Bạn có thể thay đổi các thuộc tính của một phạm vi dữ liệu ngoài để kiểm soát dữ liệu đã được nhập vào một trang tính thông qua một kết nối với một nguồn dữ liệu ngoài, chẳng hạn như một cơ sở dữ liệu, một truy vấn Web hoặc một tệp văn bản.
Tìm hiểu thêm về các dải dữ liệu ngoài và thuộc tính của chúng
Phạm vi dữ liệu ngoài là tên hoặc tên bảng xác định xác định vị trí của dữ liệu được đưa vào trang tính. Khi bạn kết nối với dữ liệu ngoài, Excel sẽ tự động tạo phạm vi dữ liệu ngoài. Ngoại lệ duy nhất cho điều này là báo cáo PivotTable được kết nối với một nguồn dữ liệu — báo cáo PivotTable không sử dụng phạm vi dữ liệu ngoài. Trong Excel, bạn có thể định dạng và bố trí một phạm vi dữ liệu ngoài hoặc sử dụng phạm vi này trong tính toán, như với bất kỳ dữ liệu nào khác.
Thuộc tính phạm vi dữ liệu ngoài
Một phạm vi dữ liệu ngoài có các thuộc tính bổ sung (không nên nhầm lẫn với thuộc tính truy vấn hoặc kết nối) mà bạn có thể dùng để kiểm soát dữ liệu, chẳng hạn như bảo toàn định dạng ô và độ rộng cột. Bạn có thể thay đổi các thuộc tính phạm vi dữ liệu ngoài này bằng cách bấm vào Thuộc tính trong nhóm Kết nối trên tab Dữ liệu . Sau đó, thực hiện các thay đổi bằng cách làm như sau:
- Đối với phạm vi dữ liệu ngoài được tạo từ Microsoft Query và Trình hướng dẫn Kết nối Dữ liệu, hãy sử dụng hộp thoại Thuộc tính Dữ liệu Ngoài .
- Đối với các phạm vi dữ liệu ngoài được tạo từ một tệp văn bản được nhập hoặc truy vấn Web truy xuất dữ liệu HTML, hãy dùng hộp thoại Thuộc tính Phạm vi Dữ liệu Ngoài .
- Đối với các phạm vi dữ liệu ngoài được tạo từ một truy vấn Web truy xuất dữ liệu XML, hãy sử dụng hộp thoại Thuộc tính Ánh xạ XML .
Tìm phạm vi dữ liệu ngoài
- Chọn trang tính mà bạn muốn tìm kiếm một phạm vi dữ liệu ngoài trong đó.
- Trên thanh công thức, hãy bấm vào mũi tên bên cạnh Hộp Tên, rồi bấm vào tên của phạm vi dữ liệu ngoài mà bạn muốn.
Thay đổi tên của dải dữ liệu ngoài
- Chọn Trìnhquản lý TênCông thức>.
- Trong hộp thoại Trình quản lý Tên , bấm vào tên của dải dữ liệu ngoài, rồi bấm Chỉnh sửa. Bạn cũng có thể bấm đúp vào tên.
- Trong hộp thoại Sửa Tên , hãy nhập tên mới cho tham chiếu trong hộp Tên .
Lưu ý
Nút Đóng chỉ đóng hộp thoại Trình quản lý Tên . Bạn không cần phải bấm Đóng để cam kết những thay đổi mà bạn đã thực hiện.
Thay đổi truy vấn cơ sở cho phạm vi dữ liệu ngoài
Bạn có thể thay đổi truy vấn cơ sở cho phạm vi dữ liệu ngoài được tạo từ Microsoft Query, tệp văn bản đã nhập, truy vấn Web hoặc Trình hướng dẫn Kết nối Dữ liệu.
Thay đổi truy vấn cơ sở cho phạm vi dữ liệu ngoài được tạo từ Microsoft Query
- Bấm vào một ô trong phạm vi dữ liệu ngoài mà bạn muốn thay đổi truy vấn cơ sở.
- Chọnthuộc tínhdữ liệu>.
- Trong hộp thoại Thuộc tính Dữ liệu Ngoài, bấm thuộc
Thuộc tính Kết nối. - Trong hộp thoại Thuộc tính Kết nối , bấm vào tab Định nghĩa , rồi bấm vào Sửa Truy vấn.
Để biết thêm thông tin về việc xây dựng và chỉnh sửa truy vấn trong Microsoft Query, xem Trợ giúp Microsoft Query.
Thay đổi truy vấn cơ sở cho phạm vi dữ liệu ngoài được tạo từ tệp văn bản được nhập
- Bấm vào một ô trong phạm vi dữ liệu ngoài mà bạn muốn thay đổi truy vấn cơ sở.
- ChọnKết nốiDữ liệu> & Truy vấn >Tab Kết nối, bấm chuột phải vào kết nối bạn muốn, rồi chọn Thuộc tính.
