编写有效可选文字的须知

如果一张图片价值千言万语，那么对于看不见的人来说，这有什么价值呢？没有语言，视觉障碍人士很容易错过关键信息或对体验感到沮丧。

可选文字（替换文字）是一种描述性文本，它传达数字场景（例如应用或网页）中视觉内容项的含义和上下文。当屏幕阅读器（如 Microsoft 讲述人、JAWS 和 NVDA）使用替换文字访问内容时，将大声朗读替换文字，以便用户可以更好地了解屏幕上的内容。优质的描述性替换文字可显著减少歧义并改进用户体验。

本主题介绍如何在 Microsoft 365 产品中理解、撰写和使用有效的替换文字。

一组人员坐在计算机前 \

Microsoft 365 中的替换文字工具

为了帮助你处理替换文字，Microsoft 365 提供了辅助功能检查器，用于查看替换文字的相关视觉对象内容，并获取有关改进内容辅助功能的建议、自动替换文字生成器和手动替换文字编辑器。

右键单击图像、图表或其他对象，然后选择“ 查看替换文字”。提示：在“ 审阅 ”选项卡上，可以选择“ 检查辅助功能 ”下拉列表，然后选择 “替换文字”。
在右侧的 “替换文字 ”窗格中，编辑或批准显示的替换文字 (（如果自动生成) ）。
如果图像不需要替换文字（如边框），请选择“标记为装饰”。

请确保以简练而没有歧义的方式表达图像的内容和用途。替换文字不应长于一两个句子，大多数情况下，一些经过深思熟虑的选定字词即可。考虑有关图像的重要元素。例如，重要的上下文可以是环境、人们脸上的情绪、颜色或相对大小。

请勿重复使用图像周围环绕的文字内容作为替换文字，也不要使用表示图像的短语，例如“一张图”或“一幅图像”。在下面的示例中，替换文字表示图像，但没有充分描述图像的内容。

还可使用以引号括起的文本或使用包含文本的单元格引用，将替换文字作为参数添加到 IMAGE 函数。例如，IMAGE("www.contoso.com/logo.jpg", "Contoso 徽标")。

处理提供详细信息的对象（如信息图）时，请使用替换文字提供对象中传达的信息。例如，将图表描述为“显示一段时间内的销售额的条形图”对盲人来说没有用。应尝试传达见解；例如“显示一段时间内的销售额的条形图。 7月份，品牌A的销售额超过品牌B，全年持续增长。替换文字还应清晰描述流程图的起点、过程和结论。

不解释其内容的视频需要使用替换文字来描述视觉体验，即使用户听到音乐、背景声音和语音也是如此。替换文字应描述视频的内容和用途。

理想情况下，视频应包含第二个音轨，其中包含纯属视觉对象且不便于视觉障碍人士访问的视频元素的描述。

如果表缺少替换文字，辅助功能检查器不会标记。但是，为表格编写清晰简洁的描述性替换文字始终是个不错的做法。

装饰性对象可增加视觉兴趣，但不会 (例如风格边框) 。使用屏幕阅读器人员听到这些内容是装饰性的，因此他们知道它们不会丢失任何重要信息。若要将视觉对象标记为装饰，请在“替换文字”窗格中选择“标记为装饰”。文本输入框将会灰显。

提示: 如果将文档导出为 PDF，则标记为装饰性的任何视觉对象都会自动标记为项目。然后，在 PDF 中导航时，屏幕阅读器会忽略它们。

如果辅助功能检查器在缺少替换文字时不标记对象，则无需为其编写替换文字。切片器就是此类对象的一个例子。

若要了解如何在 Outlook、Word、Excel 和 PowerPoint 中添加替换文字，请转到向形状、图片、图表、SmartArt 图形或其他对象添加可选文字。

请记住在评审过程中使用辅助功能检查器。它检查所有相关的视觉内容是否都有替换文字，并提供有关改进内容辅助功能的其他建议，例如检查对比度。若要运行辅助功能检查器，请在“ 审阅 ”选项卡上，选择“ 检查辅助功能”。有关辅助功能检查器的详细信息，请参阅使用辅助功能检查器改进辅助功能。
不要将文件名、重复文本或 URL 用作替换文字。辅助功能检查器会标记这些内容，因为它们对有视觉障碍的人没有用处。有关详细信息，请参阅辅助功能检查器的规则。
如果有一组构成语义组的对象（例如一组全都显示小狗的照片），请为整个组分配替换文字。如果出于格式设置原因将对象分到一组，请取消对象的分组并为每个对象分配适当的替换文字。

注意: 如果已使用 Microsoft 365 一段时间，你可能已注意到“替换文字”窗格过去常包含两个字段：标题和说明。现在，我们在大多数应用中使用一个说明字段。我们发现，对于作者以及借助屏幕阅读器来使用内容的任何人来说，使用一个字段更简单，不容易造成混乱。