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如果一张图片价值千言万语,那么对于看不见的人来说,这有什么价值呢? 在我们的数字世界中,有视觉障碍的人很容易错过关键信息,或者有令人沮丧和消极的经历。 例如,假设主题演讲者在会议后发出演示文稿。 演示文稿包含用于说明关键点的信息图。 如果没有信息图的说明,任何有视觉障碍的人都无法理解信息图并错过关键信息。

替换文字 (替换文字) 是描述性文本,在数字设置(例如应用或网页)中传达视觉对象项的含义和上下文。 当屏幕阅读器(如 Microsoft 讲述人、JAWS 和 NVDA)使用替换文字到达数字内容时,它们将大声朗读替换文字,以便用户更好地了解屏幕上的内容。 精心编写、描述性的替换文字可显著减少多义性并改善用户体验。

人员客观地听到单词,但主观地理解它们。 本主题介绍如何在 Microsoft 365 产品中理解、编写和使用有效的替换文字。

坐在电脑前的一群人

何时使用替换文字?

图像和图片

请确保以简洁明了的方式传达图像的内容和用途。 替换文字不应长于一两个句子,大多数情况下,一些经过深思熟虑的选定字词即可。 考虑关于图像的重要事项。 例如,重要的上下文可能是设置、人脸上的情感、颜色或相对大小。

显示良好替换文字示例的替换文字窗格。

请勿重复使用图像周围环绕的文字内容作为替换文字,也不要使用表示图像的短语,例如“一张图”或“一幅图像”。 在下面的示例中,替换文字引用的是图像,没有充分描述图像的内容。

显示错误替换文字示例的替换文字窗格。

 还可以通过使用引号中的文本或使用包含文本的单元格引用,将替换文字作为参数添加到 IMAGE 函数 。 例如,IMAGE (“www.contoso.com/logo.jpg”、“Contoso logo”) 。 

关系图、流程图和图表

处理提供详细信息的对象(如信息图)时,请使用替换文字来提供对象中传达的信息。 例如,将图表描述为“显示一段时间内销售额的条形图”对盲人没有用。 尝试传达见解;例如,显示随时间推移的销售额的条形图。 7月份,品牌A的销售额超过品牌B,全年持续增长。 替换文字还应清楚地描述流程图的起点、进度和结论。

显示良好替换文字示例的饼图销售饼图。

视频

不解释其内容的视频需要替换文字来描述视觉体验,即使用户听到音乐、背景声音和语音也是如此。 替换文字应描述视频的内容和用途。

理想情况下,视频应包含第二个音轨,其中包含视频元素的说明,这些元素纯粹是视觉对象,并且视觉障碍人士无法访问。

表格

如果表缺少替换文字, Microsoft 365 辅助功能检查器不会标记。 但是,最好为表编写清晰、描述性和简洁的替换文字。

何时不使用替换文字?

装饰性视觉对象

装饰性对象可增加视觉兴趣,但不会 (例如风格边框) 。 使用屏幕阅读器人员将听到这些是装饰性的,因此他们知道它们不会丢失任何重要信息。 若要将视觉对象标记为装饰性,只需在打开“替换文字”窗格时选中“标记为装饰性”复选框。 文本输入框将会灰显。

在“替换文字”窗格中标记为装饰性的图像。

提示: 如果将文档导出为 PDF,则标记为装饰性的任何视觉对象将自动标记为项目,这意味着在浏览 PDF 时,屏幕阅读器将忽略它们。 

切片器

如果 Microsoft 365 辅助功能检查器在缺少替换文字时不标记对象,则无需为其编写替换文字。 切片器就是此类对象的一个示例。

如何向对象添加替换文字?

有关如何在Outlook 、 Word 、Excel 和PowerPoint 中添加替换文字的说明,请转到向形状、图片、图表、SmartArt 图形或其他对象添加可选文字

在 Microsoft 365 中使用替换文字的提示

  • 请记住在评审过程中使用 Microsoft 365 辅助功能检查器。 它会检查所有相关视觉对象内容是否具有替换文字,并为你提供有关提高内容辅助功能的其他建议,例如检查对比度。 若要运行辅助功能检查器,只需单击功能区上的“ 审阅 ”选项卡,然后单击“ 检查辅助功能”。 有关辅助功能检查器的详细信息,请转到 使用辅助功能检查器改进辅助功能

  • 不要使用文件名、重复文本或 URL 作为替换文字。 辅助功能检查器将标记这些内容,因为它们对有视觉障碍的人没有用。 有关详细信息,请转到 辅助功能检查器的规则

  • 如果有一组构成语义组的对象(例如所有显示狗的照片组),请为整个组分配替换文字。 如果由于格式原因将对象组合在一起,请取消对对象进行分组,并为每个对象分配相应的替换文字。

注意: 如果已使用 Microsoft 365 一段时间,你可能已经注意到 “替换文字 ”窗格曾经有两个字段, 即“标题 ”和“ 说明”。 现在,我们在大多数应用中都使用单个 “说明” 字段,我们发现,对于作为作者的你以及使用屏幕阅读器来使用内容的任何人来说,拥有一个字段更容易,也更少令人困惑。

自动替换文字

在 Microsoft 365 中,可以自动生成替换文字。 插入图片时,你可能会在图片底部看到一个条形图,其中包含自动生成的替换文字。

在 Office 2019 中,插入图像时不会自动生成替换文字。 如果要添加自动替换文字,请在“替换文字”窗格中选择“为我生成说明”按钮。 根据图像的内容,有时该功能会提供描述性标记,有时你会获得完整的句子。

如果生成了自动替换文字,请记得在“ 替换文字 ”窗格中查看和编辑它,并删除其中添加的任何注释,例如“高置信度生成的说明”。

在 Word for Windows 中,图像的下边缘具有自动生成的替换文字的图像。

打开自动替换文字

注意: 可能需要在任何 Microsoft 365 产品中启用 Microsoft 365 智能服务,然后才能使用自动替换文字。 选择“常规”>“文件>选项”,并检查“Microsoft 365 智能服务”下是否选择了“启用服务”。 有关详细信息,请参阅 Microsoft 365 中的连接体验

  1. 选择 “文件 > 选项 ”> 辅助功能。 

  2. 检查是否在“自动替换文字”下选择了“为我自动生成替换文字”。

批准自动替换文字

  1. 在Microsoft 365 应用中,右键单击要查看其替换文字的项目,然后选择“ 编辑替换文字”。 此时会打开“替换文字”窗格。

  2. 如果替换文字令人满意,请选中“ 批准替换文字 ”复选框。

自动替换文字显示在“替换文字”窗格中,并选中了“批准替换文字”复选框。

关闭自动替换文字

  1. 选择“ 文件 > 选项 > 辅助功能 ”,然后取消选择“自动替换文字”下的“ 自动生成替换文字”。

在何处查找替换文字功能指南

获取其他资源以帮助你编写有效的替换文字:

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