Bạn có thể thay đổi thuộc tính của dải dữ liệu ngoài để kiểm soát dữ liệu đã được nhập vào trang tính thông qua kết nối với nguồn dữ liệu ngoài, chẳng hạn như cơ sở dữ liệu, truy vấn Web hoặc tệp văn bản.
Tìm hiểu thêm về dải dữ liệu ngoài và thuộc tính của chúng
Phạm vi dữ liệu ngoài là tên đã xác định hoặc tên bảng xác định vị trí của dữ liệu được đưa vào trang tính. Khi bạn kết nối với dữ liệu ngoài, Excel sẽ tự động tạo phạm vi dữ liệu ngoài. Ngoại lệ duy nhất cho điều này là báo cáo PivotTable được kết nối với nguồn dữ liệu — báo cáo PivotTable không sử dụng phạm vi dữ liệu ngoài. Trong Excel, bạn có thể định dạng và bố trí phạm vi dữ liệu ngoài hoặc sử dụng dải dữ liệu đó trong các phép tính, như với bất kỳ dữ liệu nào khác.
Thuộc tính dải dữ liệu ngoài
Phạm vi dữ liệu ngoài có các thuộc tính bổ sung (không nên nhầm lẫn với thuộc tính truy vấn hoặc kết nối) mà bạn có thể sử dụng để kiểm soát dữ liệu, chẳng hạn như bảo toàn định dạng ô và độ rộng cột. Bạn có thể thay đổi các thuộc tính phạm vi dữ liệu ngoài này bằng cách bấm vào Thuộc tính trong nhóm Kết nối trên tab Dữ liệu. Sau đó thực hiện các thay đổi của bạn bằng cách làm như sau:
- Đối với phạm vi dữ liệu ngoài được tạo từ Microsoft Query và Trình hướng dẫn Kết nối Dữ liệu, hãy sử dụng hộp thoại Thuộc tính Dữ liệu Bên ngoài.
- Đối với phạm vi dữ liệu ngoài được tạo từ tệp văn bản hoặc truy vấn Web được nhập có truy xuất dữ liệu HTML, hãy sử dụng hộp thoại Thuộc tính Phạm vi Dữ liệu Ngoài.
- Đối với phạm vi dữ liệu ngoài được tạo từ truy vấn Web truy xuất dữ liệu XML, hãy sử dụng hộp thoại Thuộc tính Ánh xạ XML .
Tìm phạm vi dữ liệu ngoài
- Chọn trang tính mà bạn muốn tìm kiếm phạm vi dữ liệu ngoài trong đó.
- Trên thanh công thức, bấm vào mũi tên bên cạnh Hộp Tên, rồi bấm vào tên của phạm vi dữ liệu ngoài mà bạn muốn.
Thay đổi tên của dải ô dữ liệu ngoài
- Chọn Công thức Trình quản>lý Tên.
- Trong hộp thoại Trình quản lý Tên, bấm vào tên của phạm vi dữ liệu ngoài, rồi bấm sửa. Bạn cũng có thể bấm đúp vào tên.
- Trong hộp thoại Sửa Tên, nhập tên mới cho tham chiếu trong hộp Tên.
Lưu ý
Nút Đóng chỉ đóng hộp thoại Trình quản lý Tên. Bạn không cần phải bấm Đóng để cam kết những thay đổi mà bạn đã thực hiện.
Thay đổi truy vấn cơ sở cho phạm vi dữ liệu ngoài
Bạn có thể thay đổi truy vấn cơ sở cho phạm vi dữ liệu ngoài được tạo từ Microsoft Query, tệp văn bản đã nhập, truy vấn Web hoặc Trình hướng dẫn Kết nối Dữ liệu.
Thay đổi truy vấn cơ sở cho phạm vi dữ liệu ngoài được tạo từ Microsoft Query
- Bấm vào một ô trong phạm vi dữ liệu ngoài mà bạn muốn thay đổi truy vấn cơ sở.
- Chọn Thuộc tính>Dữ liệu.
- Trong hộp thoại Thuộc tính Dữ liệu Ngoài , bấm thuộc tính Thuộc tính Kết
. - Trong hộp thoại Thuộc tính Kết nối, bấm vào tab Định nghĩa, rồi bấm vào Sửa Truy vấn.
Để biết thêm thông tin về việc xây dựng và sửa truy vấn trong Truy vấn Microsoft, hãy xem Trợ giúp Truy vấn Microsoft.
Thay đổi truy vấn cơ sở cho phạm vi dữ liệu ngoài được tạo từ tệp văn bản đã nhập
- Bấm vào một ô trong phạm vi dữ liệu ngoài mà bạn muốn thay đổi truy vấn cơ sở.
- Chọn Kết nối>Dữ & Kết>nối Truy vấn , bấm chuột phải vào kết nối bạn muốn, rồi chọn Thuộc tính.
