Якщо ви надаєте клієнтам або колегам доступ до копій файлів документів Microsoft 365, радимо переглянути документ на наявність прихованих даних або особистих відомостей і видалити його.
Примітка.: Якщо ви не надішлете документ до Microsoft, Microsoft не матиме доступу до будь-якої інформації з документа.
Інспектор документів допомагає знаходити й видаляти приховані дані та особисті відомості, які зберігаються в документах, до яких ви плануєте надати спільний доступ. Ось як його використовувати.
Перейдіть до розділуВідомості про файл > > Перевірити наявність проблем > перевірити документ.
Порада.: Якщо потрібно просто надрукувати документ без приміток, на вкладці Файл натисніть кнопку Друк, виберіть пункт Друк усіх сторінок і зніміть прапорець Друк виправлень.
Пошук і видалення інспектора документів у Word документах
У Інспектор документів відображаються кілька різних інспекторів, які допомагають знайти та видалити приховані дані та особисті відомості в Word документах перед наданням спільного доступу.
Увага!: Ми дуже радимо використовувати Інспектор документів на копії вихідного документа, оскільки не завжди можна відновити дані, які видаляє Інспектор документів. Докладні відомості див. в статті Використання інспектора документів.
Щоб швидко знайти й видалити дані та відомості, зробіть ось що:
-
У інспекторі документів виберіть або зніміть параметри (як описано нижче), щоб видалити або зберегти їх.
-
Натисніть кнопку Перевірити.
-
Перегляньте результати перевірки та виберіть видалити всі елементи, які потрібно видалити.Застереження та відомості про видалення відомостей див. в статті Використання інспектора документів.
-
Натисніть кнопку Перезаписування або Закрити.
Примітка.: Є деякі відомості, які Інспектор документів не можна видалити, пояснюється в таблицях нижче.
|
Назва інспектора |
Знаходить та видаляє |
|---|---|
|
Примітки, виправлення, версії та зауваження |
|
|
Властивості документа та особисті відомості |
|
|
Колонтитули та водяні знаки |
|
|
Прихований текст |
Текст, відформатований як прихований (ефект шрифту, доступний в діалоговому вікні Шрифт) Примітка.: Цей інспектор не виявляє текст, прихований іншими методами (наприклад, білий текст на білому тлі). |
|
Настроювані XML-дані |
|
|
Невидимий вміст |
Об'єкти, які не відображаються, оскільки їх відформатовано як невидимі Примітка.: Цей інспектор не виявляє об’єкти, закриті іншими об’єктами. |
Примітка.: Якщо ваша організація настроїла Інспектор документів, додавши модулі інспектора, можна перевірити документи на наявність додаткових типів інформації.
Типи прихованих даних і особистих відомостей
Word документи можуть містити приховані дані та особисті відомості таких типів:
-
Примітки, позначки виправлення із записаних виправлень, версії та рукописні зауваження. Якщо ви співпрацюєте з іншими користувачами над створенням документа, документ може містити такі елементи, як знаки виправлення відстежених змін, примітки, рукописні зауваження або версії. Ці відомості можуть дати змогу іншим користувачам бачити імена людей, які працювали над документом, примітки рецензентів і зміни, внесені до документа, елементи, до яких ви, можливо, не захочете надавати спільний доступ за межами вашої групи.
-
Властивості документа та особисті відомості Властивості документа або метадані містять відомості про документ, наприклад ім'я автора, тему та заголовок. Властивості документа також містять відомості, які автоматично підтримуються Microsoft 365 програмами, наприклад ім'я особи, яка нещодавно зберегла документ, і дату створення документа. Якщо використано особливі функції, документ може також містити додаткові типи особистих даних, як-от заголовки повідомлень електронної пошти, надіслані для перевірки відомості, маршрути надсилання та імена шаблонів.
-
Колонтитули та водяні знаки Word документи можуть містити відомості в колонтитулах. Крім того, ви могли додати водяний знак до Word документа.
