Khi bạn thêm tài khoản email vào Outlook, bản sao cục bộ thông tin của bạn sẽ được lưu trữ trên máy tính của bạn. Tính năng này cho phép bạn truy nhập thư email đã tải xuống hoặc đồng bộ trước đó, thông tin lịch, liên hệ và tác vụ mà không cần kết nối internet.
Một số loại tài khoản nhất định, chẳng hạn như tài khoản POP, lưu trữ thông tin của chúng trong tệp Dữ Files Outlook (tệp .pst). Tài khoản Outlook 365, tài khoản Exchange, tài khoản IMAP và tài khoản Outlook.com lưu trữ thông tin của chúng trong tài khoản Dữ liệu Outlook ngoại Files (tệp .ost).
- Từ Hộp thư đến, chọn Mục Mới Thêm>Tệp>Dữ liệu Outlook.
- Nhập Tên tệp.
- Để thêm mật khẩu, hãy chọn hộp Thêm Mật khẩu Tùy chọn.
- Chọn OK. Nhập mật khẩu vào cả hai hộp văn bản Mật khẩu và Xác minh Mật khẩu, rồi chọn OK một lần nữa.
Nếu bạn đặt mật khẩu, bạn phải nhập mật khẩu mỗi lần mở tệp dữ liệu—ví dụ: khi Outlook khởi động hoặc khi bạn mở tệp dữ liệu trong Outlook.
Giới thiệu Tệp Dữ liệu Outlook (.pst và .ost)
Khi bạn chạy Outlook lần đầu tiên, các tệp dữ liệu cần thiết sẽ được tạo tự động.
Thỉnh thoảng cần có thêm tệp dữ liệu. Dữ liệu Files Outlook (.pst) được lưu trên máy tính của bạn trong thư mục Tài liệu\Outlook Files mục.
- Thư và mục cũ hơn mà bạn không sử dụng thường xuyên có thể được lưu trữ vào Tệp Dữ liệu Outlook (.pst). Để tìm hiểu cách thực hiện, hãy Lưu trữ các mục cũ hơn một cách tự động.
- Nếu hộp thư trực tuyến của bạn gần đầy, bạn có thể xuất một số mục vào Tệp Dữ liệu Outlook (.pst). Bạn cũng có thể sử dụng các tệp này để tạo bản lưu trữ, tệp dự án hoặc bản sao lưu từ bất kỳ tài khoản Outlook nào. Để tìm hiểu cách thực hiện, hãy xem mục Xuất hoặc sao lưu email, danh bạ và lịch sang tệp .pst của Outlook.
- Dữ liệu Files Outlook (.pst) được dùng cho tài khoản email POP3
Mẹo
Nếu Tệp Dữ liệu Outlook (.pst) trở nên lớn, tệp có thể làm chậm Đồng bộ OneDrive và có thể hiển thị "Đang xử lý thay đổi" hoặc "Tệp đang được sử dụng". Tìm hiểu Cách loại bỏ tệp dữ liệu Outlook .pst khỏi OneDrive.
Một số tài khoản (IMAP, Microsoft Exchange Server và Outlook.com) sử dụng Tệp Dữ liệu Outlook ngoại tuyến (.ost). Đây là bản sao đã đồng bộ của các thư được lưu trên máy chủ. Bạn có thể truy nhập ứng dụng này từ nhiều thiết bị và ứng dụng chẳng hạn như Outlook.
Dữ liệu Outlook Files ngoại tuyến được lưu trong thư mục ổ đĩa:\Users\user\AppData\Local\Microsoft\Outlook.
Mẹo
Không cần sao lưu Tệp Dữ liệu Outlook (.ost) ngoại tuyến, vì nó đã là bản sao của thông tin trực tiếp trên máy chủ. Nếu bạn thiết lập lại tài khoản hoặc trên một máy tính hay thiết bị khác, một bản sao đã đồng bộ của thư của bạn sẽ được tải xuống.
Xem Thêm
Giới thiệu Tệp Dữ liệu Outlook (.pst và .ost)