Site liên lạc SharePoint được thiết kế để cung cấp thông tin và gắn kết. Không giống như site nhóm, trong đó mục tiêu chính là cộng tác để tạo nội dung với một nhóm nhỏ, mục tiêu chính của site liên lạc là cung cấp thông tin cho người đọc - chủ yếu để họ đọc, chứ không phải tạo.
Bạn cần tạo site nhóm? Bạn vẫn có thể làm theo hướng dẫn trong bài viết này, nhưng hiểu rằng site nhóm nhìn chung có lượng người xem ít hơn nhiều với các mục tiêu và nhiệm vụ rất cụ thể cần hoàn thành. Site liên lạc được thiết kế để giao tiếp rộng rãi.
Site liên lạc cung cấp cách thức tuyệt vời để:
- Chia sẻ thông tin với hàng chục hoặc hàng trăm người – hoặc toàn bộ tổ chức của bạn
- Giới thiệu các dịch vụ mà nhóm của bạn cung cấp hoặc kể một câu chuyện về lần ra mắt sản phẩm mới cho tổ chức
- Chia sẻ tin tức ở định dạng cuốn hút thị giác
Site liên lạc và mạng nội bộ
Nếu bạn đang xây dựng mạng nội bộ, site liên lạc cung cấp kiểu site chính mà bạn sẽ sử dụng. Do đó, bạn có thể mong đợi các site truyền thông của mình sẽ có lượng độc giả rộng rãi. Khi các site thu hút nhiều người xem, điều quan trọng là phải đảm bảo:
- Quản trị chu đáo - Các phương pháp thiết kế site và tuân theo hướng dẫn quản trị do tổ chức của bạn cung cấp
- Site theo chủ đề cụ thể - Mạng nội bộ của bạn sẽ bao gồm nhiều site liên lạc dành riêng cho từng chủ đề, chức năng, dịch vụ, chương trình hoặc sáng kiến. Nếu bạn có một nhóm người khác chịu trách nhiệm cho một chủ đề hoặc hàm, hãy cân nhắc việc tạo một site liên lạc riêng biệt.
- Site gia đình được lên kế hoạch tốt - Site chủ là một site giao tiếp mà bạn tạo và thiết lập làm trang đích hàng đầu cho tất cả người dùng trong mạng nội bộ của mình. Có một số cân nhắc đặc biệt khi lập kế hoạch trang chủ của bạn.
Gói đăng ký
Hiểu đối tượng của bạn
Hãy coi mỗi trang web truyền thông như một cơ hội để kể một câu chuyện cho độc giả của bạn. Một trang web giao tiếp tuyệt vời bắt đầu bằng việc hiểu người đọc. Hãy cân nhắc tới những câu hỏi sau khi bạn lập kế hoạch cho site của mình:
- Người xem của bạn là ai? Họ đang tìm kiếm điều gì?
- Họ muốn học hoặc làm gì? Các tác vụ hàng đầu họ cần thực hiện dựa trên dịch vụ mà bạn cung cấp là gì? (Hãy nghĩ về những nhiệm vụ hàng đầu của họ , chứ không chỉ những gì bạn muốn họ xem. Hãy nghĩ tới những câu hỏi hay cuộc gọi điện thoại hàng đầu mà bạn nhận được – những câu hỏi mà bạn nhận được có thể cung cấp một số thông tin chuyên sâu về những điều độc giả của bạn cần hoặc không thể tìm thấy dễ dàng trên mạng nội bộ hiện tại của bạn.)
- Thuật ngữ nào có ý nghĩa với họ? Hãy nhớ rằng, độc giả của bạn không biết nhiều như bạn về nội dung của mình - vì vậy bạn cần suy nghĩ về "ngôn ngữ" của họ và các thuật ngữ có ý nghĩa đối với họ.
- Bạn muốn đạt được kết quả gì? Làm thế nào để bạn biết site của mình có thành công hay không?
