Có hai cách để nhập dữ liệu từ tệp văn bản với Excel: bạn có thể mở tệp trong Excel hoặc nhập dưới dạng dải dữ liệu bên ngoài. Để xuất dữ liệu từ Excel sang tệp văn bản, hãy sử dụng lệnh Lưu Như và thay đổi loại tệp từ menu thả xuống.
Có hai định dạng tệp văn bản thường được sử dụng:
- Tệp văn bản được phân tách (.txt), trong đó ký tự TAB (mã ký tự ASCII 009) thường phân tách mỗi trường văn bản.
- Giá trị phân tách bằng dấu phẩy tệp văn bản (.csv), trong đó ký tự dấu phẩy (,) thường phân tách mỗi trường văn bản.
Bạn có thể thay đổi ký tự phân cách được sử dụng trong cả tệp văn bản được phân tách và .csv. Điều này có thể là cần thiết để đảm bảo rằng thao tác nhập hoặc xuất hoạt động theo cách bạn muốn.
Lưu ý
Bạn có thể nhập hoặc xuất tối đa 1.048.576 hàng và 16.384 cột.
Nhập tệp văn bản bằng cách mở tệp đó trong Excel
Bạn có thể mở tệp văn bản bạn đã tạo trong một chương trình khác dưới dạng sổ làm việc Excel bằng lệnh Mở . Việc mở tệp văn bản trong Excel không thay đổi định dạng của tệp — bạn có thể xem điều này trên thanh tiêu đề Excel, trong đó tên tệp vẫn giữ lại phần mở rộng tên tệp văn bản (ví dụ, .txt hoặc .csv).
Đi tớiMở Tệp> và duyệt đến vị trí chứa tệp văn bản.
Chọn Text Files trong danh sách thả xuống loại tệp ở hộp thoại Mở.
Tìm và bấm đúp vào tệp văn bản mà bạn muốn mở.
Nếu tệp là tệp văn bản (.txt), Excel sẽ khởi động Trình hướng dẫn Nhập Văn bản. Khi bạn thực hiện xong các bước, bấm Kết thúc để hoàn tất thao tác nhập. Xem Trình hướng dẫn Nhập Văn bản để biết thêm thông tin về dấu tách và các tùy chọn nâng cao.
Nếu tệp là tệp .csv, Excel sẽ tự động mở tệp văn bản và hiển thị dữ liệu trong một sổ làm việc mới.
Lưu ý
Khi mở một tệp .csv, Excel sẽ sử dụng cài đặt định dạng dữ liệu mặc định hiện tại để diễn giải cách nhập từng cột dữ liệu. Nếu bạn muốn linh hoạt hơn trong việc chuyển đổi cột sang các định dạng dữ liệu khác, bạn có thể sử dụng Trình hướng dẫn Nhập Văn bản. Ví dụ: định dạng của cột dữ liệu trong tệp .csv có thể là MDY nhưng định dạng dữ liệu mặc định của Excel là YMD, hoặc bạn muốn chuyển đổi một cột số chứa các số không đứng đầu thành văn bản để bạn có thể giữ nguyên các số không đứng đầu. Để buộc Excel chạy Trình hướng dẫn Nhập Văn bản, bạn có thể thay đổi phần mở rộng tên tệp từ .csv thành .txt trước khi mở nó hoặc bạn có thể nhập một tệp văn bản bằng cách kết nối với đó (để biết thêm thông tin, hãy xem phần sau đây).
Nhập một tệp văn bản bằng cách kết nối với tệp đó
Bạn có thể nhập dữ liệu từ tệp văn bản vào trang tính hiện có.
Bấm vào ô mà bạn muốn đặt dữ liệu từ tệp văn bản.
Trên tab Dữ liệu , trong nhóm Tải & Chuyển đổi Dữ liệu , bấm Từ Văn bản/CSV.
Trong hộp thoại Nhập Dữ liệu , định vị và bấm đúp vào tệp văn bản mà bạn muốn nhập, rồi bấm Nhập.
Làm theo hướng dẫn trong Trình hướng dẫn nhập văn bản. Bấm vào
giúp trên trang bất kỳ của Trình hướng dẫn Nhập Văn bản để biết thêm thông tin về cách sử dụng trình hướng dẫn. Khi bạn hoàn thành với các bước trong trình hướng dẫn, hãy bấm Kết thúc để hoàn tất thao tác nhập.Sau khi chọn bảng, hãy chọn Tải Vào>, để chỉ định vị trí bạn muốn đặt dữ liệu. Trong hộp thoại Nhập Dữ liệu , hãy làm như sau:
- Chọn một trong các tùy chọn trong hộp thoại Nhập Dữ liệu .
- Bấm vào OK.
Excel đặt phạm vi dữ liệu ngoài vào vị trí mà bạn chỉ định.
Nếu Excel không chuyển đổi cột dữ liệu sang định dạng bạn muốn, bạn có thể chuyển đổi dữ liệu sau khi nhập. Để biết thêm thông tin, hãy xem Chuyển đổi số được lưu trữ dưới dạng văn bản thành số và Chuyển đổi ngày tháng được lưu trữ dưới dạng văn bản sang ngày.
Xuất dữ liệu thành tệp văn bản bằng cách lưu
Bạn có thể chuyển đổi trang tính Excel thành tệp văn bản bằng cách sử dụng lệnh Lưu Như .
Đi tới Tệp>Lưu Như.
Hộp thoại Lưu Như sẽ xuất hiện.
Trong hộp Lưu dưới dạng , chọn định dạng tệp văn bản cho trang tính.
- Ví dụ: bấm vào Văn bản (phân cách bằng dấu tab) hoặc CSV (phân cách bằng dấu phẩy).
