使 Word 文档便于残疾人士访问

本主题提供分步说明和最佳做法,使残障人士能够 Word 文档。 当文档易于访问时,你可以向所有人解锁你的内容,具有不同能力的人可以阅读你的内容并处理你的文件。 例如,您将了解如何向图像添加替换文字,以便使用屏幕阅读器的人能够收听图像的内容。 还将了解如何在与他人共享文档之前,使用颜色和样式 Word 文档的包容性。

事件筛选器告知 6 月 9 日研究团队将不会在现场。 图中包括一张照片和会议室的地址。

Word 许多内置功能,可帮助具有不同能力的人阅读和创作文档。 Word 还提供辅助功能检查器,用于查找可能导致残障人士出现问题的元素。

若要深入了解辅助功能检查器的工作方式,请查看适用于辅助功能检查器的规则

Windows:使 Word 文档易于访问的最佳做法

下表列出了创建残疾人士易于访问的 Word 文档的主要最佳做法。

要修复的内容

如何查找

修复原因

修复方法

包括带任意视觉对象的可选文字。

可视内容包括图片、SmartArt 图形、形状、组、图表、嵌入对象、墨迹和视频。

若要查找缺失的可选文字,请使用辅助功能检查器

替换文字可帮助无法看见屏幕的用户了解图像和其他视觉对象中的重要内容。

避免将在图像中使用文字作为传达重要信息的唯一方法。 如果必须在图像中使用文字,请在文档中重复该文字。 在替换文字中简要介绍图像,并提及图像中存在文字以及该文字的用途。

向图像中的视觉对象添加替换Microsoft 365

在 Office 2019 中向视觉对象添加替换文字

在 Office 2016 中向视觉对象添加替换文字

添加有意义的超链接文本和屏幕提示。

要确定超链接文本作为独立信息是否有意义,及其是否为读者提供有关所指向目标的准确信息,请以直观地方式浏览文档。

使用屏幕阅读器的用户有时会浏览链接列表。 链接应准确清晰地传达有关所指向目标的信息。 例如,不要链接到文本单击此处,而是要包含目标页面的完整标题。

提示: 还可添加屏幕提示,将鼠标悬停在包含超链接的文本或图像上时,将显示该屏幕提示。

添加超链接文本和屏幕提示

确保颜色不是传达信息的唯一方式。

若要查找颜色编码的实例,请以直观地方式浏览文档。

失明、弱视或色盲用户可能会遗漏特定颜色传达的含义。

使用易于访问的文本格式

对文本和背景色使用足够高的对比度。

若要查找颜色对比度不足的内容,请使用辅助功能检查器

还可以在文档中查找难以阅读或难以与背景区分的文本。

文档的文本和背景之间的对比度较高时,更多用户可以查看并使用其内容。

使用易于访问的文本颜色

使用内置的标题和样式。

若要检查标题顺序是否符合逻辑,请直观地扫描文档的目录。

还可以单击每个标题,并应用内置标题样式。

若要保留 Tab 键顺序并简化屏幕阅读器阅读文档,请使用逻辑标题顺序和 Word 中的内置格式#x0。

例如,按规定的逻辑顺序整理标题。 使用标题 1、标题 2、然后标题 3 的顺序,而不是标题 3、标题 1,然后标题 2。 然后,将文档中的信息整理为小区块。 理想情况下,每个标题中只包含几个段落。

应用内置标题样式

使用项目符号列表

使用排序列表

仅对数据使用简单的表结构,并指定列标题信息。

若要确保表中不包含拆分单元格、合并单元格或嵌套表,请使用 辅助功能检查器

你还可以直观地浏览表格,检查它们是否未包含完全空白的行或列。

屏幕阅读器通过对表格单元格进行计数,持续跟踪它们在表中的位置。 如果一个表嵌套在另一个表内,或者对某个单元格进行合并或拆分,屏幕阅读器将失去计数,且无法提供之后有关表的有用信息。 表中的空白单元格也可能会误导使用屏幕阅读器的用户认为表中没有其他内容。

屏幕阅读器还会使用标题信息来识别行和列。

使用表标题

向图像中的视觉对象添加替换 Microsoft 365

以下过程介绍了如何将替换文字添加到文档中的 Word 视觉对象 Microsoft 365 :

注意: 对于音频和视频内容,除了替换文字外,为耳聋或有听力障碍的用户包含隐藏字幕。

提示: 要撰写优秀的替换文字,请确保以简练而没有歧义的方式表达图像的内容和用途。 替换文字最多使用一两个短句,大多数时候几个精心挑选的词语就能起到作用。 请勿重复使用图像周围环绕的文字内容作为替换文字,也不要使用表示图像的短语,例如“一张图”或“一幅图像”。

向图像添加替换文字

向图像(如图片、屏幕截图、图标、视频和 3D 模型)添加替换文字,以便屏幕阅读器可以阅读文本,向看不到图像的用户描述图像。

  1. 右键单击图像,然后选择"编辑替换文字"。

    Word Win32 图像"编辑替换文字"菜单

    替换文字”窗格随即在文档正文右侧打开。

  2. 键入 1-2 句话,向看不到图像的人描述该图像及其内容。

    Word Win32 的图像“替换文字”窗格

    提示: 若要对键入的字词进行拼写检查和更正,右键单击该字词并从建议的替代项中选择即可。

    提示: 还可以选择 "为我生成说明 ",让 Microsoft 的云支持智能服务创建说明。 这需要花费一些时间,之后你将在文本输入字段中看到结果。 请记住删除添加 Word 的任何批注,例如"高置信度生成的说明"。

