Bài viết này dành cho những người sử dụng chương trình đọc màn hình như Trình tường thuật Windows, JAWS hoặc NVDA với sản phẩm Microsoft 365. Bài viết này là một phần của bộ nội dung hỗ trợ trình đọc màn hình Microsoft 365, nơi bạn có thể tìm thêm thông tin trợ năng trên các ứng dụng của chúng tôi. Để được trợ giúp chung, hãy truy cập Bộ phận Hỗ trợ của Microsoft.
Sử dụngTrung tâm quản trị Exchange màn hình (EAC) với bàn phím và bộ đọc màn hình để bật hoặc tắt tính năng lưu trữ các mục trongExchange Online thư của bạn. Bạn cũng có thể áp dụng chính sách duy trì cho hộp thư.
Chúng tôi đã thử nghiệm ứng dụng này với Trình tường thuật trong Microsoft Edge và với JAWS trong Chrome nhưng ứng dụng này có thể hoạt động với các bộ đọc màn hình và trình duyệt web khác miễn là chúng tuân theo các tiêu chuẩn và kỹ thuật trợ năng phổ biến.
Lưu ý:
-
Các tính năngMicrosoft 365 mới được phát hành dần dần cho Microsoft 365người đăng ký, vì vậy ứng dụng của bạn có thể chưa có các tính năng này. Để tìm hiểu cách nhận các tính năng mới nhanh hơn, hãytham gia chương trình Người dùng nội bộ Office.
-
Để tìm hiểu thêm về trình đọc màn hình, hãy đi tới Cách trình đọc màn hình hoạt động với Microsoft 365.
-
Để kiểm tra xem vai trò quản trị của bạn có cho phép bạn thực hiện các tác vụ này hay không, hãy tham khảo mục Sử dụng bộ đọc màn hình để xác định vai trò quản trị của bạn trong trung tâm quản trị Exchange .
-
Exchange Online bao gồm trong các gói đăng Microsoft 365 doanh nghiệp và doanh nghiệp; tuy nhiên, các khả năng có thể khác theo kế hoạch. Nếu EAC của bạn không bao gồm hàm được mô tả trong bài viết này thì có thể gói của bạn sẽ không bao gồm hàm đó. Để biết thêm thông tin về các chức Exchange Online trong gói đăng ký của bạn, hãy đi đến mục Tôi có sản phẩm hoặc giấy phép Microsoft 365 nào? và xem Exchange Online mô tả dịch vụ.
Trong chủ đề này
Bật tính năng lưu trữ hộp thư cho người dùng
Với tính năng lưu trữ hộp thư trong EAC, còn được gọi là "lưu trữ tại chỗ", người dùng sẽ nhận được thêm dung lượng lưu trữ hộp thư. Khi được bật, bạn có thể truy nhập các hộp thư lưu trữ thông qua Outlook và Outlook trên web, đồng thời cung cấp một kho lưu trữ thay thế thuận tiện cho thư email cũ.
-
Trên bảng điều khiển EAC, nhấn phím Tab cho đến khi bạn nghe thấy: "Left navigation hamburger, expanded" (Bộ bánh mì dẫn hướng bên trái, được bung rộng). Nếu bạn nghe thấy "collapsed" (đã thu gọn) thay vì "expanded" (đã bung rộng) thì hãy nhấn Phím cách để bung rộng menu trước khi tiếp tục.
-
Với Trình tường thuật, nhấn phím SR+phím Mũi tên phải cho đến khi bạn nghe thấy: "Recipients, expanded" (Đã bung rộng, Người nhận). Với JAWS, thay vào đó, nhấn phím Mũi tên xuống. Nếu bạn nghe thấy "collapsed" (đã thu gọn) thay vì "expanded" (đã bung rộng) thì hãy nhấn Phím cách để bung rộng menu trước khi tiếp tục.
-
Với Trình tường thuật, nhấn phím SR+phím Mũi tên phải cho đến khi bạn nghe thấy: "Mailboxes" (Hộp thư). Với JAWS, thay vào đó, nhấn phím Mũi tên xuống. Sau đó, nhấn Enter. Dạng xem danh sách Hộp thư sẽ mở ra, liệt kê tất cả các hộp thư trong EAC. Bạn sẽ nghe thấy: "Add a shared mailbox" (Thêm hộp thư chung).
