Переваги переходу зі списків розсилки на групи в Outlook

Протягом багатьох років організації покладаються на групи розсилки, щоб спілкуватися та співпрацювати з групами людей як усередині компанії, так і за її межами. Але тепер, Microsoft 365 групами в програмі Outlook, пропонують більш потужні рішення для співпраці.

Порада.: Якщо вам потрібні відомості про використання груп контактів Outlook, щоб надсилати повідомлення певній групі осіб, наприклад компанії приятелів, див. статтю Створення групи контактів або списку розсилки в Outlook для ПК.

Що таке Microsoft 365 груп?

Під час настроювання групиMicrosoft 365 в програмі Outlook можна вибрати набір користувачів, яким потрібно співпрацювати з іншими користувачами, щоб надати спільний доступ до набору ресурсів для користувачів. Немає необхідності вручну призначати дозволи на всі ці ресурси, тому що, додаючи користувачів до групи, ви автоматично надаєте їм потрібні дозволи на інструменти, наявні у вашій групі.

До таких додаткових ресурсів належать:

  • Спільна папка "Вхідні" , де відбуваються розмови, які ви традиційно маєте в списку розсилки. Ця спільна папка "Вхідні" повністю доступна для пошуку, щоб створити живий архів повідомлень групи. Новачки в групі можуть шукати або прокручувати історію, щоб швидко отримати швидкий доступ до того, що розміщено в групі раніше. Переглянути: у програмі Outlook є розмова групи.

    Порада.: Якщо ваші користувачі й надалі бажають отримувати групові повідомлення у своїх особистих папках "Вхідні", як це було зі списками розсилки, їм потрібно лише підписатися на групу, натиснувши кнопку Участь на стрічці в Outlook.

  • Бібліотека спільних файлів – бібліотека файлів SharePoint, у якій користувачі можуть зберігати, ділитися та співпрацювати над документами, книгами, презентаціями, зображеннями або будь-яким іншим файлом, до якого потрібно працювати. Див.: надання спільного доступу до файлів груп.

  • Спільний календар – ваша група отримує спільний календар для розміщення подій, пов'язаних із групою. Кожен учасник, який підписався на групу, автоматично запрошується до подій, надісланих до календаря, щоб ці події також відображалися в особистих календарях, якщо вони захочуть. Переглянути: Запланувати нараду в календарі групи в програмі Outlook.

  • Спільний блокнот OneNote – Група автоматично має спільний блокнот OneNote, у якому учасники групи можуть збирати та співпрацювати над відомостями. Багато груп використовують блокнот, щоб створити живу вікі-сторінку з відповідними питаннями та іншими ресурсами.

  • Гостьовий доступ – ви можете додати зовнішні контакти до груп розсилки раніше, але всі отримані в ньому повідомлення електронної пошти. Завдяки групам можна запропонувати користувачам доступ до розмов по електронній пошті, файлів і навіть до спільного блокнота OneNote. Переглянути: гостьовий доступ в групах Microsoft 365.

  • Вміст – це пошук груп у програмі Outlook загальнодоступними за замовчуванням, що означає, що вони зручні для інших користувачів у вашій організації, щоб виявляти та переглядати матеріали в групі. Якщо вміст групи більш чутливий, ви можете змінити групу на приватну, яка приховує вміст від нечленів і вимагає від власника групи схвалювати всі запити, які потрібно об'єднати.

  • Самостійне створення служби – не потрібно загрузнути за запитами користувачів для створення груп. Користувачі можуть створювати власні групи за потреби. Якщо потрібно контролювати, які користувачі в організації можуть створювати групи, див.: керування користувачами, які можуть створювати групи Microsoft 365.

Це лише кілька функцій, які роблять групи потужнішим рішенням, ніж групи розсилки.

Адміністрування груп

Microsoft 365 пропонує ряд корисних інструментів і можливостей для спрощення керування та адміністрування груп. Щоб отримати докладні відомості про кожну з цих переваг, клацніть заголовки нижче.

Керування каталогом має велике значення для кожного адміністратора. Нижче наведено деякі засоби, Microsoft 365 пропозиції, які допоможуть зробити це простіше.

  • Політики іменування політики дають змогу визначити, що є, а які не є прийнятними іменами груп. Це забороняє користувачам надавати негрубі або заборонені імена групам. Крім того, ви можете застосувати стандартні префікси компанії або Суфікси до назв груп.

