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“审批”工作流详述

“审批”工作流详述

SharePoint 工作流可帮助你自动化业务流程,使其更加一致且更高效。 " 审批 " 工作流允许你将存储在 SharePoint 中的文档和其他项目路由到一个或多个人员进行审批。

注意: SharePoint 2010 工作流自2020起已停用,自起新租户并已从年11月 1 2020 日的现有租户中删除。 如果您使用的是 SharePoint 2010 工作流,我们建议迁移到 Power 自动化或其他受支持的解决方案。 有关详细信息,请参阅SharePoint 2010 工作流停用。

有关详细信息,请参阅 关于 SharePoint 附带的工作流

重要: 默认情况下,不会激活 "审批" 工作流,也不会在 "关联" 表单的 " 选择工作流模板 " 列表框中列出。 若要使其可供使用,网站管理员必须在网站集级别激活它们。 转到 " 网站设置 " > 网站集功能 > "激活 工作流 " 功能。 此外, SharePoint 2013 根据 SharePoint 2010 兼容模式提供这些工作流模板。 若要创建具有类似逻辑的基于 SharePoint 2013 的工作流,请使用 SharePoint Designer 2013 。

如果您只需要完成 "审批" 工作流任务    只需向下滚动到 整个 段落,然后展开它。 目前,您可能不需要任何其他段。

手动流程与自动工作流的比较

SharePoint 工作流包括:

  • 高效且一致    "审批" 工作流会自动传送文档或项目、分配审阅任务并跟踪其进度,并在需要时发送提醒和通知。 工作流中的活动可通过 "中央状态" 页面进行监视和调整,并且工作流运行中的事件历史记录将在完成后的60天内维护。

  • 较少的工作    "审批" 工作流可将您和您的同事同时保存在时间和问题上,同时还可简化和标准化您的审批流程。

下面是一个非常简单的 "审批" 工作流版本的图表。

简单“审批”工作流的图表

本文中的信息显示在十个可展开的段中。

单击此处了解有关如何充分利用本文的几点提示

如果您只需要完成 "审批" 工作流任务    只需向下滚动到 整个 段落,然后展开它。 目前,您可能不需要任何其他段。

如果要添加、启动、监视和维护工作流    如果你还不熟悉这些任务,你可能会发现,在你第一次设计和添加工作流时,按照本文中的步骤进行操作会非常有用。 熟悉信息和文章布局后,您将能够直接转到您需要的任何退货访问领域。

内容审批和发布审批    你可能有列表或库,在这些列表或库中,你希望查看新项目和/或新版本的当前项目,以确保其内容的准确性,以及其表单和样式的 appropriateness,然后再将其提供给有权访问该列表的所有人看到。 这种审阅过程称为内容审批,您可以使用 "审批" 工作流控制列表或库中的内容审批。 (也有非常类似的发布审批工作流,该工作流尤其适用于将网页发布到 Internet 的 SharePoint 网站。 )

有关打印本文的 word    这是一个很长的文章。 如果只想打印选定的段,请确保在打印时 展开这些段。 如果要在打印副本中包含完整的图形,请 ("横向打印",而不是 "纵向"。 )

有关搜索的字词    在本文中搜索任何文本或术语之前,请确保展开了要搜索的所有段。

"审批" 工作流是一种 SharePoint 功能,可将存储在 SharePoint 列表或库中的文档或其他项目路由到一个或多个人员以供其审批或拒绝。 工作流自动化、优化和标准化整个过程。

简单“审批”工作流图表

SharePoint 产品附带的基本审批工作流用作模板。 使用此模板,你可以将多个审批工作流添加到你的网站。 你添加的每个工作流都是基本审批工作流的唯一 版本 ,每个工作流都具有自己专用的工作方式,具体取决于你在添加时指定的设置。

此段中的分区

  1. "审批" 工作流可以为我执行哪些操作?

  2. "审批" 工作流不能执行哪些操作?

  3. 哪些人可以使用此类型的工作流?

  4. 如何计划、添加、运行和维护此类型的工作流?

1. "审批" 工作流可以为我执行哪些操作?

  • 第一次将审批工作流添加到列表、库或网站集时,可以指定要包含的参与者的数量,还可以指示其任务是在串行) 中另一 (次 (后还是在并行) 中同时分配给所有参与者。 您甚至可以决定将参与者的任务划分为两个或多个单独的阶段,还可以指定最终截止日期和/或要完成的每个任务所允许的时间。 在每次对项目手动启动工作流时,您可以修改这些设置中的任何设置。

  • 工作流将任务分配给每个指定的参与者。 每个参与者选择几个可能的答复:若要批准或拒绝项目,请在项目中请求更改、重新分配任务或取消或删除任务。

  • 工作流运行时,你可以从 "单个中央工作流状态" 页面监视进度并根据需要进行调整 () 。

  • 在工作流完成后60天内,在此运行 (或工作流的 实例) 期间发生的所有工作流事件的列表仍可在 "工作流状态" 页面上进行,以便于非正式参考。

您还可以使用 "审批" 工作流管理列表或库的内容审批流程。 有关详细信息,请参阅本文的 " 控制 " 段。

2. "审批" 工作流不 执行哪些操作?

审批工作流中的参与者通常不允许在正在审阅的项目中进行更改。 相反,参与者可以请求在工作流实例的过程中对项目进行更改。 如果要添加参与者在项目本身中插入批注和修订的工作流,请参阅 "另请参阅" 部分中的 "收集反馈工作流" 一文。

此外,审批工作流不会用于收集签名。 如果要使用工作流在 Microsoft Word 文档、Microsoft Excel 工作簿或 Microsoft InfoPath 表单中收集签名,请参阅 "另请参阅" 部分中的 "有关收集签名工作流的全部内容" 一文。

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3. 谁可以使用此类型的工作流?

添加工作流   默认情况下,您必须具有 "管理列表" 权限才能 添加 工作流。 默认情况下 (所有者组具有 "管理列表" 权限;"成员" 组和 "访问者" 组不是。 )

启动工作流   默认情况下,您必须具有 "编辑项目" 权限才能 启动 已添加的工作流。 默认情况下 ("成员" 组和 "所有者" 组都具有 "编辑项目" 权限;"访问者" 组不是。 )

或者,所有者可以选择配置特定工作流,以便他们 只能 由 "所有者" 组的成员启动。 (执行此操作,请选中 "关联" 表单第一页上的 " 需要管理列表权限以启动此工作流 " 复选框。 )

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4. 如何计划、添加、运行和维护此类工作流?

这些是基本阶段:

  • 工作流运行之前 (计划、添加、开始)    
    在添加工作流之前,要为单个列表或库添加 (的位置,或者为整个网站集) 添加其工作方式的详细信息。 添加并配置工作流后,具有所需权限的任何人都可以对特定项目启动工作流。 也可以将工作流设置为 自动运行。 自动运行可根据两个触发事件之一或两个触发事件激活:当在列表或库中添加或创建任何项目时,或者在更改列表或库中的任何项目时。

  • 工作流运行时 ("完成"、"监视器"、"调整")    
    工作流运行时,单个参与者完成其分配的任务。 自动提醒将发送给无法满足任务截止时间的参与者。 同时,可以从 "中央工作流状态" 页面针对该工作流的特定实例监视工作流的进度。 可以从同一页面执行工作流的调整,同时对其进行调整。如果需要,可以取消或终止工作流。

  • 工作流运行后 ("审阅"、"报表"、"更改")    
    工作流完成后,可以在 "工作流状态" 页面上查看最多60天的运行 (或实例) 的整个历史记录。 在同一页面上,可以创建有关此工作流版本性能的统计报告。 最后,如果你想要更改工作流运行方式的任何内容,则可以打开并编辑你第一次添加工作流时完成的关联表单。

