ใช้เทมเพลตไซต์ทีมการติดต่อสื่อสารวิกฤต

เทมเพลตไซต์ทีมการติดต่อสื่อสารวิกฤตของ SharePoint เป็น ไซต์ทีม ที่ออกแบบมาเพื่อทําหน้าที่เป็นโฮมเพจภายในสําหรับทีมการติดต่อสื่อสารในภาวะวิกฤตของคุณ ประสานงานและวางแผนรายละเอียดกิจกรรมกับทีมของคุณพร้อมกับแจ้งให้ทุกคนทราบ

ในบทความนี้ เราจะแชร์องค์ประกอบที่อยู่บนเทมเพลตไซต์ทีมการติดต่อสื่อสารของ SharePoint Crisis และพูดคุยเกี่ยวกับวิธีที่คุณสามารถกําหนดไซต์เองเพื่อให้เป็นของคุณเอง 

ฟีเจอร์ของไซต์

• ไซต์ที่สามารถกําหนดเองได้ซึ่งมาพร้อมกับรูปภาพ Web Part และเนื้อหาที่มีไว้ล่วงหน้าเพื่อเป็นแรงบันดาลใจให้เกิดตัวแก้ไขไซต์เมื่อทําการกําหนดเองให้เหมาะกับความต้องการของทีมของคุณ
• ใช้ Microsoft Lists เพื่อสร้างตัวติดตามโครงการและรายการตัวติดตามปัญหาเพื่อช่วยจัดการและติดตามรายละเอียดโครงการกับทีมของคุณ

ขั้นตอนที่ 1: เพิ่มเทมเพลตไซต์ทีมการติดต่อสื่อสารในภาวะวิกฤต

ก่อนอื่น ให้ทําตามคําแนะนําเกี่ยวกับวิธีการเพิ่มเทมเพลตไซต์ลงในไซต์ SharePoint ใหม่หรือไซต์ที่มีอยู่

ขั้นตอนที่ 2: รีวิวเนื้อหาของไซต์ที่มีการใส่ข้อมูลไว้ล่วงหน้า

สํารวจเนื้อหาของไซต์ Web Part และหน้าที่มีข้อมูลไว้ล่วงหน้า และตัดสินใจว่าการกําหนดค่าไซต์ใดที่จําเป็นเพื่อให้สอดคล้องกับแบรนด์ เสียง และวัตถุประสงค์ทางธุรกิจโดยรวมขององค์กรของคุณ 

หน้าของไซต์ที่มีการใส่ข้อมูลไว้ล่วงหน้า:

• โฮมเพจ - ให้และเชื่อมโยงไปถึงสําหรับผู้เยี่ยมชมเพื่อตรวจสอบข่าวเกี่ยวกับวิกฤตการร้ายอย่างต่อเนื่อง การอัปเดตการตอบกลับ ข้อมูลเกี่ยวกับนโยบายและกระบวนการ และแหล่งข้อมูลที่เป็นประโยชน์
• อัปเดตล่าสุด - หน้านี้มีพื้นที่ว่างเพื่อให้คุณแชร์ข่าวสารและการอัปเดตปัจจุบันที่เกี่ยวข้องกับวิกฤตและองค์กรของคุณ
• แผนโครงการ – ติดตามความคืบหน้าของงานทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับโครงการที่กําลังจะมาถึง กําหนดเทมเพลตรายการนี้เองโดยการแก้ไขเขตข้อมูลข้อความรายการ
• ตัวจัดกําหนดการเนื้อหา – จัดระเบียบเนื้อหาที่จะแชร์เกี่ยวกับเหตุการณ์ที่กําลังจะมาถึง กําหนดรายการนี้เองโดยการแก้ไขเทมเพลตรายการ
• การสนทนา - เชื่อมต่อกับนามแฝงของทีมที่แชร์และปฏิทินของทีมใน Outlook เชื่อมต่อไซต์นี้กับ กลุ่ม Microsoft 365 เพื่อเพิ่มการแชทแบบเรียลไทม์ใน Microsoft Teams
• เอกสาร - เชื่อมต่อกับนามแฝงของทีมที่แชร์และปฏิทินของทีมใน Outlook เชื่อมต่อไซต์นี้กับ กลุ่ม Microsoft 365 เพื่อเพิ่มการแชทแบบเรียลไทม์ใน Microsoft Teams
• ถังรีไซเคิล - ให้การเข้าถึงเนื้อหาของทีมที่ถูกละทิ้งล่าสุด