-
Lưu ý
Các định dạng khác nhau hỗ trợ các bộ tính năng khác nhau. Để biết thêm thông tin về các bộ tính năng được hỗ trợ bởi các định dạng tệp văn bản khác nhau, hãy xem Định dạng tệp được hỗ trợ trong Excel.
Duyệt đến vị trí mà bạn muốn lưu tệp văn bản mới, rồi bấm Lưu.
Một hộp thoại sẽ xuất hiện, nhắc bạn rằng chỉ trang tính hiện tại mới được lưu vào tệp mới. Nếu bạn chắc chắn rằng trang tính hiện tại là trang tính mà bạn muốn lưu dưới dạng tệp văn bản , hãy bấm OK. Bạn có thể lưu các trang tính khác dưới dạng tệp văn bản riêng biệt bằng cách lặp lại quy trình này cho từng trang tính.
Hộp thoại thứ hai xuất hiện, nhắc bạn rằng trang tính của bạn có thể chứa các tính năng không được định dạng tệp văn bản hỗ trợ. Nếu bạn chỉ quan tâm đến việc lưu dữ liệu trang tính vào tệp văn bản mới, hãy bấm Có. Nếu bạn không chắc chắn và muốn biết thêm về tính năng Excel nào không được định dạng tệp văn bản hỗ trợ, hãy bấm Trợ giúp để biết thêm thông tin.
Để biết thêm thông tin về cách lưu tệp ở định dạng khác, hãy xem Lưu sổ làm việc ở định dạng tệp khác.
Thay đổi dấu tách được sử dụng khi nhập tệp văn bản
Cách bạn thay đổi dấu tách khi nhập sẽ khác nhau tùy thuộc vào cách bạn nhập văn bản.
- Nếu bạn sử dụng Tải & Chuyển đổi Dữ liệu > Từ Văn bản/CSV, sau khi chọn tệp văn bản và bấm Nhập, hãy chọn ký tự để sử dụng từ danh sách bên dưới Dấu tách. Bạn có thể nhìn thấy hiệu ứng của lựa chọn mới ngay lập tức trong bản xem trước dữ liệu, vì vậy bạn có thể chắc chắn là đưa ra lựa chọn mong muốn trước khi tiếp tục.
- Nếu bạn sử dụng Trình hướng dẫn Nhập Văn bản để nhập tệp văn bản, bạn có thể thay đổi dấu tách được sử dụng cho thao tác nhập trong Bước 2 của Trình hướng dẫn Nhập Văn bản. Trong bước này, bạn cũng có thể thay đổi cách xử lý các dấu tách liên tiếp, chẳng hạn như dấu ngoặc kép liên tiếp.
Xem Trình hướng dẫn Nhập Văn bản để biết thêm thông tin về dấu tách và các tùy chọn nâng cao.
Thay đổi dấu tách danh sách mặc định để lưu tệp dưới dạng văn bản (.csv) trong Excel
Nếu bạn muốn sử dụng dấu chấm phẩy làm dấu phân tách danh sách mặc định khi bạn Lưu dưới Dạng .csv nhưng cần giới hạn thay đổi đối với Excel, hãy xem xét việc thay đổi dấu tách thập phân mặc định thành dấu phẩy - điều này buộc Excel phải sử dụng dấu chấm phẩy làm dấu tách danh sách. Rõ ràng, điều này cũng sẽ thay đổi cách hiển thị số thập phân, vì vậy hãy cân nhắc thay đổi dấu tách Hàng nghìn để hạn chế bất kỳ sự nhầm lẫn nào.
- Xóa Tùy chọn> Excel Tùychọn> Chỉnh sửaNâng cao>Sử dụng dấu phân cách hệ thống.
- Đặt Dấu tách thập phân thành , (dấu phẩy).
- Đặt dấu tách Hàng nghìn thành . (một dấu chấm).
Thay đổi dấu tách danh sách mặc định cho tệp văn bản mới (ảnh hưởng đến tất cả các chương trình)
Khi bạn lưu một sổ làm việc dưới dạng tệp .csv, dấu tách danh sách mặc định (dấu tách) là dấu phẩy. Bạn có thể thay đổi ký tự này thành một ký tự phân tách khác bằng cách sử dụng cài đặt Khu vực Windows.
Thận trọng
Thay đổi cài đặt Windows sẽ gây ra thay đổi toàn bộ trên máy tính của bạn, ảnh hưởng đến tất cả các ứng dụng. Để chỉ thay đổi dấu tách cho Excel, hãy xem mục Thay đổi dấu tách danh sách mặc định để lưu tệp dưới dạng văn bản (.csv) trong Excel.
- Trong Microsoft Windows 11, chọn Thanh tìm kiếm và nhập Cài đặt vùng.
- Chọn Cài đặt ngôn ngữ quản trị.
- Trong tab Định dạng , chọn Cài đặt bổ sung.
- Trong hộp thoại Tùy chỉnh Định dạng , trên tab Số , nhập ký tự để sử dụng làm dấu tách mới trong hộp Dấu tách danh sách .
- Chọn OK hai lần.
Lưu ý
Sau khi bạn thay đổi ký tự phân tách danh sách cho máy tính, tất cả các chương trình sẽ dùng ký tự mới này làm dấu phân cách danh sách. Bạn có thể thay đổi ký tự này trở lại ký tự mặc định bằng cách thực hiện theo cùng quy trình.
Bạn cần thêm trợ giúp?
Bạn luôn có thể hỏi chuyên gia trong Cộng đồng kỹ thuật Excel hoặc nhận hỗ trợ trong Cộng đồng.