- Bạn có khán giả toàn cầu không? Site của bạn cần được trình bày bằng nhiều ngôn ngữ? Nếu vậy, hãy nhớ xem lại cách tạo site, trang và tin tức liên lạc đa ngôn ngữ.
Mẹo: Site liên lạc của bạn sẽ có giá trị đối với khách truy nhập site của bạn khi nó giúp giảm thời gian cần thiết để hoàn thành các tác vụ và kết nối họ với các tài nguyên thường cần thiết. Site của bạn sẽ có giá trị đối với tổ chức của bạn khi nó giảm số phiếu hỗ trợ khách hàng hoặc tự động hóa các tác vụ như xử lý hợp đồng hoặc giúp mọi người khám phá và tham gia vào các khóa học phát triển khả năng lãnh đạo. Lập kế hoạch site của bạn từ góc nhìn của khách truy cập site và giải quyết các vấn đề kinh doanh chính sẽ giúp đảm bảo rằng site liên lạc của bạn mang lại kết quả có ý nghĩa.
Khi bạn đã xác định mục tiêu người dùng chính của mình, hãy truy cập lookbook để xem một số ví dụ về cách bạn có thể thể hiện mục tiêu kết quả của người dùng trong trang web của mình.
Ví dụ thực tế: xác định kết quả kinh doanh
Sẽ rất hữu ích nếu nghĩ về các kiểu khách truy cập chính sẽ đến site của bạn và ghi lại mục tiêu của họ theo định dạng sau: Là một ..., tôi cần ..., để ...
Xem lại ví dụ dưới đây từ site liên lạc dành cho nhóm Phát triển Tài năng & Tổ chức (T&OD), trong đó mục tiêu kinh doanh chính là cải thiện kỹ năng lãnh đạo cho tổ chức. Đối với một chỉ số thành công, họ đã xác định một đại diện để cải thiện kỹ năng lãnh đạo - tăng số lượng người tham gia đào tạo phát triển lãnh đạo.
Đối với mục tiêu kết quả của người dùng, họ đã xác định những điều sau:
| Dưới dạng a(n)... | Tôi cần... | Vì vậy... |
|---|---|---|
| Nhân viên | Tìm hiểu về các chương trình phát triển khả năng lãnh đạo dành cho vai trò của tôi | Tôi có thể dễ dàng đăng ký các cơ hội học tập bắt buộc và tự chọn. |
| Nhân viên | tìm tài nguyên học tập - chẳng hạn như các ấn phẩm nội dung định hướng lãnh đạo mà tôi có quyền truy cập | Tôi có thể thành công hơn trong công việc của mình. |
| T&OD | Thúc đẩy cơ hội học tập cho nhân viên để dễ dàng đăng ký khóa học | Chúng ta có thể thấy những cải tiến có ý nghĩa trong kết quả lãnh đạo. |
| T&OD | Thúc đẩy các cơ hội học tập khác nhau vào các thời điểm khác nhau trong năm | chúng ta có thể phản ứng hiệu quả hơn với nhu cầu thay đổi. |
Trong ví dụ thực tế này, tổ chức đã di chuyển từ site SharePoint cổ điển sang site liên lạc SharePoint mới tập trung vào việc giải quyết các mục tiêu này. Thay vì tạo danh sách khóa học dưới dạng tài liệu tĩnh như trước đây, nhóm đã tạo danh sách khóa học để mô tả từng khóa học và danh sách lịch khóa học để lên lịch từng khóa học. Trong 90 ngày đầu tiên ra mắt, số lượng người tham gia các khóa học phát triển lãnh đạo đã tăng 400% so với cùng kỳ ba tháng so với năm trước!
Lập kế hoạch nội dung site của bạn
Site liên lạc của bạn kể một câu chuyện cho người đọc của bạn. Câu chuyện của bạn chủ yếu sẽ được kể bằng các trang, nhưng bạn cũng có thể có các tài nguyên khác trong site của mình, bao gồm danh sách và thư viện tài liệu.