-
Прихований текст Word документів може містити текст, відформатований як прихований текст. Якщо невідомо, чи містить документ прихований текст, скористайтеся Інспектор документів, щоб знайти його.
-
Властивості сервера документів Якщо документ збережено в розташуванні на сервері керування документами, наприклад на сайті робочої області для документів або в бібліотеці на основі Служби Windows SharePoint Services, документ може містити додаткові властивості документа або відомості, пов'язані з цим розташуванням сервера.
-
Настроювані XML-дані. Документи можуть містити настроювані XML-дані, які не відображаються в самому документі. Інспектор документів можете знайти та видалити ці XML-дані.
Пошук і видалення прихованих даних і особистих відомостей за допомогою інспектора документів
Увага!: Ми дуже радимо використовувати Інспектор документів на копії вихідного документа, оскільки не завжди можна відновити дані, які видаляє Інспектор документів.
-
Відкрийте Word документ, який потрібно перевірити на наявність прихованих даних і особистих відомостей.
-
На вкладці Файл натисніть кнопку Зберегти як, а потім введіть ім'я в полі Ім'я файлу , щоб зберегти копію вихідного документа.
-
У копії вихідного документа на вкладці Файл виберіть пункт Відомості.
-
Натисніть кнопку Перевірити на наявність проблем і натисніть кнопку Перевірити документ.
-
У діалоговому вікні Інспектор документів установіть прапорці поруч із типами прихованого вмісту, який потрібно перевірити.
-
Натисніть кнопку Перевірити.
-
Перегляньте результати перевірки в діалоговому вікні Інспектор документів.
-
Натисніть кнопку Видалити все поруч із результатами перевірки для прихованого вмісту, який потрібно видалити з документа.
Увага!:
-
Якщо ви видалите прихований вміст із документа, можливо, його не вдасться відновити, натиснувши кнопку Скасувати.
-
Якщо потрібно видалити приховані дані та особисті відомості з документів, збережених у форматі тексту OpenDocument (.odt), слід запускати Інспектор документів щоразу, коли документ зберігається в такому форматі.
-
За допомогою Інспектор документів можна знайти й видалити приховані дані та особисті відомості, які зберігаються в Excel документах, перш ніж надавати спільний доступ.
Примітка.: Хоча приховані дані та особисті відомості можна видалити з книг, надісланих іншим користувачам, якщо книгу Excel збережено як спільну книгу, видаляти примітки, зауваження, властивості документа та особисті відомості не можна. Щоб видалити ці відомості зі спільної книги, спочатку скопіюйте та вимкніть функцію "Спільна книга".
Пошук і видалення інспектора документів у документах Excel
У цій таблиці перелічено типи прихованих даних і особистих відомостей, які Інспектор документів можете знайти та видалити з книг.
Увага!: Радимо використовувати Інспектор документів у копії вихідної книги, оскільки не завжди можна відновити дані, які видаляє Інспектор документів. Докладні відомості див. в статті Використання інспектора документів.
Щоб швидко знайти й видалити дані та інформацію, виконайте такі дії:
-
У інспекторі документів виберіть або зніміть параметри (як описано нижче), щоб видалити або зберегти їх.
-
Натисніть кнопку Перевірити.
-
Перегляньте результати перевірки та виберіть видалити всі елементи, які потрібно видалити.Застереження та відомості про видалення відомостей див. в статті Використання інспектора документів.
-
Натисніть кнопку Перезаписування або Закрити.
Не всі відомості можна видалити. Докладні відомості див. в статті Відомості, які знаходить інспектор документів, але не може видалити.
