Verileri Excel'den Access'e taşıma

1. Adım: Verileri Excel'den Access'e aktarma

Verileri içeri aktarmak, verilerinizi hazırlamak ve temizlemek için biraz zaman ayırdığınızda çok daha sorunsuz bir şekilde ilerleyebileceğiniz bir işlemdir. Verileri içeri aktarmak, yeni bir eve taşınmaya benzer. Taşınmadan önce eşyalarınızı temizler ve düzenlerseniz, yeni evinize yerleşmek çok daha kolaydır.

İçeri aktarmadan önce verilerinizi temizleme

Verileri Access'e aktarmadan önce, Excel'de şunları yapmak iyi bir fikirdir:

• Atomik olmayan veri içeren hücreleri (bir hücredeki birden çok değer) birden çok sütuna dönüştürün. Örneğin, "C# programlama", "VBA programlama" ve "Web tasarımı" gibi birden çok beceri değeri içeren "Beceriler" sütunundaki bir hücre, her biri yalnızca bir beceri değeri içeren sütunları ayırmak için ayrılmalıdır.

• Baştaki, sondaki ve birden çok eklenmiş alanı kaldırmak için KIRP komutunu kullanın.

• Yazdırılmayan karakterleri kaldırın.

• Yazım ve noktalama işaretlerini bulun ve düzeltin.

• Yinelenen satırları veya yinelenen alanları kaldırın.

• Veri sütunlarının, özellikle metin olarak biçimlendirilmiş sayılar veya sayı olarak biçimlendirilmiş tarihler gibi karma biçimler içermediğinden emin olun.

Daha fazla bilgi için aşağıdaki Excel yardım konularına bakın:

• Verilerinizi temizlemenin ilk on yolu

• Benzersiz değerleri filtreleme veya yinelenen değerleri kaldırma

• Metin olarak depolanan sayıları sayılara dönüştürme

• Metin biçiminde depolanan tarihleri tarihe dönüştürme

İçeri aktarırken en iyi veri türünü seçin

Access'teki içeri aktarma işlemi sırasında, el ile müdahale gerektiren birkaç (varsa) dönüştürme hatası almanız için iyi seçimler yapmak istersiniz. Aşağıdaki tabloda, Excel'den Access'e veri aktardığınızda Excel sayı biçimlerinin ve Access veri türlerinin nasıl dönüştürüldüğü özetlenir ve Elektronik Tablo İçeri Aktarma Sihirbazı'nda seçebileceğiniz en iyi veri türleri hakkında bazı ipuçları sunulmaktadır.

Veriler Access'e eklendikten sonra Excel verilerini silebilirsiniz. Özgün Excel çalışma kitabını silmeden önce yedeklemeyi unutmayın.

Daha fazla bilgi için, Excel çalışma kitabındaki verileri içeri aktarma veya verilere bağlanma erişim yardımı konusuna bakın.

Verileri kolay yoldan otomatik olarak ekleme

Excel kullanıcılarının sık karşılaşılan bir sorunu, büyük bir çalışma sayfasına aynı sütunlara sahip verileri eklemektir. Örneğin, Excel'de başlayan ancak artık birçok çalışma grubundan ve bölümden dosyaları içerecek şekilde büyüyen bir varlık izleme çözümünüz olabilir. Bu veriler farklı çalışma sayfalarında ve çalışma kitaplarında veya diğer sistemlerden veri akışları olan metin dosyalarında olabilir. Excel'de benzer verileri eklemenin kullanıcı arabirimi komutu veya kolay bir yolu yoktur.

En iyi çözüm, Elektronik Tabloyu İçeri Aktarma Sihirbazı'nı kullanarak verileri kolayca içeri aktarıp tek bir tabloya ekleyebileceğiniz Access'i kullanmaktır. Ayrıca, bir tabloya çok fazla veri ekleyebilirsiniz. İçeri aktarma işlemlerini kaydedebilir, zamanlanmış Microsoft Outlook görevleri olarak ekleyebilir ve hatta işlemi otomatikleştirmek için makroları kullanabilirsiniz.

2. Adım: Tablo Çözümleyicisi Sihirbazı'nı kullanarak verileri normalleştirme

İlk bakışta, verilerinizi normalleştirme sürecinde adım atmak göz korkutucu bir görev gibi görünebilir. Neyse ki, Tablo Çözümleyicisi Sihirbazı sayesinde Access'te tabloları normalleştirmek çok daha kolay bir işlemdir.

