Microsoft 365 vận hành bởi 21Vianet: nhập danh bạ vào Outlook for Windows

1. Trong Outlook trên máy tính của bạn (Outlook 2013 hoặc Outlook 2016 ), hãy chọn tệp > mở & xuất > nhập/Export.

   

2. Chọn Nhập từ tệp hoặc chương trình khác, rồi chọn Tiếp theo.

   

3. Chọn Giá trị Phân tách bằng Dấu phẩy rồi chọn Tiếp theo.

   

4. Trong hộp Nhập Tệp, duyệt đến tệp danh bạ, rồi bấm đúp để chọn.

   

5. Chọn một trong các thao tác sau để xác định cách bạn muốn Outlook xử lý các liên hệ trùng lặp:

   • Thay thế trùng lặp bằng các mục nhập vào   Nếu một liên hệ đã nằm trong Outlook và tệp danh bạ của bạn thì Outlook sẽ hủy bỏ thông tin có sẵn về liên hệ đó và dùng thông tin từ tệp danh bạ của bạn. Bạn nên chọn tùy chọn này nếu thông tin liên hệ trong tệp danh bạ hoàn chỉnh hơn hoặc cập nhật hơn thông tin liên hệ trong Outlook.

   • Cho phép trùng lặp được tạo ra   Nếu một liên hệ nằm trong Outlook và tệp danh bạ của bạn, Outlook sẽ tạo các liên hệ trùng lặp, một liên hệ có thông tin gốc từ Outlook và một liên hệ có thông tin được nhập từ tệp danh bạ của bạn. Bạn có thể kết hợp thông tin cho những người đó sau để loại bỏ các liên hệ trùng lặp. Đây là tùy chọn mặc định và an toàn nhất do không có thông tin nào bị loại bỏ.

   • Không nhập các mục trùng lặp    Nếu liên hệ đã nằm trong Outlook và tệp danh bạ của bạn, Outlook sẽ giữ thông tin có sẵn về liên hệ và bỏ thông tin từ tệp danh bạ của bạn. Bạn nên chọn tùy chọn này nếu thông tin liên hệ trong Outlook hoàn chỉnh hơn hoặc cập nhật hơn thông tin trong tệp danh bạ của bạn.

6. Bấm Tiếp.

7. Trong hộp Chọn thư mục đích, cuộn lên trên cùng, nếu cần, rồi chọn thư mục Danh bạ > Tiếp theo. Nếu bạn có nhiều tài khoản email, hãy chọn thư mục Danh bạ ở bên dưới tài khoản email bạn muốn liên kết với danh bạ.

   

8. Chọn Finish.

   

   Outlook nhập các liên hệ của bạn vào Outlook ngay lập tức. Nó không hiển thị thư khi hoàn tất.

Bài viết này có hữu ích không? Vui lòng để lại chú thích ở cuối trang này và cho chúng tôi biết. Chúng tôi sẽ sử dụng phản hồi của bạn để kiểm tra lại các bước của chúng tôi và Cập Nhật bài viết để cung cấp thông tin bạn cần.

Nếu bạn có nhiều thông tin liên hệ công việc hoặc cá nhân mà bạn giữ trong một bảng tính, bạn có thể nhập thẳng vào các Outlook 2013 hoặc Outlook 2016 cho Windows chỉ với chuẩn bị một chút. Có ba bước chính:

1. Lưu sổ làm việc Excel của bạn dưới dạng tệp. CSV.

2. Nhập liên hệ của bạn.

3. Ánh xạ các cột bảng tính Excel với các trường Outlook thích hợp.

Bước 1: lưu sổ làm việc Excel của bạn dưới dạng tệp. CSV

Outlook có thể nhập các tệp giá trị phân cách bằng dấu phẩy (.csv) nhưng không nhập các sổ làm việc có nhiều trang tính, vì thế bước 1 sẽ lưu các sổ làm việc Excel của bạn thành tệp .csv. Cách thực hiện như sau:

1. Trong sổ làm việc của bạn, bấm vào trang tính có thông tin liên hệ mà bạn muốn nhập.

2. Bấm Tệp > Lưu Như.

3. Chọn nơi lưu tệp của bạn.

4. Trong hộp Lưu dưới dạng, chọn CSV (Phân cách bằng dấu phẩy) (*.csv) và bấm Lưu.

   Excel sẽ nói rằng "Loại tệp được chọn không chứa các sổ làm việc có nhiều trang tính". Điều này nói đến một giới hạn của tệp CSV; không có gì sẽ xảy ra với sổ làm việc gốc của bạn (tệp .xlsx).