Примітка.: Якщо ваша організація додала модулі спеціальних інспекторів до Інспектор документів, можуть відображатися додаткові типи інформації.
|
Для таких елементів: |
Інспектор документів знаходить і видаляє: |
|---|---|
|
Примітки та зауваження |
|
|
Властивості документа та особисті відомості |
|
|
Колонтитули |
|
|
Приховані рядки та стовпці |
|
|
Приховані аркуші |
Приховані аркуші Примітка.: Якщо приховані аркуші в книзі містять дані, то в разі їх видалення зміняться результати обчислень або формул. Якщо невідомо, які відомості містять приховані аркуші, закрийте Інспектор документів, відобразіть приховані аркуші та перегляньте їхній вміст. |
|
Настроювані XML-дані |
Настроювані XML-дані, які може бути збережено у книзі |
|
Невидимий вміст |
Об’єкти, яких не видно, оскільки вони відформатовані як невидимі Примітка.: Інспектор документів не виявляє об'єкти, на які поширюються інші об'єкти. |
Пошук і видалення прихованих даних і особистих відомостей
Інспектор документів допомагає знаходити й видаляти приховані дані та особисті відомості в Excel книгах.
Увага!: Радимо використовувати Інспектор документів у копії вихідної книги, оскільки не завжди можна відновити дані, які видаляє Інспектор документів.
-
Відкрийте книгу, яку потрібно перевірити на наявність прихованих даних і особистих відомостей.
-
На вкладці Файл натисніть кнопку Зберегти як і введіть інше ім'я в полі Ім'я файлу , щоб зберегти копію вихідної книги.
-
У копії вихідної книги на вкладці Файл виберіть пункт Відомості.
-
Натисніть кнопку Перевірити на наявність проблем і натисніть кнопку Перевірити документ.
-
У вікні Інспектор документів установіть прапорці біля типів прихованого вмісту, який потрібно перевірити. Докладні відомості про окремих інспекторів див. в статті Пошук і видалення інспектора документів у документах Excel.
-
Натисніть кнопку Перевірити.
-
Перегляньте результати перевірки в полі Інспектор документів .
-
Натисніть кнопку Видалити все поруч із результатами перевірки для прихованого вмісту, який потрібно видалити з документа.
Увага!:
-
Якщо ви видалите прихований вміст із книги, можливо, ви не зможете відновити його, натиснувши кнопку Скасувати.
-
Якщо видалити приховані рядки, стовпці або аркуші з даними, зміняться результати обчислень і формул у книзі. Якщо невідомо, які відомості містять приховані рядки, стовпці або аркуші, закрийте Інспектор документів, відобразіть приховані рядки, стовпці або аркуші та перегляньте їхній вміст.
-
Інспектори для приміток,властивостей документа та особистих відомостей, колонтитулів не можна використовувати в книзі, збереженій як спільна книга (рецензування > надати спільний доступ до книги). Це відбувається тому, що спільні книги використовують особисті відомості, щоб дати змогу різним користувачам співпрацювати над однією книгою. Щоб видалити ці відомості зі спільної книги, можна скопіювати книгу, а потім скасувати спільний доступ до неї. Щоб скасувати спільний доступ до книги, на вкладці Рецензування натисніть кнопку Спільний доступ до книги та зніміть прапорець Дозволити редагування кількома користувачами одночасно.
-
Якщо потрібно видалити приховані дані та особисті відомості з електронних таблиць, збережених у форматі електронної таблиці OpenDocument (.ods), потрібно запускати Інспектор документів під час кожного збереження електронної таблиці в цьому форматі.
-
Типи прихованих даних і особистих відомостей в Excel
Ось деякі елементи, які можуть бути джерелом прихованих даних і особистих відомостей у книгах Excel:
-
Примітки та рукописні зауваження. Книга може містити такі елементи, як примітки або рукописні зауваження, якщо ви співпрацюєте з іншими користувачами, щоб створити книгу. Ці відомості дають змогу іншим користувачам бачити імена користувачів, які працювали над вашою книгою, примітки від рецензентів і зміни, внесені до книги.