1. Seçili sütunları yeni bir tabloya sürükleyin ve ilişkileri otomatik olarak oluşturun

2. Tabloyu yeniden adlandırmak, birincil anahtar eklemek, var olan bir sütunu birincil anahtar yapmak ve son eylemi geri almak için düğme komutlarını kullanın

Aşağıdakileri yapmak için bu sihirbazı kullanabilirsiniz:

• Tabloyu daha küçük bir tablo kümesine dönüştürün ve tablolar arasında otomatik olarak birincil ve yabancı anahtar ilişkisi oluşturun.

• Benzersiz değerler içeren mevcut bir alana birincil anahtar ekleyin veya Otomatik Sayı veri türünü kullanan yeni bir kimlik alanı oluşturun.

• Basamaklı güncelleştirmelerle bilgi tutarlılığını zorlamak için ilişkileri otomatik olarak oluşturun. Art arda silme işlemleri verilerin yanlışlıkla silinmesini önlemek için otomatik olarak eklenmez, ancak daha sonra art arda silmeleri kolayca ekleyebilirsiniz.

• Yedekli veya yinelenen veriler (iki farklı telefon numarasına sahip aynı müşteri gibi) için yeni tablolarda arama yapın ve bunu istediğiniz şekilde güncelleştirin.

• Özgün tabloyu yedekleyin ve adına "_OLD" ekleyerek yeniden adlandırın. Ardından, özgün tabloyu temel alan tüm formların veya raporların yeni tablo yapısıyla çalışması için özgün tablo adını içeren özgün tabloyu yeniden oluşturan bir sorgu oluşturursunuz.

Daha fazla bilgi için bkz. Tablo Çözümleyicisi'ni kullanarak verilerinizi normalleştirme.

3. Adım: Excel'den Access verilerine bağlanma

Veriler Access'te normalleştirildikten ve özgün verileri yeniden oluşturan bir sorgu veya tablo oluşturulduktan sonra, Excel'den Access verilerine bağlanmak basit bir işlemdir. Verileriniz artık Dış veri kaynağı olarak Access'tedir ve bu nedenle dış veri kaynağını bulmak, oturum açmak ve dış veri kaynağına erişmek için kullanılan bir bilgi kapsayıcısı olan veri bağlantısı aracılığıyla çalışma kitabına bağlanabilir. Bağlantı bilgileri çalışma kitabında depolanır ve Office Veri Bağlantısı (ODC) dosyası (.odc dosya adı uzantısı) veya Veri Kaynağı Adı dosyası (.dsn uzantısı) gibi bir bağlantı dosyasında da depolanabilir. Dış verilere bağlandıktan sonra, Access'te veriler her güncelleştirildiğinde Excel çalışma kitabınızı Access'ten otomatik olarak yenileyebilir (veya güncelleştirebilirsiniz).

Daha fazla bilgi için bkz. Dış veri kaynaklarından verileri içeri aktarma (Power Query).

Verilerinizi Access'e alma

Bu bölüm, verilerinizi normalleştirmenin şu aşamalarında size yol gösterir: Satış Temsilcisi ve Adres sütunlarındaki değerleri en atomik parçalarına ayırma, ilgili konuları kendi tablolarına ayırma, bu tabloları Excel'den Access'e kopyalama ve yapıştırma, yeni oluşturulan Access tabloları arasında anahtar ilişkiler oluşturma ve bilgi döndürmek için Access'te basit bir sorgu oluşturup çalıştırma.

Normalleştirilmemiş formda örnek veriler

Aşağıdaki çalışma sayfası Satış Temsilcisi sütununda ve Adres sütununda atomik olmayan değerler içerir. Her iki sütun da iki veya daha fazla ayrı sütuna bölünmelidir. Bu çalışma sayfası ayrıca satış temsilcileri, ürünler, müşteriler ve siparişler hakkında bilgiler içerir. Bu bilgiler ayrıca konuya göre ayrı tablolara da bölünmelidir.

Daha fazla yardım mı gerekiyor?

Her zaman Excel Teknik Topluluğu sayfasında bir uzmana soru sorabilir veya Topluluklar sayfasından destek alabilirsiniz.