5. Bấm OK.

   Excel sẽ nói rằng "Một số tính năng trong sổ làm việc của bạn có thể bị mất nếu bạn lưu nó thành CSV (Phân cách bằng dấu phẩy)". Điều này chỉ đề cập đến các giới hạn của tệp CSV và có thể được bỏ qua.

6. Bấm Có để Excel lưu trang tính hiện tại dưới dạng tệp CSV. Sổ làm việc gốc (tệp .xlsx) đóng lại.

7. Đóng tệp CSV.

Bạn đã làm xong với Excel. Bây giờ, bạn có thể bắt đầu quá trình nhập trong Outlook.

Bước 2: nhập các liên hệ của bạn

1. Trong Outlook, bấm Tệp > Mở & Xuất > Nhập/Xuất.

   Điều này khởi động Trình hướng dẫn Nhập và Xuất.

2. Chọn Nhập từ một chương trình hoặc tệp khác và bấm Tiếp.

   

   Mẹo: Nếu bạn được nhắc nhập mật khẩu và bạn chưa đặt mật khẩu, hãy bấm hủy bỏ để di chuyển đến cửa sổ tiếp theo.

3. Chọn Các Giá trị Phân tách bằng Dấu phẩy và bấm Tiếp.

4. Duyệt đến tệp .csv mà bạn muốn nhập.

5. Dưới Tùy chọn, chọn có thay thế bản trùng lặp (các liên hệ hiện tại), tạo ra các liên hệ trùng lặp hoặc không nhập các mục trùng lặp hay không.

6. Bấm Tiếp và chọn thư mục đích cho các liên hệ của bạn. Liên hệ nên được chọn theo mặc định nhưng nếu không, hãy cuộn lên hoặc cuộn xuống cho đến khi bạn tìm thấy nó. Bạn cũng có thể chọn một thư mục khác hoặc tạo một thư mục mới.

7. Bấm Tiếp.

8. Đảm bảo hộp kiểm bên cạnh nhập "MyContacts. csv" (giả định đó là tên tệp của bạn) được chọn.

9. Đừng bấm Hoàn tất vì bạn sẽ cần "ánh xạ" một số cột trong tệp CSV của bạn đến các trường liên hệ trong Outlook. Ánh xạ có thể giúp các liên hệ được nhập thay đổi theo cách bạn muốn.

Bước 2: ánh xạ các cột tệp CSV của bạn vào các trường liên hệ Outlook

1. Bấm nút Ánh xạ Trường Tùy chỉnh. Hộp thoại Ánh xạ Trường Tùy chỉnh xuất hiện.

   • Bên dưới Từ, bạn sẽ thấy một hộp với các tên cột từ tệp CSV mà bạn đang nhập.

   • Bên dưới Đến, bạn sẽ thấy các trường chuẩn mà Outlook sử dụng cho các liên hệ. Nếu một trường khớp một cột trong tệp CSV, bạn sẽ thấy cột của bạn bên dưới Được ánh xạ từ.

   • Các trường Họ Tên, Họ và Tên là những trường liên hệ Outlook chuẩn, vì vậy nếu thông tin liên hệ trong tệp của bạn có những tên liên hệ này, bạn sẽ thấy mọi thứ suôn sẻ.

     

2. Có lẽ bạn sẽ cần thực hiện thủ công một số ánh xạ. Ví dụ, trong tệp được nhập này, điện thoại di động của liên hệ ở một cột có tên là "Điện thoại Dđ". Nó sẽ không có kết quả khớp chính xác trong Outlook. Nhưng bạn có thể tìm một kết quả khớp phù hợp trong Outlook bằng cách làm điều này:

   1. Cuộn xuống trong ngăn ở bên phải và bạn sẽ thấy Địa chỉ Khác, có dấu cộng (+) cạnh nó.

   2. Bấm vào dấu cộng để mở rộng những gì nằm dưới nó và bạn sẽ thấy một kết quả khớp tốt Điện thoại Di động.

3. Trong ngăn ở bên trái, kéo Điện thoại Dđ và thả nó vào Điện thoại Di động ở ngăn bên phải.

   Bạn sẽ chú ý thấy rằng Điện thoại Dđ bây giờ xuất hiện cạnh Điện thoại Di động trong cột Được ánh xạ từ.