-
Властивості документа та особисті відомості Метадані або властивості документа в Excel так само, як і в інших програмах Microsoft 365, містять такі відомості, як автор, тема та назва. Microsoft 365 автоматично зберігає ім'я користувача, який нещодавно зберіг книгу, дату створення документа та розташування документа. Можуть бути додаткові типи особистих даних( PII), такі як заголовки електронної пошти, відомості для надсилання для перевірки, маршрутизація, властивості принтера (наприклад, шлях до принтера та захищений код доступу до друку), а також відомості про шлях до файлу для публікації веб-сторінок.
-
Колонтитули. У книгах відомості можуть міститись у верхніх і нижніх колонтитулах.
-
Приховані рядки, стовпці та аркуші. Книги можуть містити приховані рядки, стовпці або цілі аркуші. Якщо надати для спільного перегляду копію книги з прихованими рядками, стовпцями або аркушами, інші користувачі можуть зробити видимими ці елементи й переглянути дані в них.
-
Властивості сервера документів. Книги, збережені в розташуванні на сервері керування документами, наприклад на сайті робочої області для документів або в бібліотеці на основі Служби Windows SharePoint Services, можуть містити додаткові властивості документа або відомості, пов'язані з розташуванням сервера.
-
Настроювані XML-дані. Книги можуть містити настроювані XML-дані, які не відображаються в самому документі. Інспектор документів можете знайти та видалити ці XML-дані.
-
Невидимий вміст. Книги можуть містити невидимі об’єкти, які було відформатовано як невидимі.
-
Зовнішні посилання. Книги можуть містити посилання на дані в інших книгах (зовнішні посилання). Назви аркушів, які містять такі дані, зберігаються з книгами, але можуть не відображатися.
-
Вбудовані файли або об’єкти. Книги можуть містити вбудовані файли (наприклад, документ Microsoft 365 або текст) або вбудовані об'єкти (наприклад, діаграму або формулу), які можуть містити дані, які не відображаються.
-
Макроси коду VBA. Книги можуть містити макроси, модулі VBA, елементи керування COM і ActiveX, користувацькі форми або функції, які можуть містити приховані дані.
-
Елементи, які можуть мати кешовані дані. Книги можуть містити кешовані дані для зведених таблиць, зведених діаграм, роздільників, часових шкал і формул кубів, які можуть не відображатися.
-
Опитування в Excel. Книги можуть містити приховані Excel запитання опитування, введені в Інтернет-версія Excel та збережені разом із книгою, але не відображаються там.
-
Сценарії диспетчера сценаріїв. Книги можуть містити сценарії, визначені за допомогою диспетчера сценаріїв. Такі сценарії можуть передбачати використання кешованих або прихованих даних.
-
Фільтри. Книги можуть містити активні автофільтри або фільтри таблиць, які можуть призвести до зберігання в книзі кешованих або прихованих даних.
-
Приховані імена. Книги можуть містити приховані імена, які можуть бути джерелом прихованих даних.
Відомості, які інспектор документів знаходить, але не може видалити
Інспектор документів виявляє наведені нижче елементи, які можуть містити дані, які не відображаються в книзі. Інспектор не може видалити такі елементи, оскільки це може призвести до порушення роботи книги. Можна перевірити кожен знайдений елемент і вирішити: видалити його вручну або замінити на елемент, який не має прихованих даних, як-от статичні рисунки.
