Hiç bir aşamayı bir süreçle karıştırdınız mı? Veya teslim edilebilir bir portföy mü? Belki hayır, ancak proje yönetimi terminolojisi kafa karıştırıcı olabilir ve bu makale bunu çözmenize yardımcı olabilir.
Bu makalede
- Yönünüzü belirlemek: aşamalar, süreçler, portföyler ve ürünler
- Çıktı: Projenizin teslim edilebilir öğeleri
- Microsoft Project, proje yönetim sisteminize nasıl uyum sağlar?
- Yeterince almadınız mı? Daha fazla bilgi edinmek ister misiniz?
Yönünüzü belirlemek: aşamalar, süreçler, portföyler ve ürünler
Proje, bir zamanlamaya göre gerçekleşen ve bir tür çıktı üreten bir dizi etkinliktir. Bazı projeler tek başına durur ve kuruluşta sürmekte olan diğer işlerle ilişkisi yoktur. Öte yandan, bazı projeler aşamalar, süreçler, programlar ve portföyler gibi daha büyük çabaların parçasıdır.
Aşamalar
Projeler aşamalar halinde zamanlanabilir, böylece aynı hedefle ilgili birkaç proje birlikte yönetilebilir. Örneğin, bir hayır kurumu her yıl bir bağış toplama etkinliği düzenler. İşlevle ilişkili tüm projeleri yönetmek için projeleri üç aşamada gruplandırırlar: Planlama, Etkinlik Günü ve İzleme. Her aşama birden çok proje içerir.
| Aşama | Projeler | Faz Çıkışı |
|---|---|---|
| Planlama |
|
Tamamlanmış etkinlik planı belgesi |
| Etkinlik Günü |
|
Etkinlik planlandığı gibi gerçekleşiyor |
| Follow-Up |
|
Tamamlanmış otopsi belgesi |
Süreçler
İki farklı projedeki faaliyetler bir süreç oluşturacak şekilde birbirleriyle ilişkilendirilebilir. Örneğin, iki projeniz olduğunu varsayalım: biri çağrı merkezi biletleme sistemi üretmek için gerekli faaliyetleri, diğeri ise bir çağrı merkezi için destek personelini işe almak ve eğitmek için gerekli faaliyetleri içerir.
| Proje 1 | Proje 2 |
|---|---|
Faaliyetler:
|
Faaliyetler:
|
|
Çıktı: Çağrı merkezi biletleme sistemi |
Çıktı: Çağrı merkezi destek personeli |
İki projedeki birleştirilmiş faaliyetler, bir çağrı merkezi kurmak için bir süreç oluşturur. Süreç, tam işlevli bir çağrı merkezi çıktısına sahiptir.
| İşlem |
|---|
Proje 1 faaliyetleri:
|
Proje 2 faaliyetleri:
|
|
Süreç çıktısı: Tam işlevli çağrı merkezi |
Programlar
Program, birbiriyle ilişkili durumlarından en iyi şekilde yararlanmak için birlikte yönetilen bir grup projedir. Örneğin, yeni bir alt bölüm üzerinde çalışan bir inşaat şirketi, alt bölümdeki her evi ayrı bir proje olarak yönetiyor. Şirket, projeleri tüm alt bölüm için bir programda gruplandırarak, alt bölümün ilerlemesini bir bütün olarak kolayca görebilir ve beton kamyonları veya peyzaj mimarları gibi üçüncü taraf kaynakları getirmeyi planlayabilir.
| Program | Projeler |
|---|---|
| Contoso Malikaneleri |
|
Portföyler
Bazı proje yöneticileri portföyleri projeleri ve programları kendilerine karşılık gelen stratejik iş hedefleriyle eşleştirmek için kullanabilir. Örneğin, bir yazılım geliştirme şirketi üç stratejik iş hedefi belirlemiştir: "Sektörde yenilik yapmak", "Güvenli yazılım geliştirmek" ve "Birinci sınıf müşteri desteği sağlamak". Kuruluş, bu hedeflerin (Yenilik, Güvenlik ve Destek) her biri için portföyler oluşturur ve mevcut projeleri ve programları bu portföyler içinde hizalar.
| Portföy | Projeler ve Programlar |
|---|---|
| İnovasyon |
|
| Güvenlik |
|
| Destek |
|
Çıktı: Projenizin teslim edilebilir öğeleri
Projeler, aşamalar ve süreçlerin tümü, teslim edilebilir adı verilen bir tür çıktı üretir. Tipik olarak teslim edilebilir bir öğe, belge veya tamamlanmış ürün gibi bir tür somut öğedir. Teslim edilebilirler ürün veya mal olabileceği gibi sonuç veya hizmet de olabilir. Aşağıdaki tabloda, bu teslim edilebilir türlerinin bazı örnekleri verilmektedir.
| Teslim Edilebilir Türü | Açıklama | Örnekler |
|---|---|---|
| Ürün | Bir projenin, aşamanın veya sürecin çıktısı olan somut öğe. Ürünler tek başına teslim edilebilir öğeler olabileceği gibi, daha büyük bir teslim edilebilir öğenin bileşeni de olabilir. | Belge, yazılım programı, ev |
| Sonuç | Tamamlanmış bir projenin, aşamanın veya sürecin çıktısıdır. | Gözden geçirilmiş hata önceliklendirme süreci, yeni organizasyon yapısı, yeşil inşaat için yönergeler |
| Hizmet | Kuruluşun işle ilgili bir işlevi yerine getirmesini sağlayan projenin, aşamanın veya sürecin çıktısıdır. | Tam işlevli çağrı merkezi, bir konferansta personel masası, telsiz gönderme hizmeti |
Microsoft Project, proje yönetim sisteminize nasıl uyum sağlar?
Daha da geriye gidersek, proje yönetimi "sistemi", projeleri zamanlamak ve izlemek için kullanılan bütünleşik süreç, teknik, yöntem ve araçlar kümesini ifade eder. Microsoft Project, daha geniş proje yönetim sistemi içinde yer alan bir araçtır. Proje planları olarak da adlandırılan projeler Project 2010'un içinde ayrı dosyalar olarak kaydedilir ve aşamalar, süreçler, programlar ve portföyler gibi daha büyük çalışmalar halinde birlikte gruplandırılabilir.