- Trong hộp thoại Thuộc tính Kết nối , bấm vào tab Định nghĩa , rồi bấm vào Sửa Truy vấn.
- Trong hộp thoại Nhập Tệp Văn bản , bấm Nhập.
- Thực hiện thay đổi với tệp văn bản đã nhập trong Trình hướng dẫn Nhập Văn bản, rồi bấm Hoàn tất.
Để biết thêm thông tin về cách nhập tệp văn bản, hãy xem Nhập hoặc xuất tệp văn bản.
Thay đổi truy vấn cơ sở cho phạm vi dữ liệu ngoài được tạo từ truy vấn Web
- Bấm vào một ô trong phạm vi dữ liệu ngoài mà bạn muốn thay đổi truy vấn cơ sở.
- Chọnthuộc tínhdữ liệu>.
- ChọnKết nốiDữ liệu> & Truy vấn >Tab Kết nối, bấm chuột phải vào kết nối bạn muốn, rồi chọn Thuộc tính.
- Trong hộp thoại Thuộc tính Kết nối , bấm vào tab Định nghĩa , rồi bấm vào Sửa Truy vấn.
- Thực hiện các thay đổi đối với truy vấn Web trong hộp thoại Sửa Truy vấn Web , rồi bấm Kết thúc.
Để biết thêm thông tin về việc tạo và chỉnh sửa truy vấn Web, hãy xem Kết nối với trang web.
Thay đổi truy vấn cơ sở cho phạm vi dữ liệu ngoài được tạo bằng Trình hướng dẫn Kết nối Dữ liệu
Bấm vào một ô trong phạm vi dữ liệu ngoài mà bạn muốn thay đổi truy vấn cơ sở.
Chọnthuộc tínhdữ liệu>.
Trong hộp thoại Thuộc tính Dữ liệu Ngoài, bấm thuộc
Thuộc tính Kết nối.Trong hộp thoại Thuộc tính Kết nối , bấm vào tab Định nghĩa .
Thực hiện một trong những thao tác sau:
Trong hộp Loại lệnh , bấm Bảng rồi trong hộp văn bản Lệnh, thay đổi giá trị thành tên của bảng, dạng xem hoặc truy vấn phù hợp.
Trong hộp Loại lệnh , bấm SQL hoặc Mặc định , rồi trong hộp văn bản Lệnh, sửa câu lệnh SQL.
Lưu ý
Tùy thuộc vào cách xác định kết nối, hộp Loại lệnh có thể không sẵn dùng (xuất hiện mờ).
Sao chép phạm vi dữ liệu ngoài và truy vấn cơ sở của nó
- Trên thanh công thức, hãy bấm mũi tên bên cạnh Hộp Tên, rồi chọn tên của phạm vi dữ liệu ngoài mà bạn muốn sao chép.
Đối với bảng Excel, chọn tên của phạm vi, rồi nhấn CTRL+A để chọn tiêu đề bảng.
Nếu bạn muốn bao gồm các nhãn cột hoặc công thức không thuộc phạm vi dữ liệu ngoài, hãy chọn các ô có chứa các nhãn cột hoặc công thức mà bạn muốn sao chép. Bấm vào mũi tên bên cạnh Hộp Tên trên thanh công thức rồi bấm vào tên của phạm vi dữ liệu ngoài mà bạn muốn sao chép. - ChọnSao chépTrang đầu>.
- Chuyển sang sổ làm việc bạn muốn dán phạm vi dữ liệu ngoài.
- Chọn ô ở phía trên cùng bên trái của vùng dán.
Để đảm bảo rằng dữ liệu ngoài không thay thế dữ liệu hiện có, hãy đảm bảo rằng trang tính không có dữ liệu bên dưới hoặc bên phải ô mà bạn bấm. - Trên tab Trang đầu, trong nhóm Bảng tạm, bấm Dán.
Lưu ý
Nếu bạn chỉ sao chép một phần của dải dữ liệu ngoài, truy vấn cơ sở sẽ không được sao chép và không thể làm mới dữ liệu đã sao chép.
Xác định cách thêm dữ liệu mới vào phạm vi dữ liệu ngoài
Bạn có thể kiểm soát cách xử lý một tập dữ liệu nhỏ hơn hoặc lớn hơn được trả về cho Excel khi dữ liệu được làm mới.
Chọnthuộc tínhdữ liệu>.
Trong hộp thoại Thuộc tính Phạm vi Dữ liệu Ngoài , bên dưới Nếu số hàng trong phạm vi dữ liệu thay đổi khi làm mới, hãy bấm vào một trong các tùy chọn sau:
Chèn ô cho dữ liệu mới, xóa bỏ những ô không sử dụng
Lưu ý
- Khi thêm một hoặc nhiều hàng vào nguồn dữ liệu, các ô nằm ngay dưới phạm vi dữ liệu ngoài sẽ di chuyển xuống, nhưng các ô ở bên phải của phạm vi dữ liệu ngoài thì không di chuyển.
