ |
| ผู้เยี่ยมชม | อ่านอย่างเดียว | People บุคคลที่ต้องสามารถดูเนื้อหาของไซต์ได้ แต่ไม่สามารถแก้ไขได้ |
การควบคุมไซต์สมัยใหม่
ใน SharePoint สมัยใหม่ การกํากับดูแลไซต์มีความสําคัญมากกว่าในเวอร์ชันก่อนหน้า เนื่องจากมีการควบคุมและตัวเลือกเพิ่มเติมสําหรับการสร้างไซต์ การกํากับดูแลขององค์กรของคุณขึ้นอยู่กับว่าองค์กรของคุณต้องการการควบคุมเนื้อหามากเพียงใด ซึ่งจะกําหนดรายละเอียดสําหรับการสร้างไซต์และการกํากับดูแลเจ้าของไซต์ ผู้ดูแลระบบ SharePoint ของคุณสามารถช่วยให้คุณเข้าใจนโยบายเกี่ยวกับข้อกําหนดด้านความปลอดภัย ข้อบังคับของภาครัฐ การกําหนดตราสินค้าขององค์กร การช่วยสําหรับการเข้าถึง และแนวทางการฝึกอบรม ทํางานร่วมกับผู้ดูแลระบบ SharePoint ของคุณเพื่อเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการสร้างไซต์และนโยบายการใช้งานขององค์กรของคุณก่อนที่จะสร้างแผนการควบคุมไซต์ของคุณ
โครงสร้างการนําทางของไซต์ SharePoint สมัยใหม่
ไซต์ SharePoint ที่มีประสิทธิภาพมากที่สุดช่วยให้ผู้ใช้ค้นหาสิ่งที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว เพื่อให้พวกเขาสามารถใช้ข้อมูลที่พวกเขาพบเพื่อทําการตัดสินใจ เรียนรู้เกี่ยวกับสิ่งที่เกิดขึ้น เข้าถึงเครื่องมือที่พวกเขาต้องการ หรือมีส่วนร่วมกับเพื่อนร่วมงานเพื่อช่วยแก้ไขปัญหา เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับ การวางแผนการนําทางไซต์ ใน SharePoint
สถาปัตยกรรมข้อมูลของคุณบางส่วนอาจมีการจําแนกประเภทของข้อมูล ถ้าข้อมูลที่คุณกําลังเผยแพร่มีค่าสูงต่อบริษัท จําเป็นต้องมีความปลอดภัยพิเศษ หรืออยู่ภายใต้กฎการปฏิบัติตามกฎข้อบังคับ ให้พิจารณาการตั้งค่าแบบแผนการจัดประเภทเพื่อระบุชนิดเนื้อหาเฉพาะที่จําเป็นต้องได้รับการจัดการอย่างรอบคอบ หลังจากที่คุณได้จัดระเบียบข้อมูลลงในรายการและไลบรารีที่ระบุแล้ว คุณสามารถใช้ฟีเจอร์การควบคุมเพื่อ จัดการวิธีการดูเนื้อหาได้
สถาปัตยกรรม SharePoint สมัยใหม่ถูกออกแบบมาให้ยืดหยุ่นและปรับให้เข้ากับความต้องการที่เปลี่ยนแปลงขององค์กรของคุณ ไซต์สมัยใหม่สามารถเชื่อมโยงกับไซต์ฮับได้ ไซต์ที่เกี่ยวข้องจะแชร์การนําทางและการกําหนดตราสินค้ากับฮับ ถ้าเปิดใช้งานโดยเจ้าของไซต์ฮับและเจ้าของไซต์อนุมัติ ไซต์ที่เกี่ยวข้องยังสามารถแชร์สิทธิ์ฮับได้เช่นกัน
