Bạn có thể thay đổi thuộc tính của phạm vi dữ liệu ngoài để kiểm soát dữ liệu đã được nhập vào trang tính thông qua kết nối với nguồn dữ liệu ngoài, chẳng hạn như cơ sở dữ liệu, truy vấn Web hoặc tệp văn bản.

Phạm vi dữ liệu ngoài là tên hoặc tên bảng đã xác định, xác định vị trí của dữ liệu được đưa vào trang tính. Khi bạn kết nối với dữ liệu ngoài, Excel sẽ tự động tạo dải dữ liệu ngoài. Ngoại lệ duy nhất cho điều này là báo cáo PivotTable được kết nối với nguồn dữ liệu — báo cáo PivotTable không sử dụng phạm vi dữ liệu ngoài. Trong Excel, bạn có thể định dạng và bố trí dải dữ liệu ngoài hoặc sử dụng dải dữ liệu đó trong các phép tính, như với mọi dữ liệu khác.

Thuộc tính phạm vi dữ liệu ngoài

Phạm vi dữ liệu ngoài có các thuộc tính bổ sung (không nên nhầm lẫn với truy vấn hoặc thuộc tính kết nối) mà bạn có thể sử dụng để kiểm soát dữ liệu, chẳng hạn như bảo toàn định dạng ô và độ rộng cột. Bạn có thể thay đổi các thuộc tính phạm vi dữ liệu ngoài này bằng cách bấm vào Thuộc tính trong nhóm Kết nối trên tab Dữ liệu. Sau đó thực hiện các thay đổi của bạn bằng cách làm như sau:

  • Đối với phạm vi dữ liệu ngoài được tạo từ Truy vấn Microsoft và Trình hướng dẫn Kết nối Dữ liệu, hãy sử dụng hộp thoại Thuộc tính Dữ liệu Ngoài.

  • Đối với phạm vi dữ liệu ngoài được tạo từ tệp văn bản được nhập hoặc truy vấn Web truy xuất dữ liệu HTML, hãy sử dụng hộp thoại Thuộc tính Phạm vi Dữ liệu Ngoài.

  • Đối với phạm vi dữ liệu ngoài được tạo từ truy vấn Web truy xuất dữ liệu XML, hãy sử dụng hộp thoại Thuộc tính Ánh xạ XML.

  1. Chọn trang tính bạn muốn tìm kiếm một sổ làm miền dữ liệu ngoài.

  2. Trên thanh công thức, bấm vào mũi tên bên cạnh Hộp Tên ,rồi bấm vào tên của dải ô dữ liệu ngoài mà bạn muốn.

  1. Chọn Công thức > Trình quản lý Tên.

  2. Trong hộp thoại Trình quản lý Tên, bấm vào tên của phạm vi dữ liệu ngoài, rồi bấm Sửa. Bạn cũng có thể bấm đúp vào tên.

  3. Trong hộp thoại Sửa Tên, nhập tên mới cho tham chiếu trong hộp Tên.

Lưu ý: Nút Đóng chỉ đóng hộp thoại Trình quản lý Tên. Bạn không cần phải bấm Đóng để cam kết những thay đổi mà bạn đã thực hiện.

Bạn có thể thay đổi truy vấn cơ sở cho phạm vi dữ liệu ngoài được tạo ra từ Microsoft Query, tệp văn bản đã nhập, truy vấn Web hoặc Trình hướng dẫn Kết nối Dữ liệu.

  1. Bấm vào một ô trong phạm vi dữ liệu ngoài mà bạn muốn thay đổi truy vấn cơ sở.

  2. Chọn Thuộc >tính Dữ liệu.

  3. Trong hộp thoại Thuộc tính Dữ liệu Ngoài, bấm Thuộc tính Kết nối thuộc tính .

  4. Trong hộp thoại Thuộc tính Kết nối, bấm vào tab Định nghĩa, rồi bấm vào Sửa Truy vấn.

Để biết thêm thông tin về việc xây dựng và chỉnh sửa truy vấn trong Microsoft Query, hãy xem Trợ giúp Truy vấn Microsoft.

