若要帮助确保 Microsoft 365 文件可访问，请使用辅助功能检查器，这是 Windows 上的 Word、Excel、Outlook、OneNote 和 PowerPoint、Office 网页版 或 Mac 以及 Windows 上的 Visio 中提供的一种免费工具。 辅助功能检查器可查找大多数辅助功能问题，并阐释每项问题可能为残疾人士带来困扰的原因。 它还会就每个问题提出解决建议。
尽管辅助功能检查器可捕获大多数类型的辅助功能问题，但仍存在一些无法检测到的问题。 因此，始终以直观方式审查你的工作以找出隐藏在辅助功能检查器中的问题非常重要。 若要了解详细信息，请转到辅助功能检查器限制。
本主题内容
辅助功能检查器规则
辅助功能检查器验证文件是否符合一组规则，这些规则能够识别残障人士可能遇到的问题。 根据问题的严重程度，辅助功能检查器将每个问题归类为错误、警告或提示。
- 错误。 残障人士难以或无法阅读和理解的文档内容
- 警告。 残疾人士在多数（并非全部）情况下难以理解的文档内容
- 提示。 残障人士能够理解，但可改变呈现方式以改善用户体验的内容
- 智能服务。 可供 AI 自动访问的内容，你应该检查其准确性和上下文
辅助功能检查器错误、警告和提示
以下表格列出了辅助功能检查器规则、其检查内容、显示每个问题解决办法的位置以及应解决每个问题的原因。
注意
若要确保文件尽可能可访问，应仅在需要表来显示数据时才使用表。 避免只具有布局用途的表。
错误
如果文件中的内容使残障人士难以或无法使用，辅助功能检查器会将其归类为错误。
| 规则 | 辅助功能检查器可验证 | 为何修复？ | 适用于以下应用程序 |
|---|---|---|---|
| 所有非文本内容都有可选文字（替换文字）。 | 所有对象都有替换文字，且替换文字不包含图像名称或文件扩展名。 | 屏幕阅读器朗读可选文字，描述用户无法看见的图像和其他非文本内容。 根据替换文字，用户可以了解所述内容的用途和含义。 | Excel、PowerPoint、Word、Outlook、OneNote、Visio |
| 表格指定列标题信息。 | 表格和/或单元格区块选中了标题框或指示了标题行。 | 用户依赖表标题来了解屏幕阅读器随后读取的内容。 此外，辅助技术常使用表标题行，向用户传达表格中的当前光标位置，以及提供可用于浏览表格的信息。 | Excel、PowerPoint、Word、Outlook、OneNote |
| 所有节都有有意义的名称。 | 所有分区的名称都不是默认名称或占位符名称，例如“Default Section”、“Untitled Section”或“Section 3”。 | 节名称使用户能够在 缩略图窗格、 幻灯片排序器视图和 网格视图的大型演示文稿中更轻松地导航。 | PowerPoint |
| 所有幻灯片都有标题。 | 幻灯片都有标题。 | 幻灯片标题可用于在演示文稿内进行导航，包括查找和选择要立即转至的单张幻灯片。 | PowerPoint |
| Excel 工作表中的单元格不对负数使用仅红色格式。 | 单元格设置为数字格式，并且仅以红色显示负数（例如，以红色显示 1000 而不是 -1000）。 | 难以区分颜色的用户将无法区分正值和负值之间的差异。 | Excel |
| 文档访问不受限制。 | 在文档权限设置中禁用了以编程方式访问内容选项的任何文档：查看>限制编辑>限制权限...。选择“限制对此文档>的权限”“更多选项”。 | 信息权限管理 (IRM) 保护可能会阻止屏幕阅读器等设备访问本文档。 有关详细信息，请转到允许修改受保护文档的部分内容。 | Excel、PowerPoint、Word |
| 所有内容控件字段都有标题。 | 所有窗体都有每个字段的标题。 | 表单标题为用户提供有关字段内容和所请求的信息。 | Word |
警告
如果残障人士在多数（并非全部）情况下难以理解内容，则辅助功能检查器将发出警告。
