Proje yönetim hedefi: Proje bilgilerini iletme

Ekibinizden durum bilgilerini almak veya proje durumunu yöneticilere iletmek gibi proje bilgilerini iletmek genellikle zordur. Proje bilgilerini ne zaman ve nasıl ileteceğinizi ve raporlayacağınızı öğrenin. Aksi takdirde, etkili işbirliği zarar görür ve projenizin başarısı risk altında olabilir. Bu yönergeli proje yönetimi kılavuzları serisindeki diğer makaleler için bkz. Proje yönetimi yol haritası.

Başlamadan önce proje yönetimiyle ilgili ipuçları . . .

• Proje katılımcılarınızı listeleme Proje başlamadan önce, proje katılımcılarınızın kimler olduğunu öğrenin. Projeyi durdurmanın kesin bir yolu, projeniz üzerinde devam eden/etkilemeyen kritik bir paydaşı unutmaktır.
• Erkenden bir iletişim planı hazırlayın Projeniz başlamadan önce projenize yönelik iletişim stratejileri ve süreçleri tasarlayın. Daha da iyisi, iletişim süreçlerinin projenizin ilk satırlarında bir görev olarak görünmesini sağlayın, böylece işbirliğinin bu kritik parçası herkesin taahhüdü haline gelir.
• Sık iletişim kurun Görev durumu bilgilerini haftada bir kez toplamak, sorunları büyümeden önce ortadan kaldırmak için doğru bir yöntemdir. Bundan daha sık iletişim kurarsanız, ekip üyeleri güncelleştirmeleri hazırlarken fazladan zaman harcayacakları için güncelleştirmeleri göndermeyi durdurabilirler.
• Sorunları arama Olumsuz bir şey duymadığınız için her şey yolunda gidiyor gibi görünüyorsa, muhtemelen belaya doğru gidiyorsunuzdur. En iyi yürütülen projelerde bile sorunlar olur. Senin işin, daha büyük sorunlara dönüşmeden önce onları bulmak.
• Uygun teknolojiyi kullanın Ekip üyenizin ve proje katılımcılarının iletişim gereksinimlerini anlayın. Örneğin, görev durumu hakkında rapor veren ekip üyeleri e-posta veya Project OnlineProject Online kullanmak isteyebilirken, yöneticiler iyi sunulmuş bir grafik veya PivotTable tercih edebilir. İletişimde yardımcı olmak için kullanabileceğiniz programların bir listesi.

Uygulama	Avantajlar	Dezavantajlar
Project	Her düzeyden katılımcıya yönelik yerleşik sunum araçlarına sahip olun. Zaman çizelgesi ve ekip planlayıcısı görünümlerini kolayca anlayabilir. Karmaşık verilerin iletişimi için verileri Excel ve Visio'ya aktarır.	Şirketiniz Project'i kullanmıyor olabilir. Şirketinizin üzerinde çalıştığı projeler, güçlü zamanlama yazılımının avantajlarından yararlanmak için çok küçük olabilir.
Microsoft Project Online	Kuruluş genelinde gelişmiş iletişim ve proje bilgilerini raporlama için idealdir. Birden çok projenin durumunu veya bir proje portföyünün durumunu karşılaştırabilir.	Daha küçük şirketler, Project Online kurmak ve kullanmak için danışmanların yardımına ihtiyaç duyabilir.
Excel	Project, ANOVA ve kazanılan değer çözümlemesi gibi gelişmiş çözümlemeler için verileri Excel'e aktarabilir. Projelerin erken planlaması veya daha sonra Project'e eklenebilecek üst düzey teslim edilebilirler için idealdir.	Excel, daha karmaşık projeler için otomatik zamanlama özelliklerinden yoksundur.
Word	Bütçeler ve çıktılar gibi planlama belgelerini paylaşmanız gereken başlatma aşamasında idealdir.	Üst düzey yöneticilerin görsel sunumları için ideal değildir. Bunun yerine Excel, Visio, PowerPoint veya Project'in kendi rapor işlevselliğini kullanın.
SharePoint	Project Server olmadan eşitleme özellikleri sunar. Bir görev listesindeki değişiklik diğerine de yansıtılır.	Şirket genelinde dağıtımı pahalıdır. SharePoint'i yüklemek için gerekli şirket kaynaklarınız yoksa Microsoft 365'i SharePoint Online ile kullanabilirsiniz.
PowerPoint	Üst düzey yöneticilere yönelik etkili sunumlar için idealdir.	Analistler ve mühendisler karmaşık bütçe analizi için daha ayrıntılı grafikler ister.
Visio	İş ve üretim süreçlerini akış çizelgeleri veya diğer diyagramlarla iletmeniz gereken bir projenin ilk aşamaları için idealdir.	Üst düzey yönetici kitlesi için çok fazla bilgi sunabilir. Bunun yerine Project'in kendi raporlama özelliklerini kullanın.
Microsoft Teams	Farklı konumlardaki ekipler için idealdir. Proje bilgilerini anlık ileti, ses, görüntü yoluyla veya çevrimiçi toplantılar sırasında paylaşabilirsiniz.	Dağıtım için bir BT bölümü gerekebilir.

