|
Microsoft Project'i açmadan önce planlamanıza başlamak akıllıca olur. Projenizin hedefleriyle ilgili ilk fikirlerinizi yakalamak için Word, Excel, OneNote veya Outlook gibi bir uygulama kullanın. Herkes fikirlerinizi aldıktan sonra Project ile zamanlamanızı planlamaya başlayabilirsiniz. Proje yönetiminin öğretildiği diğer makaleler için Proje Yol Haritası sayfasına geri dönün. |
|---|
Başlamadan önce proje yönetimiyle ilgili ipuçları . . .
Bir projeniz olduğundan emin olun Düşündüğünüzün gerçek bir proje olduğundan emin olun. Bir projenin üç temel özelliği vardır:
- Geçicidir ve benzersizdir Otomobil fabrikası tasarlamak bir kerelik bir faaliyet olduğundan bir projedir. Fabrikada otomobil üretimiyse yinelenen bir faaliyetler dizisidir ve bu nedenle bir proje değildir.
- Açıkça tanımlanmış çıktıları vardır Teslim edilebilirler projeye bir odak ve amaç kazandırır. Teslim edilebilirler açıkça beyan edilmediği takdirde paydaşlar proje yatırımlarının işe yarar olduğuna inanmayacaklardır.
-
Bir başlangıcı ve sonu vardır Proje bitiş tarihi olmadan, paydaşlar ve yatırımcılar projenin sonuçlarını ve yatırımlarının mümkün kıldığı avantajları göremeyeceklerdir.
İşte size bir projeniz olup olmadığına karar vermede yardımcı olacak bazı örnekler.
| Proje olmayan faaliyetler | Açıkça tanımlanmış projeler |
|---|---|
| Otomobil üretimi |
|
| Rekabet kaynaklı riski azaltma |
|
Proje kısıtlamalarını belirleme Kısıtlamalar, proje yöneticisinin proje tasarımı ve yönetimi seçeneklerini sınırlayan faktörlerdir. Çoğu projenin üç kısıtlaması vardır:
- Sınırlı zaman aralığı Belli başlı teslim edilebilirlerin bitiş tarihleri genellikle projenin toplam uzunluğunu belirler.
- Sınırlı insan kaynakları ve diğer kaynaklar Proje yöneticilerinin bir projede çalıştıracakları kişilerin sayısı veya bütçeleri genellikle sınırlıdır.
- Küçük kapsam Projeler genellikle ekibin başarabileceği iş miktarıyla kısıtlıdır. Projede çok fazla teslim edilebilir öğe veya özellik varsa, planlamaya göre bunlarının tümünün yapılması için yeterli zaman olmayabilir.
Bir kısıtlamadaki değişiklik genellikle diğer ikisini ve genel kaliteyi etkileyebilir. Örneğin, projenin süresini kısaltmak proje yöneticisini proje teslim edilebilirlerinin tamamlanması için gereken işçi sayısına karar vermeye zorlar. Yeterince işçi yoksa, projenin süresinin kısaltılması projenin kapsamını daraltmak gibi diğer ödünleri beraberinde getirebilir.
- Paydaşlarınızı baştan belirleme Kritik paydaşları ve bu paydaşlarla en iyi nasıl iletişim kurulacağını belirleyememiş olmak projeye en büyük zararı verir. Proje başladıktan sonra kritik bir paydaşı belirleyememiş olursanız, proje durma noktasına gelebilir veya yeni proje hedefleri ve yöntemleri öne sürüldükçe bütçeyi aşabilir.
1. Adım: İlk fikirlerinizi yakalama
| CaptureCapture ilk düşünceler OneNote'ta | Projenizi ve bu projeyle neleri başarmak istediğinizi düşünürken, OneNote ile hızlı notlar alın. Bu notlarınız arasında e-postalar, web sitelerinin bağlantıları, videolar veya ilk belirlemeler yer alabilir. |
|---|---|
| Excel verilerini Project'e aktarma | Projeler bazen Excel'deki basit listelerle başlar. Ancak büyüdüklerinde, projeyi düzenleyebileceğiniz ve görevleri daha etkili zamanlayabileceğiniz Project uygulamasına içeri aktarın. |
| Proje notlarını herhangi bir yerde yakalamak için herhangi bir bilgisayarda Microsoft 365'i kullanın | Microsoft 365 kullanarak erken proje belirtimleriyle çalışın. Internet bağlantısı olan bir bilgisayarda çalıştığınız sürece, istediğiniz zaman ve istediğiniz yerde Word, Excel, PowerPoint veya OneNote uygulamalarının tam sürümlerini kullanarak belgeleriniz üzerinde işlem yapabilirsiniz. |
| Bir web tarayıcısında Office Online’ı kullanma | TWeb için OfficeWeb için Office ile Microsoft 365 olmadan çalışın. Bir Microsoft Hesabınız olduğu sürece, projenizle ilgili ilk fikirlerinizi yakalamak için Word, Excel, PowerPoint veya OneNote uygulamalarının web sürümlerini kullanabilirsiniz. |
2. Adım: Paydaşlarınızla iletişim halinde olma
| İlk gelişmeleri raporlama | Proje planlamasında hangi konumda olursanız olun, iyi sunulan bir rapor proje teslim edilebilirleriyle ilgili olarak paydaşların kabulünü almaya yardımcı olur. |
|---|---|
| Çevrimiçi toplantıya katılma | Paydaşlar yanınızda bulunamıyorlarsa, bağlantı kurmak için çevrimiçi toplantıları kullanın. PowerPoint slaytlarını, Excel sayfalarını veya OneNote notlarını paylaşarak ilk proje planlarını tartışın. PeoplePeople Microsoft Teams çevrimiçi toplantılarına ofislerinden, yoldan veya mobil cihazlarından katılabilirler. |
| ChatChat with a project team member | Bir proje zamanlaması üzerinde çalışırken sorularla karşılaşırsanız, Teams kullanarak bu sorularla çevrimiçi sohbet edin. |
3. Adım: Proje başlatma
| Word, Outlook veya PowerPoint’ten Project'e kopyalayıp yapıştırma | Hızlı bir şekilde zamanlama başlatmak için Word, Outlook veya PowerPoint'teki görev listesini kopyalayıp Project'e yapıştırın. Project anahat yapısını ve biçimlendirmesini koruyacaktır. |
|---|---|
| Başka bir projeden veya şablondan yeni proje oluşturma | Sizinkilere benzer projelerdeki görevlerle önceden doldurulmuş bir şablonu temel alarak yeni proje oluşturun. Endüstri uzmanları, hızla işe koyulmanıza yardımcı olmak için bu projelerin çoğunu oluşturmuşlardır. |
| Excel verilerini Project'e aktarma | Excel'de başlatılmış bir görev listesini Project'e taşıyın. Project anahat yapısını ve biçimlendirmesini koruyacaktır. |
| SharePoint görev listesini ilk proje olarak içeri aktarma | Projeler bazen Project olmadan kişilerle paylaşılabilmek için SharePoint'te görev listeleri olarak başlar. Görev listesi büyüyüp belirli bir boyuta ulaştığında, Project'e aktararak buradan çalışmaya devam edebilirsiniz. |
| Proje yönetimi hedefi: Yeni bir proje zamanlaması oluşturma | Project'te projenizi başlattıktan sonra görevler eklemeye, bu görevleri düzenlemeye, ilişkilendirmeye, kişiler eklemeye vb. işlemleri yapmaya başlayabilirsiniz. |
Proje Yol Haritası konusuna dönün