以下流程图从添加新工作流的人员的角度对这些阶段进行了说明。

工作流程

在此段中,我们确定你需要做出的决策以及在添加审批工作流的版本之前需要收集的信息。

如果你已熟悉如何添加此类型的工作流,只需要有关特定步骤的提醒,你可以直接转到本文 (列表/库网站集) 的相应 "添加" 段。

此段中的分区

  1. 模板和版本

  2. 关联表单简介

  3. 十二个要回答的问题

1. 模板和版本

SharePoint 产品附带的工作流充当主模板,您添加到列表、库和网站集的特定的单个工作流将基于这些 模板

每次添加审批工作流时,你实际上都是添加 "常规审批" 工作流模板的一个 版本 。 你可以为每个版本提供自己的名称及其自己的设置,你可以在添加该特定版本时在关联表单中指定这些名称。 这样,你可以添加多个工作流,基于 "审批" 工作流主机模板的所有版本,但每个版本都是针对你将使用它的特定方式进行了命名和量身定制的。 命名版本也可以称为工作流 实例

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2. 关联表单简介

每当你基于其中一个包含的工作流模板添加新的工作流版本时,请填写 关联表单 以指定你希望新实例工作的方式。

在以下部分中,你将看到一个问题列表,可为你准备完成关联表单。 但首先要花一点时间来查看窗体及其字段。

关联表单的第一页

第一个初始表单

关联表单的第二页

用于输入特定于运行的信息的表单

第二页上的红色框中的字段也会显示在 初始窗体中,每次手动启动工作流时都会显示该窗体,并且可以在该窗体中针对该单个运行进行编辑。

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3. 解答的十二个问题

一旦您有了本部分中所有问题的答案,您就可以添加您的工作流了。

  1. 这是否是正确的工作流类型?

  2. 一个列表或库,还是整个网站集? 和一种内容类型,还是所有内容类型?

  3. 什么是好的名称?

  4. 任务列表和历史记录列表:现有的还是新的?

  5. (和按哪些) 人可以启动此工作流?

  6. 继承此工作流的内容类型是否也获得此工作流?

  7. 参与者:哪些人的订单?

  8. 参与者需要哪些其他信息?

  9. 任务何时到期?

  10. 此工作流何时结束?

  11. 哪些人需要通知?

  12. 此工作流是否会控制内容审批?

01。这是否是正确的工作流类型?

有多个工作流模板的名称中包含 "审批" 一词。 本文关注的工作流模板在菜单中显示为 " 批准– SharePoint 2010"。 如果不确定此工作流类型是最佳选择,请返回本文的 " 学习 " 部分。 有关可用的其他工作流模板的详细信息,请参阅 "另请参阅" 部分中的有关 SharePoint 附带的工作流的文章。

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02. 一个列表或库,或整个网站集? (和) 一种内容类型,还是所有内容类型?

你可以仅在单个列表或库中提供新版本的审批工作流,也可以使其在整个网站集内可用。

  • 如果为单个列表或库添加工作流,则可以将其设置为在 所有内容类型仅在单个内容类型上运行。

  • 但是,如果为整个网站集添加工作流,则 必须 将其设置为仅在单个网站内容类型上运行。

网站集图及三种添加方式说明

什么是内容类型?

存储在 SharePoint 列表或库中的每个文档或其他项目属于一个或另一个 内容类型。 内容类型可以是 " 文档 " 或 " Excel 电子表格" 等基本和通用,或作为 法律合同产品设计规范的高度特殊化。 默认情况下,某些内容类型在 SharePoint 产品中可用,但您可以自定义这些内容类型并添加您自己创建的其他内容类型。 有关详细信息,请参阅 创建或自定义网站内容类型向列表或库添加内容类型

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3. 什么是好的名称?

为你的工作流版本提供一个名称:

  • 清楚地指出它的用途。

  • 清晰地将其与其他工作流区分开来。

示例

假设你是一组编辑器的成员。 你的组希望使用两个不同的审批工作流来管理来自外部参与者的文档提交:

  • 您将对每个提交的文档运行第一个工作流,以决定是否接受编辑过程。

  • 接受和编辑提交的文档后,您将在已编辑的草稿上运行第二个工作流,以决定是否接受它作为最终版本。

你可以将第一个工作流 " 接受提交审批 " 命名为第二个 " 最终草稿审批"。

提示: 通常,最好是建立一致的命名约定,并确保与工作流相关的每个人都熟悉这些约定。

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04. 任务列表和历史记录列表:现有的还是新的?

你可以让你的工作流使用网站的默认 "任务" 列表和 "历史记录" 列表,使用 其他 现有任务和历史记录列表,或者仅为此工作流请求新列表。

  • 如果您的网站有多个工作流,或者某些工作流将涉及大量任务,请考虑为每个工作流请求新列表。 (管理超过很长的列表会降低性能。 系统可以更快、更轻松地维护几个较短的列表,而不是一个很长的列表。 )

  • 如果此工作流的任务和历史记录将包含要与常规任务列表分开的敏感或机密数据,则应 明确 指明你需要此工作流的新的单独列表。 (添加工作流后,请确保为新列表设置了相应权限。 )

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05.) (如何启动此工作流?

可将工作流设置为仅手动启动,或仅自动启动或按任何方式启动:

  • 在特定文档或项目上手动启动 "审批" 工作流时,将显示另一个表单和 初始表单。 启动窗体包含 关联 窗体第二页中的大部分设置。 这样,如果启动工作流的人员希望更改其中的任何设置 (仅) 当前实例,则他们可以在单击 " 开始" 之前执行此操作。 转到列表 > 项目上下文菜单 > 工作流 > 选择要手动启动工作流的工作流。

  • 当然,如果使用自动启动,则不会显示启动窗体,因此将使用关联表单中指定的默认设置,而不进行任何更改。

下图显示了手动启动和自动启动之间的区别。

手动启动与自动启动的表单比较

在初始表单中所做的任何更改 在当前工作流实例中应用。 若要更改工作流的永久,默认设置,请编辑原始关联表单,如本文的 "更改" 部分所述。

手动启动

如果你允许手动启动,拥有必要权限的任何人都可以随时对任何符合条件的项目启动工作流。

手动启动的优点是,你和你的同事 仅在 你选择的情况下运行工作流,并且每次运行该工作流时,都有机会通过使用初始窗体更改某些设置。

快速示例    如果你希望 在由团队外部的作者创作的项目上运行工作流,则仅启动它会使其自动在由你和团队成员创作的项目上运行。 (备选解决方案:为团队中的作者保留一个列表或库,并为所有其他作者的项目保留单独的列表或库。 这样,您就可以自动运行工作流,但只能在 "外接程序" 列表中运行。 另一个解决方案:添加一个 IF 条件,并将 创建的设置由 特定人员创建。 有关详细信息,请参阅 工作流条件快速参考 。 )

手动启动的主要缺点是,某些人必须记住在适当的时候运行工作流。

自动启动

您可以将工作流设置为由以下任何事件自动启动:

  • 有人试图发布项目的主要版本。

  • 将在列表或库中创建或上传新项目。

  • 已存储在列表或库中的项目已更改。

自动启动的优点是,任何人都不需要记住启动工作流。 每次发生触发事件时,它都会运行。

快速示例    如果您负责列表中项目的准确性和 appropriateness,则可以将 "审批" 工作流添加到该列表,并将自己指定为唯一的参与者。 您可以将工作流设置为在每次更改列表中的项目时和每次添加新项目时自动启动。 这样,您将始终保持最新状态。

自动启动的两个缺点:

  • 当发生触发事件时,无法停止运行工作流。

  • 不能更改单个实例开始处的任何设置。

有关每当有人试图发布项目的主要版本时自动运行您的审批工作流的详细信息,请参阅本文的 " 控制 " 段。

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06. 是否也获得此工作流的继承内容类型?

仅当将工作流添加到整个网站集的内容类型时,你可以选择将工作流添加到网站集中的所有其他内容类型,这些内容类型从你添加工作流的内容类型 继承

备注

  • 完成所有额外添加操作的操作可能需要很长时间才能完成。

  • 如果你希望添加此工作流的任何网站或子网站的继承已中断,以继承内容类型,请确保在运行此操作之前,你是每个网站或子网站中的 "所有者" 组的成员。

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07. 参与者:哪些人的订单?