   

4. Kéo từng giá trị một còn lại từ ngăn trái sang các trường Outlook phù hợp trong ngăn phải. Ví dụ, bạn có thể kéo Địa chỉ đến Đường Nhà hoặc Đường Cơ quan, tùy theo loại địa chỉ cho các liên hệ của bạn.

5. Bấm Kết thúc.

   Các liên hệ của bạn được nhập thành công vào Outlook.

   

Bài viết này có hữu ích không? Vui lòng để lại chú thích ở cuối trang này và cho chúng tôi biết. Chúng tôi sẽ sử dụng phản hồi của bạn để kiểm tra lại các bước của chúng tôi và Cập Nhật bài viết để cung cấp thông tin bạn cần.

1. Bấm Tệp > Mở & Xuất > Nhập/Xuất.

   Thao tác này sẽ khởi động Trình hướng dẫn Nhập và Xuất.

2. Chọn Nhập từ tệp hoặc chương trình khác, rồi bấm Tiếp.

   

3. Chọn Tệp Dữ liệu Outlook (.pst), rồi bấm Tiếp.

4. Duyệt đến tệp .pst mà bạn muốn nhập.

5. Dưới Tùy chọn, hãy chọn cách bạn muốn xử lý các trùng lặp

6. Bấm Tiếp theo.

7. Nếu Tệp Dữ liệu Outlook (.pst) đã được gán mật khẩu, hãy nhập mật khẩu, rồi bấm OK.

8. Đặt các tùy chọn để nhập các mục. Thường thì không cần thiết phải thay đổi các thiết đặt tùy chọn.

9. Bấm Kết thúc.

Mẹo    Nếu bạn muốn nhập hoặc khôi phục chỉ vài mục từ Tệp Dữ liệu Outlook (.pst), bạn có thể mở Tệp Dữ liệu Outlook, sau đó, trong Ngăn Dẫn hướngngăn dẫn hướng hãy bấm và kéo các mục từ thư mục Tệp Dữ liệu Outlook sang các thư mục Outlook hiện có của bạn.

Bài viết này có hữu ích không? Vui lòng để lại chú thích ở cuối trang này và cho chúng tôi biết. Chúng tôi sẽ sử dụng phản hồi của bạn để kiểm tra lại các bước của chúng tôi và Cập Nhật bài viết để cung cấp thông tin bạn cần.

Trước khi bạn nhập các liên hệ iCloud vào Outlook for Windows, bạn cần chuyển đổi từ định dạng tệp. vcf sang định dạng tệp. CSV. Thao tác này liên quan đến việc nhập chúng vào Windows, rồi xuất chúng vào tệp CSV. Nếu bạn có từ 50 liên hệ trở lên thì đây sẽ là một quy trình nhàm chán vì bạn phải nhấn OK cho từng liên hệ mà bạn muốn nhập vào tệp csv. Không có cách nào để thực hiện toàn bộ OK và nhập tất cả chúng vào tệp CSV cùng một lúc.

Chuyển đổi tệp. vcf thành. CSV

1. Trên PC của bạn, hãy mở file Explorer (hoặc Windows Explorer nếu bạn đang sử dụng phiên bản Windows cũ hơn).

2. Đi tới thư mục Danh bạ của bạn:

   C:\Người dùng\<tên người dùng>\Danh bạ

   

3. Ở đầu trang, chọn Nhập.

4. Chọn vCard (tệp VCF) > Nhập.

   

5. Dẫn hướng đến và chọn tệp .vcf mà bạn đã xuất từ iCloud, rồi chọn Mở.

   

6. Chọn OK cho mỗi liên hệ bạn muốn nhập vào tệp csv.

   

7. Chọn Đóng khi bạn hoàn tất.

8. Ở đầu trang File Explorer, chọn Xuất.

