"Зберегти рано, зберігати часто" справа в минулому. Тепер є функція автозбереження, яка зберігається кожні кілька секунд, щоб користувачам не потрібно було цього робити.
Функція автозбереження активується, якщо файл зберігається в OneDrive, OneDrive для роботи або навчальних закладів або SharePoint у Microsoft 365. Зміни користувачів автоматично зберігаються в хмарі під час роботи. Якщо над цим файлом працюють інші користувачі, функція автозбереження дає змогу переглядати зміни за лічені секунди. Якщо функцію автозбереження не ввімкнуто, користувачі, які одночасно співпрацюють над одним документом, не зможуть бачити один одного в реальному часі, а натомість бачитимуть Оновлення Доступно, коли інші вносять зміни.
Проте функція автозбереження також призводить до деяких змін у роботі користувачів із Microsoft 365, тому в цій статті описано деякі складніші сценарії, а також настроювання параметрів автозбереження. Радимо повідомити користувачам про ці зміни, які впливають на їхню роботу в Office.
Примітка.: Функція автозбереження не впливає на продуктивність системи. Однак під час внесення змін користувачі вноситимуть зміни, а не відразу завантажуватимуться зміни, що може вплинути на користувачів з обмеженою смугою пропускання або високим рівнем використання даних, наприклад на мобільну точку доступу.
Змінення робочих циклів
Функція автозбереження корисна в більшості випадків, але іноді користувачам може знадобитися змінити спосіб нормальної роботи, і ми хочемо, щоб ви були готові допомогти їм. Для кожного сценарію ми окреслили, що таке сценарій, що може піти не так і рекомендація щодо його вирішення.
-
Починаючи з наявного файлу, вносячи зміни, а потім виконуючи команду Зберегти копію в новому файлі – кожен, хто починає з попереднього файлу (наприклад, звіт про прибутки за останній квартал), редагує, а потім робить копію, щоб почати звіт про прибутки цього кварталу, призведе до того, що зміни буде збережено в обох файлах, якщо ввімкнуто функцію автозбереження. Перш ніж вносити зміни, радимо всім користувачам виконати команду Зберегти копію та навіть додати нагадування в продукт, коли це станеться. Якщо користувач вносить випадкові зміни, він має скористатися функцією Журнал версій , щоб відновити вихідний документ.
-
Виконання "гіпотетичних" або "what-if" змін у файлі – кожен, хто відкриває файл і робить певний гіпотетичний аналіз (наприклад, прогнозування впливу змін ринку на бюджет) із бажанням закрити файл без збереження, випадково збереже всі зміни у файлі, поки ввімкнуто функцію автозбереження. Радимо вимикати функцію автозбереження під час гіпотетичного аналізу, а потім знову вмикати її після того, як користувач знову буде готовий до збереження.
-
Приладні дошки та перегляд файлів за допомогою функції сортування й фільтрів у програмі Excel . Усі, хто сортує або фільтрує приладну дошку, коли ввімкнуто функцію автозбереження, впливають на подання всіх інших користувачів у файлі. Якщо файл має бути приладною дошкою або використовується кількома користувачами з сортуванням і фільтрами, радимо встановити властивість Read-Only Рекомендовано для цього файлу за допомогою відомостей про файл > > Захистити книгу > Завжди відкривати лише для читання, тому глядачі приладної дошки не зберігатиме зміни, якщо вони явно не вирішать редагувати файл.
-
Finalized or Published Files ( Остаточні або опубліковані файли ). Усі користувачі, які випадково редагують остаточний опублікований файл за допомогою функції автозбереження, зберігають свої зміни у файлі. Після завершення роботи файлу радимо встановити для файлу властивість Read-Only Рекомендовано або Позначити як остаточний, тому випадкові зміни від глядачів і читачів файлу не буде збережено.
Настроювання параметрів автозбереження в Office
Автозбереження можна настроїти такими способами:
-
Власник файлу може встановити для нього значення Завжди відкривати лише для читання , щоб запобігти випадковому редагууванню. Це можна зробити, настроївши файл, щоб відкрити його лише для читання (Відомості профайл > > Захистити документ, книгу або презентацію > Завжди відкривати лише для читання) або надати спільний доступ до файлу, не надаючи іншим користувачам дозвіл на редагування (Файл > Спільний доступ> Люди за допомогою посилання може редагувати та зніміть прапорець Дозволити редагування).
-
Користувач може вимкнути автозбереження для файлу, коли його відкрито, натиснувши кнопку-перемикач Автозбереження . Це вимикає автозбереження для поточного документа для цього користувача. Коли той самий користувач відкриє документ наступного разу, автозбереження буде вимкнуто. Якщо вони відкриють інший документ, функція автозбереження не вплине на їх вибір в іншому документі.
-
Користувач може за замовчуванням вимкнути автозбереження для всіх файлів, відкритих у певній програмі (Word, Excel, PowerPoint ) на цьому пристрої.
Примітка.: Користувач може ввімкнути функцію автозбереження для окремих файлів за допомогою перемикача автозбереження , описаного вище.
-
Адміністратор може за замовчуванням вимкнути автозбереження для всіх файлів, відкритих у певній програмі (Word, Excel, PowerPoint ) за допомогою Групова політика.
Примітка.: Користувач може встановити автоматичне збереження за замовчуванням у програмі або для окремих файлів, використовуючи параметри, описані вище.
Параметри групової політики для автозбереження
Ми замінюємо "Не автозбереження файлів у Excel /PowerPoint /Word " Групова політика на новий параметр "Вимкнути автозбереження за замовчуванням у Excel /PowerPoint /Word " Групова політика значення.
Якщо ви використовуєте Групова політика у вашій організації, ви можете використовувати параметр політики, щоб вимкнути функцію автозбереження за замовчуванням. Існують окремі параметри політики для Excel, PowerPoint та Word.
Наприклад, параметр політики для Word називається "Turn AutoSave OFF by default in Word" (Вимкнути автозбереження за замовчуванням у Word), і його можна знайти за шляхом політики "Microsoft Office 2016\AutoSave".
Щоб використовувати ці параметри політики, переконайтеся, що ви завантажили найновіші файли адміністративних шаблонів (ADMX/ADML) із Центру завантажень Microsoft.
Робота з локальними файлами
Функція автозбереження недоступна під час роботи з локальними файлами. Стара поведінка автозбереження все ще доступна для періодичного збереження копій змінених файлів, щоб мінімізувати втрату даних у разі неочікуваного сценарію, наприклад аварійного завершення роботи.
Проте радимо ІТ-адміністраторам заохочувати користувачів зберігати свої файли в OneDrive, OneDrive для роботи або навчальних закладів або SharePoint у Microsoft 365, щоб увімкнути функцію автозбереження та уникнути втрати даних. Ви можете заохочувати OneDrive, OneDrive для роботи або навчальних закладів або SharePoint у Microsoft 365 в навчальних закладах користувачів, а також розгортати функцію "Переміщення відомих папок", яка автоматично синхронізує основні папки з хмарою. Це дає їм змогу отримувати доступ до файлів будь-де та не турбуватися про втрату важливих даних.
Додаткові відомості
Відомості про автоматичне збереження
Як уникнути внесення змін до кінцевої версії файлу?
Перегляд попередніх версій файлів Office
Захист файлів у разі аварійного завершення роботи за допомогою функції автозбереження
Останнє оновлення: 4 червня 2019 р.