Những điều cần ghi nhớ khi bạn lập kế hoạch cho nội dung của trang web:
- Giảm thiểu thời gian (không phải thao tác bấm) cần thiết để người đọc tiếp cận nội dung họ cần
- Hãy xây dựng site liên lạc của bạn với nhiều trang hơn tài liệu để dễ sử dụng
- Tạo trang chủ của bạn cuối cùng ngay cả khi bạn lập kế hoạch cho trang này trước. Bằng cách này, khi bạn tạo các thành phần dẫn hướng trên trang chủ, chẳng hạn như phần web Liênkết chính hoặc Liên kết nhanh , bạn có thể tự động kéo hình ảnh từ mỗi trang vào để tạo tính nhất quán về mặt hình ảnh khi người đọc bấm vào một liên kết.
Trang
Site của bạn thường sẽ được tạo thành từ hai loại trang:
Các trang dẫn hướng cung cấp các thể loại thông tin cho người đọc. Các trang dẫn hướng thường cung cấp một số nội dung cấp cao, nhưng chúng chủ yếu nhằm trình bày các danh mục thông tin để hướng dẫn người đọc trong hành trình của họ trên site của bạn. Vì lý do này, các nhãn bạn dùng để trình bày các thể loại đó đặc biệt quan trọng và cần được lên kế hoạch cẩn thận. Trang chủ của site là một kiểu trang dẫn hướng đặc biệt và cung cấp một "cửa trước" cho site của bạn.
Ví dụ về trang dẫn hướng:
Trang đích cung cấp điểm cuối của lộ trình trong hành trình của người đọc và trình bày thông tin để đọc, tải xuống hoặc in. Mục tiêu của bạn với các trang đích là giữ cho chúng ngắn gọn và cụ thể theo chủ đề vì mọi người không đọc mọi từ trong các trang trực tuyến – họ quét và người xem sẽ có được trải nghiệm tìm kiếm tốt hơn nhiều.
Ví dụ về trang đích:
Hãy nghĩ tới các phần hoặc thể loại thông tin chính cho trang của bạn và cách bạn sẽ sử dụng kết hợp trang dẫn hướng và trang đích để hướng dẫn người xem và giúp họ tiếp cận thông tin mình cần một cách hiệu quả nhất có thể.
Đối với mỗi trang, kể cả trang chủ, hãy đảm bảo bạn cung cấp cho người xem các thông tin sau:
- Where am I? (Tôi đang ở đâu?)
- Tôi có thể làm gì ở đây?
- Tiếp theo, tôi có thể làm gì?
Danh sách và thư viện
Dùng các danh sách trên site của bạn để hiển thị nội dung một cách linh động trong định dạng giống như bảng. Danh sách có thể được dùng để hiển thị nội dung hoặc thu thập thông tin từ khách truy nhập site của bạn.
Ví dụ về phần web Danh sách:
Mẹo: Mặc dù khách truy nhập site sẽ không thể chỉnh sửa nội dung trên site liên lạc của bạn theo mặc định, bạn vẫn có tùy chọn quản lý quyền trên bất kỳ danh sách nào trên site của mình để khách truy cập có thể được cấp quyền truy nhập đóng góp cho chỉ một danh sách cụ thể chứ không phải toàn bộ site. Bạn có thể dùng phần web Danh sách để hiển thị thông tin danh sách trên các trang của mình.
Dùng thư viện tài liệu để lưu trữ và hiển thị nội dung, chẳng hạn như tài liệu và tệp. Site liên lạc của bạn sẽ có một Thư viện tài liệu mặc định – nhưng bạn có thể thêm nhiều thư viện khác cho những loại tài liệu khác nhau. Bạn có thể dùng phần web thư viện tài liệu để hiển thị nội dung của các thư viện tài liệu của mình. Hoặc sử dụng các phần web như phần web Liên kết nhanh hoặc siêu kết nối trong phần web Văn bản để hiển thị liên kết đến các tài liệu riêng lẻ. Các liên kết tài liệu riêng lẻ giúp bạn thêm ngữ cảnh cho người đọc dễ dàng hơn và có thể hữu ích hơn là hiển thị toàn bộ thư viện. Nếu bạn muốn hiển thị nội dung của một thư viện tài liệu, hãy cân nhắc việc tạo các dạng xem tùy chỉnh để lọc nội dung liên quan nhất trên từng trang và dùng dạng xem đó trong phần web Thư viện tài liệu. Tìm hiểu thêm về cách tạo dạng xem tùy chỉnh trong thư viện tài liệu.