    Динамічне членство в динамічному членства дає змогу налаштувати членство в групах за правилом, яке додає (або видаляє) учасників групи на основі метаданих (наприклад, відділу або ролі) у службі Active Directory. Щоб отримати додаткові відомості про створення динамічного членства, ознайомтеся з атрибутами, щоб створити додаткові правила .

  • Прихована участь. Якщо у вас є причина для прихованої участі в групі (наприклад, якщо учасниками є студенти), ви можете приховати участь від сторонніх осіб.

  • Дозволи на створення – у вашій організації можуть бути деякі користувачі, які не мають змоги створювати нові групи. Для керування дозволами на створення в каталозі існує кілька способів. Див. керування створенням групи Microsoft 365.

  • Журнали аудиту – ви можете мати більше впевненості в тому, що користувачі можуть створювати групи та керувати членством в групах, оскільки журнали аудиту груп Microsoft 365 дають змогу відстежити, хто створив або видалив певну групу, або вніс зміни до членства в групі. Переглянути: Пошук у журналі аудиту в центрі відповідності & безпеки Microsoft 365.

Завдяки різним можливостям, передбаченим у функції "Керування доставкою", ви можете визначати, як повідомлення мають надсилатись або отримуватись у групі. Крім того, є засоби для відстеження потоку таких повідомлень.

  • Надсилання від імені іншої особи. Ці параметри дозволяють указаним користувачам надсилати електронні листи від імені групи.

  • Обмеження відправника – ці параметри дають змогу контролювати користувачів, яким дозволено надсилати повідомлення групі. Група може бути налаштована для надання електронної пошти зовнішнім сторонам, але вам може знадобитися обмежити цей доступ лише певним зовнішнім сторонам.

  • Зовнішня підтримка користувачів – Запрошуючи гостей до своєї групи, які ви можете додати до своїх розмов у групі. Переглянути: гостьовий доступ в групах Microsoft 365.

  • Правила транспортування – правила транспортування працюють для груп так само, як і для сервера Exchange. Правила можуть шукати повідомлення, які відповідатимуть певним умовам, а також можуть виконувати дії з цими повідомленнями.

  • Поради – поради – це інформаційні повідомлення, які відображаються для користувачів під час створення повідомлення. Вони можуть допомогти зменшити кількість NDRs, попередивши користувача, якщо їх повідомлення може перейти до зовнішніх партій або перевищують квоти повідомлень.

  • Кілька адрес проксі-сервера можуть мати псевдоніми так само, як і для поштової скриньки користувача. Додаткові адреси проксі-сервера можуть бути зручні для прийняття повідомлень, надісланих іншим псевдонімах або для полегшення досягнення групи, яка має довге або просте ім'я для заклинань. Див.: підтримка кількох доменів для груп Microsoft 365 – Довідка для адміністратора

  • Максимальній розмір надсилання й отримання. Ці квоти можуть допомогти зменшити проблеми з надсиланням (або одержанням) дуже великих повідомлень, щоб краще керувати вимогами до сховища та смуги пропускання.

Microsoft 365 також дає змогу керувати вмістом, який отримує спільний доступ до вмісту групи.

  • Рекомендації з використання – ви зможете визначати керівні принципи використання для груп Microsoft 365, щоб навчати своїх користувачів про практичні поради, які допомагають підтримувати ефективність своїх груп і навчати їх у внутрішніх політик вмісту.

  • Класифікація даних – ви зможете створювати настроювані системи класифікації даних для Microsoft 365 груп, які дають змогу відділення груп за типом політики (наприклад, "Некласифіковані", "Корпоративна конфіденційна" або "Top Secret"). Таким чином, ваші групи можуть демонструвати політики іншого вмісту в організації. Розширювана політика дає змогу організації настроїти кінцеву точку, яка називається під час створення або змінення групи, і ви можете реалізувати власні політики для створення або змінення групи.

Керування змінами

Користувачі інколи незручно змінюватися, тому важливо спілкуватися з наявними учасниками списків розсилки, щоб вони могли знати, чого очікувати. Нижче наведено деякі відомості, які потрібно додати до цього повідомлення, а також деякі відповіді, які можуть виявитися корисними.