向形状或 SmartArt 图形添加替换文字

  1. 右键单击形状或 SmartArt 图形,然后选择"编辑替换文字"。

    Word Win32"编辑形状的替换文字"菜单

    替换文字”窗格随即在文档正文右侧打开。

    提示: 必须右键单击框架内整个形状或 SmartArt 图形外的位置,而不是其某个部件内的位置。

  2. 键入 1-2 句话,向看不到图像的人描述该形状或 SmartArt 图形及其内容。

    Word Win32 的形状“替换文字”窗格

    提示: 若要对键入的字词进行拼写检查和更正,右键单击该字词并从建议的替代项中选择即可。

向图表添加替换文字

  1. 右键单击图表,然后选择"编辑替换文字"。

    Word Win32 图表的"编辑替换文字"菜单

    替换文字”窗格随即在文档正文右侧打开。

    提示: 必须右键单击框架内整个图表外的位置,而不是其某个部件内的位置。

  2. 键入 1-2 句话,向看不到图像的人描述该图表及其内容。

    Word Win32 的图表“替换文字”窗格

    提示: 若要对键入的字词进行拼写检查和更正,右键单击该字词并从建议的替代项中选择即可。

将视觉对象标记为装饰

装饰性对象可增加视觉兴趣,但并非 (信息,例如,样式边框) 。 使用屏幕阅读器的人将听到这些是装饰性的,以便他们知道他们不会错过任何重要信息。

  1. 右键单击视觉对象,然后选择"编辑替换文字"。替换文字”窗格随即在文档正文右侧打开。

  2. 选中“标记为装饰”复选框。 文本输入框将会灰显。

    Word Win32 的装饰元素“替换文字”窗格

提示: 如果将文档导出为 PDF,则标记为装饰的任何视觉对象都将被标记为项目来保留。

在 Office 2019 中向视觉对象添加替换文字

以下过程介绍了如何将替换文字添加到文档中的 Word 视觉对象 Office 2019 :

注意: 对于音频和视频内容,除了替换文字外,为耳聋或有听力障碍的用户包含隐藏字幕。

提示: 要撰写优秀的替换文字,请确保以简练而没有歧义的方式表达图像的内容和用途。 替换文字最多使用一两个短句,大多数时候几个精心挑选的词语就能起到作用。 请勿重复使用图像周围环绕的文字内容作为替换文字,也不要使用表示图像的短语,例如“一张图”或“一幅图像”。

向图像添加替换文字

向图像(如图片、屏幕截图、图标、视频和 3D 模型)添加替换文字,以便屏幕阅读器可以阅读文本,向看不到图像的用户描述图像。

  1. 请执行下列操作之一:

    • 选择图像,然后 按"格式 "功能区选项卡中的" 替换文字 "按钮。

    • 右键单击图像,然后选择"编辑替换文字"。

    Word Win32 图像"编辑替换文字"菜单

    替换文字”窗格随即在文档正文右侧打开。

  2. 键入 1-2 句话,向看不到图像的人描述该图像及其内容。

    Word Win32 的图像“替换文字”窗格

    提示: 若要对键入的字词进行拼写检查和更正,右键单击该字词并从建议的替代项中选择即可。

    提示: 还可以选择 "为我生成说明 ",让 Microsoft 的云支持智能服务创建说明。 这需要花费一些时间,之后你将在文本输入字段中看到结果。 请记住删除添加 Word 的任何批注,例如"高置信度生成的说明"。

向形状或 SmartArt 图形添加替换文字

  1. 执行下列操作之一:

    • 选择形状或 SmartArt 图形,然后按"格式"功能 选项卡中的" 替换文字 "按钮。

    • 右键单击形状或 SmartArt 图形,然后选择"编辑替换文字"。

    Word Win32"编辑形状的替换文字"菜单

    替换文字”窗格随即在文档正文右侧打开。

    提示: 必须右键单击框架内整个形状或 SmartArt 图形外的位置,而不是其某个部件内的位置。

  2. 键入 1-2 句话,向看不到图像的人描述该形状或 SmartArt 图形及其内容。

    Word Win32 的形状“替换文字”窗格

    提示: 若要对键入的字词进行拼写检查和更正,右键单击该字词并从建议的替代项中选择即可。

向图表添加替换文字

  1. 请执行下列操作之一:

    • 选择图表,然后 按"格式 "功能区选项卡中的" 替换文字 "按钮。

    • 右键单击图表,然后选择"编辑替换文字"。

    Word Win32 图表的"编辑替换文字"菜单

    替换文字”窗格随即在文档正文右侧打开。

    提示: 必须右键单击框架内整个图表外的位置,而不是其某个部件内的位置。

  2. 键入 1-2 句话,向看不到图像的人描述该图表及其内容。

    Word Win32 的图表“替换文字”窗格

    提示: 若要对键入的字词进行拼写检查和更正,右键单击该字词并从建议的替代项中选择即可。

将视觉对象标记为装饰

装饰性对象可增加视觉兴趣,但并非 (信息,例如,样式边框) 。 使用屏幕阅读器的人将听到这些是装饰性的,以便他们知道他们不会错过任何重要信息。

  1. 右键单击视觉对象。

  2. 选择“编辑替换文字”。 “替换文字”窗格随即在文档正文右侧打开。

  3. 选中“标记为装饰”复选框。 文本输入框将会灰显。

    Word Win32 的装饰元素“替换文字”窗格

提示: 如果将文档导出为 PDF,则标记为装饰的任何视觉对象都将被标记为项目来保留。

在 Office 2016 中向视觉对象添加替换文字

以下过程介绍了如何将替换文字添加到文档中的 Word 视觉对象 Office 2016 :

注意: 我们建议仅将文本放在说明字段中,并将标题留空。 这可让大多数主流屏幕阅读器(包括讲述人)提供最佳体验。 对于音频和视频内容,除了替换文字外,为耳聋或有听力障碍的用户包含隐藏字幕。

向图像添加替换文字

向图片和屏幕截图等图像添加替换文字,以便屏幕阅读器读取文本,向看不到图像的用户描述图像。

  1. 右键单击图像。

  2. 选择“设置图片格式”>“布局和属性”。

  3. 选择“替换文字”。

  4. 键入描述和标题。

    提示: 在第一行中尽可能简明地包含最重要的信息。

“设置图片格式”窗格的“替换文字”区域(描述了所选图像)的屏幕截图

向 SmartArt 图形添加替换文字

  1. 右键单击 SmartArt 图形。

  2. 选择“设置对象格式”>“形状选项”>“布局和属性”。

  3. 选择“替换文字”。

  4. 键入描述和标题。

    提示: 在第一行中尽可能简明地包含最重要的信息。

“设置形状格式”窗格的“替换文字”区域(描述了所选 SmartArt 图形)