您需要为将为其分配审阅任务的每个人提供姓名或电子邮件地址。

一个阶段还是多个阶段?    你可以选择仅有一个审阅任务阶段,或选择具有多个阶段。 如果你有多个阶段,这些阶段将逐个执行。

并行评论或串行评论?    对于任何一个阶段的参与者,你可以选择将其审阅任务同时分配给同一时间 (并行) ,或者在串行) 中另一个 (后按你指定的顺序为其分配审阅任务。 例如,如果你将工作流设置为在第一次拒绝后结束,或者你希望参与者进一步查看来自早期参与者的批注作为其审阅的一部分,则序列选项可能很有用。

示例

此简单方案展示了多个阶段和串行评论的几个优点:

假设 Frank 添加了一个新的 "审批" 工作流。 他希望他的同事 Anna 和小红先查看每个项目,然后再对其进行评论。 如果 Anna 或晓红拒绝了该项目,他还希望在他的审阅 之前 结束工作流。 Frank 可通过以下两种方式进行设置:

  • 通过使用串行评论   Frank 建立了一个单阶段的系列评论,其中 Anna 和晓红是前两个参与者,第三个参与者,第三个参与者。然后选择 " 首次拒绝时终止 " 选项。
    在这种排列中,Anna 必须在分配小红的任务之前批准项目,然后小红必须在分配了 Frank 任务之前批准项目。 如果 Anna 拒绝项目,则不会向小红和 Frank 分配任务;如果 Anna 批准,但小红拒绝,则工作流仍将在已分配了 Frank 的审阅任务之前终止。
    下面介绍了 Frank 如何设置他的单阶段串行评论。
    突出显示串行阶段设置的表单
    选中“首次拒绝时结束”选项

  • 通过使用两个阶段   如果 Frank 希望 Anna 和晓红同时分配他们的评论,让晓红在她开始之前无需等待 Anna 完成,他可以在工作流中设置两个阶段:第一个并行阶段用于 Anna 和小红的评论,第二个阶段只是单独的评论。 同样,他选择 " 首次拒绝时终止 " 选项。 第二阶段在第一阶段完成之前不会启动;因此,如果 Anna 或晓红拒绝项目,则永远不会分配 Frank 审阅任务。
    下面介绍了 Frank 如何设置其两阶段并行审阅。
    突出显示并行阶段设置的表单
    选中“首次拒绝时结束”选项

下面是两个解决方案的图表。

串行工作流和两个阶段的并行工作流

外部参与者    包括不属于 SharePoint 组织成员的参与者的特殊流程。 在此过程中,网站成员充当外部参与者的代理。

下面是该过程的图表:

纳入外部参与者的流程图

将一个任务分配给每个整个组,或分配给每个组成员一个任务?    如果您的工作流参与者中包含组地址或通讯组列表,则可以让工作流为该组的每个成员分配一个任务,或者仅将一项任务分配给整个组 (但仍向每个成员) 发送该任务的通知。 当只向整个组分配一个任务时,该组的任何成员都可以声明和完成该单个任务。 (将在本文的 完整 段中找到有关申报组任务的说明。 )

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08. 参与者需要哪些其他信息?

关联表单中有一个文本字段,你可以在其中提供说明、有关要求的详细信息、资源等。

您可能包括的两个事项:

  • 联系信息,以防参与者遇到困难或问题。

  • 如果你的工作流仅将一项任务分配给每个组或通讯组列表,请在此处提及每个这样组的单个成员在完成该任务之前应声明该任务。 这样,组中的其他成员不会通过开始相同的任务浪费时间。 您将在本文的 完整 部分中找到有关申报组任务的详细信息

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09. 任务何时到期?

你可以通过两种方法中的一种或两种方式指示工作流任务的到期时间:

按日历日期    你可以指定所有任务截止的单个日历日期。

  • 如果将工作流设置为自动启动,通常不应使用此选项。 这是因为你指定的日期值不会在每次自动启动工作流时自动调整为与当前日期相关。

按任务工期    你可以指定在分配任务时开始每项任务所允许的天数、周数或月数。

  • 日历截止日期将覆盖指定的任务工期。 这是:如果今天是6月10日,并且我分配给今天的任务的工期为3天,但日历的截止日期是6月11日,则该任务将在6月11日 (日历截止日期) ,而不是在6月 (13 日) 。

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10. 此工作流何时结束?

为避免浪费时间花在不必要的评论上,您可以选择在两个事件发生时将工作流立即结束 (指定或计算的截止日期) :

  • 任何参与者都会拒绝该项目。

  • 项目会以任何方式更改。

注意: 无法在当前已签出的项目上启动工作流。 但是,在工作流启动后,可以签出要审阅的项目,以防止更改。 (但在再次签入该项目之前,不能在该项目上启动任何其他工作流。 )

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11. 需要通知哪些人?

在 " 抄送 " 字段的关联表单的第二页上,你可以输入每次启动或结束此工作流时应通知的任何人的姓名或地址。

  • 在此处输入姓名 不会 导致工作流任务分配给该人员。

  • 手动启动工作流时, 启动该 工作流的人员将收到 "开始" 和 "结束" 通知,而无需在此字段中指定。

  • 自动启动工作流时, 最初添加该 工作流的人员将收到 "开始" 和 "结束" 通知,而无需在此字段中指定。

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12. 此工作流是否控制内容审批?

你可能有列表或库,在这些列表或库中,你希望查看新项目和/或新版本的当前项目,以确保其内容的准确性,以及其表单和样式的 appropriateness,然后再将其提供给有权访问该列表的所有人看到。 此类审阅过程称为 内容审批

在 SharePoint 产品中,您可以使用 "审批" 工作流使内容审批流程更加轻松和高效。 有关详细信息,请参阅本文的 控件内容审批 段。

下一步做什么?

如果你已准备好将新的审批工作流添加到列表、库或网站集,请转到本文的相应 "添加" 段 (列表/库网站集) 。

你可能具有列表和库,在这些列表和库中,你可以查看新项目和/或新版本的当前项目,以使其内容的准确性或其表单和样式的 appropriateness,以便对具有该列表的所有人可见。 此类审阅过程称为 内容审批

在 SharePoint 产品中,您 可以 手动控制内容审批,而无需工作流;但是,SharePoint 审批工作流可以使流程更轻松、更高效。

如果你还不熟悉 SharePoint 产品中的版本控制和内容审批功能,我们建议您首先查看以下文章:

审批工作流可以通过两种方式控制内容审批过程,每种方法都与首次添加工作流时填写的关联表单中的单个控件关联。 您可以将工作流用于两者之一或全部使用。

控制主要版本的发布

在 "关联" 表单第一页的 " 启动选项 " 区域中,有一个选项可用于 启动此工作流,以便批准发布项目的主要版本。 需要注意的一些事项:

  • 此选项仅适用于在单个列表或库中的 所有 内容类型上运行的 "审批" 工作流,而不适用于仅在 单个 内容类型的项目上运行的任何工作流。

  • 为使此选项可用,必须在 "版本控制设置" 页面上为列表或库启用内容审批,并且必须在同一页面上选择 " 创建主要和次要 (草稿") 版本 选项。

  • 如果选择此选项,则后面的两个选项将不可用: 在创建新项目时启动此工作流 ,并 在更改项目时启动此工作流

  • 如果选择此选项,则仅当有人尝试发布项目的主要版本时,你的工作流 会在项目上自动运行。

  • 在任何一个列表或库中,只能有一个审批工作流用于审批主要版本的发布。 如果你尝试在同一列表或库中为此函数指定第二个工作流,系统将提示你选择其中一个。

不基于版本控制的控件

在关联表单第二页的 " 启用内容审批 " 区域中,有一个选项可在 工作流完成后更新审批状态 (使用此工作流控制内容审批)

此选项在表单中可用,无论是否需要在列表或库中进行内容审批。 无论是哪种情况,项目的 " 审批 " 字段中的值都会根据工作流的结果进行更新。

使用此选项,您可以:

  • 始终手动运行工作流,或者

  • 在关联窗体的第一页中选择一个或多个自动启动选项,或者

  • 允许手动和自动启动

Web 发布网站的内容控件

内容控件是网站中的一个专用流程,可将页面发布到 web。 因此,在发布网站中使用专门的发布审批工作流,并且网站模板 (带有工作流) 的名为 "发布网站" 的网站模板,其中包含已自定义用于 web 发布的工作流版本。

下一步做什么?