Mẹo: Cố gắng không sử dụng quá một hoặc hai mức thư mục trong thư viện của bạn. Thay vào đó, hãy tạo một thư viện mới để giữ cho cấu trúc tệp của bạn phẳng hơn và nội dung của bạn dễ khám phá hơn. Hãy cân nhắc việc dùng cột để tổ chức nội dung trong thư viện của bạn. Cách hay là dùng cột của site thay vì cột danh sách có thể được dùng lại trong bất kỳ thư viện hoặc danh sách nào và cột danh sách chỉ có thể được dùng trong một danh sách hoặc thư viện đơn. Tìm hiểu thêm về cách dùng cột để sắp xếp danh sách và thư viện của bạn.
Quyết định cách bạn muốn sắp xếp trang
Khi bạn đang lập kế hoạch cho nội dung cho site của mình, hãy nghĩ về cách bạn có thể muốn nhóm và tổ chức các trang của bạn:
- Bạn có muốn có thể "tổng hợp" tất cả các bài viết tin tức về một chủ đề cụ thể hoặc thuộc một loại cụ thể (chẳng hạn như People Spotlight) không? Nếu vậy, bạn có thể thêm cột vào các trang mà sau đó bạn có thể dùng để nhóm và sắp xếp các trang của bạn giống như các tệp trong thư viện tài liệu.
- Bạn sẽ có nhiều trang về một chủ đề cụ thể mà bạn muốn có thể dễ dàng kết nối với nhau? Bạn cũng có thể sử dụng thuộc tính trang (cách chúng tôi tham chiếu đến các cột trong thư viện Trang của Site) cho việc này.
- Tạo thuộc tính trang của bạn dưới dạng cột site, không phải cột danh sách. Điều này sẽ cho phép bạn có khả năng chia sẻ cùng một thuộc tính cho cả tài liệu và trang.
Tìm hiểu cách tạo và chỉnh sửa thuộc tính trang. Tìm hiểu cách sử dụng thuộc tính trang trong phần web Nội dung được tô sáng ("cuộn lên"). Để sử dụng thuộc tính trang trong phần web Nội dung được tô sáng, chọn Thư viện trang trên site này làm nguồn.
Hiểu các hướng dẫn về quản trị và trợ năng của tổ chức bạn
Trong trải nghiệm SharePoint hiện đại, bạn có thể dễ dàng thay đổi diện mạo và cảm nhận để phù hợp với thương hiệu của công ty hoặc tổ chức của bạn – nhưng tổ chức của bạn có thể đã thiết lập các tiêu chuẩn mà site của bạn cần điều chỉnh. Nếu các hướng dẫn này không phải là một phần của thiết kế site được sử dụng để tạo site của bạn, hãy đảm bảo bạn hiểu rõ chúng để site phù hợp với các mẫu thiết kế của tổ chức bạn. Ngoài ra, hãy đảm bảo bạn hiểu các tiêu chuẩn về trợ năng của tổ chức. Xem lại những tài nguyên này để tạo các site trợ năng trong SharePoint Online.
