Dữ liệu trùng lặp thường xảy ra khi nhiều người dùng thêm dữ liệu vào cơ sở dữ liệu cùng một lúc hoặc nếu cơ sở dữ liệu không được thiết kế để kiểm tra trùng lặp. Sẽ dễ sử dụng truy vấn hơn khi bạn muốn xóa nhiều dữ liệu trùng lặp. Bước đầu tiên là Tìm bản ghi trùng lặp với truy vấn trong cơ sở dữ liệu của bạn.
Lưu ý: Các phương pháp được mô tả trong bài viết này không áp dụng cho các ứng dụng web Access.
Trước khi xóa bất kỳ dữ liệu nào
Bạn không thể hoàn tác việc xóa dữ liệu, vì vậy hãy đảm bảo cơ sở dữ liệu của bạn đã sẵn sàng trước khi tìm cách xóa bản ghi trùng lặp:
-
Đảm bảo rằng tệp không ở dạng chỉ đọc.
-
Nếu bạn chia sẻ cơ sở dữ liệu của mình với người khác, hãy yêu cầu họ đóng các đối tượng mà bạn muốn làm việc để tránh các xung đột dữ liệu có thể xảy ra.
-
Nếu bạn có quyền mở cơ sở dữ liệu trong chế độ dành riêng: Bấm vào Tệp >Mở, rồichọn cơ sở dữ liệu. Bấm vào mũi tên bên cạnh Mở , rồi bấm vào Mở Dành riêng.
-
Quan trọng nhất, hãy nhớ sao lưu cơ sở dữ liệu của bạn. Cách duy nhất để khôi phục bản ghi đã xóa là khôi phục chúng từ bản sao lưu. Thao tác xóa cũng có thể xóa các bản ghi trong các bảng liên quan.
Lưu ý: Để khôi phục từ bản sao lưu, hãy đóng và đổi tên tệp gốc để bản sao lưu có thể sử dụng tên của phiên bản gốc. Gán tên của phiên bản gốc cho bản sao lưu và mở nó trong Access.
Tạo và chạy truy vấn xóa
-
Bấm vào tab Tạo > Thiết kế Truy vấn và bấm đúp vào bảng mà bạn muốn xóa bản ghi.
-
Bấm đúp vào dấu sao (*) để thêm tất cả các trường bảng vào trình thiết kế truy vấn.
-
Thêm các trường mà bạn sẽ sử dụng để xác định các bản ghi cần xóa. Ví dụ: giả sử một khách hàng đã đi công tác và bạn cần xóa tất cả các đơn hàng đang chờ xử lý cho khách hàng đó. Để chỉ tìm những bản ghi đó, bạn có thể thêm các trường ID Khách hàng và Ngày Đặt hàng vào lưới thiết kế.
-
Bạn cũng có thể thêm tiêu chí vào hàng Tiêu chí. Ví dụ: bạn có thể thêm ID Khách hàng của khách hàng đã biến mất khỏi doanh nghiệp và ngày mà sau đó các đơn hàng của khách hàng đó không hợp lệ.
-
Bỏ chọn hộp kiểm Hiển thị cho từng trường tiêu chí.
-
Trên tab Thiết kế , bấm vào Chạy. Xác minh rằng truy vấn trả về các bản ghi mà bạn muốn xóa.
-
Bấm Dạng xem Thiết kế và trên tab Thiết kế, bấm Xóa. Access sẽ thay đổi truy vấn chọn thành truy vấn xóa, ẩn hàng Hiển thị ở mục dưới của lưới thiết kế và thêm hàng Xóa.
-
Một xác minh nữa trước khi bạn chạy truy vấn xóa: Hãy đảm bảo rằng hàng Xóa trong cột * (tất cả các trường ) hiển thị Từ và Vị trí sẽ xuất hiện trong bất kỳ cột tiêu chí nào.
-
Trên tab Thiết kế, bấm vào Chạy > Có.
Để biết thêm thông tin, xem mục So sánh hai bảng và tìm bản ghi không có kết quả khớp.