如果你已准备好将新的审批工作流添加到列表、库或网站集,请转到本文的相应 "添加" 段 (列表/库网站集) 。

如果您还不熟悉如何添加工作流,您可能会发现,在继续本部分中的步骤之前,请查看本文中的 " 学习 " 和 " 计划 " 段,这很有用。

此段中的分区

  1. 准备工作

  2. 添加工作流

1. 开始之前

在添加工作流之前,需要按以下两个重要事项:

电子邮件    为使工作流发送电子邮件通知和提醒,必须为 SharePoint 网站启用电子邮件。 如果您不确定此操作已完成,请与您的 SharePoint 管理员联系。 另请参阅 SharePoint 2013 分步步骤:设置传出电子邮件设置。

授权    SharePoint 默认设置要求你具有 "管理列表" 权限,才能为列表、库或网站集添加工作流。 默认情况下 (所有者组具有 "管理列表" 权限;"成员" 组和 "访问者" 组不是。 有关权限的详细信息,请参阅本文的 " 学习 " 部分。 )

页首

2. 添加工作流

请按以下步骤操作:

  1. 打开要为其添加工作流的列表或库。

  2. 在功能区上,单击 " 列表 " 或 " " 选项卡。

    注意: 选项卡的名称可能因列表或库的类型而异。 例如,在 "日历" 列表中,该选项卡的名称为 " 日历"。

  3. 在 " 设置 " 组中,单击 " 工作流设置"。

  4. 在 "工作流设置" 页面上,在 "显示此类型的工作流关联" 下,指定是希望工作流在文档、列表还是文件夹上运行,然后单击 " 添加工作流"。

  5. 完成关联表单的第一页。
    (说明请参阅图。 )

    使用标注的节添加工作流基本信息

    标注 1

    内容类型

    将默认选择保留为 " 全部",或选择特定的内容类型。

    标注 2

    模板

    选择 " 审批-SharePoint 2010 模板"。

    注意: 如果列表中未显示 " 审批– sharepoint 2010 " 模板,请与您的 SharePoint 管理员联系,了解如何为您的网站集或工作区激活它。 如果你是管理员,请转到 " 网站设置 " > 网站集功能 > " 激活工作流 " 功能。

    标注 3

    姓名

    键入此工作流的名称。 该名称将向此列表或库的用户标识此工作流。

    有关为工作流命名的建议,请参阅本文的 " 计划 " 段。

    标注 4

    任务列表

    选择要用于此工作流的任务列表。 可以选择现有任务列表,或单击 " 新建任务列表 " 以创建新列表。

    有关创建新任务列表的原因的信息 (而不是选择现有的任务列表) ,请参阅本文的 " 计划 " 段。

    标注 5

    历史记录列表

    选择要与此工作流一起使用的历史记录列表。 你可以选择现有历史记录列表,或单击 " 工作流历史记录" ("新建) " 以创建新列表。

    有关创建新历史记录列表的原因的信息 (而不是选择现有) ,请参阅本文的 " 计划 " 段。

    标注 6

    启动选项

    指定可启动此工作流的方式或方式。

    有关选择启动选项的信息,请参阅本文的 " 计划 " 段。

    有关使用工作流控制内容审批(包括主要版本的发布)的信息,请参阅本文的 " 控制 " 段。

    • 请注意,如果仅为单个内容类型添加工作流,则 " 启动此工作流以批准发布项目的主要版本  会显示" 选项。

    • 另请注意,如果您选择 " 启动此工作流以批准发布项目的主要版本",则以下两个复选框将不可用。

  6. 如果此表单中的所有设置都是你希望的方式,请单击 " 下一步"。

  7. 完成关联表单的第二页。
    (说明请参阅图。 )

    注意: SharePoint 产品为您提供了关联表单的第二页中的前几个选项(从每个 审批者"抄送"),每次手动启动工作流,以便您可以只为该实例更改这些选项。

    使用标注的字段添加“工作流”默认值

    标注 1

    分配给

    输入您希望工作流将任务分配到的人员的姓名或地址。

    • 如果每次分配一个任务 (在串行) 中   
      按应分配任务的顺序输入姓名或地址。

    • 如果将同时分配所有任务 (并行)    
      姓名或地址的顺序无关紧要。

    • 如果你要将任务分配给 SharePoint 组织   
      外部的某人 有关包括外部参与者的详细信息,请参阅本文的完整段。

    标注 2

    Order

    指定在串行) 中 (每次分配一个任务还是同时分配所有任务 (并行) 。

    有关使用串行顺序和并行顺序的详细信息,请参阅本文的 " 计划 " 段。

    标注 3

    添加新阶段

    将所需的任何阶段添加到刚配置的第一个阶段之外。

    • 若要 删除 整个阶段,请单击该阶段的 " 分配给 " 字段,然后按 CTRL + delete。

    有关使用多个阶段的详细信息,请参阅本文的 " 计划 " 段。

    标注 4

    展开组

    • 若要为您在 "分配对象" 字段中输入的每个组每个成员分配一个任务,请选中此复选框。 (组的每个成员都将收到一条任务通知,并且每个成员都将完成其自己的任务。 )

    • 若要仅为您在 "分配对象" 字段中输入的每个整个分配一个任务,请清除此复选框。 (组的每个成员都将收到一条任务通知,但任何一个成员都可以代表整个组声明和完成单个任务。 您将在本文的 完整 部分中找到有关申报组任务的说明。 )

    标注 5

    申请表

    此处包含的任何文本将包含在工作流发送的每个任务通知中。 不要忘记包含参与者可能需要的任何其他说明或资源,包括:

    • 联系信息。

    • 如果需要,请注意分配给整个组或通讯组列表的单个任务。 (将在本文的 完整 段中找到有关申报组任务的说明。 )

    标注 6

    截止日期和任务工期

    为整个工作流指定最终截止日期,并/或指定每个任务在分配时的时间内完成每项任务所允许的天数、周数或月数。

    • 如果此工作流将自动启动,通常建议将 " 所有任务的截止日期 " 字段保留为空,并使用两个 "工期" 域控制截止日期。 如果和何时手动启动工作流,则始终可以在启动窗体中提供准确的截止日期。

    有关何时使用截止日期以及何时使用任务工期的详细信息,请参阅本文的 " 计划 " 段。

    标注 7

    输入每次启动或结束工作流时应通知的任何人的姓名或电子邮件地址。

    • 在此处输入姓名 不会 导致工作流任务的分配。

    • 手动启动工作流时, 启动该工作流的人员 将收到开始和停止通知,无需在此字段中指定。

    • 自动启动工作流时, 最初添加该 工作流的人员将收到开始和停止通知,无需在此字段中指定。

    标注 8

    结束工作流

    既不选择,也可以同时选择这两个选项。

    有关这些选项的详细信息,请参阅本文的 " 计划 " 段。

    标注 9

    启用内容审批

    如果你将使用此工作流管理内容审批,请选中此复选框。

    有关使用工作流控制内容审批(包括主要版本的发布)的详细信息,请参阅本文的 " 控制 " 段。

  8. 按所需方式设置此页面中的所有设置后,单击 " 保存 " 以创建工作流。

如果您还不熟悉如何添加工作流,您可能会发现,在继续本部分中的步骤之前,请查看本文中的 " 学习 " 和 " 计划 " 段,这很有用。

此段中的分区

  1. 准备工作

  2. 添加工作流

1. 开始之前

在添加工作流之前,需要按以下两个重要事项:

电子邮件    为使工作流发送电子邮件通知和提醒,必须为您的网站启用电子邮件。 如果您不确定此操作已完成,请与您的 SharePoint 管理员联系。 另请参阅 SharePoint 2013 分步步骤:设置传出电子邮件设置

授权    SharePoint 默认设置要求你具有 "管理列表" 权限,才能为列表、库或网站集添加工作流。 默认情况下 (所有者组具有 "管理列表" 权限;"成员" 组和 "访问者" 组不是。 有关权限的详细信息,请参阅本文的 " 学习 " 部分。 )

页首

2. 添加工作流

请按以下步骤操作:

  1. 转到网站集的 主页 (集合) 的网站或子网站的主页。

  2. 单击 " 设置 " 图标 SharePoint Online 公共网站“设置”按钮 然后单击 " 网站设置"。

  3. 在 "网站设置" 页面上的 " Web 设计器库" 下,单击 " 网站内容类型"。

  4. 在 "网站内容类型" 页上,单击要为其添加工作流的网站内容类型的名称。

    注意: 必须为 单个 内容类型的项目添加到整个网站集的工作流添加。

    文档内容类型(突出显示类型)

    1. 在所选内容类型的页面上,在 " 设置" 下,单击 " 工作流设置"。
      “设置”部分中的工作流设置链接

    2. 在 "工作流设置" 页面上,单击 " 添加工作流 " 链接。
      添加工作流链接

    3. 完成关联表单的第一页。
      (说明请参阅图。 )

    “工作流设置”页

    标注 1

    模板

    选择 " 审批-SharePoint 2010 模板"。

    注意: 如果列表中未显示 " 审批– sharepoint 2010 " 模板,请与您的 SharePoint 管理员联系,了解如何为您的网站集或工作区激活它。 如果你是管理员,请转到 " 网站设置 " > 网站集功能 > "激活工作流" 功能。

    标注 2

    姓名

    键入此工作流的名称。 该名称将向此网站集的用户标识此工作流。

    有关为工作流命名的建议,请参阅本文的 " 计划 " 段。

    标注 3

    任务列表

    选择要用于此工作流的任务列表。 可以选择现有任务列表,或单击 " 新建任务列表 " 以创建新列表。

    有关创建新任务列表的原因的信息 (而不是选择现有的任务列表) ,请参阅本文的 " 计划 " 段。

    标注 4

    历史记录列表

    选择要与此工作流一起使用的历史记录列表。 你可以选择现有历史记录列表,或单击 " 工作流历史记录" ("新建) " 以创建新列表。

    有关创建新历史记录列表的原因的信息 (而不是选择现有) ,请参阅本文的 " 计划 " 段。

    标注 5

    启动选项

    指定可启动此工作流的方式或方式。

    有关选择启动选项的信息,请参阅本文的 " 计划 " 段。

    标注 6

    将此工作流添加到子内容类型?

    指定是否应将此工作流添加到与继承 内容类型的所有其他网站和列表内容类型) 相关联的 (。

    • 完成所有额外添加操作的操作可能需要很长时间才能完成。

    • 如果你希望添加此工作流的任何网站或子网站的继承已中断,以继承内容类型,请确保在运行此操作之前,你是每个网站或子网站中的 "所有者" 组的成员。

  5. 如果此页面中的所有设置符合您的需要,请单击 " 下一步"。

  6. 完成关联表单的第二页。
    (说明请参阅图。 )

    注意: SharePoint 产品为您提供了关联表单的第二页中的前几个选项,即从 审批者CC中的每次手动启动工作流时,从每次手动启动工作流,以便您可以只针对该实例对这些选项进行更改。

    使用标注的字段添加“工作流”默认值

    标注 1

    分配给

    输入您希望工作流将任务分配到的人员的姓名或地址。

    • 如果每次分配一个任务 (在串行) 中   
      按照你希望的任务分配顺序输入姓名或地址。

    • 如果将同时分配所有任务 (并行)    
      姓名或地址的顺序无关紧要。

    • 如果你要将任务分配给 SharePoint 组织   
      外部的某人 有关包括外部参与者的详细信息,请参阅本文的完整段。

    标注 2

    Order

    指定在串行) 中 (每次分配一个任务还是同时分配所有任务 (并行) 。

    有关使用串行顺序和并行顺序的详细信息,请参阅本文的 " 计划 " 段。

    标注 3

    添加新阶段

    将所需的任何阶段添加到刚配置的第一个阶段之外。

    • 若要 删除 整个阶段,请单击该阶段的 " 分配给 " 字段,然后按 CTRL + delete。

    有关使用多个阶段的详细信息,请参阅本文的 " 计划 " 段。

    标注 4

    展开组

    • 若要为您在 "分配对象" 字段中输入的每个组每个成员分配一个任务,请选中此复选框。 (组的每个成员都将收到一条任务通知,并且每个成员都将完成其自己的任务。 )

    • 若要只将一个任务分配给在 "分配对象" 字段中输入的整个,请清除此复选框。 (组的每个成员都将收到一条任务通知,但任何一个成员都可以代表整个组声明和完成单个任务。 您将在本文的 完整 部分中找到有关申报组任务的说明。 )

    标注 5

    申请表

    此处包含的任何文本将包含在工作流发送的每个任务通知中。 不要忘记包含参与者可能需要的任何其他说明或资源,包括:

    • 联系信息。

    • 如果需要,请注意分配给整个组或通讯组列表的单个任务。 (将在本文的 完整 段中找到有关申报组任务的说明。 )

    标注 6

    截止日期和任务工期

    为整个工作流指定最终截止日期,并/或指定每个任务在分配时的时间内完成每项任务所允许的天数、周数或月数。

    • 如果此工作流将自动启动,通常建议将 " 所有任务的截止日期 " 字段保留为空,并使用两个 "工期" 域控制截止日期。 如果和何时手动启动工作流,则始终可以在启动窗体中提供准确的截止日期。

    有关何时使用截止日期以及何时使用任务工期的详细信息,请参阅本文的 " 计划 " 段。

    标注 7

    输入每次启动或结束工作流时应通知的任何人的姓名或电子邮件地址。

    • 在此处输入姓名 不会 导致工作流任务的分配。

    • 手动启动工作流时, 启动该工作流的人员 将收到开始和停止通知,无需在此字段中指定。

    • 自动启动工作流时, 最初添加该 工作流的人员将收到开始和停止通知,无需在此字段中指定。

    标注 8

    结束工作流

    既不选择,也可以同时选择这两个选项。

    有关这些选项的详细信息,请参阅本文的 " 计划 " 段。

    标注 9

    启用内容审批

    如果你将使用此工作流管理内容审批,请选中此复选框。

    有关使用工作流控制内容审批(包括主要版本的发布)的详细信息,请参阅本文的 " 控制 " 段。

  7. 按所需方式设置此页面中的所有设置后,单击 " 保存 " 以创建工作流。

下一步做什么?

如果已准备就绪,请转到本文的 " 开始 " 段,启动第一个实例以测试新工作流。

可将工作流设置为仅手动启动、仅自动启动或按以下方式启动:

  • 任何拥有所需权限的用户随时手动

  • 在发生指定的触发事件时自动执行。 也就是说,在将项目添加到列表或库时, 和/或 当列表中的项目以任何方式更改时, 和/或 当有人尝试发布项目的主要版本时) 。
    在原始关联和工作流配置期间,在关联表单的第一页中指定触发事件 (。 有关详细信息,请参阅本文的 " 计划 " 段。 )

注意: 无法在当前已签出的项目上启动工作流。 但是,在工作流启动后,可以签出要审阅的项目,以防止更改。 (但在再次签入该项目之前,不能在该项目上启动任何其他工作流。 )

此段中的分区

  1. 自动启动工作流

  2. 手动启动工作流

  3. 从列表或库手动开始

  4. 从 Microsoft Office 程序中手动启动

1. 自动启动工作流

如果将工作流配置为自动启动,则每次发生触发事件时,工作流将在触发它的项目上运行。

当工作流启动时,它将分配第一个任务或任务,并向每个受托人发送任务通知。 同时,它还将 (不同于任务通知的开始通知发送给最初添加工作流的人员,以及与关联表单第二页的 " 抄送 " 字段中列出的任何人) 。