向形状添加替换文字

向形状(包括 SmartArt 图形中的形状)添加替换文字。

  1. 右键单击形状,然后选择“设置形状格式”。

  2. 在右侧窗格中,选择“布局和属性”,然后选择“替换文字”。

  3. 键入描述和标题。

    提示: 在第一行中尽可能简明地包含最重要的信息。

“设置形状格式”窗格的“替换文字”区域(描述了所选形状)的屏幕截图

向图表添加替换文字

  1. 右键单击图表。

  2. 选择“设置图表区域格式”>“图表选项”>“布局和属性”。

  3. 选择“替换文字”。

  4. 键入描述和标题。

    提示: 在第一行中尽可能简明地包含最重要的信息。

“设置图表区域格式”窗格的“替换文字”区域(描述了所选图表)的屏幕截图

使超链接、文本和表易于访问

以下过程介绍如何使文档中的超链接、文本和 Word 可访问。

添加超链接文本和屏幕提示

  1. 选择要向其添加超链接的文本,然后右键单击。

  2. 选择“链接”。 所选文本会出现在“要显示的文本”框中。 这是超链接文本。

  3. 如有必要,更改超链接文本。

  4. 在“地址”框中,输入超链接的目标地址。

  5. 选择“屏幕提示”按钮,并在“屏幕提示文字”框中键入屏幕提示。

    提示: 如果超链接的目标页面上的标题准确总结了页面上的内容,请将其用于超链接文本。 例如,此超链接文本与目标页面上的标题匹配:Office Online 的模板和主题

“插入超链接”对话框和“屏幕提示文本”对话框的屏幕截图

应用内置标题样式

  1. 选择要转换为标题的文本。

  2. 在“开始”选项卡的“样式”组中,选择标题样式,例如“标题 1”或者“标题 2”。

标题样式选项的屏幕截图

使用项目符号列表

  1. 将光标置于文档中的任意位置。

  2. 选择“开始”选项卡。

  3. 在" 段落" 组中,选择" Word 中的"项目符号"按钮。 (项目符号) 按钮。

  4. 在项目符号列表中键入每个项目符号项。

使用排序列表

  1. 将光标置于文档中的任意位置。

  2. 选择“开始”选项卡。

  3. 在" 段落" 组中,选择" Word 中的编号按钮。 (编号) 按钮。

  4. 键入顺序步骤。

使用易于访问的文本颜色

下面是一些可供参考的思路:

  • 为了确保文本清晰显示,请对字体颜色使用“自动”设置。 选择文本,然后在"开始"选项卡上,选择"字体颜色 Word 中的"字体颜色"按钮。 (菜单) "自动"。

    Word 中的"字体颜色"菜单。
  • 使用辅助功能检查器,分析文档并查找颜色对比度不足的内容。 该工具现可检查文本中文本颜色相对于页面颜色、表格单元格背景、突出显示、文本框填充颜色、段落底纹、形状和 SmartArt 填充、页眉和页脚及链接的对比度。

  • 使用颜色对比度分析器,该分析器是一个免费应用,可分析颜色和对比度,并几乎可以立即显示结果。

使用易于访问的文本格式

下面是一些可供参考的思路:

  • 为采用颜色编码的超链接文本添加下划线。 这可以帮助色盲用户了解到文本是链接文本(即使他们无法辨识颜色)。

  • 如果使用颜色来指示状态,请添加形状。 例如,如果使用绿色来指示“通过”,则添加勾号 Excel 绿色复选标记,如果使用红色指示“失败”,则添加大写的 X 红色框的屏幕截图,框中带有大写字母 X

注意: 这些资源还提供其他的建议:usability.gov针对色盲用户的 Web 可访问性

使用文字间距

增大或减小句子与段落之间的空白区域。

  1. 在" 主页" 选项卡上,选择文本。

  2. 在"段落"组的右下角,选择"段落设置按钮。

    Word 设置"段落"按钮。

  3. 段落”对话框将打开,其中显示了“缩进和间距”选项卡。

  4. 在“间距”下选择所需的间距选项。

Word 中的"缩进和间距"菜单。

使用表标题

  1. 将光标置于表中的任意位置。

  2. 在" 表格设计" 选项卡上的" 表格样式选项 "组中,选中" 标题行 "复选框。

    Word 中的表格样式选项。
  3. 键入列标题。

另请参阅

Mac:使 Word 文档易于访问的最佳做法

下表列出了创建残障人士可访问的 Word 文档的主要最佳做法。

要修复的内容

如何查找

修复原因

修复方法

包括带任意视觉对象的可选文字。

可视内容包括图片、SmartArt 图形、形状、组、图表、嵌入对象、墨迹和视频。

若要查找缺失的可选文字,请使用辅助功能检查器

替换文字可帮助无法看见屏幕的用户了解图像和其他视觉对象中的重要内容。

避免将在图像中使用文字作为传达重要信息的唯一方法。 如果必须在图像中使用文字,请在文档中重复该文字。 在替换文字中简要介绍图像,并提及图像中存在文字以及该文字的用途。

向图像中的视觉对象添加替换Microsoft 365

在 Office 2016 中向视觉对象添加替换文字

添加有意义的超链接文本和屏幕提示。

要确定超链接文本作为独立信息是否有意义,及其是否为读者提供有关所指向目标的准确信息,请以直观地方式浏览文档。

使用屏幕阅读器的用户有时会浏览链接列表。 链接应准确清晰地传达有关所指向目标的信息。 例如,不要链接到文本单击此处,而是要包含目标页面的完整标题。

提示: 还可添加屏幕提示,将鼠标悬停在包含超链接的文本或图像上时,将显示该屏幕提示。

添加超链接文本和屏幕提示

确保颜色不是传达信息的唯一方式。

若要查找颜色编码的实例,请以直观地方式浏览文档。

失明、弱视或色盲用户可能会遗漏特定颜色传达的含义。

使用易于访问的文本格式

对文本和背景色使用足够高的对比度。

若要查找颜色对比度不足的内容,请使用辅助功能检查器

还可以在文档中查找难以阅读或难以与背景区分的文本。

文档的文本和背景之间的对比度较高时,更多用户可以查看并使用其内容。

使用易于访问的文本颜色

使用内置的标题和样式。

若要检查标题顺序是否符合逻辑,请直观地扫描文档的目录。

还可以单击每个标题,并应用内置标题样式。

若要保留 Tab 键顺序并简化屏幕阅读器阅读文档,请使用逻辑标题顺序和 Word 。

例如,按规定的逻辑顺序整理标题。 使用标题 1、标题 2、然后标题 3 的顺序,而不是标题 3、标题 1,然后标题 2。 然后,将文档中的信息整理为小区块。 理想情况下,每个标题后只跟有几个段落。

