Створення, перегляд і редагування контактів і списків контактів у програмі Outlook

На сторінці People можна створювати, переглядати та редагувати контакти, списки контактів і групи. Створюйте нові контакти з нуля або додавайте контакти зі своєї картки профілю. Ви можете створити простий список контактів для надсилання електронної пошти групі людей або створити групи для співпраці на основі групи.

Створення контактів у програмі Outlook

Нові контакти зберігаються в стандартній папці Контакти, і вони також відображатимуться в розділі Ваші контакти. Якщо потрібно зберегти контакт в іншій папці, виберіть папку, перш ніж створювати контакт.

Додавання нового контакту з нуля в класичній програмі Outlook:

1. Клацніть піктограму People внизу області переходів.
2. На сторінці People на панелі інструментів виберіть новий контакт.
   
3. Введіть відомості про контакт. Клацніть Додати ще, щоб ввести додаткові відомості, як-от адресу або день народження.
4. Натисніть кнопку Створити.

Додайте новий контакт із нуля в новій програмі Outlook:

1. На бічній панелі клацніть піктограму People .
2. На сторінці People на панелі інструментів виберіть новий контакт.
3. Введіть відомості про контакт.
4. Виберіть команду Зберегти.

Додавання контакту з картки профілю іншого користувача в класичній програмі Outlook:

Якщо клацнути ім'я або зображення іншого користувача в Outlook або інших програмах і службах Office, з'явиться картка профілю користувача з інформацією про нього. З картки профілю можна зберегти їх у власних контактах, наприклад, якщо потрібно додати нотатки або іншу інформацію.

Ось як можна додати контакт із повідомлення електронної пошти.

1. У поданні Пошта відкрийте повідомлення електронної пошти в області читання, а потім виберіть ім'я відправника або одержувача, якого потрібно додати до контактів.
2. На картці профілю, що відкриється, виберіть >Додати до контактів.
   
3. За потреби додайте додаткові відомості. Клацніть Додати ще, щоб ввести додаткові відомості, як-от адресу або день народження.
4. Натисніть кнопку Створити.

Додайте контакт із картки профілю іншого користувача в новій програмі Outlook:

1. У поданні Пошта відкрийте повідомлення електронної пошти в області читання, а потім виберіть ім'я відправника або одержувача, якого потрібно додати до контактів.
2. На картці профілю, що відкриється, у нижній частині картки виберіть Додати до контактів.
3. Введіть відомості про контакт.
4. Виберіть команду Зберегти.

Додавання користувачів в організації до збережених контактів у класичній програмі Outlook

Якщо у вашій компанії настроєно каталог, ви зможете переглядати відомості про своїх колег, не зберігаючи їх як контакти. Ви можете знайти їх або вибрати ім'я чи зображення з повідомлення електронної пошти. На картці профілю відображатимуться відомості, зібрані з інших систем (каталогу). Якщо потрібно додати іншу інформацію, наприклад нотатки, можна зберегти колег у власних контактах. Новий контакт буде автоматично зв'язано з наявним контактом каталогу. Лише ви бачитимете додані відомості.

Додавання контакту до вподобань у класичній програмі Outlook

Щоб додати користувача до вподобань, виберіть контакт і натисніть кнопку Додати до вподобань на панелі інструментів.

Пошук контакту в класичній програмі Outlook

Ось як знайти контакт на сторінці Контакти:

• Скористайтеся функцією пошуку.

• Виберіть Уподобання у верхній частині сторінки, щоб переглянути користувачів, яких додано до вподобань.

• Виберіть елемент Ваші контакти.

  Порада.

  Виберіть букву в роздільнику елементів списку, щоб швидко перейти до певного контакту.
  

• Щоб знайти людей у своїй організації (каталозі), яких немає в збережених контактах, скористайтеся функцією пошуку.

Перегляд і редагування контактної інформації в класичній програмі Outlook

На сторінці Контакти виберіть контакт у центральній області, щоб переглянути або відредагувати відомості про нього. Відображається версія картки профілю. Які вкладки та розділи можуть відрізнятися.

• Файли. Останні файли, якими контакт поділився з вами.
• Електронна пошта: останні повідомлення електронної пошти та вкладення електронної пошти між вами та контактом.
• LinkedIn. Якщо контакт має загальнодоступний профіль LinkedIn, у якому використовується адреса електронної пошти, указана для контакту, тут відобразяться відомості з LinkedIn.

Щоб відредагувати контакт, натисніть Редагувати контакт поруч із пунктом Контактна інформація або виберіть Редагувати на панелі інструментів.

Додавання фотографії до контактів у класичній програмі Outlook

1. На сторінці Контакти виберіть контакт.

2. Виберіть піктограму камери.

   

3. Виберіть Передати нову фотографію, виберіть файл, який потрібно використовувати, а потім натисніть кнопку Відкрити , щоб передати його.

4. Щоб змінити положення фото, клацніть усередині кола й перетягніть вказівник миші. Щоб збільшити або зменшити масштаб, скористайтеся повзунком під фото.

   

5. Натисніть кнопку Застосувати, а потім – Готово.