注意: 添加将自动启动的新工作流时,关联表单第二页上的 "所有任务截止日期" 字段通常应保留为空,因为任何指定的显式日期值都将在每次启动工作流的日期自动调整自身。 有关详细信息,请参阅本文的 " 计划 " 段。

页首

2. 手动启动工作流

有关权限的说明    通常,您必须具有 "编辑项目" 权限才能启动工作流。 (默认情况下,"成员" 组和 "所有者" 组都具有此权限,但访问者组不具有此权限。 但是,所有者还可以根据工作流选择 "管理列表" 权限,以对启动工作流的人员要求 "管理列表" 权限。 通过选择此选项,所有者实际上可以指定只有他们和其他所有者才能启动特定工作流。 有关更多详细信息,请参阅本文的 " 学习 " 部分。 )

开始的两个位置

您可以从以下两个位置中的任一位置手动启动工作流:

  • 从存储项目的列表或库中

  • 从项目内部,在创建该项目的 Microsoft Office 程序中打开。 (请注意,这必须是已安装的程序,而不是 web 应用程序版本。 )

此段中的其余两个部分提供了这两种方法的说明。

页首

3. 从列表或库中手动开始

  1. 转到存储要运行工作流的项目所在的列表或库。

  2. 单击项目名称旁边的省略号,然后在对话框中单击省略号以打开项目菜单,然后单击下拉菜单上的 " 工作流 "。

  3. 在 "工作流: 项目名称 " 页面上,在 " 开始新工作流" 下,单击要运行的工作流。
    启动工作流的链接

  4. 在 "更改工作流" 页面上的 "启动" 表单中,执行要应用于此特定工作流实例的任何更改。

    注意: 此处在初始表单中所做的更改 在当前工作流实例中使用。 如果你想要进行任何将在工作流运行时应用的更改,或者如果你想要更改不在此表单中显示的工作流设置,请参阅本文的 " 更改 " 段。

    初始表单

    标注 1

    分配给

    对希望工作流将任务分配到的人员列表进行任何更改。

    • 如果每次   
      分配一个任务 按应分配任务的顺序输入姓名或地址。

    • 如果将同时   
      分配所有任务 姓名或地址的顺序无关紧要。

    • 如果你要将任务分配给 SharePoint 组织   
      外部的某人 有关包括外部参与者的详细信息,请参阅本文的完整

    标注 2

    Order

    请确保在串行) 中 (每次分配一个任务的规范,还是一次分配所有任务 (并行) 是你所希望的。

    有关使用串行顺序和并行顺序的详细信息,请参阅本文的 " 计划 " 段。

    标注 3

    添加新阶段

    在当前配置的一个或多个阶段之外添加或添加任何阶段。

    • 若要 删除 整个阶段,请单击该阶段的 " 分配给 " 字段,然后按 CTRL + delete。

    有关使用多个阶段的详细信息,请参阅本文的 " 计划 " 段。

    标注 4

    展开组

    • 若要为您在 "分配对象" 字段中输入的每个组每个成员分配一个任务,请选中此复选框。 (组的每个成员都将收到任务通知,并且每个成员都将完成其自己的任务。 )

    • 若要仅为您在 "分配对象" 字段中输入的每个整个分配一个任务,请清除此复选框。 (组的每个成员都将收到一条任务通知,但任何一个成员都可以代表整个组声明和完成单个任务。 您将在本文的 完整 部分中找到有关申报组任务的说明。 )

    标注 5

    申请表

    此处包含的任何文本将包含在工作流发送的每个任务通知中。 不要忘记包含参与者可能需要的任何其他说明或资源,包括:

    • 问题和问题的联系信息

    • 如果适用,有关分配给整个组或通讯组列表的单个任务的备注 (您将在本文的 完整 段中找到用于申报组任务的说明。 )

    标注 6

    截止日期和任务工期

    为整个工作流指定最终截止日期,并/或指定每个任务在分配时的时间内完成每项任务所允许的天数、周数或月数。

    有关何时使用截止日期以及何时使用任务工期的详细信息,请参阅本文的 " 计划 " 段。

    标注 7

    进行所需的任何添加或删除。 请记住:

    • 在此处输入姓名 不会 导致工作流任务的分配。

    • 由于您要手动启动工作流,无论您是否在此字段中列出,您都将收到启动和停止通知。

  5. 按照所需方式在启动窗体中拥有所有设置后,单击 " 开始 " 启动工作流。

工作流分配第一个任务或任务,同时将开始通知发送给你和启动窗体的 " 抄送 " 字段中列出的任何人。

页首

  1. 在计算机上已安装的 Office 程序中打开项目。

  2. 在打开的项目中,单击 " 文件 " 选项卡,单击 " 保存 & 发送",然后单击要在项目上运行的工作流。

  3. 如果你看到以下消息,告知你工作流需要签入文件,请单击 " 签入 " 按钮。

  4. 单击 "大 开始工作流 " 按钮。

  5. 在 "更改工作流" 页面上的 "启动" 表单中,执行要应用于此特定工作流实例的任何更改。

    注意: 此处在初始表单中所做的更改仅在当前工作流实例中使用。 如果你想要进行任何将在工作流运行时应用的更改,或者如果你想要更改不在此表单中显示的工作流设置,请参阅本文的 "更改" 段。

    初始表单

标注 1

分配给

对希望工作流将任务分配到的人员列表进行任何更改。

  • 如果每次分配一个任务 (在串行) 中   
    按应分配任务的顺序输入姓名或地址。

  • 如果将同时分配所有任务 (并行)    
    姓名或地址的顺序无关紧要。

  • 如果你要将任务分配给 SharePoint 组织   
    外部的某人 有关包括外部参与者的详细信息,请参阅本文的完整段。

标注 2

Order

请确保在串行) 中 (每次分配一个任务的规范,还是一次分配所有任务 (并行) 是你所希望的。

有关使用串行顺序和并行顺序的详细信息,请参阅本文的 " 计划 " 段。

标注 3

添加新阶段

在当前配置的一个或多个阶段之外添加或添加任何阶段。

  • 若要 删除 整个阶段,请单击该阶段的 " 分配给 " 字段,然后按 CTRL + delete。

有关使用多个阶段的详细信息,请参阅本文的 " 计划 " 段。

标注 4

展开组

  • 若要为您在 "分配对象" 字段中输入的每个组每个成员分配一个任务,请选中此复选框。 (组的每个成员都将收到任务通知,并且每个成员都将完成其自己的任务。 )

  • 若要仅为您在 "分配对象" 字段中输入的每个整个分配一个任务,请清除此复选框。 (组的每个成员都将收到一条任务通知,但任何一个成员都可以代表整个组声明和完成单个任务。 您将在本文的 完整 部分中找到有关申报组任务的说明。 )

标注 5

申请表

此处包含的任何文本将包含在工作流发送的每个任务通知中。 不要忘记包含参与者可能需要的任何其他说明或资源,包括:

  • 问题和问题的联系信息。

  • 如果适用,请注意分配给整个组或通讯组列表的单个任务。 (您将在本文的 完整 段中找到用于申报组任务的说明。 )

标注 6

截止日期和任务工期

为整个工作流指定最终截止日期,并/或指定每个任务在分配时的时间内完成每项任务所允许的天数、周数或月数。

有关何时使用截止日期以及何时使用任务工期的详细信息,请参阅本文的 " 计划 " 段。

标注 7

进行所需的任何添加或删除。 请记住:

  • 在此处输入姓名 不会 导致工作流任务的分配。

  • 由于您要手动启动工作流,无论您是否在此字段中列出,您都将收到启动和停止通知。

  1. 按照所需方式在初始窗体中设置了设置后,单击 " 开始 " 启动工作流。

工作流分配第一个任务或任务,同时将开始通知发送给你和启动窗体的 " 抄送 " 字段中列出的任何人。

下一步做什么?