应用内置标题样式

使用项目符号列表

使用排序列表

仅对数据使用简单的表结构,并指定列标题信息。

确保表中不包含拆分单元格、合并单元格或嵌套表。

你还可以直观地浏览表格,检查它们是否未包含完全空白的行或列。

屏幕阅读器通过对表格单元格进行计数,持续跟踪它们在表中的位置。 如果一个表嵌套在另一个表内,或者对某个单元格进行合并或拆分,屏幕阅读器将失去计数,且无法提供之后有关表的有用信息。 表中的空白单元格也可能会误导使用屏幕阅读器的用户认为表中没有其他内容。

屏幕阅读器还会使用标题信息来识别行和列。

使用表标题

向图像中的视觉对象添加替换 Microsoft 365

以下过程介绍了如何将替换文字添加到文档中的 Word 视觉对象 Microsoft 365 :

注意: 

  • 对于音频和视频内容,除了替换文字外,为耳聋或有听力障碍的用户包含隐藏字幕。

  • 若要在 Mac 上启用右键单击,请确保在“系统偏好设置”中选中“第二次单击”。

提示: 要撰写优秀的替换文字,请确保以简练而没有歧义的方式表达图像的内容和用途。 替换文字最多使用一两个短句,大多数时候几个精心挑选的词语就能起到作用。 请勿重复使用图像周围环绕的文字内容作为替换文字,也不要使用表示图像的短语,例如“一张图”或“一幅图像”。

向图像添加替换文字

向图片、屏幕截图、图标、视频和 3D 模型等图像添加替换文字,以便屏幕阅读器可以阅读无法看到图像的用户的说明。

  1. 请执行下列操作之一:

    • 选择图像,然后按"图片 格式" 功能 区选项卡中的"替换文字 "按钮。

    • 右键单击图像,然后选择"编辑替换文字"。

    Word 上下文菜单中的替换文字选项

    替换文字”窗格随即在文档正文右侧打开。

  2. 键入 1 - 2 个句子来描述图像内容和上下文。

    Word 中的"替换文字"窗格

    提示: 若要对键入的字词进行拼写检查和更正,右键单击该字词并从建议的替代项中选择即可。

向形状或 SmartArt 图形添加替换文字

  1. 执行下列操作之一:

    • 选择形状或 SmartArt 图形,然后按"形状 格式 "功能区选项卡中的" 替换文字 "按钮。

    • 右键单击形状或 SmartArt 图形,然后选择"编辑替换文字"。

    上下文菜单中用于向形状添加替换文字的替换文字选项

    替换文字”窗格随即在文档正文右侧打开。

  2. 键入 1-2 句话来描述形状或 SmartArt 图形的内容和上下文。

    Word 中的"替换文字"窗格

    提示: 若要对键入的字词进行拼写检查和更正,右键单击该字词并从建议的替代项中选择即可。

向图表添加替换文字

  1. 请执行下列操作之一:

    • 选择图表,然后 按"格式 "功能区选项卡中的" 替换文字 "按钮。

    • 右键单击图表,然后选择"编辑替换文字"。

    提示: 若要打开正确的菜单,请在"图表区域"中右键单击 ,即,在框架内整个图表的某个位置,而不是其一个部件内。

  2. 键入 1-2 句话来描述图表的内容和上下文。

    Word 中的"替换文字"窗格

    提示: 若要对键入的字词进行拼写检查和更正,右键单击该字词并从建议的替代项中选择即可。

将视觉对象标记为装饰

装饰性对象可增加视觉兴趣,但并非 (信息,例如,样式边框) 。 使用屏幕阅读器的人将听到这些是装饰性的,以便他们知道他们不会错过任何重要信息。

  1. 右键单击视觉对象。

  2. 选择“编辑替换文字”。 “替换文字”窗格随即在文档正文右侧打开。

  3. 选中“标记为装饰”复选框。 文本输入字段灰显。

    在"替换文字"窗格中选中的"装饰"复选框

提示: 如果将文档导出为 PDF,则标记为装饰的任何视觉对象都将被标记为项目来保留。

在 Office 2016 中向视觉对象添加替换文字

以下过程介绍如何向文档中的视觉对象添加替换 Word 文本。

注意:  对于音频和视频内容,除了替换文字外,为耳聋或有听力障碍的用户包含隐藏字幕。

向图像添加替换文字

向图片和屏幕截图等图像添加替换文字,以便屏幕阅读器读取文本,向看不到图像的用户描述图像。

  1. 右键单击图像。

  2. 选择“设置图片格式”>“布局和属性”。

  3. 选择“替换文字”。

  4. 键入描述和标题。

    提示: 在第一行中尽可能简明地包含最重要的信息。

“设置图片格式”窗格的“替换文字”区域(描述了所选图像)的屏幕截图

向 SmartArt 图形添加替换文字

  1. 右键单击 SmartArt 图形。

  2. 选择“设置 SmartArt 格式”>“形状选项”>“布局和属性”。

  3. 选择“替换文字”。

  4. 键入描述和标题。

    提示: 在第一行中尽可能简明地包含最重要的信息。

“设置形状格式”窗格的“替换文字”区域(描述了所选 SmartArt 图形)的屏幕截图

向形状添加替换文字

向形状(包括 SmartArt 图形中的形状)添加替换文字。

  1. 右键单击形状。

  2. 选择“设置形状格式”>“形状选项”>“布局和属性”。

  3. 选择“替换文字”。

  4. 键入描述和标题。

    提示: 在第一行中尽可能简明地包含最重要的信息。

“设置形状格式”窗格的“替换文字”区域(描述了所选形状)的屏幕截图

向图表添加替换文字

  1. 右键单击图表。

  2. 选择“设置图表区域格式”>“图表选项”>“布局和属性”。

  3. 选择“替换文字”。

  4. 键入描述和标题。

    提示: 在第一行中尽可能简明地包含最重要的信息。

“设置图表区域格式”窗格的“替换文字”区域(描述了所选图表)的屏幕截图

使超链接、文本和表易于访问

以下过程介绍如何使文档中的超链接、文本和 Word 可访问。

添加超链接文本和屏幕提示

  1. 选择要向其添加超链接的文本,然后右键单击。

  2. 选择“超链接”。

    所选文本会出现在“要显示的文本”框中。 这是超链接文本。

  3. 如有必要,更改超链接文本。

  4. 在“地址”框中,键入目标 URL。

  5. 选择“屏幕提示”按钮,并在“屏幕提示文字”框中键入屏幕提示。

    提示: 如果超链接的目标页面上的标题准确总结了页面上的内容,请将其用于超链接文本。 例如,此超链接文本与目标页面上的标题匹配:Office Online 的模板和主题

