Quản lý các liên hệ trùng lặp trong Outlook

Áp dụng cho

Outlook cho Microsoft 365 Outlook 2024 Outlook 2021 Outlook 2019 Outlook 2016 Outlook.com Outlook mới cho Windows

Nếu bạn đã nhập liên hệ từ nhiều nguồn, chẳng hạn như nguồn bên ngoài như iCloud hoặc Gmail hoặc thừa kế danh sách liên hệ của người khác, bạn có thể lưu trữ các liên hệ trùng lặp trong Outlook. Cách quản lý các mục trùng lặp này, tùy thuộc vào phiên bản Outlook bạn đang sử dụng.

Nếu bạn đang sử dụng Outlook và các phiên bản web mới của Outlook, các bản trùng lặp chính xác sẽ tự động bị ẩn.

Với Outlook cổ điển, bạn sẽ có lựa chọn có tạo bản ghi liên hệ mới (trùng lặp) hay phối các liên hệ trùng lặp.

Chọn tùy chọn tab bên dưới cho phiên bản Outlook bạn đang sử dụng. Tôi có phiên bản Outlook nào?

Với Outlook mới, danh sách liên hệ của bạn liên tục được dọn sạch và các bản trùng lặp sẽ tự động bị ẩn sau khi tìm kiếm các bản trùng lặp tập hợp con chính xác và phù hợp.

Các kịch bản ví dụ sau đây mô tả cách Outlook mới xử lý các mục nhập trùng lặp dựa trên việc bản ghi liên hệ có phải là bản ghi trùng lặp chính xác hay tập hợp con của bản ghi khác hay không.

Ví dụ 1: Bản ghi liên hệ trùng lặp chính xác

Trong ví dụ sau đây, Liên hệ B là bản trùng lặp chính xác của Liên hệ A.

Liên hệ với A	Liên hệ B
Tên: Sam Elliot Email:sam.elliot@contoso.com Số điện thoại: 123-456-7890 Công ty: Contoso Chức danh: Quản lý Bán hàng Cấp cao	Tên: Sam Elliot Email: sam.elliot@contoso.com Số điện thoại: 123-456-7890 Công ty: Contoso Chức danh: Quản lý Bán hàng Cấp cao

Tính năng tự động dọn dẹp liên hệ trong Outlook mới xác định các trùng lặp như vậy; do đó, trong trường hợp này , Liên hệ B sẽ bị ẩn khỏi danh sách liên hệ của bạn.

Ví dụ 2: Bản ghi liên hệ tập hợp con

Trong Ví dụ 2, Liên hệ D thiếu thông tin Công ty và Chức danh được cung cấp trong Liên hệ C. Điều này làm cho Liên hệ Dlà một tậphợp con của Liên hệ C vàLiên hệ C là tập hợp con.

Liên hệ với C	Liên hệ với D
Tên: Kavya Rao Email: kavya.rao@fourthcoffee.com Số điện thoại: 123-456-7890 Công ty: Fourth Coffee Chức danh: Giám đốc Kế toán	Tên: Kavya Rao Email: kavya.rao@fourthcoffee.com Số điện thoại: 123-456-7890 Công ty: Tiêu đề:

Trong trường hợp này, Outlook mới sẽ tự động ẩn Liên hệ D vàLiên hệ C sẽ vẫn hiển thị trong danh sách liên hệ của bạn.

Ví dụ 3: Nhiều liên hệ tập hợp con

Ví dụ 3 hiển thị ba bản ghi liên hệ rất giống nhau. Trong ví dụ này, Liên hệ F thiếu thông tin Công ty và Chức danh được cung cấp trong Liên hệ E. Do đó, Hãy liên hệ với Fmột tập hợp concủa Liên hệ E.

Liên hệ G cũng thiếu các chi tiết được tìm thấy trong Liên hệ E, tuy nhiên Liên hệ G bao gồm một mục Nhập Địa chỉ không được tìm thấy trong Liên hệ E. Điều này làm cho Liên hệ G một tập hợp bổ sung vì nó chia sẻ các chi tiết tương tự như Liên hệ E và Liên hệ F vì nó bao gồm địa chỉ đó là một chi tiết bổ sung.

