Пошук записів із найвищими або найменшими значеннями в групі або полі

Вибір між запитом на найвищі значення та фільтром

Щоб визначити, чи слід створювати запит на найвищі значення або застосовувати фільтр, зверніть увагу на таке:

• Якщо потрібно повернути записи, які містять найбільші або найнижчі значення в полі, і точні значення полів верхнього або нижнього краю не мають значення (або вони не мають значення), створіть запит на найвищі значення.

• Якщо потрібно повернути всі записи, які відповідають значенню в полі, або менші або більші за потрібне значення, застосуйте фільтр. Наприклад, щоб переглянути продукти з цінами від 50 до 100 дол. США, застосуйте фільтр. На цьому рисунку показано зразок фільтра в режимі конструктора запиту та результати, які може призвести до таких результатів:

  

  Докладні відомості про створення та використання фільтрів див. в статті Застосування фільтра для перегляду вибраних записів у базі даних Access.

Правила створення та використання запитів на найвищі значення

Пам'ятайте, що незалежно від типу запиту (вибіркового запиту або запиту підсумків) слід використовувати поля з описовими даними, наприклад імена працівників або продуктів, а також поле з найвищими або найнижчими значеннями, які потрібно знайти, наприклад ціну або поле дати. Можна використовувати кілька полів даних і, якщо використовується запит підсумків, поля даних зазвичай мають містити відомості про категорії, наприклад поле міста або країни або регіону. Дані категорій можна пропустити, лише коли створюється запит підсумків, який виконується з усіма записами, наприклад "показувати мені п'ять найбільших відсотків найдорожчих замовлень". Крім того, за допомогою запиту на вибірку або підсумки можна знайти найбільші та останні значення в групі записів або записів, які належать до категорій. Докладні відомості про це див. в розділі Пошук найвищих або останніх значень записів у категоріях або групах далі в цій статті.

Створення базового запиту на найвищі значення

1. На вкладці Створити в групі Запити натисніть кнопку Конструктор запитів.

2. Клацніть таблицю, яку потрібно використати в запиті, натисніть кнопку Додати , щоб розташувати таблицю в бланку, а потім натисніть кнопку Закрити.
   -або
   двічі клацніть таблицю.
   Якщо використовується зразок даних, додайте до запиту таблицю "Працівники".

3. Додайте поля, які потрібно використовувати в запиті, до сітки макета. Ви можете двічі клацнути кожне поле або перетягнути кожне поле в пусту клітинку в рядку Поле .
   Якщо використовується зразок таблиці, додайте поля Ім'я, Прізвище та Дата народження.

4. У полі, яке містить перші або останні значення (поле "Дата народження", якщо використовується зразок таблиці), клацніть рядок Сортування та виберіть значення За зростанням або За спаданням.
   Якщо поле значень містить числа, наприклад ціни або показники збуту, порядок сортування за зростанням повертає найнижчі значення, а за спаданням – найвищі значення. Якщо поле значень містить дати, порядок сортування за спаданням повертає останню дату, а за зростанням – найранішу дату.
   

   Увага!: Для полів, які містять перші або останні значення, потрібно встановити для рядка Сортування значення За зростанням або Спаданням . Якщо вказати порядок сортування для поля, відмінного від поля з найвищими або найнижчими значеннями (наприклад, ProductName замість Price), запит не поверне потрібні результати.

5. На вкладці Конструктор у групі Настроювання запиту клацніть стрілку вниз поруч із кнопкою Return (список Найбільші значення ) і введіть потрібну кількість або відсоток записів або виберіть потрібний параметр зі списку.

6. Натисніть кнопку Запуск, щоб виконати запит і відобразити результати в табличному поданні даних.

7. Збережіть запит і залиште його відкритим для використання в наступних кроках.

Ви можете побачити, що цей тип запиту на найвищі значення може відповідати на основні запитання, наприклад, хто є найстаршою або наймолодшою особою в компанії. У наступних кроках пояснюється, як використовувати вирази та інші умови, щоб додати потужності та гнучкості запиту. Умови, показані на наступному кроці, повертають наступні три дні народження працівників.

Додавання умов до запиту

1. Відкрийте в режимі конструктора запит, створений на попередніх кроках.

