Microsoft Office InfoPath дає змогу створювати шаблони форм для введення та збирання даних. Microsoft Office Excel 2007 дає змогу користувачам обчислювати, діаграму та аналізувати дані. Використовуючи обидві ці програми та XML, ви можете легко створити простий, але ефективний, без коду бізнес-рішення для відстеження активів у компанії.
У цій статті
-
Загальні відомості про створення рішення для відстеження активів
-
Крок 2: зіставлення файлу схеми та настроювання макета таблиці в програмі Excel
-
Крок 3: створення зведеного звіту зведеної таблиці та зведеної діаграми
-
Остаточні думки: розгляньте можливість використання списку SharePoint або бази даних Access
Загальні відомості про створення рішення для відстеження активів
Ви можете обмінюватися XML-даними між програмою InfoPath і Excel. Хоча команда експорту InfoPath – простий і простий спосіб передати дані форми до програми Excel, можна скористатися ще одним підходом, за допомогою якого ви можете отримати набагато більшу гнучкість. Явно зіставляйте файл XML-схеми InfoPath (. xsd) у програмі Excel, а потім імпортуйте файли форм InfoPath (XML) до програми Excel, можна настроїти макет даних і ефективніше використовувати функції в програмі Excel, щоб ефективніше керувати даними та аналізувати їх.
У цій статті ми будемо використовувати шаблон форми відстеження активів у програмі InfoPath, щоб проілюструвати, як можна створити InfoPath, XML і Excel разом. Уявімо, що щороку ваші активи організації кадастрів в Office кожного працівника. Після цього звіт Excel запускається, щоб вирішити, як виділяти бюджет обладнання на наступний рік. Наведена нижче схема – це огляд того, як можна збирати, відстежувати та повідомляти дані про активи в відділі.
1. створюється шаблон форми відстеження активів.
2. файл схеми зіставлено з таблицею Excel, а макет таблиці настроєно.
3. створюється пустий звіт зведеної таблиці та зведеної діаграми.
4. форма відстеження активів використовується для збирання даних від користувачів.
5. Усі дані форми експортуються до таблиці Excel, а також оновлюються звіти зведених таблиць і зведених діаграм.
Це рішення включає такі ролі користувача та продукти:
|
Вимоги до програмного забезпечення |
|||
|
Ролі. |
Office InfoPath 2007 |
Office Outlook 2007 |
Office Excel 2007 |
|
Конструктор рішень |
|
|
|
|
Рішення Maker |
|
|
|
|
Працівники |
|
|
|
Крок 1: настроювання шаблону форми відстеження активів
Шаблон форми відстеження активів, який входить до складу програми InfoPath, дає змогу збирати відомості про кожного активу в офісі працівника, відділ, до якого належить працівник, категорії активів, а також докладні відомості про кожного активу. У цьому рішенні дизайнер форм надсилає шаблон форми до облікового запису електронної пошти, що використовується, за допомогою Office Outlook 2007.
Завдання 1: відкриття та настроювання шаблону форми відстеження активів
Оскільки не можна опублікувати шаблон форми в списку одержувачів електронної пошти, якщо в ньому є елемент керування «форматований текст», який містить зв'язані зображення, потрібно внести невеликі зміни до форми шаблону «зразок відстеження активу».
-
У меню файл виберіть пункт Конструктор шаблону форми.
-
У діалоговому вікні Конструктор шаблону форми в розділі відкриття шаблону форминатисніть кнопку настроїти зразок.
-
У діалоговому вікні початок роботи натисніть кнопку зразок-трекер активів, а потім у розділі завдання формивиберіть пункт Конструктор цієї форми.
-
Клацніть правою кнопкою миші елемент керування Astenotes і виберіть пункт властивості поля форматованого тексту , перейдіть на вкладку відображення , а потім у розділі наявне форматуваннязніміть прапорець зв'язані зображення .
