Відкриття й використання спільної поштової скриньки в Outlook

Додавання спільної поштової скриньки до нової програми Outlook

Коли адміністратор додав вас як учасника спільної поштової скриньки, закрийте та перезапустіть нову програму Outlook. Спільна поштова скринька має автоматично відображатися в області папок.

Що робити, якщо це не спрацювало?

Якщо адміністратор додав вас до спільної поштової скриньки лише нещодавно, може пройти кілька хвилин, перш ніж вона відобразиться. Трохи зачекайте, а потім знову закрийте та перезапустіть нову програму Outlook. Або додайте спільне поле вручну.

1. Виберіть елемент Пошта в області переходів у новій програмі Outlook.

2. В області папок клацніть правою кнопкою миші ім'я облікового запису та виберіть пункт Додати спільну папку або поштову скриньку.
   

3. У вікні Додати спільну папку або поштову скриньку введіть ім'я поштової скриньки, до якої потрібно отримати доступ, наприклад info@contoso.com.

   Примітка.

   Ви можете додати спільну поштову скриньку в будь-який час, але перш ніж використовувати її, ІТ-адміністратор повинен додати вас як учасника.

Пошук спільної поштової скриньки в області папок

В області папок ліворуч знайдіть папку Я маю доступ . Виберіть папку, щоб розгорнути її. Спільна поштова скринька – це вкладена папка в розділі Мені надано доступ. Якщо вибрати ім'я спільної поштової скриньки, вона розгорнеться, щоб відобразити стандартні папки електронної пошти, як-от Вхідні, Чернетки та Надіслані.

Надсилання пошти зі спільної поштової скриньки

1. В області переходів у новій версії Outlook для Windows виберіть пункт Пошта .
2. На вкладці Основне натисніть кнопку Створити>пошту.
3. Якщо поле Від не відображається у верхній частині повідомлення (поруч із кнопкою Надіслати), на вкладці Параметри натисніть кнопку Показати з.
4. У повідомленні виберіть пункт Відправник і перейдіть до спільної адреси електронної пошти. Якщо її немає в списку, виберіть Інша адреса електронної пошти та введіть спільну адресу електронної пошти.
5. Завершивши введення повідомлення, натисніть кнопку Надіслати.
   Відтепер, коли потрібно надіслати повідомлення зі спільної поштової скриньки, адреса буде доступна в розкривному списку Відправник .
   Щоразу, коли ви надсилаєте повідомлення зі спільної поштової скриньки, одержувачі бачать лише спільну адресу електронної пошти в повідомленні.

Відповідь на повідомлення, що надійшло до спільної поштової скриньки

1. Відкрийте нову програму Outlook для Windows.
2. Відкрийте повідомлення електронної пошти, на яке потрібно відповісти.
3. У полі Від у верхній частині повідомлення має відобразитися ім'я спільної поштової скриньки. Якщо ні, виберіть розкривний список З і виберіть спільну поштову скриньку.
4. Завершивши введення повідомлення, натисніть кнопку Надіслати.
   Якщо потрібно надіслати повідомлення зі спільної поштової скриньки, адреса буде доступна в розкривному списку Відправник .
   Щоразу, коли ви надсилатимете повідомлення зі спільної поштової скриньки, його одержувачі бачитимуть лише адресу цієї поштової скриньки.

Пошук у спільній поштовій скриньці

Коли спільну поштову скриньку буде додано до нової програми Outlook, пошук у ній схожий на пошук у основній поштовій скриньці.

1. Відкрийте нову програму Outlook для Windows.
2. Виберіть папку в спільній поштовій скриньці в області папок.
3. У полі Пошук у верхній частині вікна Outlook введіть запит, який потрібно використати для пошуку, а потім натисніть клавішу Enter.
   У списку повідомлень відображатимуться результати на основі пошуку з вибраної папки в спільній поштовій скриньці.

Використання спільного календаря зі спільної поштової скриньки

Якщо адміністратор додав вас як учасника спільної поштової скриньки, закрийте та знову запустіть Outlook. Спільний календар, пов’язаний зі спільною поштовою скринькою, автоматично додається до вашого списку Календарі.

1. У новій програмі Outlook перейдіть до подання календаря та виберіть спільну поштову скриньку.
   Якщо ввести відомості про зустрічі, їх зможе переглянути будь-який учасник спільної поштової скриньки.
2. Будь-який учасник спільної поштової скриньки може створювати, переглядати й упорядковувати зустрічі в календарі так, як і особисті зустрічі. Усі учасники спільної поштової скриньки бачитимуть ці зміни, унесені до спільного календаря.