  • 如果这是你第一次运行此工作流,其他参与者可能需要信息和帮助才能完成其分配的任务。 (他们可能会发现本文的 完整 部分非常有用。 )

  • 此外,最好检查参与者是否收到其电子邮件通知,特别是垃圾邮件筛选器不会 mishandled 通知。

  • 当然,您可能有一个或多个工作流任务需要自行完成。 有关如何完成它们的详细信息,请转到本文的 完整 段。

  • 同时,有关如何跟踪当前工作流实例进度的信息,请转到本文的 " 监视 " 段。

如果这是您第一次在 "审批" 工作流中分配任务,您可能会发现在完成任务之前完全查看文章的此部分非常有用。 这样,你将知道可能会向你开放的所有选项。

注意: 如果你知道工作流任务已分配给你,但通知邮件未在电子邮件收件箱中显示,请确保你的垃圾邮件筛选器未收到通知。 如果有,则相应调整筛选器的设置。

首先,请确保您已获得正确的文章

不同类型的工作流需要不同的任务操作。

因此,在开始之前,请确保您所分配的任务确实是 "审批" 工作流任务,而不是其他类型的工作流的任务。

查找文本请在以下任一位置 批准

  • 在任务通知的 " 主题 " 行中
    标注有“请批准”文本的任务通知

  • 在要审阅的项目中的消息栏上
    标注有“请审阅”文本的待审阅项目

  • 在 "工作流状态" 页面上的任务标题中
    “工作流状态”页列表中标注有“请审阅”的任务

如果您没有看到这些位置中的 " 请批准 文本",请检查启动或最初添加工作流的人员,以查明其基于的工作流模板,或者是否为自定义工作流。 您将在本文的 " 另请参阅 " 部分中找到有关如何使用 SharePoint 产品附带的其他工作流类型的文章的链接。

但是,如果您的任务 审批任务,请继续阅读!

此段中的分区

  1. 流程概述

  2. 从任务通知消息转到项目和任务表单

  3. 从列表或库转到项目和任务表单

  4. 查看项目

  5. 完成并提交任务表单

  6. 过期通知

  7. 声明并完成组任务 (可选)

  8. (可选) 请求对项目的更改

  9. 将您的审批任务重新分配给其他人 (可选)

  10. 代表外部参与者完成任务 (可选)

1. 流程概述

在工作流中分配任务时,通常会通过以下三种方式之一发现任务的相关信息:

  • 您将收到一封电子邮件任务通知。

  • 打开 Microsoft Office 文档并查看消息栏,通知您已分配相关任务。

  • 检查 SharePoint 网站并发现当前已为您分配了一个或多个任务。

当你发现你已分配有审批工作流任务时,你通常需要执行两项操作:

  • 查看项目    了解是否可以在项目的当前状态中审批项目。

  • 完成任务    使用 "任务" 表单提交审阅结果。

因此,任务的完成通常涉及以下三个项目:

  • 以电子邮件形式收到 (的通知消息)

  • 为你打开和审阅的审批 (提交的项目)

  • (打开、完成和提交的任务表单)

这三个项目的外观如下所示。

任务通知消息、要审阅的项目和任务表单

注意: 仅当在 outlook Web Access web 应用程序中打开邮件时,会显示任务通知消息中的功能区上的 "打开此任务" 按钮。

页首

2. 从任务通知消息转到项目和任务表单

请按以下步骤操作:

  1. 在任务通知消息中,在 " 要完成此任务 说明" 中,单击指向项目的链接。

  2. 在打开的项目中,单击消息栏上的 " 打开此任务 " 按钮。

从电子邮件通知消息访问项目和任务表单

注意: 仅当在 outlook Web Access web 应用程序中打开邮件时,会显示任务通知消息中的功能区上的 "打开此任务" 按钮。

页首

3. 从列表或库获取项目和任务表单

请按以下步骤操作:

  1. 在存储要审阅的项目的列表或库中,单击与项目和工作流相关联的 " 正在进行 " 链接。

  2. 在 "工作流状态" 页面上,单击任务的标题。

  3. 在任务表单的 " 此工作流任务应用于 " 消息栏中,单击指向该项目的链接。

从列表或库访问项目和任务

页首

4. 审阅项目

在此示例中,项目是 Microsoft Word 文档。

提示: 如果这是组任务(即分配给整个组或通讯组列表的单个任务),以便单个组成员可以完成整个组的任务,则最好在查看项目之前先 声明 该任务。 这样,您就可以降低组的另一个成员也能查看该文章的机率。 有关说明,请参阅此段中的第7部分、 声明和完成组任务

打开要审阅的项目,并显示黄色栏

请注意文档顶部的两个黄色消息栏:

  • 服务器只读   此文档以只读模式打开,也就是说,您可以阅读文档,但不能在其中进行任何更改。
    (请注意,完成 "审批" 工作流任务时,通常不会直接在项目本身中进行任何更改。 而是使用 "任务" 表单来注册您的所有回复。 )

  • 工作流任务   准备好在任务表单中注册你的响应时,请单击 " 打开此任务 " 按钮。

页首

5. 完成并提交任务表单

"审批" 工作流任务的任务表单外观如下所示。

工作流任务表单

请注意,如果项目标题从项目内部打开以供审阅,则 "开始" (" 删除项目 " 和 此工作流任务将应用于项目标题) 会显示在任务表单中。

标注 1

删除项目

若要从当前工作流实例中删除此任务,请单击此按钮。

  • 删除任务不会删除要审阅的项目。

  • 如果删除任务,该操作将作为 (工作,并在历史记录中记录) 拒绝文档。 因此,如果工作流配置为在第一次拒绝时结束,则删除任务将结束工作流。

  • 已删除的任务不再显示在 "工作流状态" 页面的 " 任务 " 区域中。 (但仍会在页面的 " 历史记录 " 区域中记录删除和后续自动拒绝。 )

    注意: 如果你没有启动此工作流实例,你可能希望在删除任务之前与已启动该工作流的人员进行核对。

标注 2

此工作流任务适用于项目标题

若要打开要审阅的项目,请单击此处的链接。

标注 3

状态、请求者、合并批注、截止日期

不能编辑或更改这四个字段中的条目,但可能会在这些字段中找到有用信息。

请注意," 合并的评论 " 框不仅包含有关如何完成任务的任何其他说明,还包含已在该工作流的同一实例中完成其任务的参与者提交的所有注释。

同样,在提交自己的表单后,在 " 批注 " 框中包含的任何批注 (4) 也会显示在 " 合并批注 " 框中,供后续参与者查看。

标注 4

备注

您在此处输入的任何文本都将记录在工作流历史记录中,并且还会显示在 " 合并的注释 " 字段中,为后续参与者 (3) 。

标注 5

审批

若要批准项目,请首先在 " 批注 " 字段中键入要参与的任何批注 (4) ,然后单击此按钮。

标注 6

&

若要拒绝项目,请首先在 "批注 " 字段中键入要参与的任何批注 (4) ,然后单击此按钮。

标注 7

取消

若要关闭任务表单而不保存任何更改或答复,请单击此按钮。 该任务将保持不完整并分配给您。

标注 8

请求更改

若要请求对正在审阅的项目进行更改,请单击此按钮。

有关你将在其中输入请求详细信息的窗体的说明,以及有关详细说明,请转到此段中的第8条, 请求对项目进行更改

注意: 对于某些工作流任务,此选项可能处于关闭状态。

标注 9

重新分配任务

若要将审批任务重新分配给其他人,请单击此按钮。

有关你将在其中输入重新分配详细信息的页面的说明,以及有关更多说明,请转到此段中的第7条, 将审批任务重新分配给其他人

注意: 对于某些工作流任务,此选项可能处于关闭状态。

页首

6. 过期通知

如果任务或整个工作流实例已过期,则通知将自动发送到:

  • 向其分配任务的人员

  • 启动工作流的人员 (,或者,如果 "开始" 为 "自动",则为最初添加工作流的人员)

页首

7. 申请和完成组任务 (可选)