  1. Bấm vào một ô trong phạm vi dữ liệu ngoài mà bạn muốn thay đổi truy vấn cơ sở.

  2. Chọn Kết nối> kết nối & vấn> kết nối, bấm chuột phải vào kết nối bạn muốn, rồi chọn Thuộc tính.

  3. Trong hộp thoại Thuộc tính Kết nối, bấm vào tab Định nghĩa, rồi bấm vào Sửa Truy vấn.

  4. Trong hộp thoại Nhập Tệp Văn bản, bấm vào Nhập.

  5. Thực hiện thay đổi đối với tệp văn bản đã nhập trong Trình hướng dẫn Nhập Văn bản, rồi bấm vào Kết thúc.

    Để biết thêm thông tin về cách nhập tệp văn bản, hãy xem mục Nhập hoặc xuất tệp văn bản.

  1. Bấm vào một ô trong phạm vi dữ liệu ngoài mà bạn muốn thay đổi truy vấn cơ sở.

  2. Chọn Thuộc> tính Dữ liệu.

  3. Chọn Kết nối> kết nối & vấn> kết nối, bấm chuột phải vào kết nối bạn muốn, rồi chọn Thuộc tính.

  4. Trong hộp thoại Thuộc tính Kết nối, bấm vào tab Định nghĩa, rồi bấm vào Sửa Truy vấn.

  5. Thực hiện thay đổi đối với truy vấn Web trong hộp thoại Sửa Truy vấn Web, rồi bấm Kết thúc.

Để biết thêm thông tin về cách tạo và chỉnh sửa truy vấn Web, Kết nối chuyển sang trang web.

  1. Bấm vào một ô trong phạm vi dữ liệu ngoài mà bạn muốn thay đổi truy vấn cơ sở.   

  2. Chọn Thuộc> tính Dữ liệu.

  3. Trong hộp thoại Thuộc tính Dữ liệu Ngoài, bấm Thuộc tính Kết nối thuộc tính .

  4. Trong hộp thoại Thuộc tính Kết nối, bấm vào tab Định nghĩa.

  5. Thực hiện một trong những thao tác sau:

    • Trong hộp Loại lệnh, bấm Bảng, rồi trong hộp văn bản Lệnh, thay đổi giá trị thành tên của bảng, dạng xem hoặc truy vấn thích hợp.

    • Trong hộp Loại lệnh, bấm vào tùy SQLMặc định, rồi trong hộp văn bản Lệnh, chỉnh sửa câu SQL lệnh.

      Lưu ý: Tùy thuộc vào cách xác định kết nối, hộp Loại lệnh có thể không sẵn dùng (xuất hiện mờ).

  1. Trên thanh công thức, hãy bấm vào mũi tên bên cạnh Hộp Tên ,rồi chọn tên của phạm vi dữ liệu ngoài mà bạn muốn sao chép.

    Đối với Excel bảng, hãy chọn tên của dải ô, rồi nhấn CTRL+A để chọn tiêu đề bảng.

    Nếu bạn muốn bao gồm các nhãn cột hoặc công thức không phải là một phần của phạm vi dữ liệu ngoài, hãy chọn các ô có chứa nhãn cột hoặc công thức mà bạn muốn sao chép. Bấm vào mũi tên bên cạnh Hộp Tên trên thanh công thức và bấm vào tên của phạm vi dữ liệu ngoài mà bạn muốn sao chép.

  2. Chọn Trang đầu > sao chép.

  3. Chuyển đến sổ làm việc mà bạn muốn dán phạm vi dữ liệu ngoài.

  4. Bấm vào ô phía trên bên trái của vùng dán.

    Để đảm bảo dữ liệu ngoài thay thế dữ liệu hiện có, hãy đảm bảo rằng trang tính không có dữ liệu bên dưới hay bên phải ô bạn bấm vào.

