规划项目用户目标

最好是在您打开 Microsoft Project 之前开始您的规划。

若要捕获您最初对项目目标的想法,请使用 Word、Excel、OneNote 或 Outlook 等应用程序。

在每个人都同意您的想法之后,您可以开始使用 Project 规划您的日程。

返回到项目指南,查看阐述项目管理的更多文章。

开始之前的项目管理提示 . . .

  • 确保你有一个项目    确保你考虑的是一个实际项目。 项目有三个特征:

    • 它是临时的且唯一的    设计汽车制造工厂是一个项目,因为它是一次活动。 工厂制造汽车是一系列重复的活动,因此不是一个项目。

    • 它具有明确定义的可交付结果    可交付结果为项目提供焦点和目的。 如果可交付结果未清楚说明,利益干系人不会认为其项目投资有价值。

    • 它具有开头和结尾    如果没有项目结束日期,利益干系人与利益干系人将不能享受项目成果及其投资带来的好处。

      下面的一些示例可帮助您决定您是否拥有项目。

不是项目的活动

明确定义的项目

制造汽车

  • 预计升级制造工厂以提高效率。

  • 预计查找距离制造设备较近的维护工厂。

降低竞争风险

  • 预计更换安全软件。

  • 预计从相关行业招募风险专家。

  • 确定项目约束    约束是指会限制项目经理设计和管理项目的选项的因素。 大多数项目有三个约束:

    • 有限的时间跨度    主要可交付结果的结束日期通常修复项目的总体长度。

    • 有限的人员和其他资源    Project经理执行项目工作的人通常有限,或者预算有限。

    • 小范围    项目通常受团队可以完成多少的限制。 如果项目具有过多的可交付结果或功能,则日程中可能没有足够的时间完成所有任务。

一个约束的变化通常会影响到另外两个,可能会影响总体质量。 例如,缩短项目的工期将强制项目经理对完成项目可交付结果所需的工作人员数量进行决策。 如果没有足够的工作人员,则缩短项目可能带来其他折衷,例如减少项目的范围。

  • 尽早确定利益干系人    没有什么比未能确定关键利益干系人是谁以及如何最好地与他们沟通更损害项目。 如果在项目开始之后未能确定关键利益干系人,则项目可能会逐渐停止,或者随着新的项目目标和方法的提出而变得超预算。

步骤 1:捕获最初想法

捕获早期想法OneNote

当您考虑项目以及要完成的内容时,请使用 OneNote 记下笔记。 您的笔记可以包含电子邮件、网站链接、视频或最早的规范。

将 Excel 数据导入到 Project

项目有时作为简单列表在 Excel 中开始。 但是随着它们不断增长,请将它们导入到 Project 中,在这里,您可以更高效地组织任务和安排日程。

在任何电脑上使用 Microsoft 365 随时随地捕获项目笔记

使用 Microsoft 365 处理早期项目规范。 只要您正在具有 Internet 连接的 PC 上工作,就可以使用 Word、Excel、PowerPoint 或 OneNote 的完整版本根据需要在任意位置处理文档。

在 Web 浏览器中使用 Office Online

无需使用 Office 网页版 即可 Microsoft 365 。 只要您拥有 Microsoft 帐户,就可以使用 Word、Excel、PowerPoint 或 OneNote 的 Web 版本来捕获早期的项目想法。

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步骤 2:与您的利益干系人保持联系

报告早期进度

无论您处在项目规划的哪个阶段,出色呈现的报告有助于让利益干系人接受项目可交付结果。

加入联机会议

如果利益干系人无法亲临现场,请使用联机会议与他们联系。 共享 PowerPoint 幻灯片、Excel 工作表或 OneNote 笔记以讨论早期项目规划。 用户可以在Microsoft Teams、路上或移动设备上参加在线会议。

与项目团队成员聊天

当您正在处理项目日程时提出问题时,使用"联机聊天"功能与Teams。

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步骤 3:开始项目

从 Word、Outlook 或 PowerPoint 中复制并粘贴到 Project

在 Word、Outlook 或 PowerPoint 中复制任务列表并将其粘贴Project以快速启动计划。 Project仅在 2013 (及更高版本中保留大纲结构和Project格式) 。

从其他项目或模板创建新项目

基于预填充了类似项目的任务的模板创建新的项目。 行业专家创建了其中许多项目来帮助您快速开始。

将 Excel 数据导入到 Project

将在 Excel 中启动的任务列表移动到 Project 中。 Project 将保留大纲结构和格式。

将 SharePoint 任务列表作为早期项目导入

项目有时以任务列表SharePoint,用于与没有项目Project。 一旦任务列表增长到特定大小,请将其移动到 Project 中以继续处理。

项目管理目标:创建新的项目日程

在项目中启动项目后Project,您可以开始添加任务、组织任务、将它们链接在一起、添加人员等。

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