ขั้นตอนที่ 3: กําหนดไซต์ของคุณเอง

เมื่อคุณเพิ่มเทมเพลตไซต์ทีมการติดต่อสื่อสารในภาวะวิกฤติแล้ว ก็ถึงเวลากําหนดและทําให้เป็นของคุณเอง 

แสดงข่าวสารและประกาศที่สําคัญ - ใช้ Web Part Hero เพื่อเน้นโพรโทคอลภาวะวิกฤต การอัปเดตตามสถานการณ์ และแหล่งข้อมูลที่มีประโยชน์ ให้ข้อมูลที่เป็นประโยชน์ - ใช้ Web Part ข้อความเพื่อให้ข้อมูลที่เป็นประโยชน์กับทีม ไฮไลต์ลิงก์ไปยังแหล่งข้อมูลที่ใช้บ่อย - ใช้ Web Part ลิงก์ด่วนเพื่อให้เข้าถึงทรัพยากรวิกฤตได้ง่าย ให้การเข้าถึงที่ติดต่อหลัก - ใช้ Web Part People เพื่อแสดงรายการที่ติดต่อที่สําคัญสําหรับทีมวิกฤต ให้การเข้าถึงเอกสารอย่างง่ายดาย - ใช้ Web Part ไลบรารีเอกสารเพื่อให้เข้าถึงทรัพยากรและเอกสารของแผนกได้อย่างรวดเร็ว รีวิวกิจกรรมไซต์ทีมล่าสุด - ใช้ Web Part กิจกรรมของไซต์ เพื่อดูเนื้อหาที่เข้าถึงล่าสุดโดยสมาชิกทีมคนอื่นๆ ให้การเข้าถึงเนื้อหาการเรียนรู้และแหล่งข้อมูลอื่นๆ - ใช้ Web Part ลิงก์ด่วนเพื่อเรียบเรียงรายการแหล่งข้อมูลตัวแทนภายในและภายนอก

กําหนด ลักษณะที่ปรากฏของไซต์ การนําทางไซต์ Web Part และเนื้อหาของคุณเองเพื่อให้เหมาะกับความต้องการของผู้ชมและองค์กร เมื่อทําการกําหนดเอง ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าไซต์อยู่ในโหมดแก้ไขโดยการเลือก แก้ไข ที่ด้านบนขวาของไซต์ ขณะที่คุณทํางาน บันทึกเป็นแบบร่าง หรือ ประกาศการเปลี่ยนแปลงใหม่ เพื่อให้ผู้ชมมองเห็นการแก้ไขได้

1. ใช้ Web Part Hero เพื่อเน้นโพรโทคอลวิกฤต การอัปเดตตามสถานการณ์ และแหล่งข้อมูลที่มีประโยชน์

1. เริ่มต้นด้วยการเลือก Web Part Hero แล้วเลือก แก้ไขคุณสมบัติ ( )
2. จากนั้นเลือกตัวเลือก ชั้น และ ไทล์ ที่เหมาะสมกับความต้องการขององค์กรมากที่สุด

ดูเค้าโครงต่างๆ และเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการแก้ไข Web Part Hero

2. ใช้ Web Part ข้อความเพื่อให้ข้อมูลที่เป็นประโยชน์กับทีม

1. เริ่มต้นด้วยการเลือก Web Part ข้อความ แล้วเลือก แก้ไขคุณสมบัติ ( )
2. แก้ไขข้อความของคุณโดยตรงใน Web Part 

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการแก้ไข Web Part ข้อความ

3. ใช้ Web Part ลิงก์ด่วนเพื่อให้เข้าถึงทรัพยากรวิกฤตได้ง่าย

1. นําทางไปยัง Web Part ลิงก์ด่วน เลือกลิงก์ แล้วเลือก แก้ไขคุณสมบัติ ( )
2. แก้ไขลิงก์ ชื่อเรื่อง ไอคอน และคําอธิบาย หากจําเป็น
3. เมื่อต้องการเพิ่มลิงก์ ให้เลือก + เพิ่มลิงก์