Khi bạn thu thập nội dung, đặc biệt là hình ảnh, cho site của mình, hãy tìm hình ảnh và tài nguyên video có độ trung thực cao. Nếu kế hoạch quản trị của bạn yêu cầu sử dụng hình ảnh tuân thủ thương hiệu, hãy đảm bảo rằng bạn chọn hình ảnh từ thư viện nội dung tổ chức của mình (tìm thấy trong liên kết "Tổ chức của bạn" trong bộ chọn hình ảnh). Hãy đảm bảo rằng bạn không vi phạm bất cứ quy tắc bản quyền nào khi thêm hình ảnh vào trang SharePoint của bạn. Tận dụng hình ảnh trong kho ảnh dự trữ miễn phí bản quyền do Microsoft cung cấp có sẵn trong bộ chọn hình ảnh.
Trang lập kế hoạch
Tránh làm quá tải trang của bạn với quá nhiều thông tin
- Nếu một bài viết tin tức hoặc trang nội dung chỉ liên quan đến một nhóm người cụ thể, bạn có thể nhắm mục tiêu nội dung đó đến nhóm người đó bằng cách sử dụngnhắm mục tiêu tới người xem. Chức năng nhắm mục tiêu theo người xem cho phép ưu tiên nội dung cụ thể cho người xem cụ thể trên trang bắt đầu của SharePoint, tin tức trên ứng dụng di động và trong các phần web Tin tức và Nội dung nổi bật khi bật chức năng nhắm mục tiêu theo người xem.
- Người xem đang cố gắng hoàn thành công việc. Quá nhiều nội dung sẽ trở nên quá tải và mất quá nhiều thời gian để tìm thông tin.
- Thực hành tiết lộ dần dần. Giữ cho người xem tập trung vào nội dung ưu tiên cao trước tiên và chỉ tiết lộ nội dung phụ nếu người xem chọn xem thêm thông tin
- Nhóm thông tin chi tiết thành các danh mục tự nhiên. Bạn có thể dễ dàng nhanh chóng xem nhanh các thể loại rồi bấm qua để tìm hiểu thêm về một thể loại nhất định.
- Chia nhỏ nội dung của bạn thành các mục. Các phần giúp cải thiện tính dễ đọc cả trên màn hình lớn và nhỏ.
- Sử dụng các kiểu đầu đề tích hợp sẵn để phân tách các mục văn bản một cách trực quan. Kiểu đầu đề hỗ trợ thẻ neo cho các trang dài, đồng thời, chúng cũng cho phép những người sử dụng bộ đọc màn hình chuyển từ mục này sang mục khác mà không cần phải đọc toàn bộ màn hình.
Làm cho trang "có thể quét"
Một ý tưởng cho mỗi đoạn văn bản. Câu đầu tiên nên cung cấp phần tóm tắt hoặc kết luận.
Sử dụng danh sách dấu đầu dòng.
Ít là đẹp nhất. Sử dụng càng ít từ càng tốt.
Không gạch dưới từ. Gạch dưới trên các trang web báo hiệu siêu kết nối và bạn sẽ gây nhầm lẫn cho người đọc nếu bạn có văn bản gạch dưới không phải là siêu kết nối.
Không bao giờ đăng URL dài. Thay vào đó, hãy sử dụng các từ có siêu kết nối.
Sử dụng hình ảnh để tạo nội dung hấp dẫn. Sử dụng phần web để thêm hình ảnh và đảm bảo rằng hình ảnh của bạn liên quan đến chủ đề và phù hợp với kiểu thương hiệu của tổ chức bạn.
Không bao giờ gắn siêu kết nối với từ "ở đây". Nhiều lần nhấp vào liên kết "đây" trên trang của bạn yêu cầu người đọc dừng lại, đọc văn bản trước và sau từ "đây" và sau đó tìm ra mục tiêu của liên kết của bạn đang đi đâu. Thay vào đó, siêu kết nối phải luôn được liên kết với nhãn đích, như thế này:
- Không sử dụng: Bấm vào đây để xem mẫu đơn đăng ký
- Tốt hơn: Tải xuống mẫu đơn đăng ký
- Tốt nhất: Đơn đăng ký
Đảm bảo trang có thể truy nhập
- Hãy đảm bảo hình ảnh chứa văn bản "thay thế". Khi gặp một hình ảnh, bộ đọc màn hình sẽ cố gắng đọc văn bản thay thế. Xem lại "văn bản thay thế" được tạo tự động cho hình ảnh mà bạn tải lên và thay đổi mô tả nếu mô tả đó không khớp với ảnh.