“插入超链接”对话框和“屏幕提示文本”对话框的屏幕截图

应用内置标题样式

  1. 选择标题文本。

  2. 在“开始”选项卡中,选择标题样式,例如“标题 1”或者“标题 2”。

Screenshot of the heading style options

使用项目符号列表

  1. 将光标置于文档中的任意位置。

  2. 选择“开始”选项卡。

  3. 在“段落”组中,选择“项目符号”按钮。

  4. 在项目符号列表中键入每个项目符号项。

Screenshot of bullet style options

使用排序列表

  1. 将光标置于文档中的任意位置。

  2. 选择“开始”选项卡。

  3. 选择“编号”按钮。

  4. 键入顺序步骤。

Screenshot of numbering style options

使用易于访问的文本颜色

下面是一些可供参考的思路:

  • 为了确保文本清晰显示,请对字体颜色使用“自动”设置。 选择文本,然后选择“开始” > “字体颜色” > “自动”。

    Word for Mac字体颜色选择菜单
  • 使用辅助功能检查器,分析文档并查找颜色对比度不足的内容。 该工具现可检查文本中文本颜色相对于页面颜色、表格单元格背景、突出显示、文本框填充颜色、段落底纹、形状和 SmartArt 填充、页眉和页脚及链接的对比度。

  • 使用颜色对比度分析器,该分析器是一个免费应用,可分析颜色和对比度,并几乎可以立即显示结果。

使用易于访问的文本格式

下面是一些可供参考的思路:

  • 为采用颜色编码的超链接文本添加下划线。 这可以帮助色盲用户了解到文本是链接文本(即使他们无法辨识颜色)。

  • 如果使用颜色来指示状态,请添加形状。 例如,如果使用绿色来指示“通过”,则添加勾号 Excel 绿色复选标记,如果使用红色指示“失败”,则添加大写的 X 红色框的屏幕截图,框中带有大写字母 X

注意: 这些资源还提供其他的建议:usability.gov针对色盲用户的 Web 可访问性

使用文字间距

增大或减小句子与段落之间的空白区域。

  1. 选择文本。

  2. 选择“开始”选项卡。

  3. 选择"行距"和"段落>"行距选项"。

    " 段落" 对话框随即打开,显示" 缩进和间距" 选项卡。

  4. 在“间距”下选择所需的间距选项。

Screenshot of the Paragraph dialog

使用表标题

  1. 将光标置于表中的任意位置。

  2. 在" 表格设计" 选项卡上,选中" 标题行 "复选框。

  3. 键入列标题。

Screenshot of the Header Row check box

另请参阅

iOS:使 Word 文档易于访问的最佳做法

下表列出了创建残疾人士易于访问的 Word 文档的主要最佳做法。

要修复的内容

修复原因

修复方法

添加表达某种意义的超链接文本。

使用屏幕阅读器的用户有时会浏览链接列表。 链接应准确清晰地传达有关所指向目标的信息。 例如,不要链接到文本单击此处,而是要包含目标页面的完整标题。

添加超链接文本

确保颜色不是传达信息的唯一方式。

失明、弱视或色盲用户可能会遗漏特定颜色传达的含义。

使用易于访问的文本格式

对文本和背景色使用足够高的对比度。

文档的文本和背景之间的对比度较高时,更多用户可以查看并使用其内容。

使用易于访问的文本颜色

使用较大的字号(11 磅或更大)、无衬线字体和充足的空白区域。

阅读障碍者称看到页面上的文字“游移混杂”(某一行文字挤入下一行)。 还经常看到文字重叠或变形。

对于具有阅读障碍或视力障碍的用户,请减轻阅读负担。 例如,使用熟悉的无衬线字体(如 Arial 或 Calibri)可能更适合他们。 避免使用全大写字母以及过多的斜体或下划线。 在句子和段落之间保留充足的空白区域。

使用文字间距

使用内置的标题和样式。

若要保留 Tab 键顺序并简化屏幕阅读器读取文档的过程,请使用 Word 中的逻辑标题顺序和内置的格式设置工具。

例如,按规定的逻辑顺序整理标题。 使用标题 1、标题 2、然后标题 3 的顺序,而不是标题 3、标题 1,然后标题 2。 然后,将文档中的信息整理为小区块。 理想情况下,每个标题中只包含几个段落。

应用内置标题样式

使用项目符号列表

使用排序列表

仅对数据使用简单的表结构,并指定列标题信息。

屏幕阅读器通过对表格单元格进行计数,持续跟踪它们在表中的位置。 如果一个表嵌套在另一个表内,或者对某个单元格进行合并或拆分,屏幕阅读器将失去计数,且无法提供之后有关表的有用信息。 表中的空白单元格也可能会误导使用屏幕阅读器的用户认为表中没有其他内容。

屏幕阅读器还会使用标题信息来识别行和列。

使用表标题

使超链接、文本和表易于访问

以下过程介绍如何使文档中的超链接、文本和 Word 可访问。

添加超链接文本

  1. 选择要向其添加超链接的文本。

  2. 若要打开 "开始" 选项卡,请在屏幕底部的工具栏末尾点击"更多"按钮。

  3. 点击“开始”>“插入”。

  4. 点击" 链接" 命令。

  5. 所选文本显示在"显示" 框中。 这是超链接文本。 如有必要,可进行更改。

  6. 若要添加超链接,在" 地址"框中键入 URL。

  7. 在屏幕顶部,点击“完成”。

提示: 如果超链接的目标页面上的标题准确总结了页面上的内容,请将其用于超链接文本。 例如,此超链接文本与目标页面上的标题匹配:Office Online 的模板和主题