|
Для таких елементів: |
Буде знайдено Інспектор документів: |
|---|---|
|
Зовнішні посилання |
Посилання на інші книги. Назви аркушів, які містять дані, зберігаються в книзі, але не відображаються. До зовнішніх посилань належать зовнішні посилання, які використовуються в:
|
|
Вбудовані файли або об’єкти |
Вбудовані файли (наприклад, Microsoft 365 або текстовий документ) або вбудовані об'єкти (наприклад, діаграма або формула), які можуть містити дані, які не відображаються в книзі. Ось приклади деяких типів об’єктів:
|
|
Макроси коду VBA |
Макроси або елементи VBA, які можуть містити приховані дані в книзі. До них належать:
|
|
Функції бізнес-аналітики з кешованими даними |
Функції бізнес-аналітики з кешованими даними, що зберігаються з книгою, можуть містити невидимі дані. Інспектор документів перевіряє такі елементи, які можуть містити кеш формул PivotCache, SlicerCache або куба:
|
|
Опитування в Excel |
Excel Запитання про опитування, створені в Інтернет-версія Excel та збережені разом із книгою, не відображаються. |
|
Сценарії диспетчера сценаріїв |
Сценарії, визначені в диспетчері сценаріїв, можуть спричинити зберігання кешованих або прихованих даних у книзі. |
|
Фільтри |
Фільтри, які можуть спричинити збереження кешованих або прихованих даних у книзі. Інспектор документів перевіряє автофільтри та фільтри таблиць, застосовані до даних. |
|
Приховані імена |
Приховані імена, які можуть зберігати приховані дані в книзі. |
Приховані відомості в презентаціях PowerPoint можна знайти та видалити за допомогою Інспектор документів.
Порада.: Якщо потрібно просто надрукувати документ без приміток, на вкладці Файл натисніть кнопку Друк, виберіть пункт Друк усіх сторінок і зніміть прапорець Друк виправлень.
Відомості, які знаходить і видаляє інспектор документів
У цій таблиці перелічено типи прихованих даних і особистих відомостей, які Інспектор документів можете знайти та видалити з презентацій PowerPoint.
Увага!: Радимо використовувати Інспектор документів на копії вихідної презентації, оскільки не завжди можна відновити дані, які Інспектор документів видалить. Докладні відомості див. в статті Використання інспектора документів.
Щоб швидко знайти й видалити дані та інформацію, виконайте такі дії:
-
У інспекторі документів виберіть або зніміть параметри (як описано нижче), щоб видалити або зберегти їх.
-
Натисніть кнопку Перевірити.
-
Перегляньте результати перевірки та виберіть видалити всі елементи, які потрібно видалити.Застереження та відомості про видалення відомостей див. в статті Використання інспектора документів.
-
Натисніть кнопку Перезаписування або Закрити.
Не всі приховані дані та відомості можна видалити за допомогою Інспектор документів. Докладні відомості див. в статті Відомості, які інспектор документів знаходить, але не може видалити.
Якщо ваша організація настроїла Інспектор документів, додавши модулі інспектора, можна перевірити презентації на наявність додаткових типів інформації.
|
Назва інспектора |
Знаходить та видаляє |
|---|---|
|
Примітки та зауваження |
|
|
Властивості документа та особисті відомості |
|
|
Дані відстеження виправлень |
Дані про те, хто відредагував файл і коли його було змінено. Ця функція доступна тільки для абонентів Microsoft 365, які приєдналися до програми оцінювання Office. Якщо ви передплатник Microsoft 365, переконайтеся, що маєте найновішу версію Office. |
|
Невидимий вміст на слайді |
Об’єкти, які не відображаються через відповідне форматування Цей інспектор не виявляє об’єкти, закриті іншими об’єктами. |
|
Вміст поза слайдом |
|
|
Нотатки для презентації |
Текст, доданий до розділу нотаток презентації Інспектор документів не вдалося видалити зображення, додані до розділу нотаток презентації. |
|
Настроювані XML-дані |
Настроювані XML-дані, які може бути збережено у презентації |
Пошук і видалення прихованих даних і особистих відомостей
Увага!: Радимо використовувати Інспектор документів на копії вихідної презентації, оскільки не завжди можна відновити дані, які Інспектор документів видалить.
-
Відкрийте PowerPoint презентацію, яку потрібно перевірити на наявність прихованих даних і особистих відомостей.
-
На вкладці Файл натисніть кнопку Зберегти як, а потім введіть ім'я в полі Ім'я файлу , щоб зберегти копію вихідної презентації.
-
У копії вихідної презентації на вкладці Файл виберіть пункт Відомості.
-
Виберіть елемент Перевірити на наявність проблем і натисніть кнопку Перевірити документ.