Що таке групи в Outlook?

Microsoft 365 групами в програмі Outlook – це єдине рішення для співпраці для груп або груп, які мають місце для надання спільного доступу до обговорень, файлів, календарів і нотаток у єдиному способі пошуку.  Мабуть, головною перевагою є зберігання журналу обговорень у папці "Вхідні" групи, завдяки чому можна легко знайти попередні обговорення.

Для чого потрібна ця зміна?

Користувачі часто просили надати можливість шукати повідомлення, опубліковані в нашому списку розсилки, щоб знаходити інформацію, яка обговорювалася раніше. Перехід зі списку розсилки на групу позбавить користувачів необхідності постійно повторювати ті самі запитання й відповіді.

Крім того, нова група міститиме календар для подій нашої групи, бібліотеку спільних файлів і блокнот OneNote, де ми можемо співпрацювати та збирати інформацію для подальшого використання.

Чи потрібно мені щось зробити, щоб приєднатися до цієї групи, якщо я був учасником списку розсилки?

Ні, якщо ви вже були учасником списку розсилки, ви автоматично станете учасником нової групи.

Як отримати доступ до нової групи в Outlook? А в інтернет-версії Outlook?

Щоб отримати доступ до нової групи в програмі Outlook, просто перейдіть до категорії групи до нижньої частини області переходів ліворуч. Якщо ви використовуєте цю групу, часто спробуйте закріпити його як уподобання, клацнувши його правою кнопкою миші та вибравши команду Показати як уподобання.

Крім того, є безкоштовні мобільні клієнти для Microsoft 365 груп, доступних на кожній мобільній платформі (iOS, Android і т. д.), щоб ви могли легко отримати доступ до групи в дорозі.

Чи можна й надалі просто користуватись електронною поштою?

Так, звісно. Той самий псевдонім електронної пошти, який ви використовували для списку розсилки, і надалі працюватиме для групи в Outlook.

Додаткові можливості

Не забудьте розповісти користувачам, коли відбудеться ця зміна та до кого їм слід звертатися, якщо в них виникнуть додаткові запитання.

Перенесення списків розсилки

Готові оновити список розсилки до групи? Дивіться перенесення списків розсилки до груп Microsoft 365 – Довідка для адміністратора.

Подальші дії

Після оновлення групи розсилки до групиMicrosoft 365 є кілька подальших завдань, які можуть знадобитися для того, щоб забезпечити безперебійно.

  • Слідкуйте за тим, щоб користувачі могли негайно повернути їх після завершення оновлення, а потім ще раз через кілька днів. Під час прослуховування та відповіді на будь-які запитання, які можуть мати багато часу, щоб зробити їх щасливими та зручними зі змінами.

  • Відстеження звітів про залучення – на порталі адміністрування Microsoft 365 є кілька гарних звітів, які можуть відображати кількість користувачів, які використовують Група, як часто та які функції вони використовують. Ці звіти можуть допомогти вам спроектувати ваші подальші та навчальні курси, а також виділяти, коли користувачі отримують найбільше значення з нової групи. Див.: звіти про дії в центрі адміністрування Microsoft 365.

  • Поділіться своїм досвідом , щоб інші команди у вашій компанії знали про те, що ви оновили свою групу розсилки, і які кроки ви прийняли, щоб зробити його успішним! Надання спільного доступу до цієї інформації може допомогти іншим командам стежити за вашим прикладом і мати успішне оновлення.

Див. також

Маєте запитання щодо Microsoft 365 груп?

Завітайте до спільноти Tech групи Microsoft 365.

Ми дослухаємося до вас

Востаннє цю статтю оновлено 16 жовтня 2020 у результаті вашого відгуку. Якщо ви виявили, що вона орієнтувала вам корисну інформацію, а особливо якщо ви цього не зробили, натисніть кнопку елементи керування відгук нижче і залиште кілька конструктивних зауважень, щоб ми могли надалі покращувати її. Дякуємо!

Потрібна додаткова довідка?

Удосконалення навичок роботи з Office
Ознайомтеся з навчальними матеріалами
Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо, що знайшли час і надіслали нам відгук! Можливо, у нас не буде часу відповісти на кожен коментар, але докладемо максимум зусиль, щоб переглянути їх усі. Вас цікавить, як ми використовуємо ваші відгуки?

×