Sử dụng bộ đọc màn hình để xuất bảng Access sang tệp văn bản

Biểu tượng trang trí. Nội dung trình đọc màn hình

Bài viết này dành cho những người bị khiếm thị sử dụng chương trình bộ đọc màn hình với các sản phẩm Office và là một phần trong bộ nội dung Khả năng tiếp cận Office. Để được trợ giúp chung, hãy xem trang chủ Trợ giúp về Office.

Sử Access với bàn phím và bộ đọc màn hình để xuất dữ liệu từ cơ sở dữ Access trên máy tính sang tệp văn bản (*.txt). Chúng tôi đã thử nghiệm với Trình tường thuật, JAWS và NVDA nhưng chúng có thể hoạt động với các bộ đọc màn hình khác miễn là chúng tuân theo các tiêu chuẩn và kỹ thuật trợ năng phổ biến. Bạn sẽ tìm hiểu cách sử dụng trình hướng dẫn xuất để xuất dữ liệu, chẳng hạn như bảng, truy vấn, biểu mẫu, báo cáo hoặc các bản ghi đã chọn trong dạng xem nhiều bản ghi, chẳng hạn như biểu dữ liệu, đến tệp văn bản thuần, cho phép bạn sử dụng dữ liệu trong các ứng dụng khác không hỗ trợ trực tiếp dữ liệu Access.

Lưu ý: 

Trong chủ đề này

Chuẩn bị dữ liệu để xuất

Trước khi xuất dữ liệu của bạn, hãy dành chút thời gian để xem lại dữ liệu và quyết định cách bạn muốn xuất dữ liệu.

  • Đảm bảo dữ liệu không chứa bất kỳ chỉ báo hay giá trị lỗi nào. Nếu không, sự cố có thể xảy ra trong quá trình xuất và giá trị null có thể xuất hiện trong tệp văn bản. Để biết thông tin về cách khắc phục sự cố, hãy đi tới mục Khắc phục các giá trị thiếu và không chính xác trong tệp văn bản ở mục Xuất dữ liệu sang tệp văn bản.

  • Chọn tệp văn bản đích và mã hóa văn bản. Nếu bạn xuất bảng, truy vấn, biểu mẫu hoặc báo cáo có định dạng sang tệp văn bản hiện có, tệp sẽ bị ghi đè. Bạn không thể chắp thêm dữ liệu vào tệp văn bản hiện có.

Xuất dữ liệu với định dạng và bố trí

Khi bạn xuất một biểu mẫu, báo cáo hay biểu dữ liệu có chứa biểu mẫu con, báo cáo con, biểu dữ liệu con, chỉ biểu mẫu, báo cáo hay biểu dữ liệu chính được xuất. Bạn phải lặp lại thao tác xuất cho từng biểu mẫu con, báo cáo con và bảng dữ liệu con mà bạn muốn xuất sang tệp văn bản.

Bạn chỉ có thể xuất một đối tượng cơ sở dữ liệu trong một thao tác xuất đơn.

Khi bạn xuất dữ liệu bằng cách định dạng và bố trí vào một tệp văn bản, Access sẽ cố tạo lại bố trí bảng bằng các ký tự gạch ngang (-) và thanh đứng (|).

  1. Sau khi mở cơ sở dữ liệu nguồn, hãy di chuyển đến Ngăn Dẫn hướng bằng cách nhấn F6 cho đến khi bạn nghe thấy "Navigation Pane" (Ngăn Dẫn hướng) hoặc tên của một đối Access tượng.

  2. Để chọn đối tượng cần xuất, nhấn phím Tab để di chuyển vào danh sách đối tượng, rồi sử dụng phím Mũi tên lên và xuống để dẫn hướng đến đối tượng bạn muốn.

    Nếu đối tượng là bảng, truy vấn hoặc biểu mẫu và bạn chỉ muốn xuất một phần dữ liệu, hãy mở đối tượng trong Dạng xem Biểu dữ liệu và chọn bản ghi bạn muốn.

    Lưu ý: 

    • Bạn không thể xuất một phần báo cáo. Tuy nhiên, bạn có thể chọn hoặc mở bảng hoặc truy vấn mà báo cáo dựa trên đó, rồi xuất một phần dữ liệu trong đối tượng đó.

    • Để mở một đối tượng ở Dạng xem biểu dữliệu, khi ở trên đối tượng trong cây dẫn hướng, hãy nhấn Enter để mở đối tượng đó. Nhấn F6 cho đến khi bạn nghe thấy "Status bar" (Thanh trạng thái) và tên của dạng xem hiện tại. Nhấn phím Mũi tên phải hoặc trái cho đến khi bạn nghe thấy "Datasheet View" (Dạng xem Biểu dữ liệu) thì nhấn Enter để chọn.

      Nếu tùy chọn Dạng xem Biểu dữ liệu không sẵn dùng, bạn cần bật dạng xem cho đối tượng. Để biết hướng dẫn, hãy đi tới mục Bật Dạng xem Biểu dữ liệu cho một đối tượng.

  3. Để bắt đầu trình hướng dẫn xuất tệp văn bản, nhấn Alt+X, T. Hộp thoại Xuất - Tệp Văn bản xuất hiện.

  4. Trong hộp thoại, hãy thực hiện một trong các bước sau:

    • Nếu bạn muốn xuất dữ liệu sang tệp văn bản mới, nhấn Alt+F để di chuyển tiêu điểm đến trường văn bản Tên tệp. Access đề xuất tên của đối tượng nguồn làm tên tệp cho tệp được xuất. Để thay đổi tên, xóa tên được đề xuất và nhập tên mới.

