Nhập liên hệ vào Outlook for Windows

Nếu bạn không sử dụngOutlook for Windows, hãy kiểm tra xem bạn đang sử dụng phiên bản Outlook nào, rồi chọn một trong các tùy chọn sau để nhập liên hệ:

Quan trọng: Các bước có thể khác nhau giữa mới và cổ điển Outlook for Windows. Để xác định bạn đang sử dụng phiên bản Outlook nào, hãy kiểm tra xem có tùy chọn Tệp trong menu không (nằm phía trên dải băng). Nếu không có tùy chọn Tệp, hãy làm theo các bước bên dưới tab Outlook mới. Nếu Tệp xuất hiện trong menu, hãy chọn tab cho Outlook Cổ điển.

Outlook Mới Outlook Cổ điển



Sử dụng tệp giá trị phân tách bằng dấu phẩy (CSV) để nhập danh bạ vào tài khoản Outlook của bạn.

Mẹo: Để có kết quả tốt nhất, hãy đảm bảo rằng tệp CSV có mã hóa UTF-8. Mã hóa này hoạt động với tất cả các ngôn ngữ và bảng chữ cái.

Trên pa nen bên, chọn .
Từ dải băng, chọn Quản lý liên hệ > nhập liên hệ.
Chọn Duyệt, chọn tệp CSV của bạn, rồi chọn Mở.
Chọn Nhập.

Lưu ý: Nếu tệp không có mã hóa UTF-8, công cụ nhập có thể không nhận dạng và hiển thị được toàn bộ văn bản một cách chính xác. Công cụ nhập sau đó sẽ hiển thị cho bạn một số liên hệ mẫu từ tệp của bạn, và bạn có thể kiểm tra xem văn bản có đọc được và chính xác hay không. Nếu văn bản không được hiển thị chính xác, hãy chọn Hủy bỏ. Bạn cần một tệp ở dạng mã hóa UTF-8 để tiếp tục thao tác. Chuyển đổi tệp CSV của bạn để sử dụng mã hóa UTF-8 và khởi động lại quá trình nhập. Để tìm hiểu thêm về mã hóa UTF-8, xem Tại sao tôi nên quan tâm đến mã hóa UTF-8?

Thông thường, bạn có thể nhập danh bạ mà không cần phải lo lắng đến các chi tiết cơ bản về cách lưu trữ văn bản trong tệp CSV. Tuy nhiên, nếu thông tin liên hệ bao gồm các ký tự không được tìm thấy trong bảng chữ cái Tiếng Anh, chẳng hạn như các ký tự trong các bảng chữ cái Tiếng Hy Lạp, Tiếng Ki-rin, Tiếng Ả Rập hoặc Tiếng Nhật, điều này có thể gây ra sự cố khi nhập danh bạ. Vì vậy, bạn nên lưu tệp danh bạ bằng mã hóa UTF-8 nếu bạn có tùy chọn đó khi xuất tệp.

Nếu bạn không thể xuất danh bạ của mình bằng UTF-8 một cách trực tiếp, bạn có thể chuyển đổi tệp CSV đã xuất bằng cách sử dụng Excel hoặc các ứng dụng của bên thứ ba. Cách thực hiện việc này sẽ khác nhau giữa các ứng dụng và phiên bản ứng dụng.

Hướng dẫn chuyển đổi tệp CSV của bạn sang mã hóa UTF-8 bằng cách sử dụng Microsoft Excel 2016:

Trong Excel, tạo tài liệu trống mới (sổ làm việc).
Từ menu Dữ liệu, chọn Từ văn bản/CSV. Duyệt đến tệp CSV đã xuất của bạn (bạn có thể phải chọn hiển thị Tệp văn bản (...csv) để xem). Chọn Nhập.
Trong hộp thoại xuất hiện, bên dưới mục Nguồn gốc tệp, chọn mã hóa giúp các ký tự trong văn bản xuất hiện chính xác, ví dụ:, Cyrillic Windows 1251, rồi chọn Tải.
Kiểm tra xem các ký tự có được hiển thị chính xác trong Excel hay không.
Chọn Tệp > Lưu như. Nhập tên cho tệp của bạn, rồi chọn CSV UTF-8 (Phân tách bằng dấu phẩy) (*.csv) làm loại tệp của bạn.
Chọn Lưu.

Ở phía trên cùng của dải băng Outlook, chọn Tệp.

Nếu dải băng của bạn không có tùy chọn Tệp ở góc trên cùng bên trái thì bạn đang sử dụng phiên bản Outlook cũ. Xem mục Tôi có phiên bản Outlook nào? để nhận được hướng dẫn nhập cho phiên bản Outlook của Outlook.
Chọn Mở & Xuất > Nhập/Xuất. Thao tác này sẽ khởi động trình hướng dẫn!
Chọn Nhập từ tệp hoặc chương trình khác, rồi chọn Tiếp theo.
Chọn Giá trị Phân tách bằng Dấu phẩy rồi chọn Tiếp theo.
Trong hộp Nhập Tệp, duyệt đến tệp danh bạ, rồi bấm đúp để chọn.
Chọn một trong các thao tác sau để xác định cách bạn muốn Outlook xử lý các liên hệ trùng lặp:
- Thay thế các mục trùng lặp bằng các mục được nhập Nếu một liên hệ đã nằm trong Outlook và tệp danh bạ của bạn thì Outlook sẽ hủy bỏ thông tin có sẵn về liên hệ đó và dùng thông tin từ tệp danh bạ của bạn. Bạn nên chọn tùy chọn này nếu thông tin liên hệ trong tệp danh bạ hoàn chỉnh hơn hoặc cập nhật hơn thông tin liên hệ trong Outlook.
- Cho phép tạo các mục trùng lặp Nếu một liên hệ nằm trong Outlook và tệp danh bạ của bạn, Outlook sẽ tạo các liên hệ trùng lặp, một liên hệ có thông tin gốc từ Outlook và một liên hệ có thông tin được nhập từ tệp danh bạ của bạn. Bạn có thể kết hợp thông tin cho những người đó sau để loại bỏ các liên hệ trùng lặp. Đây là tùy chọn mặc định.
- Không nhập các mục trùng lặp Nếu liên hệ đã nằm trong Outlook và tệp danh bạ của bạn, Outlook sẽ giữ thông tin có sẵn về liên hệ và bỏ thông tin từ tệp danh bạ của bạn. Bạn nên chọn tùy chọn này nếu thông tin liên hệ trong Outlook hoàn chỉnh hơn hoặc cập nhật hơn thông tin trong tệp danh bạ của bạn.
Bấm Tiếp.
Trong hộp Chọn thư mục đích, cuộn lên trên cùng, nếu cần, rồi chọn thư mục Danh bạ > Tiếp theo. Nếu bạn có nhiều tài khoản email, hãy chọn thư mục Danh bạ ở bên dưới tài khoản email bạn muốn liên kết với danh bạ.
Chọn Finish.

Outlook bắt đầu nhập danh bạ của bạn ngay lập tức. Bạn sẽ biết quá trình đã hoàn tất khi hộp Tiến độ Nhập đóng lại.
Để xem danh bạ của bạn, ở cuối Outlook, hãy chọn biểu tượng Mọi người.