9. Chọn Tệp CSV > Xuất.

   

10. Chọn Duyệt để đặt tên cho tệp csv của bạn.

    

11. Trong hộp Tên tệp, nhập tên cho tệp .cvs của bạn. Trong ví dụ này, tôi đã đặt tên cho tệp của mình là "liên hệ của tôi từ iCloud".

    

12. Chọn các trường bạn muốn xuất sang tệp csv, rồi chọn Hoàn tất. Chúng tôi đề xuất bạn nên tạm thời chấp nhận các cài đặt mặc định. Bạn luôn có thể tạo một tệp csv khác nếu bạn muốn có các trường khác.

    

13. Bạn sẽ nhận được thông báo cuối cùng này, cho biết liên hệ của bạn đã được xuất sang tệp .csv.

    

14. Bạn có thể sử dụng Excel để mở tệp. CSV để xem có gì ở đó. Nếu muốn, bạn có thể thêm thông tin vào tệp csv, tuy nhiên, hãy đảm bảo không thay đổi hàng trên cùng của đầu đề. Để biết thêm thông tin về cách thao tác với tệp .csv, hãy xem mục Tạo thủ công danh sách liên hệ của bạn trong tệp csv.

15. Để nhập các liên hệ của bạn từ tệp CSV vào Outlook, hãy xem nhập liên hệ từ tệp. CSV, trong chủ đề này.

Bài viết này có hữu ích không? Vui lòng để lại chú thích ở cuối trang này và cho chúng tôi biết. Chúng tôi sẽ sử dụng phản hồi của bạn để kiểm tra lại các bước của chúng tôi và Cập Nhật bài viết để cung cấp thông tin bạn cần.

• Bạn nhận được một thông báo lỗi: Nếu bạn tìm cách nhập hơn 2000 liên hệ cùng một lúc, bạn sẽ thấy thông báo lỗi. Sử dụng một chương trình chẳng hạn như Excel để mở tệp CSV, phân tách danh sách liên hệ của bạn thành các tệp .csv nhỏ hơn rồi nhập từng tệp CSV mới được tạo.

• Không liên hệ nào xuất hiện trong Outlook: Nếu bạn đã hoàn thành quá trình nhập, nhưng không có liên hệ nào xuất hiện trong Outlook, hãy làm như sau:

  1. Xác định vị trí tệp CSV mà bạn đã xuất từ hệ thống email nguồn của bạn, ví dụ: từ Google. Nếu bạn đã xuất các liên hệ từ Google, tên tệp mặc định là liên hệ. CSV.

  2. Sử dụng Excel để mở tệp CSV mà bạn đã xuất từ hệ thống email nguồn

  3. Kiểm tra xem có bất kỳ thông tin nào trong tệp CSV không. Nếu không có bất kỳ thông tin nào trong tệp CSV, thì việc xuất từ hệ thống email nguồn không hoạt động. Trong trường hợp đó:

     1. Xóa tệp contacts.csv.

     2. Xuất các liên hệ của bạn từ hệ thống email nguồn một lần nữa. Nếu bạn xuất từ Google, hãy đảm bảo chọn xuất tất cả liên hệhoặc nhóm bên phải của các liên hệ.

        

     3. Sau khi xuất các liên hệ của bạn, hãy sử dụng Excel để mở tệp CSV và kiểm tra xem có dữ liệu hay không. Khi bạn đóng tệp, Excel sẽ nhắc bạn một vài lần với "bạn có chắc chắn muốn lưu nó ở định dạng CSV không?" Luôn chọn có. Nếu bạn chọn không, tệp sẽ có được điều sai lầm và bạn sẽ cần phải bắt đầu lại với một tệp liên hệ mới. CSV.

     4. Lặp lại các bước để nhập tệp contacts.csv của bạn vào Outlook.

• Danh bạ bị thiếu thông tin: Sau khi nhập danh bạ của mình, nếu bạn mở Outlook và thấy rằng không phải tất cả thông tin đều được nhập, hãy mở tệp CSV bằng Excel để xem thông tin có ở đó không.

  • Bạn có thể chỉnh sửa tệp CSV bằng cách sử dụng Excel để thêm tên và thông tin còn thiếu khác.

