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使用查询管理数据
使用查询管理数据

查询入门

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使用查询可解答基于数据的业务或其他问题,可简便快捷地进行批量更新,还可删除数据库中的信息。

什么是查询?

在 Access 中,查询就像你提出的问题,提出这些问题可查找数据库中的相关信息,甚至十分具体的信息。

在查询中,有时仅使用一个表中的数据,有时又使用多个表中的数据。 例如,你可能希望只查找一个联系人的电话号码,这要求对“联系人”表中特定联系人的电话号码字段进行简单查询。 或者,你可以合并多个表中的数据,例如合并客户信息和订单信息以了解客户订购的产品。

在 Access 中,查询是数据库对象。 它不存储数据。 相反,它将显示存储在表中的数据,令该数据可供你使用。 查询可显示来自一个或多个表的数据、来自其他查询的数据,或来自表和查询的数据组合。 例如:

  • 使用选择查询查看数据。 指定数据必须满足的条件并列举要显示的值,即可查找并查看一个或多个表中的信息。 例如,可要求查看由 Tailspin Toys 生产的所有产品。

  • 输入条件并即时搜索。 创建始终要求输入搜索条件的可重用查询。 例如,可创建这样的查询,它要求用户输入要搜索的供应商的名称,然后显示从该供应商处获取的所有产品。

  • 基于查询更新或添加数据。 查询数据,然后使用结果来自动输入或更新信息。 例如,如果 Tailspin Toys 在其所有产品名称的开头添加了“TT”,则可通过一个更新查询,搜索该公司所有产品并更新产品名称,使每个条目都以“TT”开头。

  • 基于查询删除数据。 查找并删除信息或记录。 例如,如果 Tailspin Toys 停业而该公司的产品不再可供销售,可查找该公司的所有产品并从相关表中将其自动删除。

使用“查询向导”创建在“数据表视图”中显示信息的选择查询。

注意: 使用该向导时,某些设计元素不可用。 如有需要,请在创建查询后在“设计视图”中对其进行修改。

注意: 创建查询前,请确保你已在数据库中的表之间建立关系,因为查询数据时要使用这些关系。 若要了解详细信息,请参阅表关系入门和此培训中的相关模块。

创建查询

  1. 选择“创建”>“查询向导”。

  2. 选择“简单查询向导”,然后选择“确定”。

  3. 选择包含该字段的表或查询,然后将该字段添加到“选定字段”列表中。 完成后,选择“下一步”。

    从任意多个表中添加任意多个字段。

    如果你添加了数字字段

    如果你添加了任何数字字段,此向导将询问你希望该查询返回详细信息还是汇总数据。 请执行下列操作之一:

    • 如果你要查看单个记录,请选择“详细信息”,然后选择“下一步”。 直接跳到步骤 4。

    • 如果你要查看汇总数值数据,例如平均值,请选择“汇总”,然后选择“汇总选项”。 指定要汇总的字段和汇总数据的方式。 仅列出数字字段。 为每个数字字段选择一个函数:

      • Sum   查询返回字段的所有值的总和。

      • Avg    查询返回字段值的平均值。

      • Min    查询返回字段的较小值。

      • Max   查询返回字段的默认值。

    • 如果你希望查询结果包含数据源中记录的计数,请为该表单选择“对表单名称中的记录进行计数”。

      如果你添加了日期/时间字段

      “查询向导”将询问你希望如何对日期值进行分组。 例如,假定你向查询添加了一个数字字段(例如价格)和一个日期/时间字段(例如交易时间),然后在“汇总选项”对话框中指定要查看价格字段的平均值。 因为包括了日期/时间字段,所以你可计算每个独特日期和时间值(每日、每月、每季度或每年)的汇总值。

      选择要用于对日期和时间值进行分组的时间段,然后选择“下一步”。

      注意: 在“设计视图”中,你可以选择对日期和时间值进行分组的更多选项。

  4. 为查询命名。

  5. 指定是要(在“数据表视图”中)打开查询还是(在“设计视图”中)修改查询。 然后选择“完成”。

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