Використання спільного списку контактів у поштовій скриньці

Контакти для спільних поштових скриньок та поштових скриньок інших користувачів наразі недоступні в новій програмі Outlook. Організація Microsoft Outlook активно працює над оновленням цього файлу.

Доступність надбудов у спільних поштових скриньках

У новій версії Outlook для Windows підтримка надбудов у спільних поштових скриньках залежить від конкретного сценарію та від того, чи було підвищено спільну поштову скриньку до повного облікового запису. Докладні відомості про ці сценарії див. в статті Використання надбудов в Outlook.

Додаткові відомості про спільні поштові скриньки в новій програмі Outlook

Докладні відомості про те, як додати спільну поштову скриньку як обліковий запис, див . тут. Додавання спільної поштової скриньки як облікового запису забезпечить підтримку таких можливостей:

Інші можливості, недоступні сьогодні для спільних поштових скриньок, але будуть додані в майбутньому оновленні:

• Надання нового делегованого доступу до поштової скриньки

Нижче наведено кілька порад із роботи з поштою, які допоможуть керівникам і представникам краще переходити між елементами керування поштовими скриньками в новій програмі Outlook.

Поради щодо пошти

Фільтри й правила для адміністраторів

У новій програмі Outlook адміністратори можуть скористатися фільтром електронної пошти із запрошеннями до календаря , щоб легко знайти запрошення на нараду.

Ви також можете налаштувати електронний лист, отриманий для інших користувачів, правило для облікового запису керівника, а також автоматично переміщати його до окремої папки та призначати категорії за вашим запитом.

Перетягування повідомлень електронної пошти для створення завдань

Легко будьте в курсі справ, перетягнувши електронні листи до подання Мій день, щоб перетворити їх на завдання.

Закріплення повідомлень електронної пошти для швидкого доступу

Тепер ви можете закріпити електронний лист, щоб він відображався у верхній частині папки "Вхідні", заощаджуючи час від необхідності повертатися та шукати його. Наведіть вказівник миші на електронний лист або клацніть його правою кнопкою миші та виберіть Закріпити , щоб закріпити його.

Планування надсилання електронної пошти

У сучасному гібридному світі роботи ваш день може бути чужою ніччю, тому ви не хочете надсилати повідомлення електронної пошти комусь посеред ночі. У новій версії Outlook можна легко надсилати повідомлення електронної пошти, якщо потрібно. Просто клацніть стрілку розкривного списку поруч із кнопкою Надіслати та виберіть пункт Запланувати надсилання.

Відкласти електронну пошту

Іноді електронна пошта дуже важлива, але поки що ні. За допомогою функції Відкладення можна запланувати повторну доставку повідомлення електронної пошти до папки "Вхідні", яка відображається в потрібний час, щоб ви могли впоратися з цим, коли це саме потрібно. Просто клацніть правою кнопкою миші будь-яке повідомлення та виберіть відкласти або виберіть Відкласти на стрічці. Потім виберіть час доставки.

Додавання спільної поштової скриньки до класичної програми Outlook

Якщо адміністратор додав вас як учасника спільної поштової скриньки, закрийте та знову запустіть Outlook. Спільна поштова скринька має автоматично відображатися в області папок класичної версії Outlook.

Що робити, якщо це не спрацювало?

• Якщо адміністратор додав вас до спільної поштової скриньки лише нещодавно, може пройти кілька хвилин, перш ніж вона відобразиться. Трохи зачекайте, а потім знову закрийте й перезапустіть Програму Outlook.

• Якщо це не допомогло, додайте спільну поштову скриньку до Outlook вручну:

  1. Відкрийте класичну програму Outlook.
  2. Перейдіть на вкладку Файл на стрічці, а потім виберіть Параметри>облікових записів Параметри облікових записів.
  3. Перейдіть на вкладку Електронна пошта.
  4. Переконайтеся, що вибрано потрібний обліковий запис, а потім натисніть кнопку Змінити.
  5. Виберіть додаткові параметри>розширеного>додавання.
  6. Введіть спільну адресу електронної пошти, наприклад info@contoso.com.
  7. Натисніть кнопку OK OK>.
  8. Натисніть кнопку NextFinishClose (Наступне> завершення > закрити).