-
Để tìm kiếm người dùng mà bạn muốn bật tính năng lưu trữ, nhấn phím SR+phím Mũi tên phải cho đến khi bạn nghe thấy "Search mailboxes, search box" (Hộp thư tìm kiếm Tìm kiếm). Nhập toàn bộ hoặc một phần tên người dùng, rồi nhấn Enter.
-
Nhấn phím Tab cho đến khi bạn nghe thấy chi tiết của người dùng đầu tiên trong danh sách kết quả tìm kiếm. Bộ đọc màn hình thông báo tên hiển thị, địa chỉ email, loại người nhận và thông tin khác của họ. Nếu danh sách kết quả tìm kiếm có chứa nhiều tên, nhấn phím mũi tên Xuống cho đến khi bạn nghe thấy tên mình muốn.
-
Để mở ngăn chi tiết người dùng, nhấn Enter. Bạn sẽ nghe thấy: "Close, button" (Nút Đóng) theo sau là tên người dùng.
-
Nhấn phím Tab nhiều lần cho đến khi bạn nghe thấy "Manage mailbox archive, button" (Nút Quản lý lưu trữ hộp thư). Nhấn Enter.
-
Nhấn phím Tab cho đến khi bạn nghe thấy "Mailbox archive off, switch, off" (Tắt hộp thư lưu trữ, tắt) và nhấn Phím cách để chuyển nút chuyển. Nếu bạn nghe thấy "Mailbox archive on, switch, on" (Công tắc, Lưu trữ hộp thư, bật) có nghĩa là tính năng lưu trữ đã được kích hoạt cho người dùng được chọn.
-
Nhấn phím Tab cho đến khi bạn nghe thấy "Save, button" (Nút Lưu) thì nhấn Enter. Bạn sẽ nghe thấy "Close, button" (Nút Đóng) theo sau là "Mailbox archiving successfully updated" (Đã cập nhật thành công Tính năng lưu trữ hộp thư). Nhấn Enter để trở về ngăn chi tiết người dùng.
-
Để đóng ngăn chi tiết người dùng, nhấn Esc. Tiêu điểm sẽ trở về danh sách kết quả tìm kiếm.
Tắt tính năng lưu trữ hộp thư cho người dùng
Nếu bạn vô hiệu hóa lưu trữ của người dùng, nội dung hiện có sẽ được giữ lại trong 30 ngày. Điều này nghĩa là nếu bạn kích hoạt lại lưu trữ trong vòng 30 ngày đó, tất cả nội dung hiện có sẽ vẫn nguyên vẹn. Tuy nhiên, sau 30 ngày, tất cả thông tin sẽ bị xóa vĩnh viễn và nếu bạn bật tính năng lưu trữ sau thời gian này, một hộp thư lưu trữ mới sẽ được tạo.
-
Trên bảng điều khiển EAC, nhấn phím Tab cho đến khi bạn nghe thấy: "Left navigation hamburger, expanded" (Bộ bánh mì dẫn hướng bên trái, được bung rộng). Nếu bạn nghe thấy "collapsed" (đã thu gọn) thay vì "expanded" (đã bung rộng) thì hãy nhấn Phím cách để bung rộng menu trước khi tiếp tục.
-
Với Trình tường thuật, nhấn phím SR+phím Mũi tên phải cho đến khi bạn nghe thấy: "Recipients, expanded" (Đã bung rộng, Người nhận). Với JAWS, thay vào đó, nhấn phím Mũi tên xuống. Nếu bạn nghe thấy "collapsed" (đã thu gọn) thay vì "expanded" (đã bung rộng) thì hãy nhấn Phím cách để bung rộng menu trước khi tiếp tục.
-
Với Trình tường thuật, nhấn phím SR+phím Mũi tên phải cho đến khi bạn nghe thấy: "Mailboxes" (Hộp thư). Với JAWS, thay vào đó, nhấn phím Mũi tên xuống. Sau đó, nhấn Enter. Dạng xem danh sách Hộp thư sẽ mở ra, liệt kê tất cả các hộp thư trong EAC. Bạn sẽ nghe thấy: "Add a shared mailbox" (Thêm hộp thư chung).