2. У сітці макета запиту в стовпці праворуч від стовпця "Дата народження" скопіюйте та вставте або введіть вираз Вираз1: DatePart("m",[Дата народження])". Функція DatePart видобуває частину місяця значення в полі "Дата народження".

3. Праворуч від стовпця, який містить вираз, скопіюйте та вставте або введіть вираз Вираз2: DatePart("d",[Дата народження]). У цьому випадку функція DatePart видобуває частину дня значення в полі "Дата народження".

4. Зніміть прапорці в рядку Відображення для кожного виразу, а потім клацніть клітинку Сортування для кожного виразу та виберіть пункт За зростанням.

5. За потреби можна вказати умови для обмеження області запиту. Якщо вказати умови, запит сортує лише ті записи, які відповідають умовам, і визначає значення перших або останніх полів зі відсортованого списку.
   Щоб продовжити роботу зі зразками даних, у рядку Критерії поля "Дата народження" введіть або скопіюйте та вставте цей вираз:

   Month([Дата народження]) > Month(Date()) Or Month([Birth Date])= Month(Date()) And Day([Birth Date])>Day(Date())

   Цей вираз робить такий вираз: частина Month([BirthDate]) > Month(Date()) перевіряє дату народження кожного працівника, щоб дізнатися, чи вона припадає на майбутній місяць, і, якщо вона істинна, включає ці записи в запит. The Month([BirthDate])= Month(Date()) And Day([BirthDate])>Day(Date()) частина виразу перевіряє дати народження, які відбуваються в поточному місяці, щоб побачити, чи дата народження припадає на поточну дату або після неї. Якщо ця умова істинна, функція включає ці записи в результати запиту. Щоб підсумувати, цей вираз ігнорує всі записи, у яких дата народження припадає на період від 1 січня до дати виконання запиту.

   Додаткові приклади виразів умов запиту див. в статті Приклади умов запиту.

6. На вкладці Конструктор у групі Настроювання запиту клацніть стрілку вниз поруч із кнопкою Return (список Найбільші значення ) і введіть потрібну кількість або відсоток записів або виберіть потрібний параметр зі списку.

7. Натисніть кнопку Запуск, щоб виконати запит і відобразити результати в табличному поданні даних.

Створення запиту підсумків

1. На вкладці Створити в групі Запити натисніть кнопку Конструктор запитів.

2. Виберіть таблиці, з якими потрібно працювати, натисніть кнопку Додати, а потім натисніть кнопку Закрити , додавши таблиці.
   -або
   двічі клацніть таблиці, які потрібно використовувати, і натисніть кнопку Закрити. Кожна таблиця відображається на бланку. Якщо використовуються наведені вище зразки таблиць, додайте таблиці "Категорії" та "Товари".

3. Двічі клацніть поля таблиці, які потрібно використовувати в запиті.
   На цьому етапі слід додати до запиту лише поля групи та поле значення. Якщо використовується зразок даних, перелічених у попередній таблиці, потрібно додати поле "Ім'я категорії" з таблиці "Категорії" та поле "Ціна" з таблиці "Товари".

4. За потреби можна вказати умову обмеження області запиту.
   У цьому відсортованій таблиці буде відсортовано лише записи, які відповідають умовам, а значення полів згори та знизу буде визначено в цьому відсортованій таблиці. Наприклад, щоб виключити продукти з категорії Спорт, додайте цей вираз до рядка Критерії поля Ім'я категорії: <>"Спорт"."
   Додаткові приклади виразів умов запиту див. в статті Приклади умов запиту.

5. Перетворення запиту на запит підсумків.

   1. На вкладці Конструктор у групі Відображення або приховання натисніть кнопку Підсумки.

      На бланку з'явиться рядок Підсумок .

6. Переконайтеся, що для клітинки Підсумок кожного поля групи встановлено значення Групувати за, а потім установіть для клітинки Підсумок поля значення (поле з верхніми або нижніми значеннями) значення Макс або Мінімум.
   Якщо вибрати параметр Макс , буде повернеться найбільше значення в числовому полі та останнє значення дати або часу в полі "Дата й час". Якщо вибрати пункт Мінімум , буде повернеться найменше значення в числовому полі та найраніше значення дати або часу в полі "Дата й час". Якщо використовується зразок даних, установіть для клітинки Підсумок поля Ім'я категорії значення Групувати за, а для клітинки Підсумок поля Ціна – значення Максимум або Мінімум.