Надсилання пошти зі спільної поштової скриньки

1. Відкрийте класичну програму Outlook.
2. Натисніть кнопку Створити лист.
3. Якщо у верхній частині повідомлення не відображається поле Від , натисніть кнопку Параметри>з.
4. У повідомленні виберіть пункт Відправник і перейдіть до спільної адреси електронної пошти. Якщо її немає в списку, виберіть Інша адреса електронної пошти та введіть спільну адресу електронної пошти.
5. Натисніть кнопку OK.
6. Завершивши введення повідомлення, натисніть кнопку Надіслати.
   Відтепер, коли потрібно надіслати повідомлення зі спільної поштової скриньки, адреса буде доступна в розкривному списку Відправник .
   Щоразу, коли ви надсилатимете повідомлення зі спільної поштової скриньки, його одержувачі бачитимуть лише адресу цієї поштової скриньки.

Відповідь на повідомлення, що надійшло до спільної поштової скриньки

1. Відкрийте класичну програму Outlook.
2. Відкрийте повідомлення електронної пошти, на яке потрібно відповісти.
3. У полі Від у верхній частині повідомлення має відобразитися ім'я спільної поштової скриньки. Якщо це не так, виберіть його з розкривного списку "Відправник".
4. Завершивши введення повідомлення, натисніть кнопку Надіслати.
   Якщо потрібно надіслати повідомлення зі спільної поштової скриньки, адреса буде доступна в розкривному списку Відправник .
   Щоразу, коли ви надсилатимете повідомлення зі спільної поштової скриньки, його одержувачі бачитимуть лише адресу цієї поштової скриньки.

Пошук у спільній поштовій скриньці

Коли спільну поштову скриньку буде додано до Outlook, пошук у ній схожий на пошук у основній поштовій скриньці.

1. Відкрийте класичну програму Outlook.
2. Виберіть папку в спільній поштовій скриньці на панелі папок ліворуч.
3. Введіть запит у полі пошуку у верхній частині стрічки (панель знарядь).
4. Розпочніть пошук, натиснувши клавішу Enter або натиснувши кнопку Екранної лупи праворуч від поля пошуку.
   Список повідомлень поверне результати на основі пошуку з вибраної папки в спільній поштовій скриньці.

Використання спільного календаря

Якщо адміністратор додав вас як учасника спільної поштової скриньки, закрийте та знову запустіть Outlook. Спільний календар, пов’язаний зі спільною поштовою скринькою, автоматично додається до вашого списку Календарі.

1. У класичній версії Outlook перейдіть до подання календаря та виберіть спільну поштову скриньку.
   
2. Якщо ввести відомості про зустрічі, їх зможе переглянути будь-який учасник спільної поштової скриньки.
3. Будь-який учасник спільної поштової скриньки може створювати, переглядати й упорядковувати зустрічі в календарі так, як і особисті зустрічі. Усі учасники спільної поштової скриньки бачитимуть ці зміни, унесені до спільного календаря.

Використання спільного списку контактів

Якщо адміністратор додав вас як учасника спільної поштової скриньки, закрийте та знову запустіть Outlook. Спільний список контактів, пов’язаний зі спільною поштовою скринькою, автоматично додається до вашого списку Мої контакти.

1. У класичній версії Outlook виберіть People.
2. У розділі Мої контакти виберіть папку контактів для спільної поштової скриньки.
   

Доступність надбудов у спільних поштових скриньках

У класичній версії Outlook для Windows підтримка надбудов у спільних поштових скриньках залежить від конкретного сценарію. Докладні відомості про ці сценарії див. в статті Використання надбудов в Outlook.

Налаштування відображення спільної поштової скриньки під основною поштовою скринькою

Скористайтеся цим методом, якщо електронну пошту потрібно відстежити водночас з основної та спільної поштових скриньок. Після виконання цього завдання спільна поштова скринька та її папки відображаються в області переходів ліворуч щоразу, коли ви відкриваєте інтернет-версія Outlook.

1. Увійдіть у свій обліковий запис у інтернет-версія Outlook.
2. Щоб Exchange Online поштові скриньки, клацніть правою кнопкою миші папку Папки в області переходів ліворуч, а потім виберіть додати спільну папку або поштову скриньку. У локальних поштових скриньках Exchange клацніть правою кнопкою миші ім'я основної поштової скриньки (наприклад, Моллі Демпсі) в області переходів ліворуч, а потім виберіть пункт Додати спільну папку або поштову скриньку.
   