Proje bilgilerini iletme

Project Online'dan durum güncelleştirmelerini denetleme	Ekibiniz Project Online kullanıyorsa, projenin ilerleme durumu hakkında ekibinizle iletişim kurmadan önce sunucudan görev durumu güncelleştirmelerini indirin.
En basitinden en uzmanına, zamanlamanızın ilerleme durumunu izleme	İlerlemeyi izlemenin basit yolları olduğu gibi daha karmaşık yolları da vardır. Projenize ve ekibinize en uygun yolu bulun.
Kazanılan değer bilgisini iletme	Kazanılan değer bilgisini yakalamak, proje performansının iyi ve kötü yönlerini keşfetme yolunda daha gelişmiş, ancak çok güçlü bir adımdır. Buradan elde ettiğiniz üst düzey gerçekler, paydaşlarınızın görmek istediği şeydir.
Proje raporu oluşturma	Project ile, başka hiçbir yazılım kullanmadan, istediğiniz her proje verisinin alımlı raporlarını oluşturabilir ve özelleştirebilirsiniz. Projede çalıştığınız sırada raporlar en son bilgileri gösterecek şekilde değişir; üstelik bunun için el ile güncelleştirme yapmanız gerekmez!
SharePoint görev listesiyle eşitleme	Ekip üyeleri zamanlamayı görüntüleyebilir ve SharePoint'teki çalışmalarını güncelleştirebilir ve siz de değişiklikleri Project'te görürsünüz. Bunun tersi de olur.
Microsoft 365'i kullanın	Microsoft 365 kullanarak proje bilgilerini iletin. Internet bağlantısı olan bir bilgisayarda çalıştığınız sürece, istediğiniz zaman ve istediğiniz yerde Word, Excel, PowerPoint veya OneNote'un tam sürümlerini kullanarak belgeleriniz üzerinde işlem yapabilirsiniz.
Sunucuda görev değişikliklerini yayımlama	Görevlerde değişiklik yaptığınızda, herkesin işine devam etmek için doğru bilgilere sahip olması için, bu değişiklikleri Project OnlineProject Online'da yayımlayın.
Microsoft Teams ile iletişim kurma	Kişiler toplantıya gelemeiyorsa, proje bilgilerini paylaşmak için Teams'i kullanın. Proje planlarını paylaşmak için PowerPoint slaytlarını, Excel sayfalarını veya bir OneNote not defterini paylaşın. People çevrimiçi toplantılara ofislerinden, evlerinden veya mobil cihazlarını kullanarak katılabilirler.

Proje yönetimi yol haritasına dönün