พิจารณาสิ่งต่อไปนี้เมื่อกําหนดโครงสร้างการนําทางของไซต์ของคุณ
- คุณจะมีเนื้อหาชนิดใดบนไซต์ ซึ่งจะแปลเป็นหน้า รายการ และไลบรารีอย่างไร
- ข้อมูลจะถูกนําเสนอในไซต์อย่างไร
- ผู้ใช้ไซต์จะนําทางผ่านไซต์ได้อย่างไร
- ข้อมูลจะถูกกําหนดเป้าหมายไปยังผู้ชมที่เฉพาะเจาะจงอย่างไร
- การค้นหาจะถูกกําหนดค่าและปรับให้เหมาะสมอย่างไร
การจัดการสิทธิ์ในไซต์สมัยใหม่
ความสมบูรณ์ การรักษาความลับ และความเป็นส่วนตัวของข้อมูลที่สําคัญต่อพันธกิจขององค์กรของคุณจะอยู่บนวิธีรักษาความปลอดภัยให้กับไซต์ของคุณ โดยเฉพาะกับบุคคลที่คุณเลือกที่จะให้สิทธิ์การเข้าถึงไซต์ของคุณ การจัดการสิทธิ์ในไซต์สมัยใหม่จะเกี่ยวข้องกับทั้งผู้ใช้และกลุ่มของผู้ใช้ สิทธิ์ในการติดต่อสื่อสารที่ทันสมัยและไซต์ทีมมาจากเทมเพลตไซต์ที่มีตัวเลือกต่างๆ สําหรับแต่ละไซต์
ไซต์การติดต่อสื่อสาร จะไม่เชื่อมโยงกับกลุ่ม Microsoft 365 และมีบทบาทเริ่มต้นสามบทบาท ได้แก่ เจ้าของไซต์ สมาชิกไซต์ และผู้เยี่ยมชมไซต์
ต่อไปนี้เป็นเคล็ดลับบางอย่างที่ควรทราบเมื่อคุณกําลังพัฒนากลยุทธ์สําหรับสิทธิ์
- ทําตามหลักการให้สิทธิพิเศษน้อยที่สุด: ให้สิทธิ์แก่บุคคลในระดับสิทธิ์ที่ต่ําที่สุดที่พวกเขาจําเป็นต้องใช้เพื่อทํางานที่ได้รับมอบหมาย
- ใช้กลุ่มเริ่มต้นมาตรฐาน: ให้สิทธิ์การเข้าถึงแก่ผู้ใช้โดยการเพิ่มพวกเขาลงในกลุ่มเริ่มต้นมาตรฐาน (เช่น สมาชิก ผู้เยี่ยมชม และเจ้าของ)
- พิจารณาการแบ่งส่วนเนื้อหาของคุณตามระดับความปลอดภัย: สร้างไซต์หรือไลบรารีสําหรับเอกสารที่สําคัญโดยเฉพาะ แทนที่จะกระจายอยู่ในไลบรารีขนาดใหญ่และได้รับการป้องกันโดยสิทธิ์เฉพาะ
สิทธิ์ของไซต์สมัยใหม่ตามชื่อเรื่อง
| ชื่อเรื่อง | ระดับสิทธิ์ | มีสิทธิ์ในการ: |
|---|---|---|
| เจ้าของไซต์ | ควบคุมทั้งหมด |
นอกเหนือจากทุกสิ่งที่สมาชิกไซต์สามารถทําได้แล้ว เจ้าของยังสามารถ: เปลี่ยนธีมของไซต์ เปลี่ยนเค้าโครงการนําทาง เปลี่ยนโลโก้ของไซต์ เพิ่มหรือเอาเจ้าของไซต์ออก แก้ไขการตั้งค่าสมาชิกของไซต์ เพิ่มหรือเอาผู้เยี่ยมชมไซต์ออก แก้ไขการตั้งค่าไซต์ ลบไซต์ย่อย เพิ่มกลุ่ม Microsoft 365 เชื่อมโยงไซต์กับฮับ |