Змінення способу відображення та сортування контактів у класичній програмі Outlook

• Щоб змінити спосіб відображення імен контактів, виберіть Настройки , а потім – Відображати контакти за>іменем або Прізвищем.
• Щоб вибрати сортування, скористайтеся меню сортування у верхній частині списку . Наприклад, виберіть Сортувати за прізвищем>.

Зв’язування контактів

Щоб указати зв’язок між контактами, наприклад за наявності кількох записів для одного користувача, їх можна зв’язати. Зв’язані контакти відображаються як один контакт.

Зв’язування контактів

• На сторінці People виберіть кілька контактів, а потім на панелі, що з'явиться, виберіть Посилання на контакти.

Щоб розірвати зв’язок між зв’язаними контактами, виконайте такі дії:

• На сторінці Контакти виберіть контакт, натисніть кнопку Зв’язані контакти на панелі інструментів, а потім – Видалити зв’язок.

Видалення контакту в класичній програмі Outlook

1. Виберіть один або кілька контактів і натисніть кнопку Видалити.
2. Натисніть кнопку Видалити, щоб підтвердити дію.

Див. також: Відновлення видалених контактів в Outlook

Створення списків контактів у класичній програмі Outlook

Список контактів – це колекція адрес електронної пошти, яка використовується для надсилання електронної пошти групі користувачів. Списки контактів також називають списками розсилки.

Наприклад, створіть список контактів під назвою "Мій книжковий клуб" і додайте до нього всіх учасників книжкового клубу. Щоб надіслати повідомлення електронної пошти всім користувачам клубу, просто введіть "Мій книжковий клуб" у рядку Кому повідомлення електронної пошти.

За замовчуванням списки контактів створюються в стандартній папці "Контакти", і їх також можна переглянути в розділі Ваші списки контактів. Якщо потрібно зберегти список контактів в іншій папці, виберіть цю папку, перш ніж натиснути кнопку Створити список контактів.

Створення списку контактів у класичній програмі Outlook

1. На сторінці People на панелі інструментів клацніть стрілку поруч із кнопкою Створити контакт, а потім виберіть Новий список контактів.
   
2. Введіть ім'я списку, а потім додайте імена або адреси електронної пошти.
3. Натисніть Створити.

Додавання користувачів до списку контактів у класичній програмі Outlook

Додати користувачів (адреси електронної пошти) до списку контактів можна двома способами: змінивши список контактів і додавши до нього людей зі списку або вибравши один або кілька контактів і додавши їх до списку в списку Додати до на панелі інструментів.

Щоб додати користувачів до списку контактів, відредажуйте список контактів:

1. На сторінці People виберіть елемент Списки контактів в області переходів або знайдіть ім'я списку контактів.
2. Виберіть список контактів і клацніть Редагувати.
3. Введіть імена або адреси електронної пошти.
4. Виберіть команду Зберегти.

Додайте один або кілька контактів до списку контактів за допомогою параметра Додати до списку :

1. На сторінці People виберіть контакти, які потрібно додати до списку.

2. На панелі інструментів угорі виберіть Додати до списку.

   • Виберіть знак "плюс" поруч зі списком контактів, до якого потрібно додати контакти.
     або
   • Виберіть Створити список контактів , щоб додати вибрані контакти до нового списку, а потім введіть ім'я нового списку контактів.

3. Клацніть за межами області, щоб закрити її, коли все буде готово.

Видалення користувачів зі списку контактів у класичній програмі Outlook

Ви можете видалити людей (адреси електронної пошти) зі списку контактів двома способами: змінивши список контактів або вибравши контакт і видаливши їх зі списку за допомогою параметра Додати до списку на панелі інструментів.

Щоб видалити користувачів зі списку контактів, відредажуйте список:

1. На сторінці People виберіть елемент Списки контактів в області переходів або знайдіть ім'я списку контактів.
2. Виберіть список контактів і клацніть Редагувати.
   Виберіть x для імені або адреси електронної пошти, які потрібно видалити.
3. Виберіть команду Зберегти.

Видалення вибраних користувачів з одного або кількох списків контактів за допомогою параметра Додати до списку :

1. На сторінці People виберіть контакт, який потрібно видалити зі списку контактів.
2. На панелі інструментів виберіть Додати до списку. Ви побачите, до яких списків контактів цей контакт уже додано.
3. Клацніть піктограму X поруч зі списком контактів, з якого потрібно видалити вибраний контакт.
4. Клацніть за межами області, щоб закрити її, коли все буде готово.

Видалення списку контактів у класичній програмі Outlook

1. Виберіть список контактів, який потрібно видалити, і натисніть кнопку Видалити.
2. Натисніть кнопку Видалити, щоб підтвердити дію.

Див. також: Відновлення видалених контактів в Outlook

Створення груп у класичній програмі Outlook

Спільна робота над проектом або спільною метою Створіть групу, щоб надати своїй команді простір для розмов, спільних файлів, планування подій тощо.

Відомості про те, як керувати групами, якими ви володієте, див. в статті Редагування та видалення групи в Outlook.

Створення нової групи в класичній програмі Outlook

1. На сторінці People на панелі інструментів клацніть стрілку поруч із кнопкою Створити контакт, а потім виберіть створити групу.
2. Введіть ім'я групи та додайте відомості.
   Докладні відомості див. в статті Створення групи в Outlook.
3. Натисніть Створити.

Додаткові відомості

Створення групи в Outlook