  5. Trên tab Trang đầu, trong nhóm Bảng tạm, bấm Dán.

Lưu ý: Nếu bạn chỉ sao chép một phần của phạm vi dữ liệu ngoài, thì dữ liệu truy vấn ẩn sẽ không được sao chép và không thể làm mới dữ liệu đã sao chép.

Bạn có thể kiểm soát cách xử lý một tập dữ liệu nhỏ hơn hoặc lớn hơn được trả về cho người Excel khi dữ liệu được làm mới.

  1. Chọn Thuộc> tính Dữ liệu.

  2. Trong hộp thoại Thuộc tính Phạm vi Dữ liệu Ngoài, bên dưới Nếu số hàng trong phạm vi dữ liệu thay đổi khilàm mới, hãy bấm vào một trong các mục sau:

    • Chèn ô cho dữ liệu mới, xóa các ô không dùng đến

      Lưu ý: 

      • Khi thêm một hoặc nhiều hàng vào nguồn dữ liệu, các ô ngay dưới phạm vi dữ liệu ngoài sẽ di chuyển xuống, nhưng các ô ở bên phải của phạm vi dữ liệu ngoài không di chuyển.

      • Khi một hoặc nhiều hàng bị xóa trong nguồn dữ liệu, các ô ngay dưới phạm vi dữ liệu ngoài sẽ di chuyển lên, nhưng các ô ở bên phải của phạm vi dữ liệu ngoài không di chuyển.

    • Chèn toàn bộ hàng cho dữ liệu mới, xóa các ô không dùng đến

      Lưu ý: 

      • Khi thêm một hoặc nhiều hàng vào nguồn dữ liệu, các ô ngay bên dưới và bên phải của phạm vi dữ liệu ngoài sẽ di chuyển xuống.

      • Khi một hoặc nhiều hàng bị xóa trong nguồn dữ liệu, các ô ngay bên dưới và bên phải của phạm vi dữ liệu ngoài không di chuyển.

    • Ghi đè các ô hiện có bằng dữ liệu mới, xóa các ô không dùng đến

      Lưu ý: 

      • Khi thêm một hoặc nhiều hàng vào nguồn dữ liệu, các ô ngay bên dưới phạm vi dữ liệu ngoài sẽ được ghi đè, nhưng các ô ở bên phải của phạm vi dữ liệu ngoài không di chuyển.

      • Khi một hoặc nhiều hàng bị xóa trong nguồn dữ liệu, các ô ngay bên dưới và bên phải của phạm vi dữ liệu ngoài không di chuyển.

  1. Chọn Thuộc> tính Dữ liệu.

  2. Dưới Định dạng và bố trí dữliệu, hãy thực hiện một hoặc các bước sau:

    • Để bao gồm tên trường làm hàng đầu tiên, hãy chọn hộp kiểm Bao gồm tên trường.

      Lưu ý: Hộp kiểm này chỉ sẵn dùng cho phạm vi dữ liệu ngoài được chuyển đổi từ chương trình Microsoft Office 2003 hoặc phạm vi dữ liệu ngoài được tạo theo chương trình.

    • Để thêm một cột chứa số hàng, hãy chọn hộp kiểm Bao gồm số hàng.

      Lưu ý: Hộp kiểm này không sẵn dùng cho tệp văn bản đã nhập, tệp XML hoặc truy vấn Web.

    • Để giữ nguyên định dạng ô bạn áp dụng, hãy chọn hộp kiểm Giữ nguyên định dạng ô.

      Lưu ý: Đối với truy vấn Web, tùy chọn này được tự động xóa khi bạn chọn Định dạng HTML Đầy đủ trong hộp thoại Tùy chọn. Bạn truy nhập hộp thoại Tùy chọn từ hộp thoại Sửa Truy vấn.

    • Để giữ nguyên độ rộng cột mà bạn đã đặt, hãy chọn hộp kiểm Điều chỉnh độ rộng cột.