| สมาชิกไซต์ | แก้ไขและสนับสนุน | เพิ่ม แก้ไข และลบรายการ เพิ่ม แก้ไข และลบไลบรารีเอกสาร เพิ่มหรือเอาสมาชิกไซต์ออก เพิ่ม แก้ไข และนําเอกสารออก เพิ่ม แก้ไข และลบหน้า เพิ่ม แก้ไข ลบโพสต์ข่าวสาร เพิ่ม แก้ไข และลบส่วนต่างๆ ของหน้า เพิ่ม แก้ไข และลบ Web Part เพิ่ม แก้ไข และลบการนําทางของไซต์ สร้างหรือลบเทมเพลตหน้า ดูเมตริกการใช้งานไซต์ |
| ผู้เยี่ยมชมไซต์ | อ่านอย่างเดียว | ดูเนื้อหา |
แหล่งข้อมูลเพิ่มเติมสําหรับเจ้าของไซต์:
ขีดจํากัดของที่เก็บข้อมูล
ผู้ดูแลระบบอาจตั้งค่าขีดจํากัดจํานวนที่เก็บดิสก์ที่กลุ่มของคุณสามารถใช้ได้ คุณต้องตรวจสอบว่ามีขีดจํากัดหรือไม่ และถ้าใช่ ให้ตัดสินใจว่าคุณจะแบ่งแอประหว่างไซต์ หน้า และไลบรารีของคุณอย่างไร
ตามค่าเริ่มต้น SharePoint Server จะกําหนดขีดจํากัดขนาดเอกสารเดี่ยว 50 MB ที่สามารถอัปโหลดลงในไลบรารีเอกสารได้ นอกจากนี้ ตามค่าเริ่มต้น เจ้าของไซต์ทีมจะได้รับการแจ้งเตือนเมื่อที่เก็บข้อมูลอยู่ที่ 90% ของโควตา
หลังจากที่คุณทราบแล้วว่าขีดจํากัดของคุณคืออะไร คุณสามารถใช้ฟีเจอร์ต่างๆ เช่น การติดตามเวอร์ชันหรือการตรวจสอบเพื่อให้แน่ใจว่าไซต์ของคุณยังคงอยู่ภายในไซต์
การค้นหา
เนื้อหาจะปรากฏในหลายที่ รวมถึงไซต์ รายการ ไลบรารี Web Part และคอลัมน์รายการ ตามค่าเริ่มต้น เมื่อมีคนค้นหาไซต์ของคุณ เนื้อหาทั้งหมดบนไซต์และหน้าจะปรากฏในผลลัพธ์การค้นหา
ในฐานะเจ้าของไซต์ คุณสามารถเลือกได้ว่าจะให้เนื้อหาบนไซต์ของคุณปรากฏในผลลัพธ์การค้นหาหรือไม่ เมื่อคุณป้องกันไม่ให้เนื้อหาของไซต์ปรากฏในผลลัพธ์การค้นหา เนื้อหาของไซต์ย่อยทั้งหมดที่อยู่ด้านล่างไซต์ย่อยนั้นจะถูกบล็อกไม่ให้ปรากฏในผลลัพธ์การค้นหาด้วย
ตามค่าเริ่มต้น เนื้อหาที่มีสิทธิ์แบบจํากัดจะไม่ปรากฏในผลลัพธ์การค้นหาสําหรับผู้ใช้ที่ไม่มีสิทธิ์ในการอ่าน คุณสามารถเปลี่ยนเพื่อให้เนื้อหาที่ถูกจํากัดแสดงในผลลัพธ์การค้นหา ได้ แต่ผู้ใช้จะไม่สามารถเปิดเนื้อหาที่พวกเขาไม่มีสิทธิ์ได้
การป้องกันข้อมูล
ฟีเจอร์การสํารองข้อมูลและการกู้คืนช่วยปกป้องข้อมูลของคุณจากการสูญหายโดยไม่ได้ตั้งใจ ความถี่ในการสํารองข้อมูลและความเร็วและระดับการกู้คืนจะถูกตั้งค่าโดยผู้ดูแลระบบ สําหรับการกู้คืนเนื้อหาในไซต์ของคุณ เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการกู้คืนรายการในถังรีไซเคิล