“链接”命令,显示 URL(地址)和要显示文本

应用内置标题样式

  1. 选择文本。

  2. 若要打开 "开始" 选项卡,请在屏幕底部的工具栏末尾点击"更多"按钮。

  3. 点击" 样式" 命令。

  4. 点击标题样式,如“标题 1”。

“样式”命令,其中“标题 1”处于选中状态

使用项目符号列表

  1. 将光标置于文档中的任意位置。

  2. 若要打开 "开始" 选项卡,请在屏幕底部的工具栏末尾点击"更多"按钮。

  3. 点击" 项目符号" 命令。

  4. 点击所需的项目符号选项。

  5. 在项目符号列表中键入每个项目符号项。

“项目符号”命令,显示格式设置选项

使用排序列表

  1. 将光标置于文档中的任意位置。

  2. 若要打开 "开始" 选项卡,请在屏幕底部的工具栏末尾点击"更多"按钮。

  3. 点击" 编号" 命令。

  4. 点击所需的编号选项。

  5. 键入顺序步骤。

展开的编号命令,显示格式选项

使用易于访问的文本颜色

下面是一些可供参考的思路:

  • 为了确保文本清晰显示,请对字体颜色使用“自动”设置。 选择文本,然后选择“开始” > “字体颜色” > “自动”。

    字体的自动颜色设置的屏幕截图
  • 使用颜色对比度分析器,该分析器是一个免费应用,可分析颜色和对比度,并几乎可以立即显示结果。

使用易于访问的文本格式

下面是一些可供参考的思路:

  • 为采用颜色编码的超链接文本添加下划线。 这可以帮助色盲用户了解到文本是链接文本(即使他们无法辨识颜色)。

  • 如果使用颜色来指示状态,请添加形状。 例如,如果使用绿色来指示“通过”,则添加勾号 Excel 绿色复选标记,如果使用红色指示“失败”,则添加大写的 X 红色框的屏幕截图,框中带有大写字母 X

注意: 这些资源还提供其他的建议:usability.gov针对色盲用户的 Web 可访问性

使用文字间距

增大或减小句子与段落之间的空白区域:

  1. 选择文本。

  2. 若要打开 "开始" 选项卡,请在屏幕底部的工具栏末尾点击"更多"按钮。

  3. 点击"段落格式">距"

  4. 点击所需的间距选项。

“行距”命令,显示格式设置选项,已选 1.15

使用表标题

  1. 将光标置于表中的任意位置。

  2. 点击“开始” > “插入” > “表格”。

  3. 点击" 样式选项" 命令。

  4. 若要选择“标题行”选项,请点击它。

  5. 在表中键入列标题。

展开"样式选项"命令,选中了"标题行"

另请参阅

Android:使 Word 文档易于访问的最佳做法

下表列出了创建残疾人士易于访问的 Word 文档的主要最佳做法。

要修复的内容

修复原因

修复方法

包括含有全部视觉对象和表的可选文字。

可视内容包括图片、SmartArt 图形、形状、组、图表、嵌入对象、墨迹和视频。

替换文字可帮助无法看见屏幕的用户了解图像和其他视觉对象中的重要内容。

避免将在图像中使用文字作为传达重要信息的唯一方法。 如果必须在图像中使用文字,请在文档中重复该文字。 在替换文字中简要介绍图像,并提及图像中存在文字以及该文字的用途。

向图像添加替换文字

向形状添加替换文字

向表中添加替换文字

添加表达某种意义的超链接文本。

使用屏幕阅读器的用户有时会浏览链接列表。 链接应准确清晰地传达有关所指向目标的信息。 例如,不要链接到文本单击此处,而是要包含目标页面的完整标题。

添加超链接文本

确保颜色不是传达信息的唯一方式。

失明、弱视或色盲用户可能会遗漏特定颜色传达的含义。

使用易于访问的文本格式

对文本和背景色使用足够高的对比度。

文档的文本和背景之间的对比度较高时,更多用户可以查看并使用其内容。

使用易于访问的文本颜色

使用较大的字号(18 磅或更大)、无衬线字体和充足的空白区域。

阅读障碍者称看到页面上的文字“游移混杂”(某一行文字挤入下一行)。 还经常看到文字重叠或变形。

对于具有阅读障碍或视力障碍的用户,请减轻阅读负担。 例如,使用熟悉的无衬线字体(如 Arial 或 Calibri)可能更适合他们。 避免使用全大写字母以及过多的斜体或下划线。 在句子和段落之间保留充足的空白区域。

使用文字间距

使用内置的标题和样式。

若要保留 Tab 键顺序并简化屏幕阅读器阅读文档,请使用逻辑标题顺序和 Word 中的内置格式#x0。

例如,按规定的逻辑顺序整理标题。 使用标题 1、标题 2、然后标题 3 的顺序,而不是标题 3、标题 1,然后标题 2。 然后,将文档中的信息整理为小区块。 理想情况下,每个标题中只包含几个段落。

应用内置标题样式

使用项目符号列表

使用排序列表

仅对数据使用简单的表结构,并指定列标题信息。

屏幕阅读器通过对表格单元格进行计数,持续跟踪它们在表中的位置。 如果一个表嵌套在另一个表内,或者对某个单元格进行合并或拆分,屏幕阅读器将失去计数,且无法提供之后有关表的有用信息。 表中的空白单元格也可能会误导使用屏幕阅读器的用户认为表中没有其他内容。