- Trình duyệt hiển thị văn bản "thay thế" khi không tải được hình ảnh. Việc thay thế văn bản cũng rất quan trọng khi hình ảnh không tải vì những lý do phổ biến như khả năng kết nối mạng kém.
- Hãy cẩn thận khi sử dụng hình ảnh động. Người dùng bị suy giảm nhận thức, nhạy cảm khi chuyển động hoặc rối loạn động kinh có thể không chịu được vấn đề về di chuyển, nhấp nháy hoặc tự động tạo hiệu ứng hoạt hình cho hình ảnh (bao gồm GIF).
- Xem lại những tài nguyên này để tạo các site trợ năng trong SharePoint Online.
Lập kế hoạch trang chủ
Mỗi trang đều quan trọng, nhưng trang chủ của trang web là nơi khách truy cập có được "ấn tượng đầu tiên" của họ. Trang chủ đóng vai trò đặc biệt quan trọng trong việc tạo ra trải nghiệm tốt cho khách truy cập của bạn. Trang chủ cần phải có tính năng trực quan thu hút và chức năng cùng một lúc.
Ví dụ về trang chủ:
Lookbook có các ví dụ để cho thấy cách bạn có thể thiết kế trang chủ của mình – nhưng kết quả kinh doanh bạn đã xác định trong quá trình lập kế hoạch sẽ thúc đẩy cách các ý tưởng từ lookbook chuyển sang thiết kế trang chủ của bạn.
Thiết kế site truyền thông được sử dụng trong bài viết này là ví dụ về Site thương hiệu .
Trang chủ của bạn chủ yếu là một trang dẫn hướng. Mục tiêu là trình bày tổng quan về những gì trang web của bạn cung cấp và mang đến cho người đọc cơ hội chọn con đường của họ dựa trên những gì họ cần biết hoặc hoàn thành. Trang chủ của bạn không cần cung cấp liên kết đến mọi trang trên site của bạn – hoặc mọi tài liệu. Tuy nhiên, trang chủ kết hợp với dẫn hướng site của bạn sẽ hướng dẫn người đọc đến mọi thể loại hoặc chủ đề chính mà site của bạn đề cập.
Đặt nội dung có giá trị cao ở đầu trang
Vì đây là cửa trước của trang web của bạn, điều đặc biệt quan trọng là bạn phải đưa các liên kết đến nội dung thường xuyên cần thiết nhất cho độc giả của mình ở đầu trang. Bạn đã xác định nội dung thường xuyên cần thiết nhất khi thu thập thông tin để lập kế hoạch cho site của mình. Trang chủ (và dẫn hướng trên cùng) là nơi tốt nhất để đưa thông tin này vào thực tiễn! Phần web Liên kết nhanh cung cấp một số tùy chọn bố trí khác nhau để trình bày liên kết đến nội dung hoặc chủ đề cần thiết thường xuyên nhất của bạn và bạn cũng có thể sử dụng phần web chính cho mục đích này.
Hiển thị thông tin liên hệ của chủ sở hữu site cho người xem site
Việc thêm tên của chủ sở hữu site vào trang chủ của bạn có thể rất hữu ích. Nơi tốt nhất cho thông tin này là ở cuối trang. Mặc dù nó quan trọng, nhưng nó không phải lúc nào cũng cần thiết. Nếu tất cả các site liên lạc của bạn có chủ sở hữu site (hoặc liên hệ site) ở cuối trang chủ, khách truy cập sẽ nhận ra mẫu này và biết cách cuộn xuống cuối nếu họ cần tìm một liên hệ cho site. Sử dụng phần web People để thêm tên chủ sở hữu site.
