注意: Microsoft Access 不支持使用应用的敏感度标签导入Excel数据。 作为解决方法,可以在导入之前删除标签,然后在导入后重新应用标签。 有关详细信息,请参阅Office中将敏感度标签应用于文件和电子邮件

本文介绍如何将数据从Excel移动到 Access,并将数据转换为关系表,以便可以一起使用Microsoft Excel和 Access。 总之,Access 最适合捕获、存储、查询和共享数据,Excel最适合计算、分析和可视化数据。

两篇文章:使用 Access 或Excel来管理数据,以及将 Access 与Excel配合使用的前 10 个原因,讨论哪个程序最适合特定任务,以及如何结合使用 Excel 和 Access 来创建实用解决方案。

将数据从Excel移动到 Access 时,过程有三个基本步骤。

三个基本步骤

注意: 有关 Access 中的数据建模和关系的信息,请参阅 数据库设计基础知识

步骤 1:将数据从Excel导入到 Access

如果需要一些时间来准备和清理数据,导入数据是一种操作,可以更加顺利地进行。 导入数据就像移动到新家一样。 如果你在搬家之前清理和整理你的财产,安顿到你的新家要容易得多。

导入前清理数据

在将数据导入 Access 之前,Excel最好:

  • 将包含非原子数据的单元格 (即一个单元格中的多个值) 到多个列。 例如,“技能”列中包含多个技能值(如“C# 编程”、“VBA 编程”和“Web 设计”)的单元格应细分为单独的列,每个列只包含一个技能值。

  • 使用 TRIM 命令删除前导、尾随和多个嵌入式空格。

  • 删除非打印字符。

  • 查找并修复拼写和标点错误。

  • 删除重复行或重复字段。

  • 确保数据列不包含混合格式,尤其是格式化为文本的数字或格式化为数字的日期。

有关详细信息,请参阅以下Excel帮助主题:

注意: 如果数据清理需求很复杂,或者没有时间或资源自行自动执行该过程,则可以考虑使用第三方供应商。 有关详细信息,请在 Web 浏览器中搜索你最喜欢的搜索引擎的“数据清理软件”或“数据质量”。

导入时选择最佳数据类型

在 Access 中的导入操作过程中,你希望做出正确的选择,以便在需要手动干预的任何) 转换错误时,很少收到 (。 下表总结了将数据从Excel导入 Access 时如何转换Excel数字格式和 Access 数据类型,并提供了有关在导入电子表格向导中选择的最佳数据类型的一些提示。

Excel数字格式

Access 数据类型

评论数

最佳做法

文本

文本,备忘录

Access Text 数据类型最多存储 255 个字符的字母数字数据。 Access Memo 数据类型最多存储 65,535 个字符的字母数字数据。

选择 “备注 ”以避免截断任何数据。

数字、百分比、分数、科学

数字

Access 具有一个数字数据类型,该数据类型根据字段大小属性而异, (字节、整数、长整数、单数、双数、小数) 。

选择 Double 以避免任何数据转换错误。

日期

日期

访问和Excel都使用相同的序列日期号来存储日期。 在 Access 中,日期范围更大:从公元 100 年 1 月 1 日 (-657,434 ) 到公元 9999 年 12 月 31 日 (2,958,465,) 。

由于 Access 无法识别用于 Macintosh) 的Excel中使用的 1904 日期系统 (,因此需要在 Excel 或 Access 中转换日期以避免混淆。

有关详细信息,请参阅更改日期系统、格式或两位数年份解释以及导入或链接到Excel工作簿中的数据

选择 日期

时间

时间

访问和Excel使用相同的数据类型来存储时间值。

选择 “时间”,这通常是默认值。

货币、会计

货币

在 Access 中,Currency 数据类型将数据存储为 8 字节的数字,精度为 4 个小数位,用于存储财务数据和防止值四舍五入。

选择 “货币”,这通常是默认值。

布尔

是/否

Access 对所有“是”值使用 -1,对所有“否”值使用 0,而Excel对所有 TRUE 值使用 1,对所有 FALSE 值使用 0。

选择 “是/否”,自动转换基础值。

超链接

超链接

Excel和 Access 中的超链接包含可以单击并遵循的 URL 或 Web 地址。

选择 超链接,否则 Access 可能默认使用文本数据类型。

数据进入 Access 后,可以删除Excel数据。 删除原始工作簿之前,请勿忘记先备份原始Excel工作簿。

有关详细信息,请参阅 Access 帮助主题“导入”或链接到Excel工作簿中的数据

轻松自动追加数据

用户Excel常见问题是将具有相同列的数据追加到一个大型工作表中。 例如,你可能有一个资产跟踪解决方案,该解决方案从Excel开始,但现在已发展到包含来自多个工作组和部门的文件。 此数据可能位于不同的工作表和工作簿中,或者位于其他系统的数据馈送的文本文件中。 没有用户界面命令或在Excel中追加类似数据的简单方法。

最佳解决方案是使用 Access,你可以使用导入电子表格向导轻松地将数据导入和追加到一个表中。 此外,还可以将大量数据追加到一个表中。 可以保存导入操作,按计划添加这些操作,Microsoft Outlook任务,甚至使用宏自动执行该过程。