屏幕阅读器还会使用标题信息来识别行和列。

使用表标题

向视觉对象和表中添加替换文字

以下过程介绍了如何将替换文字添加到文档中的视觉对象和 Word 表中。

注意: 对于音频和视频内容,除了替换文字外,为耳聋或有听力障碍的用户包含隐藏字幕。

向图像添加替换文字

向图片和屏幕截图等图像添加替换文字,以便屏幕阅读器读取文本,向看不到图像的用户描述图像。

  1. 选择图像。

  2. 若要打开 "图片" 选项卡,请在屏幕底部的工具栏右端点击"更多 向上键 按钮。

  3. 向下滚动到" 替换文字" 选项,然后点击它。

  4. 键入说明文字。 将自动保存更改。

    提示: 在第一行中尽可能简明地包含最重要的信息。

Word for Android图片替换文字对话框

向形状添加替换文字

向形状(包括 SmartArt 图形中的形状)添加替换文字。

  1. 选择一个形状。

  2. 若要打开 "形状" 选项卡,请在屏幕底部的工具栏右端点击"更多 向上键 按钮。

  3. 向下滚动到" 替换文字" 选项,然后点击它。

  4. 键入说明文字。 将自动保存更改。

    提示: 在第一行中尽可能简明地包含最重要的信息。

向表中添加替换文字

  1. 点击表内的任意位置。

  2. 若要打开 "表格" 选项卡,请在屏幕底部的工具栏右端点击"更多 向上键 按钮。

  3. 向下滚动到" 替换文字" 选项,然后点击它。

  4. 键入说明文字。 将自动保存更改。

    提示: 在第一行中尽可能简明地包含最重要的信息。

使超链接、文本和表易于访问

以下过程介绍如何使文档中的超链接、文本和 Word 可访问。

添加超链接文本

  1. 选择要向其添加超链接的文本。

  2. 若要打开 "开始 "选项卡,请在屏幕底部的工具栏右端点击"更多 向上键 按钮。

  3. 点击“开始”>“插入”。

  4. 向下滚动到"链接"选项,点击它,然后点击"插入链接"。

  5. 所选文本会出现在“要显示的文本”框中。 这是超链接文本。 如有必要,可进行更改。

  6. 若要添加超链接,请在“地址”框中键入 URL。

  7. 在屏幕顶部,点击"应用"。

提示: 如果超链接的目标页面上的标题准确总结了页面上的内容,请将其用于超链接文本。 例如,此超链接文本与目标页面上的标题匹配:Office Online 的模板和主题

“链接”命令,显示要显示的文本和地址

应用内置标题样式

  1. 选择文本。

  2. 若要打开 "开始 "选项卡,请在屏幕底部的工具栏右端点击"更多 向上键 按钮。

  3. 向下滚动到"样式 " 选项,然后点击它。

  4. 点击标题样式,如“标题 1”。

Word for Android标题样式菜单

使用项目符号列表

  1. 将光标置于文档中的任意位置。

  2. 若要打开 "开始 "选项卡,请在屏幕底部的工具栏右端点击"更多 向上键 按钮。

  3. 向下滚动到" 项目符号" 选项,然后点击它。

  4. 点击所需的项目符号选项。

  5. 在项目符号列表中键入每个项目符号项。

Word for Android项目符号列表菜单

使用排序列表

  1. 将光标置于文档中的任意位置。

  2. 若要打开 "开始 "选项卡,请在屏幕底部的工具栏右端点击"更多 向上键 按钮。

  3. 向下滚动到" 编号"选项 ,然后点击它。

  4. 点击所需的编号选项。

  5. 在编号列表中键入每个项目。

Word for Android列表菜单

使用易于访问的文本颜色

下面是一些可供参考的思路:

  • 为了确保文本清晰显示,请对字体颜色使用“自动”设置。 选择文本,然后选择“开始” > “字体颜色” > “自动”。

    Word for Android字体颜色菜单
  • 使用颜色对比度分析器,该分析器是一个免费应用,可分析颜色和对比度,并几乎可以立即显示结果。

使用易于访问的文本格式

下面是一些可供参考的思路:

  • 为采用颜色编码的超链接文本添加下划线。 这可以帮助色盲用户了解到文本是链接文本(即使他们无法辨识颜色)。

  • 如果使用颜色来指示状态,请添加形状。 例如,如果使用绿色来指示“通过”,则添加勾号 Excel 绿色复选标记,如果使用红色指示“失败”,则添加大写的 X 红色框的屏幕截图,框中带有大写字母 X

注意: 这些资源还提供其他的建议:usability.gov针对色盲用户的 Web 可访问性

使用文字间距

增大或减小句子与段落之间的空白区域。

  1. 选择文本。

  2. 若要打开 "开始 "选项卡,请在屏幕底部的工具栏右端点击"更多 向上键 按钮。

  3. 向下滚动到" 段落格式"选项 ,然后点击它。

  4. 点击所需的间距选项。

Word for Android段落格式菜单

使用表标题

  1. 将光标置于表中的任意位置。

  2. 若要打开 "表格" 选项卡,请在屏幕底部的工具栏右端点击"更多 向上键 按钮。

  3. 向下滚动到"样式 选项" 选项,然后点击它。

  4. 若要选择“标题行”选项,请点击它。

    提示: 选择选项后,该选项将灰显。

  5. 在表中,键入每个列标题。

Word for Android表格样式选项菜单

另请参阅

Office Online:使文档易于访问 Word 网页版 最佳做法

下表列出了创建残障人士可访问的 Word 网页版 文档的主要最佳做法。

要修复的内容

如何查找

修复原因

修复方法

包含包含图像和表格的可选文字。

使用 辅助功能检查器 查找缺失的可选文字。

替换文字可帮助无法看见屏幕的用户了解图像和其他视觉对象中的重要内容。

避免将在图像中使用文字作为传达重要信息的唯一方法。 如果必须在图像中使用文字,请在文档中重复该文字。 在替换文字中简要介绍图像,并提及图像中存在文字以及该文字的用途。

向图像添加替换文字

向表中添加替换文字

添加表达某种意义的超链接文本。

要确定超链接文本作为独立信息是否有意义,及其是否为读者提供有关所指向目标的准确信息,请以直观地方式浏览文档。

使用屏幕阅读器的用户有时会浏览链接列表。 链接应准确清晰地传达有关所指向目标的信息。 例如,不要链接到文本单击此处,而是要包含目标页面的完整标题。

添加超链接文本

确保颜色不是传达信息的唯一方式。

若要查找颜色编码的实例,请以直观地方式浏览文档。

失明、弱视或色盲用户可能会遗漏特定颜色传达的含义。

使用易于访问的文本格式

对文本和背景色使用足够高的对比度。

若要查找颜色对比度不足的内容,请查找文档中难以阅读或难以与背景区分的文本。

文档的文本和背景之间的对比度较高时,更多用户可以查看并使用其内容。

使用易于访问的文本颜色

使用内置的标题和样式。

若要查找未使用内置样式的标题,请以直观的方式浏览文档,找到格式类似于标题的文本。 选择该文本,然后在功能区的“开始”选项卡中查看是否使用了标题样式。

若要保留 Tab 键顺序并简化屏幕阅读器阅读文档,请使用逻辑标题顺序和 Word 网页版 中的内置格式#x0。

例如,按规定的逻辑顺序整理标题。 使用标题 1、标题 2、然后标题 3 的顺序,而不是标题 3、标题 1,然后标题 2。 然后,将文档中的信息整理为小区块。 理想情况下,每个标题中只包含几个段落。

