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Microsoft 365 组通过包含专用库(这是存储所有组文件的主要位置),可以轻松共享文件。

在组的库中创建文件或文件夹时,组的所有成员都可以访问它。 向组添加新成员(包括来宾 (外部用户) )时,他们也将能够访问文件。 默认情况下,组成员拥有文件的查看/编辑访问权限,而组织中的所有其他人拥有查看访问权限。

将共享文件附加到电子邮件

  1. 从组中 开始对话

  2. 选择“附加文件”。

  3. 选择文件的源。 选项包括“最近使用的文件”、“Web 位置”和“此电脑”。 Web 位置包括一个驱动器、SharePoint 网站、组文件和其他源。

    • 如果选择 Web 位置,请选择“ 作为副本附加 ”或“ 作为 OneDrive 链接共享”。 附加为副本会为每个收件人提供自己的文件副本以供审阅。 共享 OneDrive 链接使组成员能够实时查看最新更改和共同创作

    • 如果你从电脑中选择文件,该文件将作为副本附加。

将共享文件附加到电子邮件

  1. 从组中 开始对话

  2. 在对话窗格底部,选择“ 组对话视图中的“附加”按钮”。

  3. 选择文件的源。 选项包括 OneDrive、组文件、计算机和其他源。

    • 如果选择 OneDrive,请选择 “附加为副本 ”或“ 共享为 OneDrive 链接”。 附加为副本会为每个收件人提供自己的文件副本以供审阅。 共享 OneDrive 链接使组成员能够实时查看最新更改和共同创作

    • 如果选择组作为源,请选择要附加的文件。

    • 如果选择“计算机”作为源,请选择“ 附加为副本 ”或“ 上传到组文件”。 上传到组文件使组成员能够实时查看最新更改和共同创作。 附加为副本会为每个收件人提供自己的文件副本以供审阅。

    • 如果选择其他源,请登录到该源并按照提示操作。

与来宾共享组文件

可以通过附加存储在组库中的任何文件来与来宾共享组文件。 有关信息 ,请参阅 Microsoft 365 组中的来宾访问

如果与来宾共享组文件时,会看到一条消息,通知你来宾的附件被阻止,则来宾将无法打开共享文件,直到租户管理员 为来宾启用文件共享

将文件发布到组库

每当将文件发布到组文档库时,所有组成员都可以访问该文件。 只需将其从计算机拖动到组的库即可。 有关详细信息 ,请参阅将文件上传到库

如果要共享的文件已在文档库中,则可以将其保留在其所在位置,并邀请组加入该文件。

另请参阅

了解 Microsoft 365 组

在 Outlook 中创建组

加入组

添加和删除组成员

离开组

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