Є кілька способів, якими можна надавати спільний доступ до бази даних Access залежно від потреб і доступності ресурсів. У цій статті ми розглянемо доступні варіанти, переваги кожного варіанту та ресурси для отримання додаткової інформації.
У цій статті
Огляд способів надання спільного доступу до даних Access
Програми баз даних змінюються та зростають із часом. Багато факторів впливають на потреби та продуктивність, зокрема кількість одночасних користувачів, мережеве середовище, пропускну здатність, затримку, розмір бази даних, максимальний час використання та очікувані темпи зростання. Коротше кажучи, якщо рішення бази даних буде успішним, можливо, воно має розвиватися. На щастя, Access має еволюційний шлях від простого до просунутого, який можна взяти з часом, щоб ефективно масштабувати рішення. У таблиці нижче наведено сценарії та завантаженість Access, які допоможуть вибрати цей шлях.
Надання спільного доступу до однієї бази даних
Це найпростіший варіант із найменшими вимогами, проте він забезпечує найменшу функціональність. У цьому методі файл бази даних зберігається на спільному мережевому диску, і всі користувачі одночасно мають до нього спільний доступ. Якщо кілька користувачів змінюватимуть дані водночас, це накладає певні обмеження, зокрема на надійність і доступність. Цей метод також може призвести до погіршення продуктивності, оскільки всі об’єкти бази даних надсилаються через мережу.
Цей варіант може виявитися зручним, якщо передбачається, що базу даних одночасно використовуватимуть лише кілька користувачів, і їм не потрібно настроювати її структур. Але цей метод менш безпечний, ніж інші способи надання спільного доступу до бази даних, оскільки кожен користувач має повну копію файлу бази даних, підвищуючи ризик несанкціонованого доступу.
Щоб надати спільний доступ до бази даних за допомогою спільної папки:
-
У середовищі для дому або малого бізнесу надайте спільний доступ до папки певним користувачам. Докладні відомості див. в статті Надання спільного доступу до файлів через мережу у Windows.
-
Переконайтеся, що access настроєно на відкриття в спільному режимі на всіх комп'ютерах користувачів. Це стандартний параметр, але переконайтеся, що користувач відкриває базу даних у монопольному режимі, це заважатиме доступності даних.
-
Запустіть Access і на вкладці Файл клацніть Параметри.
-
У вікні Параметри Access виберіть Параметри клієнта.
-
У розділі Додатково в розділі Режим відкриття за замовчуванням виберіть Пункт Спільний, натисніть кнопку OK, а потім вийдіть з Access.
-
-
Скопіюйте файл бази даних до спільної папки. Після цього переконайтеся, що в атрибутах файлу встановлено дозвіл на читання й записування файлу бази даних. Для використання бази даних користувачам необхідний доступ на читання й записування.
-
На комп’ютері кожного користувача створіть ярлик файлу бази даних. Докладні відомості див. в статті Створення ярлика на робочому столі для програми або файлу Office.
Спільний доступ до розділеної бази даних
Цей варіант доцільно вибирати, якщо у вас немає веб-сайту SharePoint або сервера баз даних. Ви можете надати спільний доступ до розділеної бази даних через локальну мережу. Розділити базу даних означає перегрупувати її у два файли – файл серверної бази даних (який містить таблиці даних) і файл клієнтської бази даних (який містить усі інші об’єкти бази даних, наприклад запити, форми та звіти). Кожен користувач взаємодіє з даними, використовуючи локальну копію клієнтської бази даних.
Переваги розділення бази даних включають такі переваги:
-
Покращена продуктивність У мережі надається лише спільний доступ до даних, а не таблиць, запитів, форм, звітів, макросів і модулів.
-
Більша доступність Операції з базою даних, наприклад редагування записів, завершуються швидше.
-
Посилена безпека Користувачі мають доступ до серверної бази даних через зв'язані таблиці; менш імовірно, що зловмисники можуть отримати несанкціонований доступ до даних через клієнтську базу даних.
-
Підвищено надійність Якщо користувач стикається з проблемою, і база даних несподівано закривається, будь-які пошкодження файлу бази даних зазвичай обмежується копією клієнтської бази даних, яку відкрив користувач.
-
Гнучке середовище розробки Кожен користувач може самостійно розробляти запити, форми, звіти та інші об'єкти бази даних, не впливаючи на інших користувачів. Можна також розробити та розповсюдити нову версію клієнтської бази даних, не перешкоджаючи доступу до даних, що зберігаються в серверній базі даних.
Докладні відомості див. в статті Розділення бази даних Access.
Надання спільного доступу до даних на сайті SharePoint
Надати спільний доступ до даних Access на сайті SharePoint можна кількома способами.