应用内置标题样式

使用项目符号列表

使用排序列表

仅对数据使用简单的表结构,并指定列标题信息。

使用 辅助功能检查器 确保表中不包含拆分单元格、合并单元格或嵌套表。

你还可以直观地浏览表格,检查它们是否未包含完全空白的行或列。

屏幕阅读器通过对表格单元格进行计数,持续跟踪它们在表中的位置。 如果一个表嵌套在另一个表内,或者对某个单元格进行合并或拆分,屏幕阅读器将失去计数,且无法提供之后有关表的有用信息。 表中的空白行和列也可能会误导使用屏幕阅读器的用户,认为表中没有其他内容。

屏幕阅读器还会使用标题信息来识别行和列。

使用表标题

向图像和表格添加替换文字

以下过程介绍如何向文档中的图像和表格添加替换 Word 网页版 文本。

注意: 建议仅将文本放在"说明 "字段中 ,将"标题 "留空 。 这可让大多数主流屏幕阅读器(包括讲述人)提供最佳体验。 对于音频和视频内容,除了替换文字外,为耳聋或有听力障碍的用户包含隐藏字幕。

向图像添加替换文字

向图片和屏幕截图等图像添加替换文字,以便屏幕阅读器读取文本,向看不到图像的用户描述图像。

  1. 选择图像。

  2. 选择"图片>替换文字"。 " 设置图片 格式"窗格将打开屏幕右侧。

  3. 在"说明"框中键入 替换文字。

    提示: 在第一行中尽可能简明地包含最重要的信息。

"设置图片格式"中的"替换文字"Word 网页版。

向表中添加替换文字

  1. 将光标置于表中的任意位置。

  2. 选择"表格>替换文字"。 " 可选文字" 对话框随即打开。 可能需要选择"..."按钮,以查看"替换文字"选项。 

  3. 在"说明"框中键入替换文字,然后选择"确定"。

    提示: 在第一行中尽可能简明地包含最重要的信息。

"表格可选文字"对话框Word 网页版。

使超链接、文本和表易于访问

以下过程介绍如何使文档中的超链接、文本和 Word 网页版 可访问。

添加超链接文本

  1. 选择要向其添加超链接的文本,然后右键单击。

  2. 选择“链接”。 所选文本会出现在“显示文本”框中。 这是超链接文本。

  3. 如有必要,更改超链接文本。

  4. 在"地址"框中,输入超链接的目标地址,然后选择"插入"。

    提示: 如果超链接的目标页面上的标题准确总结了页面上的内容,请将其用于超链接文本。 例如,此超链接文本与目标页面上的标题匹配:Office Online 的模板和主题

"链接插入"对话框Word 网页版。

使用易于访问的文本颜色

下面是一些可供参考的思路:

  • 为了确保文本清晰显示,请对字体颜色使用“自动”设置。 选择文本,然后选择"开始"> "字体颜色"按钮Word 网页版。 ("字体颜色) >"自动"。

    Word Online 字体颜色选择菜单
  • 使用颜色对比度分析器,该分析器是一个免费应用,可分析颜色和对比度,并几乎可以立即显示结果。

使用易于访问的文本格式

下面是一些可供参考的思路:

  • 为采用颜色编码的超链接文本添加下划线。 这可以帮助色盲用户了解到文本是链接文本(即使他们无法辨识颜色)。

  • 如果使用颜色来指示状态,请添加形状。 例如,如果使用绿色来指示“通过”,则添加勾号 Excel 绿色复选标记,如果使用红色指示“失败”,则添加大写的 X 红色框的屏幕截图,框中带有大写字母 X

注意: 这些资源还提供其他的建议:usability.gov针对色盲用户的 Web 可访问性

应用内置标题样式

  1. 选择标题文本,然后选择"开始 " 选项卡。

  2. 选择"样式"按钮,然后选择标题样式,例如"标题1"或"标题2"。

Word Online 文本样式菜单

使用项目符号列表

  1. 将光标置于文档中的任意位置。

  2. 选择“开始”选项卡。

  3. 选择 "项目符号"按钮Word 网页版。 (项目符号) 按钮,然后选择想要使用的项目符号样式。

  4. 在项目符号列表中键入每个项目符号项。

Word Online 项目符号菜单

使用排序列表

  1. 将光标置于文档中的任意位置。

  2. 选择“开始”选项卡。

  3. 选择 "数字"按钮Word 网页版。 (") "按钮,然后选择想要使用的列表样式。

  4. 键入顺序步骤。

Word Online 编号菜单

使用文字间距

增大或减小句子与段落之间的空白区域。

  1. 选择文本。

  2. 选择“开始”选项卡。

  3. "段落 "组的右下角,选择"对话框启动器"按钮。

    "段落选项"按钮Word 网页版。

    " 段落" 对话框随即打开,显示 "常规"、缩进间距 选项。

  4. "间距"下,选择想要的间距选项,然后选择"确定"。

"段落选项"对话框Word 网页版。

使用表标题

  1. 将光标置于表中的任意位置。

  2. 选择"表设计>标题行"。

    在"表格标题行"中Word 网页版。

  3. 键入列标题。

另请参阅

适用于残障人士客户的技术支持

Microsoft 希望尽可能地为所有客户提供最佳体验。 如果你是残障人士或对辅助功能存在疑问,请联系 Microsoft 辅助功能 Answer Desk 寻求技术帮助。 辅助功能 Answer Desk 支持团队接受过使用多种热门辅助技术的培训,并可使用英语、西班牙语、法语和美国手语提供帮助。 请访问 Microsoft 辅助功能 Answer Desk 网站,找出你所在地区的联系人详细信息。

如果你是政府版、商业版或企业版用户,请联系企业版辅助功能 Answer Desk

需要更多帮助?

加入讨论
询问社区
获取支持
与我们​​联系

此信息是否有帮助?

你对翻译质量的满意程度如何?
哪些因素影响了你的体验?

谢谢您的反馈意见!

×