Завдання 2: визначення параметрів надсилання
Наступне завдання – визначити варіанти надсилання, щоб працівники могли надсилати ім'я облікового запису електронної пошти за допомогою унікального іменованого файлу форми (XML), як вкладений файл.
-
У меню Знаряддя виберіть пункт варіанти надсилання.
-
У діалоговому вікні " варіанти надсилання " встановіть прапорець дозволити користувачам надсилати цю форму .
-
Виберіть пункт надіслати дані форми в окреме місце призначення, а потім у списку виберіть пункт Електронна пошта.
-
Натисніть кнопку Додати.
Відкриється майстер зв'язків даних .
-
У полі Кому введіть псевдонім для рішення, який отримає всі подані форми.
-
Щоб указати унікальний рядок теми, у полі Тема виконайте наведені нижче дії.
-
Натисніть кнопку Вставити формулу
-
Введіть таку формулу:
-
concat(my:employee/my:employeeName, my:employee/my:employeeDepartment)
-
Натисніть кнопку перевірити формулу, а потім двічі натисніть кнопку OK .
-
У полі введення Введіть відповідне повідомлення або додайте важливі вказівки для цього рішення.
-
Натисніть кнопку Далі.
-
На наступній сторінці майстра виберіть пункт надсилати дані форми як вкладення, а потім установіть прапорець вкласти шаблон форми, щоб переконатися, що користувачі можуть відкрити форму .
Це допомагає переконатися, що працівники мають доступ до файлу шаблону форми (. xsn), якщо вони не можуть отримати доступ до нього з його мережного розташування.
-
Щоб указати унікальне ім'я файлу для кожного файлу форми (. XML) у полі ім'я вкладення , виконайте наведені нижче дії.
-
Натисніть кнопку Вставити формулу
-
Введіть таку саму формулу, як у рядку теми :
-
concat(my:employee/my:employeeName, my:employee/my:employeeDepartment)
-
Натисніть кнопку перевірити формулу, а потім двічі натисніть кнопку OK .
-
Натисніть кнопку Далі.
-
На наступній сторінці майстра в полі Введіть ім'я для цього зв'язку даних введіть описове ім'я для цього зв'язку даних для надсилання.
-
Перевірте правильність відомостей у розділі зведення , а потім натисніть кнопку завершити.
-
Збережіть форму у спільній мережній папці, до якої можна отримати рішення, і всім співробітникам.
Крок 2: зіставлення файлу схеми та настроювання макета таблиці в програмі Excel
Настроювання підключення між програмою InfoPath і Excel потребує трьох завдань: витягнення файлу схеми для шаблону форми відстеження активів, зіставлення цього файлу схеми в програмі Excel і настроювання стандартного макета таблиці Excel, яка міститиме всі імпортовані XML-файли. файли даних форми.
Завдання 1: видобування файлу схеми з програми InfoPath
-
У програмі InfoPath відкрийте файл шаблону форми відстеження активів.
-
У меню Знаряддя виберіть пункт Конструктор цієї форми.
-
У меню файл виберіть пункт Зберегти як вихідні файли.
-
У діалоговому вікні Огляд папки виберіть папку або створіть нову папку, у якій потрібно зберегти файл схеми.
Зверніть увагу на розташування папки, у якій зберігаються всі вихідні файли, а також ім'я файлу схеми, у цьому випадку myschema. xsd, яка містить визначення схеми XML-даних форми.
Завдання 2: зіставлення файлу схеми InfoPath у програмі Excel
-
Створіть новий файл Excel, а потім збережіть його в розташуванні, доступному для рішення Maker.
-
У програмі Excel, якщо вкладка розробник не відображається, виконайте наведені нижче дії.
-
Натисніть кнопку Microsoft Office
-
У категорії Найуживаніші в розділі найкращі варіанти роботи з Excelустановіть прапорець Відображати вкладку "розробник" на стрічці , а потім натисніть кнопку OK.