| 规则 | 辅助功能检查器可验证 | 为何修复？ | 适用于以下应用程序 |
|---|---|---|---|
| 表格具有简单结构。 | 表格应为简单矩形，其中不含拆分的单元格、合并的单元格或嵌套。 | 用户通过键盘快捷方式和辅助技术来导航表格，而这依赖于简单表格结构。 | Excel、PowerPoint、Word、Outlook、OneNote |
| 工作表标签具有表达某种意义的名称。 | 工作簿中的工作表包含描述信息，且无空白工作表。 | 与默认工作表名称（例如“Sheet1”）相比，描述性的工作表名称（例如“10 月总销售额”）可简化工作簿的浏览。 | Excel |
| 文本和背景颜色之间有足够的对比度。 | 文本和背景颜色的显著差异让文本易于查看。 | 对于视力不太好的人来说，阅读与背景对比度较低的文本通常会觉得比较吃力。 文档的文本和背景之间的对比度较高时，更多用户可以查看并使用其内容。 | Excel、PowerPoint、Word、Outlook |
| 插入的音频和视频包含隐藏式字幕。 | 所有音频和视频对象都具有隐藏式字幕。 | 如果没有字幕，视频或音频片段中的信息可能会完全丢失给残障人士。 | PowerPoint、OneNote |
| 幻灯片演示文稿上的对象的阅读顺序符合逻辑。 | 幻灯片上的对象按逻辑顺序排列。 | 辅助技术按指定顺序阅读幻灯片及其中元素。 如果阅读顺序不合逻辑，内容将失去意义。 | PowerPoint |
提示
当残障人士可以理解内容，但可用某种方式更好地进行组织或呈现以改善其体验时，将显示提示。
| 规则 | 辅助功能检查器可验证 | 为何修复？ | 适用于以下应用程序 |
|---|---|---|---|
| 幻灯片中的分区名称是唯一的。 | 这些节具有唯一的名称。 | 节名称使用户能够在 缩略图窗格、 幻灯片排序器视图和 网格视图的大型演示文稿中更轻松地导航。 | PowerPoint |
| 幻灯片组中的幻灯片标题是唯一的。 | 非空白幻灯片具有唯一的标题。 | 用户依赖标题了解幻灯片在幻灯片组中的位置以及浏览幻灯片。 | PowerPoint |
| 文档使用标题样式。 | 使用标题和/或目录 (TOC) 组织内容。 | 标题和 TOC 向用户提供结构上下文，使其能够在文档中进行导航及更轻松地进行搜索。 | Word、Outlook、OneNote |
智能服务
辅助功能检查器列出了由智能服务生成的所有图片和替换文字。
| 规则 | 辅助功能检查器可验证 | 为何修复？ | 适用于以下应用程序 |
|---|---|---|---|
| 建议的替换文字。 | 其中包含由 Office 图像识别服务生成的替换文字的所有图片。 | 智能服务会自动在文档中生成替换文字（打开此功能时）。 仔细查看每条建议，确保准确描述你的图片。 若要编辑建议，请在“说明”框中键入以覆盖建议的文本。 若要了解如何打开此功能，请参阅 编写有效替换文字所需的一切内容中的“启用自动替换文字”部分。 |
PowerPoint、Word、Outlook |
辅助功能检查器限制
辅助功能检查器无法检测到某些辅助功能问题。 此外，辅助功能检查器结果中列出的一些问题不一定是需要修复的辅助功能问题。
- 颜色：仅使用颜色传达信息。
- 隐藏式字幕：辅助功能检查器报告视频中缺少隐藏式字幕，但如果你的视频具有带内隐藏式字幕、开放式字幕或没有对话，则视频可能不存在辅助功能问题。
另请参阅
适用于残障人士客户的技术支持
Microsoft 希望尽可能为我们的所有客户提供最佳体验。 如果你有残疾或与辅助功能相关的问题，请联系 Microsoft残障人士解答台 获取技术帮助。 辅助功能 Answer Desk 支持团队接受过使用多种热门辅助技术的培训，并可使用英语、西班牙语、法语和美国手语提供帮助。 请访问 Microsoft 辅助功能 Answer Desk 网站，找出你所在地区的联系人详细信息。
如果你是政府、商业或企业用户，请联系 企业残障人士应答台。