Bạn có thể dùng định dạng số để thay đổi hình thức của số, bao gồm ngày và thời gian mà không cần thay đổi số thực tế. Định dạng số không ảnh hưởng tới giá trị ô mà Excel dùng để thực hiện các phép tính. Giá trị thực sự được hiển thị trong thanh công thức.
Excel cung cấp một số định dạng số tích hợp sẵn. Bạn có thể sử dụng nguyên trạng các định dạng tích hợp sẵn này hoặc bạn có thể dùng chúng làm cơ sở để tạo định dạng số tùy chỉnh của riêng mình. Khi tạo định dạng số tùy chỉnh, bạn có thể xác định tối đa bốn phần của mã định dạng. Các đoạn mã này định nghĩa định dạng cho các số dương, số âm, giá trị không và văn bản theo thứ tự này. Các đoạn mã phải được phân tách bằng dấu chấm phẩy (;).
Ví dụ sau đây cho thấy bốn loại phần mã định dạng.
Định dạng cho số dương
Định dạng cho số âm
Định dạng cho số không
Định dạng cho văn bản
Nếu bạn chỉ xác định một đoạn mã định dạng, mã trong đoạn đó sẽ được dùng cho tất cả các số. Nếu bạn chỉ định hai đoạn mã định dạng, thì đoạn đầu tiên của mã được dùng cho các số dương và số không và đoạn mã thứ hai được dùng cho các số âm. Khi bạn bỏ qua các đoạn mã trong định dạng số của mình, bạn phải đưa vào một dấu chấm phẩy cho mỗi đoạn mã bị thiếu. Bạn có thể sử dụng toán tử văn bản dấu và (&) để nối hoặc ghép nối hai giá trị.
Tạo mã định dạng tùy chỉnh
- Trên tab Trang đầu , hãy bấm Định dạng Số,
, sau đó bấm Thêm Định dạng Số. - Trong hộp thoại Định dạng Ô , ở hộp Thể loại , bấm Tùy chỉnh.
- Trong danh sách Kiểu, hãy chọn định dạng số bạn muốn tùy chỉnh.
Định dạng số bạn chọn sẽ xuất hiện trong hộp Kiểu ở đầu danh sách. - Trong hộp Kiểu, hãy thực hiện những thay đổi cần thiết cho định dạng số đã chọn.
Hướng dẫn mã định dạng
Văn bản và giãn cách
Để hiển thị cả văn bản và số trong một ô, hãy đặt các ký tự văn bản vào trong dấu nháy kép (" ") hoặc đặt một dấu xuyệc ngược (\) trước từng ký tự . Đưa các ký tự vào đoạn mã định dạng thích hợp. Ví dụ: bạn có thể nhập định dạng $0,00" Thừa";$–0,00" Thiếu" để hiển thị số tiền dương là "$125,74 Thừa" và số tiền âm là "$–125,74 Thiếu".
Bạn không phải dùng dấu ngoặc kép để hiển thị các ký tự được liệt kê trong bảng sau đây:
| Ký tự | Tên |
|---|---|
| $ | Dấu đô-la |
| + | Dấu cộng |
| - | Dấu âm |
| / | Dấu gạch chéo lên |
| ( | Dấu ngoặc trái |
| ) | Dấu ngoặc phải |
| : | Dấu hai chấm |
| ! | Dấu than |
| ^ | Dấu mũ (dấu caret) |
| & | Dấu và |
| ' | Dấu nháy đơn |
| ~ | Dấu ngã |
| { | Dấu ngoặc cong trái |
| } | Dấu ngoặc cong phải |
| < | Ký hiệu bé hơn |
| > | Ký hiệu lớn hơn |
| = | Dấu bằng |
| Ký tự khoảng trắng |
Để tạo định dạng số bao gồm văn bản được nhập trong một ô, hãy chèn dấu "at" (@) trong phần văn bản của phần mã định dạng số tại điểm mà bạn muốn văn bản đã nhập được hiển thị trong ô. Nếu ký tự @ không được bao gồm trong phần văn bản của định dạng số, bất kỳ văn bản nào bạn nhập vào ô sẽ không được hiển thị; Chỉ các số được hiển thị. Bạn cũng có thể tạo định dạng số kết hợp các ký tự văn bản cụ thể với văn bản được nhập trong ô. Để thực hiện điều này, hãy nhập các ký tự văn bản cụ thể mà bạn muốn trước ký tự @, sau ký tự @ hoặc cả hai. Sau đó, đặt các ký tự văn bản bạn đã nhập vào trong dấu ngoặc kép (" "). Ví dụ: để bao gồm văn bản trước văn bản được nhập vào ô, hãy nhập "tổng doanh thu cho"@ vào phần văn bản của mã định dạng số.