-
У діалоговому вікні Інспектор документів установіть прапорці поруч із типами прихованого вмісту, який потрібно перевірити. Докладні відомості про окремих інспекторів див. в статті Видалення прихованих даних і особистих відомостей під час перевірки документів, презентацій або книг.
-
Натисніть кнопку Перевірити.
-
Перегляньте результати перевірки в діалоговому вікні Інспектор документів.
-
Натисніть кнопку Видалити все поруч із результатами перевірки для прихованого вмісту, який потрібно видалити з документа.
-
Якщо ви видалите прихований вміст із презентації, можливо, його не вдасться відновити, натиснувши кнопку Скасувати.
-
Якщо потрібно видалити приховані дані та особисті відомості з презентацій, збережених у форматі презентації OpenDocument (ODP), слід запускати Інспектор документів під час кожного збереження презентації в цьому форматі.
-
Якщо видалити особисті відомості за допомогою інспектора документів, powerPoint продовжуватиме автоматично видаляти особисті відомості під час збереження цього файлу. Однак, якщо для цієї презентації потрібно ще більше спільного редагування (наприклад, потрібно зберегти імена співавторів, пов'язаних із примітками, які вони залишили), ви можете заборонити Програмі PowerPoint автоматично видаляти особисті відомості, натиснувши кнопку "Змінити настройку" в сповіщенні "Активовано видалення особистих відомостей".
Типи прихованих даних і особистих відомостей
PowerPoint презентації можна зберегти кілька типів прихованих даних і особистих відомостей. Хоча ці відомості можуть відображатися не відразу, їх можна отримати з презентації.
Приховані відомості можуть містити дані, які PowerPoint додає, щоб ви могли співпрацювати над створенням презентації з іншими користувачами. Вона також може містити відомості, які ви навмисно призначаєте прихованими.
PowerPoint презентації можуть містити приховані дані та особисті відомості таких типів:
-
Примітки та рукописні зауваження. Якщо ви співпрацюєте з іншими користувачами, щоб створити презентацію, презентація може містити такі елементи, як примітки або рукописні зауваження. Ці відомості можуть дозволити іншим користувачам переглядати внесені зміни та імена тих, хто працював над презентацією, а також примітки рецензентів.
-
Дані відстеження виправлень Під час спільної роботи над спільним документом, який зберігається в хмарі, PowerPoint 2016 для Microsoft 365 зберігає дані про те, хто вніс зміни до документа та коли їх було внесено.
-
Властивості документа та особисті відомості. Властивості документа, також відомі як метадані, містять докладні відомості про презентацію, наприклад ім’я автора, тему й назву. Властивості документа також містять відомості, які автоматично підтримуються Microsoft 365 програмами, наприклад ім'я особи, яка нещодавно зберегла документ, і дату створення документа. Якщо використовувались особливі функції, документ може також містити додаткові типи особистих даних, такі як заголовки електронних повідомлень, які було надіслано для перевірки відомостей, маршрути надсилання, шляхи до принтера та відомості про шлях до файлу для публікування веб-сторінок.
-
Невидимий вміст на слайді. Презентація може містити об’єкти, яких не видно, оскільки їх відформатовано як невидимі.
-
Вміст поза слайдом PowerPoint презентації може містити об'єкти, які не відображаються відразу, оскільки їх перетягнуто зі слайда в область поза слайдом. Такий вміст поза слайдом може містити текстові поля, графіку, графічні об’єкти та таблиці.
-
Нотатки для презентації. Розділ нотаток PowerPoint презентації може містити текст, до якого не потрібно надавати спільний доступ, особливо якщо нотатки записано виключно для особи, яка проводитиме презентацію.
-
Властивості сервера документів Якщо презентацію збережено в розташуванні на сервері керування документами, наприклад на сайті робочої області для документів або в бібліотеці на основі Служби Windows SharePoint Services, презентація може містити додаткові властивості документа або відомості, пов'язані з цим розташуванням сервера.