Примітка.: Стрічка є компонентом Інтерфейс користувача Microsoft Office Fluent.
-
-
На вкладці Розробник у групі XML натисніть кнопку Джерело.
Відобразиться область завдань Джерело XML .
-
Виберіть пункт карти XML, а потім у діалоговому вікні карти XML натисніть кнопку Додати.
-
На комп'ютері під керуванням ОС Windows Vista
-
У рядку адресиклацніть диск або папку, що містить файл myschema. xsd , створений на кроці 2 розділу, завдання 1: видобути файл схеми з програми InfoPath.
На комп'ютері під керуванням ОС Microsoft Windows XP
-
У списку папка виберіть диск або папку, що містить файл myschema. xsd , створений на кроці 2 розділу, завдання 1: видобути файл схеми з програми InfoPath.
-
-
Клацніть файл і натисніть кнопку Відкрити.
-
Якщо відкриється діалогове вікно " кілька коренів ", клацніть кореневий вузол assettracking , визначений у файлі myschema. xsd, і натисніть кнопку OK.
Карта XML відображається в області завдань Джерело XML .
-
Перетягніть ns1: елемент "вузол активів", який є ПОВТОРЮВАНИМ елементом XML, до розташування аркуша, у якому має відображатися таблиця Excel.
Завдання 3: Настроювання макета таблиці Excel
За замовчуванням у програмі Excel використовуються імена XML-елементів як заголовки стовпців для таблиці. Проте можна змінити заголовки стовпців, змінивши клітинки заголовка стовпця.
-
Щоб змінити заголовки стовпців за замовчуванням, тримайте вибрану таблицю Excel, виконайте наведені нижче префікси рядка, ns1: активі видаліть його. Наприклад, ви змінили ns1: omkt to ID.
-
Щоб змінити ширину стовпця, натисніть кнопку виділити все , а потім двічі клацніть будь-яку межу заголовка стовпця.
Крок 3: створення зведеного звіту зведеної таблиці та зведеної діаграми
Керівники рішень використовують звіти зведених таблиць і зведених діаграм для аналізу, вивчення та візуалізації зведених даних. Настроївши звіти зведених таблиць і зведених діаграм, які потрібно використовувати в цьому сценарії завчасно, це стане простою операцією, щоб створити звіт із завершеними даними пізніше.
-
Виберіть у таблиці Excel елемент "Таблиця".
-
На вкладці Вставлення в групі таблиці натисніть кнопку зведена таблиця, а потім виберіть пункт зведена таблиця.
У програмі Excel відкриється діалогове вікно Створення зведеної таблиці.
-
Щоб розташувати звіт зведеної таблиці на новому аркуші, починаючи з клітинок a1, натисніть кнопку створити аркуш, а потім натисніть кнопку OK.
Excel додає до вказаного розташування пусту звіт зведеної таблиці та відображає Список полів зведеної таблиці, щоб можна було додати поля, створити макет і настроїти звіт зведеної таблиці.
-
Щоб створити міжтабличний звіт даних, перетягніть поле " ідентифікатор " до області "значення", поле " відділ " до області "Позначки стовпців", поле " Категорія " на область "Позначки рядків" і поле " призначено " до області фільтра звіту.
-
Виберіть звіт зведеної таблиці.
-
На вкладці Вставлення в групі діаграми клацніть тип гістограми .
-
У розділі двовимірнаГістограма виберіть пункт звичайнаГістограма.
-
Настройте розмір і розташування звіту зведеної діаграми на свій вибір.
Крок 4: збирання відомостей про активи від користувачів
Тепер, коли шаблон форми готовий до заповнення всіма співробітниками, потрібно опублікувати форму та передати його кожному працівнику. Коли Кожний працівник надсилає форму, її буде надіслане як файл XML-даних (XML), вкладений у повідомлення електронної пошти, до облікового запису електронної пошти засобу прийняття рішення. У програмі Outlook можна перенести всі повідомлення до виділеної папки InfoPath. У цьому сценарії радимо призначати певний часовий проміжок часу для всіх користувачів, щоб завершити форму, щоб програма, що приймає рішення, могла виконати звіт з усіма завершеними формами, коли досягнуто Крайній термін збору даних.