步骤 2:使用表分析器向导规范化数据

乍一看,逐步完成数据规范化过程似乎是一项艰巨的任务。 幸运的是,由于表分析器向导,Access 中的表规范化过程要容易得多。

表分析器向导

1. 将所选列拖动到新表,并自动创建关系

2. 使用按钮命令重命名表、添加主键、将现有列设置为主键,以及撤消最后一个操作

可以使用此向导执行以下操作:

  • 将表转换为一组较小的表,并自动在表之间创建主键和外键关系。

  • 将主键添加到包含唯一值的现有字段,或创建使用自动编号数据类型的新 ID 字段。

  • 使用级联更新自动创建关系以强制执行引用完整性。 不会自动添加级联删除以防止意外删除数据,但稍后可以轻松添加级联删除。

  • 搜索新表以查找冗余或重复数据 (,例如具有两个不同电话号码的同一客户) 并根据需要更新此数据。

  • 备回原始表,并通过将“_OLD”追加到其名称中对其进行重命名。 然后,创建一个使用原始表名重新构造原始表的查询,以便基于原始表的任何现有表单或报表将使用新的表结构。

有关详细信息,请参阅 使用表分析器规范化数据

步骤 3:连接从Excel访问数据

在 Access 中规范化数据并创建了重新构造原始数据的查询或表后,这是从Excel连接到 Access 数据的简单问题。 数据现在作为外部数据源在 Access 中,因此可以通过数据连接连接到工作簿,该连接是用于查找、登录和访问外部数据源的信息容器。 连接信息存储在工作簿中,也可以存储在连接文件中,例如Office数据连接 (ODC) 文件 (.odc 文件扩展名) 或数据源名称文件 (.dsn 扩展) 。 连接到外部数据后,还可以在 Access 中更新数据时自动刷新 (或从 Access 更新Excel工作簿) 。

有关详细信息,请参阅(Power Query) 从外部数据源导入数据

将数据导入 Access

本部分将引导你完成以下数据规范化阶段:将 Salesperson 和 Address 列中的值分解为最原子部分,将相关主题分隔到自己的表中,将这些表从Excel复制并粘贴到 Access 中,在新创建的访问表之间创建关键关系,并在 Access 中创建和运行简单的查询以返回信息。

非规范化形式的示例数据

以下工作表包含 Salesperson 列和“地址”列中的非原子值。 这两列应拆分为两个或更多个单独的列。 此工作表还包含有关销售人员、产品、客户和订单的信息。 此信息还应按主题进一步拆分为单独的表。

销售人员

订单 ID

订单日期

产品 ID

数量

价格

客户名称

地址

手机

李,耶鲁

2349

3/4/09

C-789

3

$7.00

Fourth Coffee

7007 康奈尔圣雷德蒙德, WA 98199

425-555-0201

李,耶鲁

2349

3/4/09

C-795

6

$9.75

Fourth Coffee

7007 康奈尔圣雷德蒙德, WA 98199

425-555-0201

亚当斯,埃伦

2350

3/4/09

A-2275

2

$16.75

嘉元实业

1025 哥伦比亚圈柯克兰, WA 98234

425-555-0185

亚当斯,埃伦

2350

3/4/09

F-198

6

$5.25

嘉元实业

1025 哥伦比亚圈柯克兰, WA 98234

425-555-0185

亚当斯,埃伦

2350

3/4/09

B-205

1

$4.50

嘉元实业

1025 哥伦比亚圈柯克兰, WA 98234

425-555-0185

汉斯,吉姆

2351

3/4/09

C-795

6

$9.75

康拓工程有限公司

2302 哈佛大道贝尔维尤, WA 98227

425-555-0222

汉斯,吉姆

2352

3/5/09

A-2275

2

$16.75

嘉元实业

1025 哥伦比亚圈柯克兰, WA 98234

425-555-0185

汉斯,吉姆

2352

3/5/09

D-4420

3

$7.25

嘉元实业

1025 哥伦比亚圈柯克兰, WA 98234

425-555-0185

科赫,里德

2353

3/7/09

A-2275

6

$16.75

Fourth Coffee

7007 康奈尔圣雷德蒙德, WA 98199

425-555-0201

科赫,里德

2353

3/7/09

C-789

5

$7.00

Fourth Coffee

7007 康奈尔圣雷德蒙德, WA 98199

425-555-0201

其最小部分中的信息:原子数据

使用本示例中的数据,可以使用Excel中的“文本到列”命令将单元格 ((如街道地址、城市、州和邮政编码)的“原子”部分) 分隔成离散列。

下表显示了拆分后同一工作表中的新列,以使所有值成为原子。 请注意,Salesperson 列中的信息已拆分为“姓氏”和“名字”列,地址列中的信息已拆分为“街道地址”、“城市”、“州”和“邮政编码”列。 此数据采用“第一个正常形式”。

姓氏

名字

 