- Trong hộp thoại Thuộc tính Kết nối, bấm vào tab Định nghĩa, rồi bấm vào Sửa Truy vấn.
- Trong hộp thoại Nhập Tệp Văn bản, bấm Nhập.
- Thực hiện thay đổi đối với tệp văn bản đã nhập trong Trình hướng dẫn Nhập Văn bản, rồi bấm vào Kết thúc.
Để biết thêm thông tin về cách nhập tệp văn bản, hãy xem Nhập hoặc xuất tệp văn bản.
Thay đổi truy vấn cơ sở cho phạm vi dữ liệu ngoài được tạo từ truy vấn Web
- Bấm vào một ô trong phạm vi dữ liệu ngoài mà bạn muốn thay đổi truy vấn cơ sở.
- Chọn Thuộc tính>Dữ liệu.
- Chọn Kết nối>Dữ & Kết>nối Truy vấn , bấm chuột phải vào kết nối bạn muốn, rồi chọn Thuộc tính.
- Trong hộp thoại Thuộc tính Kết nối, bấm vào tab Định nghĩa, rồi bấm vào Sửa Truy vấn.
- Thực hiện thay đổi cho truy vấn Web trong hộp thoại Sửa Truy vấn Web , rồi bấm Kết thúc.
Để biết thêm thông tin về cách tạo và chỉnh sửa truy vấn Web, hãy xem Kết nối với trang web.
Thay đổi truy vấn cơ sở cho phạm vi dữ liệu ngoài được tạo bằng trình hướng dẫn Kết nối Dữ liệu
Bấm vào một ô trong phạm vi dữ liệu ngoài mà bạn muốn thay đổi truy vấn cơ sở.
Chọn Thuộc tính>Dữ liệu.
Trong hộp thoại Thuộc tính Dữ liệu Ngoài , bấm thuộc tính Thuộc tính Kết
.Trong hộp thoại Thuộc tính Kết nối, bấm vào tab Định nghĩa.
Thực hiện một trong những thao tác sau:
Trong hộp Kiểu lệnh, bấm Bảng, rồi trong hộp văn bản Lệnh, thay đổi giá trị thành tên của bảng, dạng xem hoặc truy vấn thích hợp.
Trong hộp Kiểu lệnh , bấm VÀO SQL hoặcMặc định , rồi trong hộp văn bản Lệnh , chỉnh sửa câu lệnh SQL.
Lưu ý
Tùy thuộc vào cách kết nối được xác định, hộp Kiểu lệnh có thể không khả dụng (xuất hiện mờ đi).
Sao chép phạm vi dữ liệu ngoài và truy vấn cơ sở của nó
- Trên thanh công thức, bấm vào mũi tên bên cạnh Hộp Tên, rồi chọn tên của phạm vi dữ liệu ngoài mà bạn muốn sao chép.
Đối với bảng Excel, hãy chọn tên của dải ô, rồi nhấn CTRL+A để chọn tiêu đề bảng.
Nếu bạn muốn bao gồm các nhãn cột hoặc công thức không phải là một phần của phạm vi dữ liệu ngoài, hãy chọn các ô có chứa nhãn cột hoặc công thức mà bạn muốn sao chép. Bấm vào mũi tên bên cạnh Hộp Tên trên thanh công thức và bấm vào tên của phạm vi dữ liệu ngoài mà bạn muốn sao chép. - Chọn Bản sao>Trang đầu.
- Chuyển đến sổ làm việc mà bạn muốn dán phạm vi dữ liệu ngoài.
- Bấm vào ô phía trên bên trái của vùng dán.
Để đảm bảo rằng dữ liệu ngoài không thay thế dữ liệu hiện có, hãy đảm bảo rằng trang tính không có dữ liệu bên dưới hoặc bên phải ô mà bạn bấm vào. - Trên tab Trang đầu, trong nhóm Bảng tạm, bấm Dán.
Lưu ý
Nếu bạn chỉ sao chép một phần của phạm vi dữ liệu ngoài, thì truy vấn cơ sở sẽ không được sao chép và không thể làm mới dữ liệu đã sao chép.
Xác định cách thêm dữ liệu mới vào phạm vi dữ liệu ngoài
Bạn có thể kiểm soát cách xử lý tập dữ liệu nhỏ hơn hoặc lớn hơn được trả về cho Excel khi dữ liệu được làm mới.
Chọn Thuộc tính>Dữ liệu.
Trong hộp thoại Thuộc tính Phạm vi Dữ liệu Ngoài, bên dưới Nếu số hàng trong phạm vi dữ liệu thay đổi khi làm mới, hãy bấm vào một trong các mục sau:
Chèn ô cho dữ liệu mới, xóa các ô không sử dụng đến
Lưu ý
- Khi một hoặc nhiều hàng được thêm vào nguồn dữ liệu, các ô trực tiếp bên dưới phạm vi dữ liệu ngoài di chuyển xuống, nhưng các ô ở bên phải phạm vi dữ liệu ngoài không di chuyển.
