Початок створення, керування файлами та надання спільного доступу до них у OneDrive і SharePoint

Дивитися: коли слід використовувати OneDrive і SharePoint

OneDrive – це хмарна платформа для зберігання, де можна зберігати особисті або особисті файли. OneDrive тісно інтегровано з такими програмами, як Word, Excel і PowerPoint, що робить його зручним місцем для безпечного зберігання конфіденційних документів і доступу до них.

Використовуйте OneDrive, якщо потрібно створити лише ваш документ, наприклад, під час роботи над дуже конфіденційною або приватною інформацією.

Щоб почати роботу з One Drive, увійдіть у свій обліковий запис Microsoft або зареєструйте його, завантажте та інсталюйте класичну програму OneDrive, дотримуйтеся вказівок, щоб увійти в систему, а потім виберіть папки, які потрібно синхронізувати з хмарою. 

• Щоб створити новий файл у Службі OneDrive, просто натисніть кнопку Створити та виберіть тип файлу, який потрібно створити, наприклад документ Word або електронну таблицю Excel.

• Щоб керувати файлами у OneDrive, клацніть файл правою кнопкою миші та виберіть команду Перейменувати , щоб надати йому описове ім'я, або перетягніть файли до різних папок для кращої організації.

• Щоб надати спільний доступ до файлів у OneDrive , натисніть кнопку Спільний доступ і введіть адреси електронної пошти користувачів, яким потрібно надати спільний доступ до файлу. Дізнайтеся більше про те, як керувати файлами у OneDrive.

SharePoint – це засіб для співпраці, який використовується для керування файлами та відомостями в організації та надання до них спільного доступу. SharePoint дає змогу кільком користувачам співпрацювати в одному централізованому розташуванні.

SharePoint використовується, коли потрібно створити документ, який буде створено й керовано групою користувачів або коли до нього потрібно надати спільний доступ. Наприклад, використовуйте її як централізоване розташування для учасників групи, щоб переглядати часові шкали проекту, завдання та проміжні етапи. Це дає командам змогу відстежувати прогрес, залишатися на графіку та ефективніше співпрацювати.

• Щоб створити новий файл у SharePoint, перейдіть до бібліотеки документів, у якій потрібно створити файл, і натисніть кнопку Створити .

• Щоб керувати файлами, тягніть файл на редагування, щоб внести до нього зміни, а потім поверніть його з редагування, коли все буде готово.

• Щоб надати спільний доступ до файлів, клацніть файл і виберіть пункт Спільний доступ. Ви також можете співпрацювати в реальному часі, відкривши файл у відповідній програмі, наприклад Word або Excel, і активуйте співавторство. Щоб переглянути попередні версії файлу, клацніть його та виберіть Журнал версій. Дізнайтеся більше про те, як керувати файлами в SharePoint.

Регулювання доступу внутрішніх, постачальників, підрядників і зовнішніх сторін  

Щоб лише авторизовані користувачі мали доступ до конфіденційних файлів і даних у OneDrive і SharePoint:

• Визначте політики доступу для різних типів користувачів, таких як внутрішні, постачальники, підрядники та зовнішні сторони. Наприклад, можна створити політику доступу, яка дає змогу лише певним працівникам отримувати доступ до конфіденційної інформації, наприклад фінансових даних або відомостей клієнтів. Ви також можете вказати тип даних, до яких вони матимуть доступ, як вони матимуть доступ до них і як довго. Завдяки цьому лише авторизовані користувачі матимуть доступ до конфіденційних файлів і даних.

• Використовуйте дозволи та ролі для керування доступом до певних файлів або папок. Наприклад, надайте учаснику команди доступ лише для читання, якому потрібно переглядати файли, але не вносити зміни, наприклад користувач, який не бере безпосередньої участі в проекті, але потребує інформування. Визначивши ці дозволи та ролі, ви можете гарантувати, що лише авторизовані користувачі матимуть доступ до конфіденційної інформації та можуть лише переглядати й редагувати файли, до яких їм надано доступ.

• Використовуйте багатофакторну автентифікацію , щоб лише авторизовані користувачі могли отримувати доступ до конфіденційних даних. Це може включати вимогу до користувачів надати пароль і код, надісланий на мобільний пристрій або електронну пошту.

• Відстежуйте доступ і використання середовища OneDrive і SharePoint, щоб виявляти та забороняти несанкціонований доступ або використання. Наприклад, переглядаючи журнали дій користувачів, ви можете визначити будь-які незвичайні дії, наприклад несанкціоновані спроби доступу, і вжити заходів, щоб запобігти порушенню даних.

• Упровадьте шифрування конфіденційних даних, щоб користувачі, навіть якщо хтось отримав несанкціонований доступ до даних, не могли прочитати їх без ключа дешифрування. Це може допомогти запобігти порушенню даних, захистити дані клієнтів і забезпечити дотримання правил конфіденційності даних.

• Установіть дати завершення терміну дії для спільних посилань, щоб забезпечити автоматичне відкликання доступу через певний період. Наприклад, якщо ви надаєте спільний доступ до угоди постачальнику або підряднику та хочете, щоб постачальник або підрядник протягом обмеженого часу отримала доступ до документа, можна встановити дату завершення терміну дії , і доступ до документа буде автоматично відкликано після встановленого періоду. Це зменшує ризик доступу до документа сторонніми особами.

Впроваджуючи ці заходи, ви можете регулювати доступ внутрішніх, постачальників, підрядників і зовнішніх сторін у OneDrive і SharePoint і забезпечувати захист даних. Дізнайтеся більше про те, як захистити свої дані.

Зменшення вразливостей OneDrive і SharePoint  

Хоча OneDrive і SharePoint пропонують багато функцій безпеки для захисту від порушення даних, існує кілька ключових вразливостей, які можуть вплинути на безпеку цих сутностей:

• Фішингові атаки можуть змусити користувачів роздавати свої облікові дані для входу, які потім можна використовувати для доступу до OneDrive або SharePoint.

• Слабкі паролі також можна легко вгадати або зламати, що призводить до несанкціонованого доступу.

• Зловмисні програми можуть використовуватися, щоб викрасти облікові дані для входу, записувати конфіденційні дані або керувати пристроєм користувача, що може скомпрометувати OneDrive або SharePoint.

• Загрози для оцінювачів, зокрема навмисне або випадкове надсилання конфіденційних даних стороннім особам, можуть становити загрозу для OneDrive або SharePoint. Дізнайтеся більше про керування внутрішніми ризиками.

Щоб зменшити ці вразливості, важливо впроваджувати практичні поради з безпеки, навчати користувачів, а також регулярно переглядати та аудитувати дозволи користувачів. Також вкрай важливо мати комплексний план реагування на інциденти, щоб швидко реагувати на будь-які інциденти з безпекою, які можуть виникнути.