-
Настроювані XML-дані. Презентації можуть містити настроювані XML-дані, які не відображаються в самому документі. Інспектор документів можете знайти та видалити ці XML-дані.
Відомості, які інспектор документів знаходить, але не може видалити
Інспектор документів виявляє наведені нижче елементи, які можуть містити дані, які не відображаються в презентації. Інспектор документів не вдалося видалити ці елементи, оскільки це може призвести до неналежної роботи презентації. Можна перевірити кожен знайдений елемент і вирішити: видалити його вручну або замінити на елемент, який не має прихованих даних, як-от статичні рисунки.
|
Для таких елементів: |
Буде знайдено Інспектор документів: |
|---|---|
|
Вбудовані файли або об’єкти |
Вбудовані файли (наприклад, Microsoft 365 або текстовий документ) або вбудовані об'єкти (наприклад, діаграма або формула), які можуть містити дані, які не відображаються в книзі. Ось приклади деяких типів об’єктів:
|
|
Макроси або код VBA |
Макроси або елементи VBA, які можуть містити приховані дані в презентаціях. До них належать:
|
Інспектор документів і особисті дані
Дані відстеження виправлень, представлені в збірці PowerPoint 2016 8403 для оцінювачів Microsoft 365, ілюструють обмеження Інспектор документів. Наприклад, Келлі та Лінда співпрацюють над презентацією A в Microsoft 365. До презентації додаються дані відстеження виправлень (тобто імена користувачів і час внесення змін). Якщо Мухаммед згодом відкриє презентацію A в попередній версії PowerPoint і виконає Інспектор документів у файлі, щоб видалити особисті дані, Інспектор документів в цій версії PowerPoint не зможе виявити й видалити дані відстеження виправлень, додані до презентації новішою Microsoft 365 версією PowerPoint, які використовували Келлі та Лінда. Мухаммеду не вдалося видалити дані відстеження виправлень без оновлення до поточної версії PowerPoint, а потім запуску Інспектор документів
У Visio можна видалити приховані та особисті відомості, перш ніж надавати спільний доступ до копії документа Visio іншим користувачам.
Увага!: Ми наполегливо рекомендуємо видаляти особисті та приховані відомості з копії вихідного документа, оскільки не завжди можна відновити видалені дані.
Особисті та приховані відомості можна видалити з таких областей функцій у Visio:
-
Примітки, вставлені на сторінки документа
-
Властивості файлу (автор, керівник і компанія)
-
Імена, ініціали та виправлення рецензента
-
Шляхи до файлу трафарету
-
Шлях та ім'я файлу шаблону
Примітка.: Якщо документ доступний іншим користувачам на спільному сервері, щоразу, коли хтось відкриває документ, відображаються відомості про ім'я користувача, який відкрив файл, та ім'я комп'ютера, на якому зберігається файл. Щоб захистити ці відомості, переконайтеся, що до будь-яких спільних документів можуть отримувати доступ лише довірені користувачі.
Щоб знайти та видалити приховані відомості в презентаціях Visio, виконайте наведені нижче дії.
-
На вкладці Файл натисніть кнопку Відомості.
-
Натисніть кнопку Перевірити на наявність проблем і виберіть видалити особисті відомості.
-
На вкладці Особисті відомості натисніть кнопку Видалити ці елементи з документа.
Порада.: Установіть прапорець Попереджати, якщо я намагаюся повторно вставити ці відомості , якщо ви хочете бачити попередження під час спроби повторно вставити особисті відомості.
-
Щоб видалити потенційно конфіденційні дані із зовнішніх джерел даних, виберіть видалити дані із зовнішніх джерел, збережених у документі.
Примітка.: Якщо встановити цей прапорець, дані, зв'язані з фігурою, не буде видалено. Джерело даних видаляється зі схеми, але якщо на схемі містяться будь-які дані з джерела даних, його потрібно видалити вручну.