    • Để giữ nguyên sắp xếp, lọc và bố trí cột mà bạn áp dụng, hãy chọn hộp kiểm Giữ nguyên sắp xếp/lọc/bố trí cột.

      Lưu ý: Hộp kiểm này không sẵn dùng cho truy vấn Web.

    • Để giữ nguyên lọc cột mà bạn áp dụng, hãy chọn hộp kiểm Giữ nguyên bộ lọc cột.

      Lưu ý: Hộp kiểm này chỉ sẵn dùng cho truy vấn Web dựa trên dữ liệu XML.

Lưu ý: Quy trình sau đây chỉ áp dụng cho phạm vi dữ liệu ngoài được chuyển đổi từ chương trình Microsoft Office 2003 hoặc phạm vi dữ liệu ngoài được tạo theo chương trình. Tất cả các phạm vi dữ liệu ngoài được tạo bằng cách sử dụng giao diện người dùng sẽ được tạo Excel bảng. Các bảng này sẽ tự động bung rộng khi hàng mới được thêm vào và điền vào các cột được tính toán.

  1. Nhập công thức vào ô liền kề với hàng dữ liệu đầu tiên trong phạm vi dữ liệu ngoài.

    Lưu ý: Hàng dữ liệu đầu tiên có thể là hàng đầu tiên hoặc hàng thứ hai trong phạm vi dữ liệu ngoài, tùy vào việc hàng đầu tiên có chứa tiêu đề hay không.

  2. Chọn ô và bấm đúp vào số núm điều khiển điền sao chép công thức vào tất cả các hàng trong phạm vi dữ liệu ngoài.

  3. Bấm vào một ô trong phạm vi dữ liệu ngoài.

  4. Chọn Thuộc> tính Dữ liệu.

  5. Trong hộp thoại Thuộc tính Phạm vi Dữ liệu Ngoài, chọn hộp kiểm Điền công thức trong các cột liền kề với dữ liệu.

    Lưu ý: Nếu phạm vi dữ liệu ngoài bung rộng khi bạn làm mới, Excel chỉ sao chép những công thức liền kề hoặc ngay trong phạm vi dữ liệu ngoài.

Việc đóng băng phạm vi dữ liệu ngoài sẽ giữ lại dữ liệu nhưng không giữ lại truy vấn cơ sở của nó, vì vậy không thể làm mới phạm vi dữ liệu bên ngoài được đông cứng.

  1. Bấm vào trang tính có chứa Excel bạn muốn loại bỏ kết nối dữ liệu.

  2. Trên thanh công thức, hãy bấm vào mũi tên bên cạnh Hộp Tên ,rồi bấm vào tên của phạm vi dữ liệu ngoài mà bạn muốn loại bỏ kết nối dữ liệu. Sau đó, phạm vi dữ liệu sẽ được chọn.

  3. Trên tab Công cụ, trong nhóm Dữ liệu Bảng Bên ngoài, bấm Hủy liên kết. Phạm vi dữ liệu vẫn giữ nguyên và không thay đổi tên nhưng kết nối bị xóa.

Lưu ý: Quy trình sau đây chỉ áp dụng cho phạm vi dữ liệu ngoài được chuyển đổi từ chương trình Microsoft Office 2003 hoặc phạm vi dữ liệu ngoài được tạo theo chương trình. Tất cả các phạm vi dữ liệu ngoài được tạo bằng cách sử dụng giao diện người dùng sẽ được tạo Excel bảng. Các bảng này sẽ tự động bung rộng khi hàng mới được thêm vào và điền vào các cột được tính toán.

  1. Chọn Thuộc> tính Dữ liệu.

  2. Bên dưới Định nghĩa truyvấn, xóa hộp kiểm Lưu định nghĩa truy vấn.

Lưu ý: Khi bạn lưu sổ làm việc của mình, truy vấn cơ sở sẽ bị xóa khỏi sổ làm việc. Tuy nhiên, các tệp truy vấn cơ sở dữ liệu đã lưu (tệp .dqy hoặc .odc) sẽ không bị xóa. Nếu bạn đã lưu truy vấn khi tạo truy vấn trong Trình hướng dẫn Truy vấn hoặc trong Microsoft Query thì tệp truy vấn sẽ được lưu trên máy tính của bạn và bạn có thể sử dụng lại truy vấn để truy xuất dữ liệu ngoài. Để biết thêm thông tin, hãy xem Trợ giúp Truy vấn Microsoft.

