Microsoft 365 Grubu ile Outlook'taki kişi listesi arasındaki fark nedir?

Uygulandığı Öğe

Microsoft 365 için Outlook Outlook 2024 Outlook 2021 Outlook.com Windows için Yeni Outlook Android için Outlook iOS için Outlook Outlook Web App

Kişi listesi veya dağıtım listesi, aynı anda birçok kişiye ileti veya toplantı daveti göndermek için kullanılan bir e-posta adresleri koleksiyonudur. Outlook'ta kişi listesi oluşturmayı, düzenlemeyi veya silmeyi öğrenin.

Outlook'taki Microsoft 365 Grubu bu basit gereksinimleri karşılar ve Grup oluşturulduğunda Grup üyelerinin otomatik olarak atandığı bir dizi paylaşılan kaynak sağlar.

Outlook'ta bir Microsoft 365 Grubu ayarladığınızda, işbirliği yapmak istediğiniz kişileri seçebilir ve bu kişilerin paylaşması için kolayca kaynak koleksiyonu ayarlayabilirsiniz. Gruba üye eklediğinizde, grubunuzun sağladığı araçlara yönelik izinler bu üyelere otomatik olarak verilir. Dolayısıyla, kaynaklara yönelik izinleri el ile atama konusunda endişelenmeniz gerekmez.

Grupları e-posta dağıtım listelerinden daha güçlü bir çözüm haline getiren özelliklerden birkaçı şunlardır:

Paylaşılan gelen kutusu - Geleneksel olarak dağıtım listelerinizde yer alan konuşmalarınızın gerçekleştiği yer. Bu paylaşılan gelen kutusunda tamamen arama yapılabildiğinden grup iletilerinin canlı bir arşivini oluşturur. Gruba yeni katılanlar, grupta daha önce neler gönderildiğini hızla öğrenmek için arama yapabilir veya geçmişe geri dönebilir. Bkz: Outlook'ta grup sohbeti yapma.

İpucu

Kullanıcılarınız dağıtım listesinde olduğu gibi grup iletilerinin de kişisel gelen kutularında gösterilmesini istiyorsa, tek yapmaları gereken Outlook'taki şeritte Üyelik düğmesine tıklayarak gruba abone olmaktır.
Paylaşılan dosyalar kitaplığı - Grubunuzun, kullanıcılarınızın belgeleri, çalışma kitaplarını, sunuları, resimleri veya üzerinde çalışmaları gereken diğer dosya türlerini depolayabilecekleri, paylaşabilecekleri ve üzerinde işbirliği yapabilecekleri bir SharePoint dosya kitaplığı vardır. Bkz: Outlook'ta bir Grupla dosya paylaşma.
Paylaşılan takvim - Grubunuza, grupla ilgili olayları göndermek için bir paylaşılan takvim gönderilir. Gruba abone olan her üye, takvimde yayınlanan olaylara otomatik olarak davet edilir ve böylece bu olaylar isterlerse kendi kişisel takvimlerinde de görünebilir. Bkz. Outlook'ta Grup takvimi kullanarak etkinlikleri zamanlama ve düzenleme.
Paylaşılan OneNote not defteri - Grubun otomatik olarak, grup üyelerinin bilgi toplayabileceği ve bu bilgiler üzerinde işbirliği yapabileceği paylaşılan bir OneNote not defteri vardır. Birçok grup, not defterini kullanarak sık sorulan soruların ve diğer kaynakların bulunduğu canlı bir wiki oluşturur. Bkz: OneNote: Başlarken.
Konuk erişimi - Daha önce dağıtım gruplarına dış kişiler ekleyebiliyordunuz, ancak aldıkları tek şey e-postaydı. Gruplar aracılığıyla konuklara e-posta konuşmalarına, dosyalara ve hatta paylaşılan OneNote not defterine erişim sunabilirsiniz. Bkz: Outlook'ta Gruplara konuk ekleme.
İçerik bulunabilir - Outlook'taki gruplar varsayılan olarak geneldir; bu, kuruluşunuzdaki diğer kişilerin gruptaki malzemeleri kolayca bulabileceği ve gruba katılabileceği veya gözden geçirebileceği anlamına gelir. Grubun içeriği daha hassassa, grubu özel gruba geçirebilirsiniz; böylece içerik üye olmayanlardan gizlenir ve grup sahibinin tüm katılma isteklerini onaylaması gerekir.
Kendi kendine oluşturma - BT'nin kullanıcılardan grup oluşturma istekleriyle çıkmaza girmesi gerekmez. Kullanıcılar gerektiğinde kendi gruplarını oluşturabilir. Kuruluşunuzda hangi kullanıcıların grup oluşturabileceğini denetlemek istiyorsanız bkz: Kimlerin oluşturabileceğini yönetme Microsoft 365 GruplarıMicrosoft 365 Grupları.

Gruplarınızın yönetimi

Microsoft 365, gruplarınızı daha kolay yönetmeniz ve idare etmeniz için bir dizi yararlı araç ve özellik sunar. Daha fazla bilgi edinmek için Yönetici kılavuzunu Microsoft 365 GruplarıMicrosoft 365 Grupları in Outlook.