ดูเค้าโครงต่างๆ และเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการแก้ไข Web Part ลิงก์ด่วน

4. ใช้ Web Part People เพื่อแสดงรายการที่ติดต่อหลักสําหรับทีมวิกฤต

1. เริ่มต้นด้วยการลบพื้นที่ที่สํารองไว้ People Web Part
2. ค้นหา กล่องเครื่องมือ ( ) ทางด้านขวา เลือก ดู Web Part ทั้งหมด จากนั้นเลือกหรือลากแล้วปล่อย People จากรายการ Web Part
3. เลือก แก้ไขคุณสมบัติ ( )
4. ปรับเค้าโครงแล้วใส่ชื่อของบุคคลหรือกลุ่ม แล้วเลือก บันทึก

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับ Web Part People

5. ใช้ Web Part ไลบรารีเอกสารเพื่อให้เข้าถึงแหล่งข้อมูลและเอกสารของแผนกได้อย่างรวดเร็ว

1. เมื่อต้องการเปลี่ยนมุมมองหรือแหล่งโฟลเดอร์สําหรับ Web Part ไลบรารีเอกสาร ให้เลือก คุณสมบัติแก้ไข ( )
2. เมื่อต้องการแก้ไขโฟลเดอร์ไลบรารีเอกสาร ป้ายชื่อ เนื้อหา ให้นําทางไปยังไลบรารีใน เนื้อหาของไซต์ ทําการแก้ไข จากนั้นคุณจะเห็นการอัปเดตเนื้อหาใน Web Part

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการแก้ไข Web Part ไลบรารีเอกสาร

6. ใช้ Web Part กิจกรรมของไซต์เพื่อติดตามกิจกรรมของทีมอยู่เสมอ

1. เริ่มต้นด้วยการเลือก Web Part กิจกรรมของไซต์ และเลือก แก้ไขคุณสมบัติ ( )
2. ใส่ตัวเลขในกล่องเครื่องมือภายใต้ แสดงรายการจํานวนมากนี้ในแต่ละครั้ง

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้ Web Part กิจกรรมของไซต์

7. ใช้ Web Part ลิงก์ด่วนเพื่อเรียบเรียงรายการแหล่งข้อมูลตัวแทนภายในและภายนอก

1. เริ่มต้นด้วยการเลือก Web Part ลิงก์ด่วน และเลือก แก้ไขคุณสมบัติ ( )
2. แก้ไขลิงก์ ชื่อเรื่อง ไอคอน และคําอธิบาย หากจําเป็น
3. เมื่อต้องการเพิ่มลิงก์ ให้เลือก + เพิ่มลิงก์

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้ส่วนลิงก์ด่วน

กําหนดหน้าต่อไปนี้ภายในไซต์เอง

• อัปเดตล่าสุด - ให้การอัปเดตเกี่ยวกับวิกฤติปัจจุบันและการตอบสนองของทีมของคุณ กําหนดหน้านี้เองโดยการแก้ไข Web Part ข้อความและคํากระตุ้นให้ดําเนินการ
• แผนโครงการ - ติดตามปัญหาใดๆ ที่อาจเข้ามาในโครงการ  กําหนดเทมเพลตรายการนี้ เองโดยการแก้ไขเขตข้อมูลข้อความรายการ
• ตัวจัดกําหนดการเนื้อหา - จัดระเบียบเนื้อหาที่จะแชร์นําไปสู่เหตุการณ์ กําหนดรายการนี้เองโดยการแก้ไขเทมเพลตรายการ

กําหนดลักษณะที่ปรากฏและการนําทางของไซต์เอง

ก่อนที่คุณจะแชร์ไซต์ของคุณกับผู้อื่น ให้ใส่การตกแต่งไซต์ของคุณโดยทําให้แน่ใจว่าผู้ใช้สามารถค้นหาไซต์ นําทางผ่านลิงก์และหน้าได้อย่างง่ายดาย และเข้าถึงเนื้อหาบนไซต์ได้อย่างรวดเร็ว