-
У програмі InfoPath відкрийте шаблон форми (. xsn), збережений на кроці 1: Конструктор шаблону форми "Інспектор активів"
-
У меню Знаряддя виберіть пункт Конструктор цієї форми.
-
У меню файл виберіть команду опублікувати.
-
У майстрі публікування клацніть список одержувачів електронної пошти, а потім натисніть кнопку Далі.
-
На наступній сторінці майстра в полі ім'я шаблону форми введіть ім'я шаблону форми, а потім натисніть кнопку Далі. Ім'я шаблону форми відобразиться в заголовку повідомлення, яке надсилається одержувачам повідомлення електронної пошти.
-
Крім того, на наступній сторінці майстра можна створити стовпці, які відображатимуться в папках Outlook, щоб впорядкувати повідомлення електронної пошти.
-
Натисніть кнопку Далі.
-
Натисніть кнопку Опублікувати.
-
Після завершення публікації майстра публікування шаблон форми відкриється повідомлення електронної пошти з формою.
-
Заповніть повідомлення, введіть ім'я працівника або скористайтеся списком розсилки, а потім надішліть повідомлення.
У програмі Outlook для рішення можна впорядкувати всі подані форми XML одним із двох способів:
-
Якщо під час першого відкриття повідомлення відобразиться діалогове вікно " папки форм InfoPath ", натисніть кнопку Створити папку форми.
-
Створіть правило в програмі Outlook, щоб перенести всі пов'язані форми InfoPath до папки InfoPath.
Докладні відомості наведено в статті Керування повідомленнями за допомогою правил.
Крок 5: імпорт форм у програму Excel
Оскільки ви вже створили кроки Excel для книги 2 та 3, це просте запитання для виробника рішень для експорту та перегляду даних форми. Виробник рішень просто має експортувати XML-файли (XML) із програми Outlook, імпортувати всі файли форм (XML) до книги Excel, а потім оновити дані.
Завдання 1: експорт форм із програми Outlook до папки Windows
-
У програмі Outlook виберіть папку, яка містить усі форми, отримані від працівників, а потім натисніть сполучення клавіш CTRL + A, щоб вибрати всі повідомлення електронної пошти форми.
-
Клацніть правою кнопкою миші виділену область, наведіть вказівник на пункт дії InfoPath, а потім виберіть пункт експорт форм.
-
У діалоговому вікні експорт форм виберіть папку та натисніть кнопку OK.
Завдання 2: імпорт форм у програму Excel
-
У книзі Excel, створеній на кроці 2: Зіставте файл схеми та настройте макет таблиці в програмі Excel, виберіть одну з зіставлених клітинок у таблиці Excel.
-
На вкладці розробник у групі XML натисніть кнопку Імпорт.
Відкриється діалогове вікно Імпорт XML .
-
На комп'ютері під керуванням ОС Windows Vista
-
У рядку адресивиберіть папку, яка МІСТИТЬ файли XML-даних (XML), створені в завданні 1: експорт форм із програми Outlook до папки Windows.
На комп'ютері під керуванням ОС Microsoft Windows XP
-
У списку Пошук у виберіть пункт папка, що МІСТИТЬ файли XML-даних (XML), створені в завданні 1: експорт форм із програми Outlook до папки Windows.
-
-
Виконайте одну з таких дій:
-
Якщо файли суміжні, натисніть клавішу SHIFT, а потім клацніть перший і останній файл у списку.
-
Якщо файли не є суміжними, натисніть клавішу CTRL, а потім клацніть кожен файл, який потрібно імпортувати до списку.
-
-
Натисніть кнопку Імпорт.