街道地址

城市

州/省

邮政编码

耶鲁

2302 哈佛大道

Bellevue

WA

98227

亚当斯

艾伦

1025 哥伦比亚圈

柯克兰

WA

98234

汉斯

米申

2302 哈佛大道

Bellevue

WA

98227

科赫

芦苇

7007 康奈尔圣雷德蒙德

雷德蒙德

WA

98199

在Excel中将数据分解成有组织的主题

后面的几个示例数据表显示了在将Excel工作表拆分为销售人员、产品、客户和订单的表后的相同信息。 表设计不是最终设计,但它位于正确的轨道上。

Salespersons 表仅包含有关销售人员的信息。 请注意,每条记录都有一个唯一 ID (SalesPerson ID) 。 SalesPerson ID 值将用于在 Orders 表中将订单连接到销售人员。

售货员

Salesperson ID

姓氏

名字

101

耶鲁

103

亚当斯

艾伦

105

汉斯

米申

107

科赫

芦苇

“产品”表仅包含有关产品的信息。 请注意,每条记录都有唯一 ID (产品 ID) 。 产品 ID 值将用于将产品信息连接到订单详细信息表。

产品

产品 ID

价格

A-2275

16.75

B-205

4.50

C-789

7.00

C-795

9.75

D-4420

7.25

F-198

5.25

客户表仅包含有关客户的信息。 请注意,每条记录都有唯一 ID (客户 ID) 。 客户 ID 值将用于将客户信息连接到 Orders 表。

客户

客户 ID

名称

街道地址

城市

州/省

邮政编码

手机

1001

康拓工程有限公司

2302 哈佛大道

Bellevue

WA

98227

425-555-0222

1003

嘉元实业

1025 哥伦比亚圈

柯克兰

WA

98234

425-555-0185

1005

Fourth Coffee

7007 康奈尔街

雷德蒙德

WA

98199

425-555-0201

“订单”表包含有关订单、销售人员、客户和产品的信息。 请注意,每个记录都有唯一 ID (订单 ID) 。 此表中的某些信息需要拆分为一个包含订单详细信息的其他表,以便 Orders 表仅包含四列 - 唯一订单 ID、订单日期、销售人员 ID 和客户 ID。 此处显示的表尚未拆分为“订单详细信息”表。

订单

订单 ID

订单日期

SalesPerson ID

客户 ID

产品 ID

数量

2349

3/4/09

101

1005

C-789

3

2349

3/4/09

101

1005

C-795

6

2350

3/4/09

103

1003

A-2275

2

2350

3/4/09

103

1003

F-198

6

2350

3/4/09

103

1003

B-205

1

2351

3/4/09

105

1001

C-795

6

2352

3/5/09

105

1003

A-2275

2

2352

3/5/09

105

1003

D-4420

3

2353

3/7/09

107

1005

A-2275

6

2353

3/7/09

107

1005

C-789

5

订单详细信息(例如产品 ID 和数量)从 Orders 表中移出并存储在名为“订单详细信息”的表中。 请记住,有 9 个订单,因此此表中有 9 条记录是有意义的。 请注意,“订单”表具有唯一 ID (订单 ID) ,该 ID 将从“订单详细信息”表中引用。

Orders 表的最终设计应如下所示:

订单

订单 ID

订单日期

SalesPerson ID

客户 ID

2349

3/4/09

101

1005

2350

3/4/09

103

1003

2351

3/4/09

105

1001

2352

3/5/09

105

1003

2353

3/7/09

107

1005

“订单详细信息”表不包含需要唯一值的列 (即没有主键) ,因此任何列或所有列都可包含“冗余”数据。 但是,此表中的两条记录不应完全相同 (此规则适用于数据库) 中的任何表。 在此表中,应有 17 条记录 ,每个记录按单个顺序对应于产品。 例如,按顺序 2349,三个 C-789 产品构成了整个订单的两个部分之一。

因此,“订单详细信息”表应如下所示:

订单详细信息

订单 ID

产品 ID

数量

2349

C-789

3

2349

C-795

6

2350

A-2275

2

2350

F-198

6

2350

B-205

1

2351

C-795

6

2352

A-2275

2

2352

D-4420

3

2353

A-2275

6

2353

C-789

5

将数据从Excel复制并粘贴到 Access 中

现在,有关销售人员、客户、产品、订单和订单详细信息的信息已细分为Excel中的单独主题,你可以将这些数据直接复制到 Access 中,并将其变成表。

在 Access 表和运行查询之间创建关系

将数据移动到 Access 后,可以在表之间创建关系,然后创建查询以返回有关各种主题的信息。 例如,可以创建一个查询,该查询返回 3/05/09 和 3/08/09 之间输入的订单的订单 ID 和销售人员的名称。

此外,还可以创建表单和报表,使数据输入和销售分析更轻松。

需要更多帮助吗?

你始终可以在 Excel 技术社区中咨询专家或在 Answers 社区获取

Need more help?

Expand your skills
Explore Training
Get new features first
Join Microsoft Office Insiders

Was this information helpful?

How satisfied are you with the translation quality?
What affected your experience?

Thank you for your feedback!

×