7. На вкладці Конструктор у групі Знаряддя переконайтеся, що для списку Повернення встановлено значення Усі, а потім натисніть кнопку Виконати , щоб виконати запит і відобразити результати у вікні табличного подання даних.
   

   Примітка.: Залежно від функції, вибраної на кроці 7, Access змінює ім'я поля значення в запиті на MaxOfFieldName або MinOfFieldName. Якщо використовуються зразки таблиць, Access перейменовує поле MaxOfPrice або MinOfPrice.

8. Збережіть запит і перейдіть до наступних кроків.

Запит не повертає назви продуктів або будь-які інші відомості про продукти. Щоб переглянути додаткові дані, потрібно створити другий запит із щойно створеним запитом. У наступних кроках пояснюється, як створити цей другий запит.

Створення другого запиту для перегляду додаткових даних

1. На вкладці Створити в групі Запити натисніть кнопку Конструктор запитів.

2. Перейдіть на вкладку Запити та двічі клацніть запит підсумків, створений у попередньому розділі.

3. Перейдіть на вкладку Таблиці та додайте таблиці, які використовувалися в запиті підсумків, а також таблиці з іншими пов'язаними даними, які потрібно переглянути.
   Якщо використовуються зразки таблиць, перелічених раніше, до нового запиту потрібно додати таблиці Категорії, Товари та Постачальники.

4. Об'єднання полів у запиті підсумків до відповідних полів у батьківських таблицях. Для цього перетягніть кожне поле в запиті підсумків до відповідного поля таблиці.

   Якщо використовується зразок даних, перетягніть поле Ім'я категорії в запиті підсумків до поля Ім'я категорії в таблиці Категорії. Потім перетягніть поле MaxOfPrice у запиті підсумків до поля Ціна в таблиці Товари. Об'єднання дають змогу новому вибірковому запиту об'єднати дані в запиті підсумків і даних в інших таблицях.

5. У вікні запиту підсумків двічі клацніть зірочку, щоб додати весь запит до сітки макета, а потім перетягніть додаткові поля з інших таблиць у запиті.

   Якщо використовуються зразки таблиць, двічі клацніть запит підсумків, створений у попередньому розділі, а потім додайте поля "Назва товару" та "Постачальник" із таблиці "Товари та постачальники" відповідно.

6. За потреби вкажіть порядок сортування для одного або кількох стовпців.
   Наприклад, щоб перелічити категорії в алфавітному порядку, установіть для клітинки Сортування стовпця Ім'я категорії значення За зростанням.

7. На вкладці Конструктор у групі Результати натисніть кнопку Запуск.

   Запит буде запущено та відображено у вікні табличного подання даних.

На початок сторінки

Створення запиту на створення таблиці

1. Коли запит на найвищі значення відкрито в режимі конструктора, виконайте наведені нижче дії.

   На вкладці Конструктор у групі Тип запиту натисніть кнопку Створення таблиці.
   Відкриється діалогове вікно Створення таблиці .

2. У полі Ім'я таблиці введіть ім'я таблиці, у якій зберігатимуться перші й останні записи. Наприклад, введіть Перші та останні записи, а потім натисніть кнопку OK.
   Щоразу під час виконання запиту замість результатів у вікні табличного подання даних запит створює таблицю та замінює перше значення поточними даними.

3. Збережіть і закрийте запит.

Створення запиту на додавання

1. Відкрийте запит із найменшим значенням у режимі конструктора.

2. На вкладці Конструктор у групі Тип запиту натисніть кнопку Додавання.

3. У діалоговому вікні Додавання введіть те саме ім'я, введене в діалоговому вікні Створення таблиці .
   Наприклад, введіть Перші та останні записи , а потім натисніть кнопку OK. Щоразу, коли ви виконуєте запит, замість результатів у вікні табличного подання даних запит додає записи до таблиці Перші та Останні записи.

4. Збережіть і закрийте запит.

Виконання запитів

Тепер ви готові виконати два запити.

• В області переходів двічі клацніть запит на найвище значення та виберіть у повідомленнях пункт Так .

• Двічі клацніть запит з найменшим значенням і в повідомленнях натисніть кнопку Так .

• Відкрийте таблицю перших і останніх записів у вікні табличного подання даних.

На початок сторінки