- Khi một hoặc nhiều hàng bị xóa trong nguồn dữ liệu, các ô nằm ngay dưới phạm vi dữ liệu ngoài sẽ di chuyển lên, nhưng các ô ở bên phải của phạm vi dữ liệu ngoài thì không di chuyển.
Chèn toàn bộ hàng cho dữ liệu mới, xóa các ô không sử dụng
Lưu ý
- Khi thêm một hoặc nhiều hàng vào nguồn dữ liệu, các ô ngay dưới và bên phải của phạm vi dữ liệu ngoài sẽ di chuyển xuống.
- Khi một hoặc nhiều hàng bị xóa trong nguồn dữ liệu, các ô ngay bên dưới và bên phải của phạm vi dữ liệu ngoài sẽ không di chuyển.
Ghi đè các ô hiện có bằng dữ liệu mới, xóa các ô không sử dụng
Lưu ý
- Khi thêm một hoặc nhiều hàng vào nguồn dữ liệu, các ô nằm ngay dưới phạm vi dữ liệu ngoài sẽ bị ghi đè, nhưng các ô ở bên phải của phạm vi dữ liệu ngoài sẽ không di chuyển.
- Khi một hoặc nhiều hàng bị xóa trong nguồn dữ liệu, các ô ngay bên dưới và bên phải của phạm vi dữ liệu ngoài sẽ không di chuyển.
Xác định định dạng và bố trí dữ liệu
Chọnthuộc tínhdữ liệu>.
Dưới Định dạng và bố trí dữ liệu, thực hiện một hoặc nhiều thao tác sau đây:
Để bao gồm tên trường làm hàng đầu tiên, hãy chọn hộp kiểm Bao gồm tên trường .
Để thêm một cột số hàng, hãy chọn hộp kiểm Bao gồm số hàng .
Lưu ý
Hộp kiểm này không sẵn dùng cho tệp văn bản, tệp XML hoặc truy vấn Web đã nhập.
Để giữ nguyên định dạng ô bạn áp dụng, hãy chọn hộp kiểm Bảo toàn định dạng ô .
Lưu ý
Đối với truy vấn Web, tùy chọn này sẽ tự động bị xóa khi bạn chọn Định dạng HTML đầy đủ trong hộp thoại Tùy chọn . Bạn truy nhập vào hộp thoại Tùy chọn từ hộp thoại Sửa Truy vấn .
Để giữ nguyên độ rộng cột mà bạn thiết lập, hãy chọn hộp kiểm Điều chỉnh độ rộng cột .
Để giữ nguyên sắp xếp, lọc và bố trí cột mà bạn áp dụng, hãy chọn hộp kiểm Giữ nguyên sắp xếp/lọc/bố trí cột .
Lưu ý
Hộp kiểm này không sẵn dùng cho truy vấn Web.
Để giữ nguyên bộ lọc cột mà bạn áp dụng, hãy chọn hộp kiểm Giữ nguyên bộ lọc cột .
Lưu ý
Hộp kiểm này chỉ sẵn dùng cho truy vấn Web dựa trên dữ liệu XML.
Cố định dữ liệu trong dải dữ liệu ngoài
Việc cố định phạm vi dữ liệu ngoài sẽ giữ lại dữ liệu nhưng không giữ lại truy vấn cơ bản của nó, vì vậy không thể làm mới phạm vi dữ liệu bên ngoài được cố định được.
Cố định dữ liệu trong bảng Excel
- Bấm vào trang tính có chứa bảng Excel mà bạn muốn loại bỏ kết nối dữ liệu.
- Trên thanh công thức, hãy bấm vào mũi tên bên cạnh Hộp Tên, rồi bấm vào tên của phạm vi dữ liệu ngoài mà bạn muốn loại bỏ kết nối dữ liệu. Sau đó, phạm vi dữ liệu sẽ được chọn.
- Trên tab Công cụ , trong nhóm Dữ liệu Bảng Ngoài , bấm Ngắt nối kết. Phạm vi dữ liệu vẫn giữ nguyên và vẫn mang cùng tên nhưng kết nối đã bị xóa.
Xóa phạm vi dữ liệu ngoài
- Bấm vào trang tính có chứa phạm vi dữ liệu ngoài mà bạn muốn xóa bỏ.
- Trên thanh công thức, hãy bấm vào mũi tên bên cạnh Hộp Tên, rồi bấm vào tên của phạm vi dữ liệu ngoài mà bạn muốn xóa bỏ.
Nếu phạm vi dữ liệu ngoài là bảng Excel, nhấn CTRL+A để chọn toàn bộ bảng. - Để xóa dải dữ liệu ngoài, nhấn DELETE.
- Để xóa truy vấn cơ sở, hãy bấm Có khi Excel nhắc bạn.