Sử dụng Tin tức để quảng bá hoạt động, cột mốc quan trọng và nội dung
Sử dụng Tin tức để quảng bá nội dung, cột mốc quan trọng hoặc hoạt động liên quan đến chủ đề hoặc bộ phận được đại diện bởi site của bạn. Bạn có thể nhanh chóng tạo những bài đăng bắt mắt, có thể bao gồm đồ họa và định dạng phong phú. Để tạo bài viết Tin tức dễ dàng hơn, hãy cân nhắc việc tạo mẫu trang cho bài đăng tin tức.
Tin tức thường được hiển thị dựa trên ngày xuất bản đầu tiên của bài viết, với bài viết gần đây nhất được liệt kê trước tiên. Tuy nhiên, bạn cũng có thể "ghim" bài viết tin tức theo một thứ tự cụ thể trong phần web Tin tức.
Sử dụng phần web Tin tức
Phần web Tin tức bao gồm nhiều bố trí và các trải nghiệm khác nhau dựa trên kích cỡ của cột mà bạn đặt phần web trong đó. Có thể sử dụng phần web Tin tức ở đầu trang và cam kết cập nhật thường xuyên. Mọi bài đăng tin tức mà bạn tạo sẽ tự động hiển thị trong phần web Tin tức.
Khuyến khích người xem "theo dõi" trang web của bạn. Thao tác này sẽ quảng bá các bài đăng tin tức mới của bạn lên trang bắt đầu SharePoint và tab Tin tức trên ứng dụng dành cho thiết bị di động để người theo dõi của bạn.
Ví dụ về phần web Tin tức được điền nội dung:
Hầu hết các bố trí phần web Tin tức đều sử dụng hình ảnh thu nhỏ cho trang. Hình ảnh thu nhỏ được tạo tự động từ hình ảnh chất lượng cao đầu tiên trên trang của bạn. Đây có thể là hình ảnh đầu trang hoặc nếu trang của bạn không có hình ảnh đầu trang, SharePoint sẽ sử dụng hình ảnh đầu tiên trong cột đầu tiên trong mục đầu tiên trên trang của bạn. Để có kết quả tốt nhất, hãy sử dụng hình ảnh ngang ở hình ảnh chính cho mỗi bài viết tin tức. Tìm hiểu cách thay đổi hoặc chọn hình ảnh thu nhỏ cho một trang.
Tạo nội dung hấp dẫn
Luôn đặt thông tin quan trọng nhất trong bài viết tin tức của bạn "lên trên cùng", giống như một câu chuyện tin tức trên báo.
Sử dụng các mẹo sau đây cho tiêu đề trang tin tức để thu hút sự chú ý của người đọc:
- Dùng số. Có thể bắt đầu tiêu đề của bạn bằng một số.
- Sử dụng cách viết hoa chữ thường (trừ khi tiêu chuẩn tổ chức của bạn quy định khác). Từ đầu tiên trong phần đầu nên được viết hoa giống như tất cả các danh từ riêng. Hầu hết các từ tiêu đề nên xuất hiện bằng chữ thường. Không viết hoa mọi từ. Trong hầu hết các trường hợp, nên viết hoa từ đầu tiên sau dấu hai chấm. (Trong một số trường hợp, khi chỉ có một từ theo sau dấu hai chấm, từ đó sẽ không được viết hoa. Hãy sử dụng phán đoán tốt nhất của bạn.)
- Sử dụng các tính từ hấp dẫn. Ví dụ: Dễ dàng, vui vẻ, miễn phí, đáng kinh ngạc, thiết yếu, kỳ lạ, tuyệt vời.
- Giảm thiểu sự cường điệu và biểu cảm. Việc sử dụng các cụm từ hoặc thành ngữ trong tiêu đề bài viết của bạn thường thiếu ý nghĩa đối với những người không phải là người nói tiếng Anh bản địa.