Để tạo một dấu cách có độ rộng bằng một ký tự trong định dạng số, hãy chèn một dấu gạch dưới (_) theo sau là ký tự. Ví dụ: nếu bạn muốn các số dương được đặt thẳng hàng một cách chính xác với các số âm được đặt trong ngoặc, hãy chèn một dấu gạch dưới ở cuối định dạng số dương, tiếp theo là ký tự trong ngoặc đơn phải.
Để lặp lại một ký tự trong định dạng số sao cho độ rộng của số điền vào cột, hãy đặt trước ký tự đó với dấu sao (*) trong mã định dạng. Ví dụ: bạn có thể nhập 0*– để đưa vào đủ dấu gạch nối sau một số để điền vào ô hoặc bạn có thể nhập *0 trước mọi định dạng để đưa vào số không đứng đầu.
Số chữ số thập phân, dấu cách, màu sắc và điều kiện
Bạn có thể sử dụng mã định dạng số để điều khiển hiển thị các chữ số trước và sau vị trí thập phân. Hãy dùng dấu số (#) nếu bạn chỉ muốn hiển thị các chữ số có nghĩa trong một số. Dấu này không cho phép hiển thị các số không không có nghĩa. Sử dụng ký tự số cho không (0) nếu bạn muốn hiển thị các số không không có nghĩa khi một số có thể có ít chữ số hơn số được chỉ định trong mã định dạng. Hãy dùng dấu chấm hỏi (?) nếu bạn muốn thêm dấu cách cho các số không không có ý nghĩa ở cả hai bên của dấu thập phân để các dấu thập phân căn chỉnh thẳng hàng khi chúng được định dạng bằng phông chữ có độ rộng cố định, chẳng hạn như Courier New. Bạn cũng có thể dùng dấu chấm hỏi (?) để hiển thị các phân số có số chữ số khác nhau trong tử số và mẫu số.
Nếu một số có nhiều chữ số ở bên trái dấu thập phân hơn chỗ dành sẵn trong mã định dạng, các chữ số dư thừa này sẽ hiển thị trong ô. Tuy nhiên, nếu một số có nhiều chữ số ở bên phải của dấu thập phân hơn chỗ dành sẵn trong mã định dạng, số đó sẽ được làm tròn đến cùng số chữ số thập phân với số chỗ dành sẵn. Nếu mã định dạng chỉ chứa các ký hiệu số (#) ở bên trái dấu thập phân, các số có giá trị nhỏ hơn 1 bắt đầu bằng dấu thập phân, không phải bằng số 0 theo sau là dấu thập phân.
| Để hiển thị | Là | Dùng mã này |
|---|---|---|
| 1234,59 | 1234,6 | ####.# |
| 8,9 | 8,900 | #.000 |
| .631 | 0.6 | 0.# |
| 12 1234.568 |
12.0 1234.57 |
#.0# |
| Số: 44.398 102.65 2.8 |
Dấu thập phân được căn chỉnh: 44.398 102.65 2.8 |
???.??? |
| Số: 5.25 5.3 |
Tử số của phân số được căn chỉnh: 5 1/4 5 3/10 |
# ???/??? |
Để hiển thị một dấu phẩy làm dấu phân cách hàng ngàn hoặc để xác định một số dưới dạng bội số của 1000, hãy đưa dấu phẩy (,) vào mã định dạng số.
| Để hiển thị | Là | Dùng mã này |
|---|---|---|
| 12000 | 12.000 | #,### |
| 12000 | 12 | #, |
| 12200000 | 12,2 | 0.0,, |
Để hiển thị số không đứng đầu và ở cuối hoặc sau số nguyên, hãy dùng các mã trong bảng sau.
| Để hiển thị | Là | Dùng mã này |
|---|---|---|
| 12 123 |
00012 00123 |
00000 |
| 12 123 |
00012 000123 |
"000" # |
| 123 | 0123 | "0" # |
Để xác định màu cho một đoạn trong mã định dạng, hãy nhập tên của một trong tám màu sau trong mã và đặt tên trong dấu ngoặc vuông như minh họa. Mã màu phải là mục đầu tiên trong đoạn mã.
[Đen] [Màu xanh lam] [Lục lam] [Xanh lục] [Hồng tím] [Đỏ] [Trắng] [Vàng]
Để chỉ báo rằng định dạng số sẽ được áp dụng chỉ khi số đó thỏa mãn điều kiện bạn đã xác định, hãy đặt điều kiện trong dấu ngoặc vuông. Điều kiện bao gồm toán tử so sánh và giá trị. Ví dụ: định dạng số sau đây sẽ hiển thị các số nhỏ hơn hoặc bằng 100 bằng phông màu đỏ và các số lớn hơn 100 bằng phông màu xanh lam.
