Phối thư với phong bì

Áp dụng cho

Word cho Microsoft 365 Access cho Microsoft 365 dành cho máy Mac Word 2024 Word 2024 dành cho máy Mac Word 2021 Word 2021 for Mac Word 2019 Word 2016

Windows
macOS

Bước 1: Thiết lập danh sách gửi thư của bạn

Danh sách gửi thư là nguồn dữ liệu của bạn. Để biết thêm thông tin, hãy xem mục Nguồn dữ liệu bạn có thể sử dụng để phối thư.

Mẹo

Nếu bạn không có danh sách gửi thư, bạn có thể tạo một danh sách trong quá trình phối thư. Thu thập tất cả các danh sách địa chỉ của bạn và thêm chúng vào nguồn dữ liệu của bạn.
Nếu bạn đang sử dụng bảng tính Excel, hãy định dạng cột Mã ZIP hoặc mã bưu chính dưới dạng văn bản để bảo toàn mọi số không. Để biết thêm thông tin , hãy xem mục Định dạng số, ngày phối thư và các giá trị khác trong Excel.
Nếu bạn muốn sử dụng danh bạ Outlook, hãy đảm bảo Outlook là chương trình email mặc định của bạn.

Bước 2: Kiểm tra bố cục phong bì của bạn

Nếu cần, hãy chạy kiểm tra trên một lô nhỏ phong bì trước khi thực hiện phối thư thực sự.

Đi đến Tệp Tài>liệu>Trống Mới.
Đi tới Phong bì Gửi>thư.
Trong hộp Địa chỉ chuyển phát, nhập địa chỉ mẫu để kiểm tra diện mạo của phong bì khi in.
Nhập địa chỉ của bạn vào hộp Địa chỉ trả về.
Chọn Tùy chọn Phong>bì Tùy chọn và thực hiện các thao tác sau:
- Chọn kích cỡ phù hợp với phong bì của bạn hoặc chọn Kích cỡ tùy chỉnh để đặt kích cỡ.
- Nếu cần, hãy chọn phông chữ và vị trí khoảng cách trái và bù trên cùng cho Địa chỉ chuyển phát và Địa chỉ trả về.
Trên tab Tùy chọn in, xác nhận đã chọn đúng Phương pháp cho vào, đưa phong bì vào giống với hình minh hoạ, rồi chọn OK.
Chọn In, rồi chọn Có để lưu địa chỉ trả về làm địa chỉ mặc định.

Bước 3: Bắt đầu phối thư

Đi đến Gửi thư Bắt>đầu Phong bì Phối>Thư.
Trong hộp thoại Tùy chọn phong bì, hãy chọn tùy chọn của bạn, rồi chọn OK.
Nếu muốn thêm địa chỉ trả về hoặc logo vào phong bì của bạn thì đây chính là lúc để thực hiện.
Chọn Lưu>Tệp.

Bước 4: Liên kết danh sách gửi thư của bạn với tài liệu chính

Đi tới Gửi thư>Chọn Người nhận.
Chọn nguồn dữ liệu. Để biết thêm thông tin, hãy xem mục Nguồn dữ liệu bạn có thể sử dụng để phối thư.
Chọn Lưu>Tệp.

Nếu bạn cần chỉnh sửa danh sách gửi thư của mình, hãy xem mục Phối thư: Chỉnh sửa người nhận.

Bước 5: Thêm khối địa chỉ vào phong bì

Khối địa chỉ là trường phối thư mà bạn muốn các địa chỉ xuất hiện trên phong bì. Để xem rõ hơn vị trí, nhấn CTRL+SHIFT+8 để bật dấu phân đoạn (¶).

Để con trỏ của vào nơi bạn muốn đặt khối địa chỉ.
Đi đến Khối Địa chỉ Gửi>thư và chọn một định dạng. Để biết thêm thông tin, hãy xem Chèn Khối Địa chỉ.
Chọn một định dạng trong hộp thoại Chèn Khối Địa chỉ, cho tên người nhận như hiển thị trên phong bì.
Nếu bạn muốn, hãy chọn nút bản ghi Tiếp theo cho kết quả xem trước phối thư hoặc nút bản ghi Trước đó để xem trước kết quả xem trước phối thư để di chuyển qua một số bản ghi trong nguồn dữ liệu của bạn để xem chúng trông như thế nào.
Chọn OK.
Đi đến Lưu Tệp>để lưu tài liệu phối của bạn.

Nếu bất kỳ phần nào trong địa chỉ của bạn bị thiếu, hãy xem phối thư: Khớp trường để khắc phục.

Bước 6: Xem trước và in phong bì

Kiểm tra lần cuối trước khi in phong bì.

Chọn nút bản cho kết quả xem trước phối thư hoặc nút bản ghi Trước đó cho kết quả xem trước phối thư để di chuyển qua một vài bản ghi trong nguồn dữ liệu của bạn để xem chúng trông như thế nào.
Chọn Kết thúc & Phối In>Tài liệu.

Bước 7: Lưu tài liệu phong bì phối thư của bạn

Khi bạn lưu tài liệu phong bì phối thư, tài liệu đó vẫn được kết nối với danh sách gửi thư của bạn để dùng trong tương lai.

Để sử dụng lại phong bì tài liệu phối thư của bạn, hãy mở tài liệu và chọn Có Word khi bạn nhắc bạn duy trì kết nối. Để thay đổi địa chỉ trong phong bì tài liệu phối thư, hãy mở tài liệu và chọn Chỉnh sửa danh sách người nhận để sắp xếp, lọc và chọn địa chỉ cụ thể.