За замовчуванням програма Excel перезаписує всі дані в зіставлених клітинках, що є бажаним кінцевим результатом для цього бізнес-рішення. Проте, якщо потрібно, наприклад, можна імпортувати дані за кілька разів, щоб оцінити перебіг виконання запланованого терміну.
Примітка.: У програмі Excel можна також додати дані за допомогою параметра додавати нові дані до НАЯВНОЇ XML-таблиць (на вкладці розробник у групі XML натисніть кнопку Властивості карти), які можуть бути придатними для інших рішень.
Додаткові відомості наведено в статті підключення до XML-файлу.
Завдання 3: оновлення звітів зведених таблиць і зведених діаграм
-
Клацніть елемент у звіті зведеної таблиці.
-
На вкладці " настройки " у групі дані клацніть стрілку поруч із кнопкою оновити всета виберіть команду оновити.
У книзі Excel тепер містяться всі дані та зведені звіти, необхідні для того, щоб ви могли виділяти бюджет обладнання на наступний рік. Звісно, ви можете виконати Подальший аналіз у книзі Excel, якщо це необхідно, наприклад сортування, фільтрування або умовне форматування даних.
Остаточні думки: розгляньте можливість використання списку SharePoint або бази даних Access
Як альтернатива, радимо використовувати список SharePoint або базу даних Access, а не XML, щоб передавати дані між програмою InfoPath і Excel.
Використання списку SharePoint
У програмі InfoPath можна легко використовувати список SharePoint як джерело даних лише для читання. Ви можете виконати одну з двох дій:
-
У списку SharePoint експортуйте дані до програми Excel, яка автоматично створить зв'язок даних у програмі Excel.
-
У програмі Excel явно створіть зв'язок даних зі списком SharePoint.
Після створення зв'язку даних можна оновити дані в програмі Excel, щоб отримати оновлені дані.
Ви можете використовувати список SharePoint, щоб додати та оновити дані, використовуючи форму InfoPath, щоб відобразити елемент зі списку (наприклад, складний або довгий елемент, який буде відображено вертикально), а потім використовувати програму Excel для подальшого аналізу даних.
1. відображення одного елемента для зручного перегляду у програмі InfoPath.
2. Додавання та оновлення даних у списку SharePoint.
3. оновіть та повідомте про це в програмі Excel.
Додаткові відомості наведено в статті Додавання підключення до даних до бібліотеки документів SharePoint або списку
Використання бази даних Access
У програмі InfoPath можна створити підключення для читання та записування до бази даних Access. У програмі Excel можна явно створити зв'язок даних із базою даних Access, яку можна оновити, щоб отримати оновлені дані. Ви навіть можете визначати підключення, яке автоматично оновлюватиметься під час відкриття книги, або періодично оновлювати, наприклад кожні 5 хвилин.
Базу даних Access можна використовувати як посередник між програмою InfoPath і Excel. Під час надсилання форми InfoPath до Access оновлюється база даних Access. Коли ви оновлюєте зв'язок даних у програмі Excel, ви отримуєте оновлені дані з Access. По суті, ви подаєте дані опосередковано з програми InfoPath до книги Excel.
1. відображення та надсилання форми до бази даних Access.
2. Зберігайте дані в базі даних Access.
3. оновіть та повідомте про це в програмі Excel.
Докладні відомості наведено в статті створення шаблону форми на основі бази даних Microsoft Access.
Порада.: Чи знаєте ви, що ви можете створити форму InfoPath безпосередньо з Access? Якщо у користувачів Outlook 2007 або 2010 і InfoPath 2007 або 2010 інстальовано на своїх комп'ютерах, ви можете збирати дані від різних користувачів безпосередньо з Access, використовуючи майстер збирання даних із повідомлень електронної пошти . Додаткові відомості можна знайти в розділі довідки з Access, додавши дані, зібрані електронною поштою до бази даних Access.