[Đỏ][<=100]; [Màu xanh lam][>100]
Để ẩn hoặc ẩn tất cả các giá trị trong các ô, tạo định dạng tùy chỉnh bằng các mã dưới đây. Các giá trị ẩn chỉ xuất hiện trong thanh công thức. Các giá trị không được in khi bạn in trang tính. Để hiển thị lại các giá trị ẩn, hãy thay đổi định dạng thành định dạng số Chung hoặc định dạng ngày hay giờ phù hợp.
| Để ẩn | Dùng mã này |
|---|---|
| Giá trị bằng không | 0;–0;; @ |
| Tất cả các giá trị | ;;; (ba dấu chấm phẩy) |
Tiền tệ, tỷ lệ phần trăm và ký hiệu khoa học
Sử dụng các phím tắt sau đây để nhập các ký hiệu tiền tệ sau đây vào hộp Kiểu.
| Để nhập | Nhấn các phím sau |
|---|---|
| ¢ (xu) | OPTION + 4 |
| £ (bảng Anh) | OPTION + 3 |
| ¥ (yên) | OPTION + Y |
| € (euro) | OPTION + SHIFT + 2 |
Thiết đặt vùng cho tiền tệ xác định vị trí của ký hiệu tiền tệ (tức là ký hiệu sẽ xuất hiện trước hay sau số và liệu có một khoảng trắng phân tách ký hiệu và số hay không). Thiết đặt khu vực cũng xác định ký hiệu thập phân và dấu tách hàng nghìn. Bạn có thể kiểm soát các cài đặt này bằng cách sử dụng tùy chọn hệ thống Mac OS X Quốc tế.
Để hiển thị số dưới dạng tỷ lệ phần trăm của 100 — ví dụ: để hiển thị .08 dưới dạng 8% hoặc 2.8 dưới dạng 280% — bao gồm dấu phần trăm (%) trong định dạng số.
Để hiển thị số trong ký hiệu khoa học, hãy dùng một trong các mã số mũ trong mã định dạng số — ví dụ, E–, E+, e–, hoặc e+. Nếu phần mã định dạng số chứa số không (0) hoặc ký hiệu số (#) ở bên phải mã số mũ, Excel sẽ hiển thị số dưới dạng ký hiệu khoa học và chèn chữ "E" hoặc "e". Số lượng số không hoặc dấu số ở bên phải của mã xác định số chữ số trong số mũ. Các mã "E–" hoặc "e–" đặt dấu trừ (-) bằng hàm e âm. Các mã "E+" hoặc "e+" đặt dấu trừ (-) bằng hàm e âm và dấu cộng (+) bằng hàm e dương.
Ngày và giờ
Để định dạng ngày và giờ, hãy sử dụng các mã sau.
Quan trọng
Nếu bạn sử dụng mã "m" hoặc "mm" ngay sau mã "h" hoặc "hh" (cho giờ) hoặc ngay trước mã "ss" (cho giây), Excel sẽ hiển thị phút thay vì tháng.
| Để hiển thị | Là | Dùng mã này |
|---|---|---|
| Năm | 00-99 | yy |
| Năm | 1900-9999 | yyyy |
| Months | 1-12 | m |
| Tháng | 01-12 | mm |
| Tháng | Jan-Dec | mmm |
| Tháng | January-December | mmmm |
| Tháng | J-D | mmmmm |
| Ngày | 1-31 | d |
| Ngày | 01-31 | dd |
| Ngày | Sun-Sat | ddd |
| Ngày | Sunday-Saturday | dddd |
| Giờ | 0-23 | h |
| Giờ | 00-23 | hh |
| Phút | 0-59 | m |
| Phút | 00-59 | mm |
| Giây | 0-59 | s |
| Giây | 00-59 | ss |
| Thời gian | 4 SA | h SA/CH |
| Thời gian | 4:36 SA | h:mm SA/CH |
| Thời gian | 16:36:03 | h:mm S/C |
| Thời gian | 16:36:03.75 CH | h:mm:ss.00 |
| Thời gian trôi qua (giờ và phút) | 1:02 | [h]:mm |
| Thời gian trôi qua (phút và giây) | 62:16 | [mm]:ss |
| Thời gian trôi qua (giây và phần trăm) | 3735,80 | [ss].00 |
Lưu ý
Nếu định dạng có chứa SA hoặc CH, giờ sẽ dựa trên đồng hồ 12 giờ, trong đó "SA" hay "S" cho biết thời gian từ nửa đêm đến giữa trưa và "CH" hoặc "C" cho biết thời gian từ giữa trưa đến nửa đêm. Nếu không, giờ sẽ dựa trên đồng hồ 24 giờ.
Xem thêm
Tạo và áp dụng định dạng số tùy chỉnh
Hiển thị số dưới dạng mã bưu chính, số An sinh Xã hội hoặc số điện thoại
Hiển thị ngày, thời gian, tiền tệ, phân số hoặc tỷ lệ phần trăm
Tô sáng các mẫu hình và xu hướng bằng định dạng có điều kiện