- Khi một hoặc nhiều hàng bị xóa trong nguồn dữ liệu, các ô trực tiếp bên dưới phạm vi dữ liệu ngoài di chuyển lên, nhưng các ô ở bên phải của phạm vi dữ liệu ngoài không di chuyển.
Chèn toàn bộ hàng cho dữ liệu mới, xóa các ô không sử dụng
Lưu ý
- Khi một hoặc nhiều hàng được thêm vào nguồn dữ liệu, các ô trực tiếp bên dưới và bên phải của phạm vi dữ liệu ngoài sẽ di chuyển xuống.
- Khi một hoặc nhiều hàng bị xóa trong nguồn dữ liệu, các ô ngay bên dưới và bên phải phạm vi dữ liệu ngoài không di chuyển.
Ghi đè lên các ô hiện có bằng dữ liệu mới, xóa các ô không sử dụng
Lưu ý
- Khi một hoặc nhiều hàng được thêm vào nguồn dữ liệu, các ô trực tiếp bên dưới phạm vi dữ liệu ngoài sẽ bị ghi đè, nhưng các ô ở bên phải phạm vi dữ liệu ngoài không di chuyển.
- Khi một hoặc nhiều hàng bị xóa trong nguồn dữ liệu, các ô ngay bên dưới và bên phải phạm vi dữ liệu ngoài không di chuyển.
Xác định định dạng và bố trí dữ liệu
Chọn Thuộc tính>Dữ liệu.
Bên dưới Định dạng và bố trí dữ liệu, hãy thực hiện một hoặc nhiều thao tác sau:
Để bao gồm tên trường làm hàng đầu tiên, hãy chọn hộp kiểm Bao gồm tên trường.
Để thêm một cột chứa số hàng, hãy chọn hộp kiểm Bao gồm số hàng.
Lưu ý
Hộp kiểm này không sẵn dùng cho tệp văn bản đã nhập, tệp XML hoặc truy vấn Web.
Để giữ nguyên định dạng ô mà bạn áp dụng, hãy chọn hộp kiểm Giữ nguyên định dạng ô.
Lưu ý
Đối với truy vấn Web, tùy chọn này được tự động xóa khi bạn chọn Định dạng HTML Đầy đủ trong hộp thoại Tùy chọn. Bạn truy nhập hộp thoại Tùy chọn từ hộp thoại Sửa Truy vấn.
Để giữ nguyên độ rộng cột mà bạn đã đặt, hãy chọn hộp kiểm Điều chỉnh độ rộng cột.
Để giữ nguyên sắp xếp, lọc và bố trí cột mà bạn áp dụng, hãy chọn hộp kiểm Giữ nguyên sắp xếp /lọc/bố trí cột.
Lưu ý
Hộp kiểm này không sẵn dùng cho truy vấn Web.
Để giữ nguyên bộ lọc cột mà bạn áp dụng, hãy chọn hộp kiểm Giữ nguyên bộ lọc cột.
Lưu ý
Hộp kiểm này chỉ sẵn dùng cho truy vấn Web dựa trên dữ liệu XML.
Cố định dữ liệu trong phạm vi dữ liệu ngoài
Việc đóng băng phạm vi dữ liệu ngoài sẽ giữ lại dữ liệu nhưng không phải là truy vấn cơ sở của nó, vì vậy không thể làm mới phạm vi dữ liệu ngoài cố định.
Cố định dữ liệu trong bảng Excel
- Bấm vào trang tính có chứa bảng Excel mà bạn muốn loại bỏ kết nối dữ liệu.
- Trên thanh công thức, bấm vào mũi tên bên cạnh Hộp Tên, rồi bấm vào tên của phạm vi dữ liệu ngoài mà bạn muốn loại bỏ kết nối dữ liệu từ đó. Dải dữ liệu sau đó sẽ được chọn.
- Trên tab Công cụ , trong nhóm Dữ liệu Bảng Bên ngoài , hãy bấm Hủy nối kết. Dải dữ liệu vẫn giữ nguyên và vẫn giữ nguyên tên nhưng kết nối sẽ bị xóa.
Xóa phạm vi dữ liệu ngoài
- Bấm vào trang tính có chứa phạm vi dữ liệu ngoài mà bạn muốn xóa.
- Trên thanh công thức, bấm vào mũi tên bên cạnh Hộp Tên, rồi bấm vào tên của phạm vi dữ liệu ngoài mà bạn muốn xóa.
Nếu phạm vi dữ liệu ngoài là bảng Excel, nhấn CTRL+A để chọn toàn bộ bảng. - Để xóa phạm vi dữ liệu ngoài, nhấn DELETE.
- Để xóa bỏ truy vấn cơ sở, hãy bấm Có khi Excel nhắc bạn.