Lưu ý: Thủ tục sau đây chỉ áp dụng cho phạm vi dữ liệu ngoài được tạo bằng cách sử dụng Trình hướng dẫn Kết nối Dữ liệu hoặc Truy vấn Microsoft (và không áp dụng cho tệp văn bản được nhập hoặc truy vấn Web), phạm vi dữ liệu ngoài được chuyển đổi từ chương trình Microsoft Office 2003 hoặc phạm vi dữ liệu ngoài được tạo theo chương trình lập trình. Tất cả các phạm vi dữ liệu ngoài được tạo bằng cách sử dụng giao diện người dùng sẽ được tạo Excel bảng.

  1. Chèn hàng trống bên trên phạm vi dữ liệu ngoài bằng cách thực hiện một trong các bước sau:

    • Chọn ô bạn muốn chèn hàng mới ở trên. Sau đó, trên tab Trang đầu, trong nhóm Ô, bấm vào mũi tên bên cạnh Chèn ,rồi bấm vào Chèn Hàng Trang tính. Vì bạn đã chọn một ô nên một hàng mới sẽ được chèn ở trên hàng hiện tại.

    • Bấm vào bộ chọn hàng của hàng ở trên mà bạn muốn chèn hàng mới. Sau đó, trên tab Trang đầu, trong nhóm Ô, bấm vào Chèn. Vì bạn đã chọn toàn bộ một hàng nên một hàng mới sẽ được chèn ở trên hàng đã chọn.

  2. Nhập nhãn bạn muốn vào các ô trong hàng trống.

  3. Bấm vào một ô trong phạm vi dữ liệu ngoài.

  4. Chọn Thuộc> tính Dữ liệu.

  5. Trong hộp thoại Thuộc tính Phạm vi Dữ liệu Ngoài, bên dưới Định dạng bố trí dữ liệu ,bỏ chọn hộp kiểm Bao gồm tên trường, rồi bấm OK.

  6. Để loại bỏ tên trường hiện có và làm mới phạm vi dữ liệu ngoài, hãy bấm vào một ô trong phạm vi dữ liệu ngoài, rồi bấm Làm mới Dữ Ảnh nút.

Lưu ý: Khi bạn truy xuất dữ liệu từ một cơ sở dữ liệu, bất kỳ thay đổi nào đối với tên cột trong Microsoft Query được giữ lại trong phạm vi dữ liệu ngoài. Để biết thêm thông tin về việc thay đổi tên cột trong truy vấn, hãy xem Trợ giúp Truy vấn Microsoft.

  1. Bấm vào trang tính có chứa phạm vi dữ liệu ngoài mà bạn muốn xóa.

  2. Trên thanh công thức, hãy bấm vào mũi tên bên cạnh Hộp Tên ,rồi bấm vào tên của phạm vi dữ liệu ngoài mà bạn muốn xóa.

    Nếu phạm vi dữ liệu ngoài là một Excel Bảng, nhấn CTRL+A để chọn toàn bộ bảng.

  3. Để xóa phạm vi dữ liệu ngoài, nhấn DELETE.

  4. Để xóa bỏ truy vấn cơ sở, hãy bấm Có Excel nhắc bạn.

Xem thêm

Trợ giúp Power Query Excel

Bạn cần thêm trợ giúp?

Phát triển các kỹ năng của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Microsoft Office nội bộ

Thông tin này có hữu ích không?

Bạn hài lòng đến đâu với chất lượng dịch thuật?
Điều gì ảnh hưởng đến trải nghiệm của bạn?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

×