-
Посилання Процес зв'язування підключається до даних в іншій програмі, щоб можна було переглядати та редагувати найновіші дані як у Службі SharePoint, так і в Access, не створюючи та не зберігаючи копію даних у програмі Access. Якщо не потрібно копіювати список SharePoint до бази даних Access, а виконувати запити та створювати звіти на основі вмісту цього списку, можна створити зв'язок із даними.
-
Переміщення Коли ви переміщуєте дані з Access на сайт SharePoint, на сайті SharePoint створюються списки, які залишаються зв'язаними з таблицями в базі даних. Майстер експорту таблиць до SharePoint дає змогу одночасно перемістити дані з усіх таблиць і зберегти зв'язки.
Докладні відомості див. в статті Імпорт, зв'язування або переміщення даних до SharePoint.
Попередження Хоча файл бази даних Access можна зберегти у OneDrive або бібліотеці документів SharePoint, радимо не відкривати базу даних Access із цих розташувань. Можливо, файл буде завантажено локально для редагування, а потім передано знову, коли ви збережете зміни в SharePoint. Якщо кілька користувачів відкривають базу даних Access із SharePoint, можуть створюватися кілька копій бази даних і можуть виникати деякі неочікувані дії. Ця рекомендація застосовується до всіх типів файлів Access, включно з однією базою даних, розділеною базою даних і форматами файлів ACCDB, ACCDC, ACCDE та ACCDR. Докладні відомості про розгортання Access див. в статті Розгортання програми Access.
Надання спільного доступу до даних за допомогою сервера бази даних
Для спільного використання бази даних застосунок Access можна застосовувати разом із сервером баз даних (наприклад, програмою SQL Server). Цей метод має багато переваг, але й вимагає додаткового програмного забезпечення – сервер бази даних.
Цей метод подібний до розділення бази даних, оскільки таблиці також зберігаються в мережі й кожен користувач має локальну копію файлу бази даних Access, яка містить посилання на таблиці, запити, форми, звіти та інші об’єкти бази даних. Переваги цього методу залежать від програмного забезпечення сервера баз даних, яке для цього використовується, але зазвичай цей варіант передбачає можливість створення облікових записів користувачів, вибірковий доступ до даних, бездоганну доступність даних і ефективні інтегровані засоби керування даними. До того ж, програмне забезпечення серверів баз даних здебільшого добре працює з попередніми версіями програми Access, тож необов’язково, щоб усі користувачі мали ту саму версію програми. Спільний доступ надається лише до таблиць. Докладні відомості див. в статті Перенесення бази даних Access до SQL Server, Імпорт даних до бази даних SQL Server або зв'язування з ними, а також Зв'язування та імпорт даних із бази даних SQL Server Azure.
Переваги спільного використання бази даних за допомогою сервера бази даних
-
Висока продуктивність і масштабованість У багатьох випадках сервер баз даних забезпечує кращу продуктивність, ніж сам файл бази даних Access. Крім того, багато серверів баз даних підтримують бази даних дуже великого, терабайтового обсягу – приблизно в 500 разів більшого від поточного максимального розміру для файлу бази даних Access (два гігабайти). Загалом сервери баз даних працюють дуже ефективно: вони обробляють запити паралельно (для обробки запитів користувача використовують кілька власних команд у межах одного процесу) і потребують мінімальну додаткову пам’ять, коли додано більше користувачів.
-
Підвищена доступність Більшість серверів баз даних дають змогу створювати резервні копії бази даних під час її використання. Відповідно, для резервного копіювання бази даних не потрібно змушувати користувачів вийти з бази даних. Крім того, сервери баз даних зазвичай дуже ефективно виконують одночасне редагування та блокування записів.
-
Покращена безпека Жодну базу даних не можна зробити повністю захищеною. І все ж сервери бази даних забезпечують надійний захист даних від несанкціонованого використання. У більшості серверів баз даних діє система безпеки на основі облікових записів – завдяки цьому можна вказувати, кому які таблиці дозволено переглядати. Навіть якщо відбулося неналежне отримання зовнішнього доступу до Access, система безпеки на основі облікових записів не допустить несанкціонованого використання даних.
-
Автоматичне відновлення У разі збою системи (наприклад, аварійного завершення роботи операційної системи або відключення електроенергії) деякі сервери баз даних мають механізми автоматичного відновлення, які відновлюють базу даних до останнього стану узгодженості за лічені хвилини без втручання адміністратора бази даних.
-
Обробка на сервері Використання Access у конфігурації клієнта або сервера допомагає зменшити мережевий трафік, обробити запити бази даних на сервері, перш ніж надсилати результати клієнту. Обробка на сервері зазвичай ефективніша, особливо під час роботи з великими сукупностями даних.
-
Azure SQL Server На додачу до переваг SQL Server, пропонує динамічну масштабованість без простою, розумної оптимізації, глобальної масштабованості та доступності, усунення витрат на обладнання та зниження адміністрування.