Liên hệ E	Liên hệ F	Liên hệ với G
Tên: Caleb Miller Email: caleb@wingtiptoys.com Số điện thoại: 987-654-3210 Công ty: Đồ dùng có đầu cánh Tiêu đề: Đầu mối Tiếp thị Địa chỉ:	Tên: Caleb Miller Email: caleb@wingtiptoys.com Số điện thoại: 987-654-3210 Công ty: Tiêu đề: Địa chỉ:	Tên: Caleb Miller Email: caleb@wingtiptoys.com Số điện thoại: 987-654-3210 Công ty: Tiêu đề: Địa chỉ nhà: 789 Main Street

Trong trường hợp này, cả Liên hệ E và Liên hệ G đều sẽ hiển thị vì cả hai đều được đặt siêu bộ. Liên hệ F sẽ là mục duy nhất bị ẩn vì đó là tập hợp con của hai mục còn lại.

Bạn có thể cập nhật Liên hệ E theo cách thủ công và bao gồm địa chỉ tìm thấy trong Liên hệ G. Điều này sẽ làm cho Contact E là siêu tập hợp duy nhất và Liên hệ G sẽ bị ẩn. Xem mục Cập nhật nội dung trùng lặp hiển thị để tìm hiểu thêm.

Cập nhật liên hệ trùng lặp hiển thị trong Outlook mới

Nếu thẻ nội dung trùng lặp được ẩn trong Outlook mới nhưng bạn sửa đổi thẻ đó khi sử dụng Outlook, Outlook for Mac hoặc Outlook Mobile cổ điển, liên hệ sẽ xuất hiện lại trong Outlook mới vì liên hệ đó không còn được coi là bản trùng lặp nữa.

Nếu bạn cập nhật một liên hệ trong Outlook mới, các cập nhật tương tự sẽ được hiển thị trên tất cả các máy khách Outlook.

Xóa liên hệ trùng lặp Outlook mới

Việc xóa liên hệ trong bất kỳ máy khách Outlook mới nào sẽ loại bỏ liên hệ đó khỏi tất cả các máy khách Outlook.

Ví dụ: nếu bạn xóa liên hệ bằng Outlook hoặc Outlook for Mac cổ điển nhưng liên hệ đó đã bị ẩn trong Outlook mới, thì bản ghi liên hệ sẽ xuất hiện lại cho đến khi tất cả các mục trùng lặp bị ẩn đều bị loại bỏ. Nếu liên hệ được hiển thị trong các ứng dụng này, một bản trùng lặp ẩn sẽ xuất hiện lại cho đến khi xóa tất cả các trùng lặp.

Xóa liên hệ khỏi Outlook mới sẽ loại bỏ liên hệ và tất cả các mục trùng lặp bị ẩn khỏi tất cả các ứng dụng Outlook.

Để khôi phục liên hệ đã xóa, hãy làm theo các bước trong Khôi phục hoặc khôi phục liên hệ đã xóa trong Outlook.

Truy nhập các liên hệ trùng lặp bị ẩn trong Outlook mới

Bạn có thể xem, quản lý, xóa hoặc xuất tất cả các liên hệ, bao gồm các liên hệ trùng lặp trong Outlook for Windows cổ điển, Outlook trên máy Mac và Outlook trên Thiết bị di động.

Bạn có thể xuất tất cả các liên hệ bao gồm các liên hệ trùng lặp. Xem mục Nhập hoặc xuất danh bạ trong Outlook.

Xem thêm

Thêm, tìm, chỉnh sửa hoặc xóa liên hệ trong Outlook

Nhập hoặc xuất danh bạ trong Outlook

Với Outlook trên web, danh sách liên hệ của bạn sẽ liên tục bị xóa và các bản trùng lặp sẽ tự động bị ẩn đi sau khi tìm kiếm các trùng lặp chính xác và thích hợp trong tập hợp con.

Các kịch bản ví dụ sau đây mô tả cách Outlook trên web xử lý các mục nhập trùng lặp dựa trên việc bản ghi liên hệ có phải là bản ghi trùng lặp chính xác hay không hoặc đó là tập hợp con của một bản ghi khác.

Ví dụ 1: Bản ghi liên hệ trùng lặp chính xác Outlook trên web

Trong ví dụ sau đây, Liên hệ B là bản trùng lặp chính xác của Liên hệ A.

Liên hệ với A	Liên hệ B
Tên: Sam Elliot Email:sam.elliot@contoso.com Số điện thoại: 123-456-7890 Công ty: Contoso Chức danh: Quản lý Bán hàng Cấp cao	Tên: Sam Elliot Email: sam.elliot@contoso.com Số điện thoại: 123-456-7890 Công ty: Contoso Chức danh: Quản lý Bán hàng Cấp cao

Tính năng tự động dọn dẹp liên hệ Outlook trên web định các mục trùng lặp như vậy; do đó, trong trường hợp này, Liên hệ B sẽ bị ẩn khỏi danh sách liên hệ của bạn.