  • Outlook yêu cầu đầu đề cột ở hàng đầu tiên, vì vậy đừng thay thế chúng bằng nội dung khác.

  • Khi bạn lưu tệp CSV, Excel sẽ nhắc bạn một vài lần với "bạn có chắc chắn muốn lưu tệp ở định dạng CSV không?" Luôn chọn Có. Nếu bạn chọn không, tệp sẽ có được điều sai lầm và bạn sẽ cần bắt đầu lại bằng cách xuất danh sách liên hệ từ hệ thống email nguồn.

  • Lặp lại các bước để nhập tệp contacts.csv của bạn vào Outlook. Trong bước 5, khi được nhắc xử lý các bản trùng lặp, hãy đảm bảo chọn Thay thế bản trùng lặp bằng các mục được nhập.

Bài viết này có hữu ích không? Vui lòng để lại chú thích ở cuối trang này và cho chúng tôi biết. Chúng tôi sẽ sử dụng phản hồi của bạn để kiểm tra lại các bước của chúng tôi và Cập Nhật bài viết để cung cấp thông tin bạn cần.

Nếu dải băng của bạn trông không giống như màn hình nền Outlook, bạn có thể đang sử dụng Outlook trên web, trông giống như thế này:

Để nhập liên hệ vào Outlook trên web, chọn quản lý > nhập liên hệvà làm theo lời nhắc để nhập liên hệ của bạn.

Dải băng Outlook Web App trông như thế này:

Để nhập liên hệ vào Outlook Web App, bạn cần phải sử dụng Outlook trên máy tính để nhập liên hệ của bạn. Xem cách tải bản sao của Outlook.

Dải băng ứng dụng thư dành cho Windows 10 trông như thế này:

Trong Windows 10, các liên hệ được lưu trữ trong ứng dụng mọi người. Bạn không thể nhập hoặc xuất các liên hệ từ ứng dụng mọi người trong Windows 10.

Những tùy chọn này dành cho những người không có bản sao Outlook được cài đặt trên máy tính của họ, nhưng muốn nhập các liên hệ để bạn có thể truy nhập chúng trong Outlook Web App. Có một số cách bạn có thể nhận được bản sao Outlook được cài đặt trên máy tính:

• Đăng ký bản dùng thử miễn phí 30 ngày của Microsoft 365. Nó bao gồm Outlook mà bạn có thể tải xuống máy tính của mình. Thêm tài khoản email của bạn vào phiên bản dùng thử của Outlook, rồi nhập các liên hệ của bạn bằng một trong các phương pháp trong bài viết này. Outlook sẽ đồng bộ với Outlook Web App và bạn sẽ thấy các liên hệ của mình ở đó. Khi bạn đã nhập xong các liên hệ của mình, hãy để cho phép thử chạy ra để bạn không bị tính phí gì. Bạn vẫn sẽ có quyền truy nhập vào các liên hệ của bạn trong Outlook Web App, nhưng bạn sẽ không còn có quyền truy nhập vào Outlook trên màn hình nền của bạn.

• Tìm một người bạn có Outlook trên máy tính của họ. Thêm tài khoản email của bạn vào Outlook, rồi nhập các liên hệ của bạn vào tài khoản email của bạn (không phải tài khoản email của người bạn của bạn). Outlook sẽ đồng bộ với Outlook Web App và bạn sẽ thấy các liên hệ của mình ở đó. Khi bạn đã nhập xong các liên hệ của mình, hãy loại bỏ tài khoản email của bạn từ phiên bản Outlook của bạn của bạn. Bạn vẫn sẽ có quyền truy nhập vào các liên hệ của bạn trong Outlook Web App.

• Mua nó. Outlook có rất nhiều tính năng tuyệt vời để quản lý email của bạn. Tuy nhiên, đây là một hàng đắt tiền để nhập các liên hệ và không được đề xuất nếu đó là lý do duy nhất của bạn để nhận được tài liệu đó.

Bài viết này có hữu ích không? Vui lòng để lại chú thích ở cuối trang này và cho chúng tôi biết. Chúng tôi sẽ sử dụng phản hồi của bạn để kiểm tra lại các bước của chúng tôi và Cập Nhật bài viết để cung cấp thông tin bạn cần.