- Sử dụng lý do duy nhất. People thích các bài viết "danh sách". Để thu hút sự chú ý của ai đó bằng một bài đăng danh sách, hãy sử dụng các từ như: Lý do, Nguyên tắc, Sự kiện, Bài học, Ý tưởng, Cách thức, Bí mật và Thủ thuật.
- Sử dụng cái gì, lý do, cách thức hoặc thời điểm. Điều này đặc biệt hữu ích khi bạn đang viết một bài viết để thuyết phục.
- Hãy thực hiện một lời hứa táo bạo. Hãy hứa với người đọc một điều gì đó có giá trị - như một kỹ năng mới hoặc một giải pháp cho một bí ẩn chưa được giải quyết. Hãy cho người đọc dám đọc bài viết của bạn - và sau đó cung cấp!
- Viết ở thì hiện tại. Dùng thì hiện tại cho thông tin quá khứ trực tiếp, thì quá khứ cho nội dung quá khứ và thì tương lai cho các sự kiện sắp tới.
Dẫn hướng trong sơ đồ
Các site SharePoint hiệu quả nhất giúp người dùng tìm thấy những gì họ cần một cách nhanh chóng để họ có thể sử dụng thông tin họ tìm thấy để đưa ra quyết định, tìm hiểu về điều gì đang xảy ra, truy nhập các công cụ họ cần hoặc tương tác với đồng nghiệp để giúp giải quyết một vấn đề. Do đó, lập kế hoạch trải nghiệm điều hướng hiệu quả là một yếu tố quan trọng trong việc thiết kế các trang web liên lạc. Trải nghiệm dẫn hướng tốt cung cấp cho khách thăm xem bức tranh đầy đủ về những gì có sẵn trên site và kết hợp với trang chủ, cung cấp một "câu chuyện" toàn diện cho site.
Tìm hiểu về cấu trúc hub của tổ chức bạn và cân nhắc liên kết site của bạn với hub để có khả năng hiển thị và tiếp cận tốt hơn. Khi bạn liên kết site của mình với hub, site của bạn có thể kế thừa chủ đề hub và quyền tùy thuộc vào các quy tắc quản lý của tổ chức bạn.
Tìm hiểu cách lập kế hoạch dẫn hướng site.
Lập kế hoạch quyền
Các site liên lạc thường có một số lượng nhỏ tác giả nội dung và số lượng người đọc lớn hơn rất nhiều. Các quyền được quản lý bởi các nhóm SharePoint và theo mặc định, bao gồm ba mức cấp phép:
- Chủ sở hữu - toàn quyền kiểm soát. Bạn nên có ít nhất hai (2) người sở hữu cho mỗi site liên lạc.
- Thành viên – quyền chỉnh sửa. Bạn có thể có bao nhiêu thành viên tùy thích, nhưng bạn nên giữ số lượng tương đối nhỏ để có thể giám sát thích hợp. Bất kỳ thành viên nào cũng có thể chỉnh sửa nội dung do bất kỳ thành viên nào khác tạo và xem các trang ở trạng thái nháp.
- Khách truy cập – quyền đọc. Sẽ dễ dàng hơn nhiều để quản lý nhóm khách truy cập của bạn nếu bạn dùng một nhóm người lớn hiện có cho khách truy cập của bạn - chẳng hạn như Mọi người trừ người dùng bên ngoài. Nếu bạn muốn tạo một site liên lạc riêng tư, bạn có thể thêm một Nhóm Microsoft 365 hiện có vào nhóm khách truy cập của bạn hoặc một nhóm bảo mật hỗ trợ thư hiện có.
Tác giả nội dung sẽ được thêm vào nhóm Thành viên. Sự khác biệt chính giữa quyền cho Người sở hữu và Thành viên là khả năng gán quyền cho site. Ngoài ba nhóm quyền như liệt kê ở trên, mỗi site còn có một Người quản trị Site (trước đây gọi là Người quản trị Tuyển tập Site). Nếu tổ chức của bạn hỗ trợ tạo tự phục vụ cho các site liên lạc, Người Quản trị Site sẽ là người đã tạo site.