    • Nếu bạn có tệp văn bản hiện có muốn xuất dữ liệu, hãy nhấn Alt+R để mở hộp thoại Lưu Tệp, rồi duyệt đến tệp bạn muốn. Khi bạn đã ở trên tệp, nhấn Enter để chọn tệp đó. Hộp thoại đóng lại, đồng thời, tiêu điểm quay lại hộp thoại Xuất - Tệp Văn bản.

  5. Nếu bạn đang xuất bảng hoặc truy vấn, nhấn Alt+W để di chuyển đến và chọn tùy chọn Xuất dữ liệu với định dạng và bố trí.

    Lưu ý: Nếu bạn xuất biểu mẫu hoặc báo cáo, tùy chọn này luôn được chọn và bạn không thể bỏ chọn tùy chọn đó.

  6. Nếu bạn muốn tệp văn bản đích mở tự động sau khi xuất xong, nhấn Alt+A để di chuyển đến và chọn tùy chọn Mở tệp đích sau khi thao tác xuất hoàn tất.

  7. Nếu đối tượng nguồn đang mở và nếu bạn chọn một hoặc nhiều bản ghi trong dạng xem trước khi bắt đầu xuất và đây là những bản ghi bạn muốn xuất, hãy nhấn Alt+S để di chuyển đến và chọn tùy chọn Chỉ xuất bản ghi đã chọn. Nếu bạn muốn xuất tất cả các bản ghi được hiển thị trong dạng xem, đừng chọn tùy chọn này.

    Lưu ý: Nếu không có bản ghi nào được chọn, tùy chọn này không sẵn dùng.

  8. Để xác nhận lựa chọn của bạn và bắt đầu xuất, nhấn phím Tab cho đến khi bạn nghe thấy "OK", rồi nhấn Enter để chọn.

    Nếu tệp văn bản bạn xác định đã tồn Access, hãy hỏi xem bạn có muốn thay thế tệp hiện có không. Để ghi đè tệp, nhấn phím Tab cho đến khi bạn nghe thấy "Yes" (Có) thì nhấn Enter để chọn tệp.

    Hộp thoại Mã hóa như xuất hiện.

  9. Để chọn mã hóa văn bản và xuất tệp, nhấn phím Mũi tên lên hoặc xuống cho đến khi bạn nghe thấy mã hóa mình muốn, rồi nhấn Enter để chọn mã hóa.

  10. Nếu xuất thành công, bạn Access nhắc bạn lưu các bước xuất để nhanh chóng lặp lại mà không cần trình hướng dẫn xuất. Để chọn tùy chọn này, nhấn Alt+V. Để đặt tên cho các bước xuất, nhấn Alt+A, rồi nhập tên cho thao tác xuất. Để lưu các bước xuất, nhấn Alt+S.

    Nếu thao tác xuất thất bại do lỗi, Access sẽ hiển thị thông báo mô tả nguyên nhân lỗi.

    Nếu bạn đã chọn mở tệp đích, giờ đây bạn có thể xem lại kết quả xuất trong trình soạn thảo văn bản mặc định trên máy tính của mình.

Xem thêm

Sử dụng bộ đọc màn hình để tạo bảng trong cơ sở dữ liệu trên máy tính của Access

Sử dụng bộ đọc màn hình để tạo truy vấn trong cơ sở dữ liệu trên máy tính của Access

Sử dụng bộ đọc màn hình để tạo biểu mẫu trong cơ sở dữ liệu trên máy tính của Access

Sử dụng bộ đọc màn hình để xuất bảng Access sang sổ làm Excel việc

Phím tắt cho Access

Sử dụng bộ đọc màn hình để khám phá và dẫn hướng trong Access

Hỗ trợ Kỹ thuật dành cho khách hàng là người khuyết tật

Microsoft muốn mang tới trải nghiệm tốt nhất có thể cho toàn bộ khách hàng của mình. Nếu bạn là người khuyết tật hoặc có câu hỏi liên quan tới trợ năng, vui lòng liên hệ với Answer Desk dành cho Người khuyết tật của Microsoft để được hỗ trợ kỹ thuật. Nhóm hỗ trợ Answer Desk dành cho Người khuyết tật được đào tạo để sử dụng rất nhiều công nghệ hỗ trợ phổ biến và có thể hỗ trợ bằng tiếng Anh, tiếng Tây Ban Nha, tiếng Pháp và Ngôn ngữ Ký hiệu Hoa Kỳ. Vui lòng truy nhập site Answer Desk dành cho Người khuyết tật của Microsoft để biết các chi tiết liên hệ cho khu vực của bạn.

Nếu bạn là người dùng chính phủ, thương mại hoặc người dùng doanh nghiệp, hãy liên hệ với Answer Desk dành cho Người khuyết tật trong doanh nghiệp.

Bạn cần thêm trợ giúp?

Phát triển các kỹ năng của bạn
Khám phá nội dung đào tạo
Sở hữu tính năng mới đầu tiên
Tham gia Microsoft Office nội bộ

Thông tin này có hữu ích không?

Bạn hài lòng đến đâu với chất lượng dịch thuật?
Điều gì ảnh hưởng đến trải nghiệm của bạn?

Cảm ơn phản hồi của bạn!

×