3. У діалоговому вікні Додавання спільної папки введіть ім'я спільної поштової скриньки, до якої ви належите, наприклад info@contoso.com.

Спільна поштова скринька відображається в списку папок у інтернет-версія Outlook. Можна розгорнути чи згорнути папки спільної поштової скриньки так само, як і папки основної поштової скриньки. Ви також можете видалити спільну поштову скриньку зі списку папок. Щоб видалити її, клацніть на спільній поштовій скриньці правою кнопкою миші, а потім виберіть пункт Видалити спільну папку.

Отримання сповіщень про нові повідомлення в спільній поштовій скриньці

Щоб отримувати сповіщення про нові повідомлення в папці "Вхідні" спільної поштової скриньки, потрібно відкрити спільну поштову скриньку в окремому вікні браузера.

Відкриття спільної поштової скриньки в окремому вікні браузера

Використовуйте цей метод, якщо потрібно переглянути електронну пошту зі спільної поштової скриньки та керувати нею в окремому вікні браузера. Цей метод також дає змогу отримувати сповіщення про нові елементи в папку "Вхідні" спільної поштової скриньки.

1. Увійдіть у свій обліковий запис у інтернет-версія Outlook.

2. На панелі переходів інтернет-версія Outlook виберіть своє ім'я. Відобразиться список.

3. Виберіть команду Відкрити іншу поштову скриньку.

4. Введіть адресу електронної пошти іншої поштової скриньки, яку потрібно відкрити, а потім натисніть кнопку Відкрити. Інший інтернет-версія Outlook сеанс відкривається в окремому вікні, що дозволяє доступ до іншої поштової скриньки.

   Порада.

   Якщо адресу електронної пошти поштової скриньки введено невірно, з’явиться результат «Нічого не знайдено». Спробуйте ввести адресу електронної пошти ще раз.

Надсилання повідомлення електронної пошти зі спільної поштової скриньки

1. Над списком папок натисніть кнопку Створити повідомлення . В області читання з’явиться форма нового повідомлення.

2. У верхній частині повідомлення виберіть >Показати від.
   
   Якщо цей параметр активовано, користувачі, які отримають це повідомлення електронної пошти, бачитимуть, що його надіслано зі спільної поштової скриньки, а не з вашої особистої адреси.

3. Під час першого використання спільної поштової скриньки потрібно додати адресу до параметрів, доступних у розкривному списку Відправник :

   1. Клацніть правою кнопкою миші адресу відправника та виберіть видалити.
      
   2. Введіть спільну адресу. Коли ви наступного разу відповісте зі спільної поштової скриньки, її адреса з'явиться як параметр у розкривному списку Від .

4. Щоб додати одержувачів, введіть ім'я будь-якого користувача в папці контактів або списку адрес організації або введіть адресу електронної пошти в полі Кому або Копія . Коли ви вперше вводите ім'я особи, інтернет-версія Outlook шукає адресу цієї особи. Надалі це ім’я буде додано в кеш, тому розпізнаватиметься швидко.

5. Введіть тему.

6. Введіть повідомлення, яке потрібно надіслати.

7. Коли повідомлення буде готове до роботи, натисніть кнопку Надіслати.

Відповідь на повідомлення, що надійшло до спільної поштової скриньки

Під час першої відповіді на повідомлення, надіслане до спільної поштової скриньки, потрібно додати спільну адресу до розкривного списку Відправник . Ось як це зробити:

1. Відкрийте інтернет-версію Outlook і перейдіть до спільної поштової скриньки.
2. Відкрийте повідомлення, надіслане на спільну адресу.
3. Виберіть Відповісти.
4. У верхній частині повідомлення виберіть >Показати від.
   
5. Клацніть правою кнопкою миші адресу відправника та виберіть видалити.
   
6. Введіть спільну адресу та надішліть повідомлення. Коли ви наступного разу відповісте зі спільної поштової скриньки, її адреса з'явиться як параметр у розкривному списку Від .

Надсилання автоматичних відповідей зі спільної поштової скриньки

Лише адміністратор Microsoft 365 має дозволи на настроювання можливості надсилати автовідповіді зі спільної поштової скриньки. Інструкції див. в статті Створення спільної поштової скриньки в адміністратора.

Доступність надбудов у спільних поштових скриньках

У інтернет-версія Outlook підтримка надбудов у спільних поштових скриньках залежить від конкретного сценарію та способу доступу до спільної поштової скриньки. Докладні відомості про ці сценарії див. в статті Використання надбудов в Outlook.