У програмі Microsoft Office Excel передбачено багато функцій, які дають змогу легко керувати даними й аналізувати їх. Щоб максимально ефективно скористатися цими функціями, необхідно впорядкувати й відформатувати дані на аркуші згідно з наведеними нижче рекомендаціями.
У цій статті
Рекомендації з упорядкування даних
Розміщуйте схожі елементи в одному стовпці Упорядковуйте дані таким чином, щоб в усіх рядках аналогічні елементи містилися в одному стовпці.
Відокремлюйте діапазони даних Залишайте хоча б один пустий стовпець або рядок між діапазоном пов’язаних даних та іншими даними на аркуші. Тоді програма Excel зможе легко визначити та виділити діапазон, коли ви сортуватимете чи фільтруватимете його або вставлятимете автоматичні проміжні підсумки.
Розташовуйте особливо важливі дані над або під діапазоном Намагайтеся не розміщувати важливі дані ліворуч або праворуч від діапазону, оскільки ви можете мимохіть приховати їх, фільтруючи діапазон.
Приберіть із діапазону пусті рядки та стовпці Не додавайте до діапазону даних пусті рядки чи стовпці. Так програма Excel зможе значно ефективніше визначати та виділяти діапазон пов’язаних даних.
Відображення всіх рядків і стовпців у діапазоні Перш ніж змінювати діапазон даних, переконайтеся, що всі приховані рядки або стовпці відображаються. Якщо рядки та стовпці в діапазоні не відображаються, дані можна видалити ненавмисно. Докладні відомості див. в статті Приховання або відображення рядків і стовпців.
Рекомендації з форматування даних
Визначення даних за допомогою підписів стовпців Створіть підписи стовпців у першому рядку діапазону даних, застосувавши до даних інший формат. Після цього програма Excel може використовувати ці підписи, щоб створювати звіти, а також знаходити й упорядковувати дані. Використовуйте стиль шрифту, вирівнювання, формату, візерунка, межі або великої букви для підписів стовпців, відмінних від формату, призначеного даним у діапазоні. Перш ніж вводити підписи стовпців, відформатуйте клітинки як текст. Докладні відомості див. в статті Способи форматування аркуша.
Використання меж клітинок для розрізнення даних Якщо потрібно відокремити підписи від даних, використовуйте межі клітинок ( а не пусті рядки або пунктирні лінії), щоб вставити лінії під підписами. Докладні відомості див. в статті Застосування або видалення меж клітинок на аркуші.
Уникайте пробілів на початку або в кінці, щоб уникнути помилок Не вставляйте пробіли на початку або в кінці клітинки, щоб знизити рівень даних. Ці зайві пробіли можуть впливати на сортування, пошук і форматування, застосоване до клітинки. Щоб не вводити пробіли для відступу даних, можна скористатися командою Збільшити відступ у клітинці. Докладні відомості див. в статті Змінення розташування даних у клітинці.
Розширення форматів даних і формул Якщо додати нові рядки даних у кінці діапазону даних, програма Excel розширить узгоджене форматування та формули. Три з п'яти попередніх клітинок мають використовувати однаковий формат для цього формату, щоб його було розширено. Усі попередні формули мають бути узгодженими, щоб формула була розширена. Докладні відомості див. в статті Автоматичне заповнення даних у клітинках аркуша.
Використання формату таблиці Excel для роботи з пов'язаними даними Суцільний діапазон клітинок на аркуші можна перетворити на таблицю Excel. Даними, визначеними в таблиці, можна керувати незалежно від даних за межами таблиці, а також використовувати певні функції таблиці, щоб швидко сортувати, фільтрувати, підсумувати або обчислювати дані в таблиці. За допомогою функції таблиці також можна відокремити набори пов'язаних даних, упорядкуючи ці дані в кількох таблицях на одному аркуші. Докладні відомості див. в статті Огляд таблиць Excel.