-
Để tìm kiếm người dùng mà bạn muốn tắt tính năng lưu trữ, nhấn phím SR+phím Mũi tên phải cho đến khi bạn nghe thấy "Search mailboxes, search box" (Hộp thư tìm kiếm Tìm kiếm). Nhập toàn bộ hoặc một phần tên người dùng, rồi nhấn Enter.
-
Nhấn phím Tab cho đến khi bạn nghe thấy chi tiết của người dùng đầu tiên trong danh sách kết quả tìm kiếm. Bộ đọc màn hình thông báo tên hiển thị, địa chỉ email, loại người nhận và thông tin khác của họ. Nếu danh sách kết quả tìm kiếm có chứa nhiều tên, nhấn phím mũi tên Xuống cho đến khi bạn nghe thấy tên mình muốn.
-
Để mở ngăn chi tiết người dùng, nhấn Enter. Bạn sẽ nghe thấy: "Close, button" (Nút Đóng) theo sau là tên người dùng.
-
Nhấn phím Tab nhiều lần cho đến khi bạn nghe thấy "Manage mailbox archive, button" (Nút Quản lý lưu trữ hộp thư). Nhấn Enter.
-
Nhấn phím Tab cho đến khi bạn nghe thấy "Mailbox archive on, switch, on" (Công tắc, lưu trữ hộp thư bật) thì nhấn Phím cách để bật công tắc. Nếu bạn nghe thấy "Mailbox archive off, switch, off" (Tắt lưu trữ hộp thư, tắt) nghĩa là tính năng lưu trữ đã bị vô hiệu hóa cho người dùng được chọn.
-
Nhấn phím Tab cho đến khi bạn nghe thấy "Save, button" (Nút Lưu) thì nhấn Enter. Bạn sẽ nghe thấy "Close, button" (Nút Đóng) theo sau là "Mailbox archiving successfully updated" (Đã cập nhật thành công Tính năng lưu trữ hộp thư). Nhấn Enter để trở về ngăn chi tiết người dùng.
-
Để đóng ngăn chi tiết người dùng, nhấn Esc. Tiêu điểm sẽ trở về danh sách kết quả tìm kiếm.
Áp dụng chính sách duy trì cho người dùng
Tính năng quản lý bản ghi thư (MRM) trong EAC giúp bạn quản lý vòng đời của email của tổ chức bằng cách cho phép bạn đặt chính sách duy trì. Chính sách duy trì chỉ định khi nào nên di chuyển, lưu trữ hoặc xóa một số loại mục hộp thư nhất định (bao gồm email thông thường, mục đã xóa và thư rác). EAC sẽ tự động áp dụng Chính sách MRM mặc định khi bạn tạo một hộp thư mới với nội dung lưu trữ hoặc khi bạn bật lưu trữ cho người dùng hộp thư hiện có.
Bạn có thể áp dụng cùng một chính sách duy trì cho tất cả người dùng, hoặc bạn có thể áp dụng các chính sách khác nhau cho một số người dùng nhất định.
-
Trên bảng điều khiển EAC, nhấn phím Tab cho đến khi bạn nghe thấy: "Left navigation hamburger, expanded" (Bộ bánh mì dẫn hướng bên trái, được bung rộng). Nếu bạn nghe thấy "collapsed" (đã thu gọn) thay vì "expanded" (đã bung rộng) thì hãy nhấn Phím cách để bung rộng menu trước khi tiếp tục.
-
Với Trình tường thuật, nhấn phím SR+phím Mũi tên phải cho đến khi bạn nghe thấy: "Recipients, expanded" (Đã bung rộng, Người nhận). Với JAWS, thay vào đó, nhấn phím Mũi tên xuống. Nếu bạn nghe thấy "collapsed" (đã thu gọn) thay vì "expanded" (đã bung rộng) thì hãy nhấn Phím cách để bung rộng menu trước khi tiếp tục.