• แก้ไขไลบรารีเอกสารด้วยการอัปเดตชื่อโฟลเดอร์และอัปโหลดทรัพยากร
• แก้ไขและ กําหนดการนําทางของไซต์เอง
• เปลี่ยนลักษณะของไซต์ของคุณโดยการกําหนดธีม โลโก้ เค้าโครงส่วนหัว และลักษณะของไซต์ของคุณเอง
• เพิ่มหรือเอาเพจ ออกจากไซต์นี้หรือ การนําทางของไซต์ เพื่อให้เข้ากับเนื้อหาที่มีอยู่
• เลือกเพื่อ เชื่อมโยงไซต์นี้เข้ากับไซต์ฮับ ภายในองค์กรของคุณ หรือ เพิ่มไซต์นี้ลงในการนําทางของไซต์ฮับที่มีอยู่ ถ้าจําเป็น

ขั้นตอนที่ 4: แชร์ไซต์ของคุณกับผู้อื่น

แชร์ไซต์ของคุณกับผู้อื่นหลังจากที่คุณได้กําหนดไซต์ของคุณเอง ตรวจทาน และเผยแพร่แบบร่างขั้นสุดท้ายแล้ว 

1. เลือก การตั้งค่า แล้วเลือก สิทธิ์ของไซต์
2. จากนั้นเลือก เชิญบุคคล แล้วเลือก เพิ่มสมาชิกลงในกลุ่ม จากนั้น เพิ่ม เพื่อให้สิทธิ์เข้าถึงเนื้อหาไซต์ทีมอย่างเต็มรูปแบบ ทรัพยากรที่แชร์ เช่น สิทธิ์ปฏิทิน Outlook ของทีมและสิทธิ์การแก้ไขในไซต์
3. จากนั้นเลือก เชิญบุคคล แล้วเลือก แชร์ไซต์เท่านั้น แล้วเลือก บันทึก เพื่อแชร์ไซต์ แต่ไม่ใช่ทรัพยากรที่แชร์หรือสิทธิ์การแก้ไขไซต์

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับ การจัดการการตั้งค่าไซต์ทีม ข้อมูลไซต์ และสิทธิ์

ขั้นตอนที่ 5: รักษาไซต์ของคุณ

หลังจากที่คุณสร้างและเปิดใช้ไซต์ของคุณ ขั้นตอนสําคัญถัดไปคือการรักษาเนื้อหาของไซต์ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีแผนที่จะรักษาเนื้อหาและ Web Part ให้ทันสมัยอยู่เสมอ 

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสําหรับการบํารุงรักษาไซต์:

• แผนสําหรับการบํารุงรักษาไซต์ - สร้างกําหนดการเพื่อตรวจสอบเนื้อหาของไซต์บ่อยเท่าที่จําเป็นเพื่อให้แน่ใจว่าเนื้อหายังคงมีความถูกต้องและเกี่ยวข้อง
• โพสต์ข่าวสารอย่างสม่ําเสมอ - แจกจ่ายประกาศ ข้อมูล และสถานะล่าสุดทั่วทั้งองค์กร  เรียนรู้วิธีการเพิ่มโพสต์ข่าวสาร บนไซต์ทีมหรือไซต์การติดต่อสื่อสาร และแสดงให้ผู้อื่นเห็นการประกาศวิธีที่พวกเขาสามารถใช้ข่าวสาร SharePoint ได้
• ตรวจสอบลิงก์และ Web Part - อัปเดตลิงก์และ Web Part อยู่เสมอเพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะใช้ประโยชน์จากมูลค่าทั้งหมดของไซต์ของคุณ
• ใช้การวิเคราะห์เพื่อปรับปรุงการมีส่วนร่วม - ดูการใช้งานไซต์โดยใช้ รายงานข้อมูลการใช้งาน ที่มีอยู่แล้วภายในเพื่อรับข้อมูลเกี่ยวกับเนื้อหายอดนิยม การเยี่ยมชมไซต์ และอื่นๆ
• ตรวจสอบการตั้งค่าไซต์ของคุณเป็นระยะๆ - เมื่อคุณสร้างไซต์ใน SharePoint แล้ว คุณสามารถ ทําการเปลี่ยนแปลงการตั้งค่า ข้อมูลไซต์ และสิทธิ์ สําหรับไซต์ได้

แหล่งข้อมูลการกําหนดเองเพิ่มเติม

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการวางแผน การสร้าง และการบํารุงรักษาไซต์ SharePoint

ดู เทมเพลตไซต์ SharePoint เพิ่มเติม