-
Với Trình tường thuật, nhấn phím SR+phím Mũi tên phải cho đến khi bạn nghe thấy: "Mailboxes" (Hộp thư). Với JAWS, thay vào đó, nhấn phím Mũi tên xuống. Sau đó, nhấn Enter. Dạng xem danh sách Hộp thư sẽ mở ra, liệt kê tất cả các hộp thư trong EAC. Bạn sẽ nghe thấy: "Add a shared mailbox" (Thêm hộp thư chung).
-
Để tìm kiếm người dùng mà bạn muốn thay đổi chính sách duy trì, nhấn phím SR+phím Mũi tên phải cho đến khi bạn nghe thấy "Search mailboxes, search box" (Hộp thư tìm kiếm Tìm kiếm). Nhập toàn bộ hoặc một phần tên người dùng, rồi nhấn Enter.
-
Nhấn phím Tab cho đến khi bạn nghe thấy chi tiết của người dùng đầu tiên trong danh sách kết quả tìm kiếm. Bộ đọc màn hình thông báo tên hiển thị, địa chỉ email, loại người nhận và thông tin khác của họ. Nếu danh sách kết quả tìm kiếm có chứa nhiều tên, nhấn phím mũi tên Xuống cho đến khi bạn nghe thấy tên mình muốn.
-
Để mở ngăn chi tiết người dùng, nhấn Enter. Bạn sẽ nghe thấy: "Close, button" (Nút Đóng) theo sau là tên người dùng.
-
Nhấn phím Tab nhiều lần cho đến khi bạn nghe thấy "Manage mailbox policies, button" (Nút Quản lý chính sách hộp thư). Nhấn Enter. Ngăn Quản lý chính sách hộp thư mở ra.
-
Nhấn phím Tab cho đến khi bạn nghe thấy "Edit, button" (Nút Chỉnh sửa) thì nhấn Enter. Sau đó, nhấn phím Tab cho đến khi bạn nghe thấy "Default MRM Policy" (Chính sách MRM Mặc định) và sử dụng các phím Mũi tên lên và xuống để tìm chính sách duy trì bạn muốn.
-
Nhấn phím Tab cho đến khi bạn nghe thấy "Save, button" (Nút Lưu) thì nhấn Enter. Bạn sẽ nghe thấy "Close, button" (Nút Đóng) và EAC sẽ bắt đầu xử lý thay đổi. Khi ứng dụng đã sẵn sàng, bạn sẽ nghe thấy: "Cài đặt updated. Có thể mất đến 5 phút để những thay đổi này xuất hiện." Nhấn Enter để trở về ngăn chi tiết người dùng.
-
Để đóng ngăn chi tiết người dùng, nhấn Esc. Tiêu điểm sẽ trở về danh sách kết quả tìm kiếm.
Xem thêm
Sử dụng bộ đọc màn hình để mở trung tâm quản Exchange chính
Sử dụng bộ đọc màn hình để đặt cấu hình quy tắc dòng thư trong trung Exchange trị viên
Giới thiệu về vai trò của người quản trị
Hỗ trợ kỹ thuật dành cho khách hàng là người khuyết tật
Microsoft muốn mang tới trải nghiệm tốt nhất có thể cho toàn bộ khách hàng của mình. Nếu bạn là người khuyết tật hoặc có câu hỏi liên quan tới trợ năng, vui lòng liên hệ với Answer Desk dành cho Người khuyết tật của Microsoft để được hỗ trợ kỹ thuật. Nhóm hỗ trợ Answer Desk dành cho Người khuyết tật được đào tạo để sử dụng rất nhiều công nghệ hỗ trợ phổ biến và có thể hỗ trợ bằng tiếng Anh, tiếng Tây Ban Nha, tiếng Pháp và Ngôn ngữ Ký hiệu Hoa Kỳ. Vui lòng truy nhập site Answer Desk dành cho Người khuyết tật của Microsoft để biết các chi tiết liên hệ cho khu vực của bạn.
Nếu bạn là người dùng chính phủ, thương mại hoặc người dùng doanh nghiệp, hãy liên hệ với Answer Desk dành cho Người khuyết tật trong doanh nghiệp.