如果仅将单个任务分配给您所属的整个组,则组中的任何成员都可以代表整个组声明和完成该单个任务。

在查看项目 之前先 声明该任务。 一旦你声明任务,该任务将立即分配给你,并且该组的其他成员不能完成它。 (这种方式下,只有一个人执行必要的工作。 )

  1. 在 "工作流状态" 页面上,指向分配给你的组的任务的名称,直到出现箭头

  2. 单击箭头,单击 " 编辑项目 ",然后在任务表单中单击 " 理赔任务 " 按钮。
    如何申请组任务

刷新 "工作流状态" 页面时,你可以看到该任务不再分配给组,而是特别适合你。

稍后,如果你想要在不完成任务的情况下再次将任务发布到组中,请使用相同步骤返回到任务表单,然后单击 " 发布任务 " 按钮。

任务表单中的“发布任务”按钮

页首

8. 请求对项目进行更改 (可选)

在开始此过程之前,请注意,如果对项目进行了任何更改,则工作流可以设置为 立即结束 。 最好与开始工作流或最初添加工作流的人员进行核对,以确保其适用于进行更改以及工作流终止于该时间点。

我们将通过将 "更改请求" 选项放入一个方案来演示它:

首先,假设您的姓名是 Frank。

然后,假设名为 Anna 的同事已开始对她创建的文档进行审批工作流。

查看 Anna 的新文档时,你认为简介太长。

单击工作流任务表单底部的 " 请求更改 " 按钮,然后完成此表单。

项目中请求更改的表单

标注 1

请求更改

输入您要向其请求更改的人员的姓名或电子邮件地址。

(将请求发送到开始执行此工作流的人员,或者,如果工作流自动启动,则为最初添加此 "审批" 工作流的人员,也可以将此字段留空。 )

标注 2

新请求

描述所需的更改,并提供进行更改的人员将需要的任何信息。 (你在此处输入的任何文本将添加到 " 合并批注 " 区域中。 )

标注 3

新工期

执行以下三项操作之一:

  • 保留现有截止日期    将此字段保留为空。

  • 完全删除截止日期    键入数字 0

  • 指定新的截止日期    在此处键入一个数字,然后在以下字段中指定工期单位。 总之,这两个条目标识了更改任务到期前的期间。

标注 4

新工期单位

如果你要指定新的任务工期,请将此字段与 " 新工期 " 域结合使用,以标识任务到期之前的期间。 (例如: 3 天1 个月2 周。 )

按所需方式填写所有表单条目后,单击 " 发送",当前任务将标记为 "已完成"。 (但尚未完成。 Anna 完成更改任务后,你将再次分配一个审批任务) 。

同时,Anna 收到以下电子邮件通知:

当请求在项目中进行更改时,发送通知

Anna 可以在插图中的 " 主题 " 行 (,) 这不是普通的审批通知,而是更改有关项目的内容的请求。 她可以在 (数字 2) 中查找有关已请求 更改 文本的特定更改的信息。

Anna 签出项目,进行所需的更改,然后保存她的更改并重新签入该项目。

然后,她转到 "工作流状态" 页面,并从 "任务" 区域的 "任务" 区域打开她的更改请求任务。


完成请求的更改后,提交表单

Anna 在 " 评论 " 字段中添加您想要的任何信息,然后单击 " 发送答复"。 工作流执行两个操作:

  • 它将 Anna 的更改请求任务标记为 "已 完成"。

  • 它会将新的审批任务分配给您 (在 " 统一评论 ") 字段中添加 Anna 的批注,并向您发送有关该任务的通知。

现在,您可以继续完成对已更改项目的审阅。

同时,在 "工作流状态" 页的 " 工作流历史记录 " 部分中跟踪和查看所有这些操作,如下图所示。

“工作流历史记录”显示更改请求的操作

下面是整个过程的图表。

更改请求的流程图

页首

9. 将你的审批任务重新分配给其他人 (可选)

如果您希望其他人完成已分配给您的工作流任务,请单击 "工作流任务" 表单中的 " 重新分配任务 " 按钮。

将显示此窗体。

任务重新分配表单

标注 1

将任务重新分配给

输入要向其分配此任务的人员的姓名或地址。

若要将此任务分配给启动工作流的人员,或者如果工作流自动启动,则将此字段保留为空。

标注 2

新请求

提供要向其分配任务的人员需要完成任务的任何信息。 (你在此处输入的任何文本将添加到 " 合并批注 " 区域中。 )

标注 3

新工期

执行以下三项操作之一:

  • 保留现有截止日期    将此字段保留为空。

  • 完全删除截止日期    键入数字 0

  • 指定新的截止日期    在此处键入一个数字,然后在以下字段中指定工期单位。 总之,这两个条目标识了更改任务到期前的期间。

标注 4

新工期单位

如果你要指定新的任务工期,请将此字段与 " 新工期 " 域结合使用,以标识任务到期之前的期间。 (例如: 3 天1 个月2 周。 )

表单完成后,单击 " 发送"。 您的任务标记为 已完成,新任务被分配给现在负责该任务的人员,并且发送任务通知。

您提供的任何新信息都包含在新任务通知中的 " 委派者 文本" 中, (下图中的编号 1) 。

重新分配任务的任务通知

同时,所有这些更改都在 "工作流状态" 页面的 " 任务 " 和 " 历史记录 " 部分中进行跟踪和可见,如下所示。

重新分配任务的“工作流状态”页上的“任务”和“历史记录”区域

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10. 代表外部参与者完成任务 (可选)

包括不属于 SharePoint 组织成员的参与者的特殊流程。 在此过程中,网站成员充当外部参与者的代理:

  1. 将外部参与者的电子邮件地址包含在关联表单第二页上的相应 " 分配到 " 阶段。

  2. 工作流实际将外部参与者的任务分配给启动工作流的网站成员,或者如果工作流自动启动,则分配给最初添加工作流的成员。 实际分配任务的此人充当外部参与者的 代理

  3. 此网站成员收到一个任务通知,其中包含用于向外部参与者发送要审阅的项目副本的说明。 (同时,外部参与者将收到任务通知的副本,该副本可充当有用的警报或提醒人。 )

  4. 实际分配任务的网站成员将项目的副本发送给外部参与者。

  5. 外部参与者审阅项目并将其回复回复给网站成员。

  6. 当外部参与者的响应到达时,网站成员代表外部参与者完成任务。

下面是该过程的图表。

纳入外部参与者的流程图

可用于监视、调整或停止正在运行的工作流的中心位置是该工作流实例的 "工作流状态" 页面。

首先,我们将向你介绍如何访问该页面,然后我们将向你介绍如何使用你在此处找到的选项和信息。 最后,我们将向你显示两个其他页面,你可以在其中获取其他监视信息。

此段中的分区

  1. 转到 "工作流状态" 页

  2. 使用 "工作流状态" 页面监控工作流进度

  3. 更改已分配 (任务的活动任务)

  4. 更改尚未分配 (任务的未来任务)

  5. 取消或终止此工作流运行

  6. 查看项目上运行的工作流

  7. 监视整个网站集的工作流

1. 转到 "工作流状态" 页面

在项目所在的列表或库中,单击所需项目和工作流的 "正在进行中 " 链接。

在此示例中,项目是名为 "主题草稿" 的文档,工作流为 "审批 3"。

单击工作流状态链接

此时将打开 "工作流状态" 页面。

注意: 

  • 如果列表或库包含大量项目,则可以使用排序和/或筛选来更快地找到所需项目。 如果您发现你以同样的方式反复进行排序和/或筛选,你可能会发现创建自动执行该特定排列的自定义视图非常有用。

  • 若要转到 "工作流状态" 页面,还可以单击 "已开始" 电子邮件通知中的 " 查看此工作流的状态 " 或 " 查看工作流历史记录 " 链接(针对你感兴趣的特定实例)的 "已完成" 电子邮件通知。

页首

2. 使用 "工作流状态" 页面监控工作流进度

此处,在 "工作流状态" 页面的每个部分的插图下,你将找到该部分所解答的监视问题。

"工作流信息" 部分

“工作流状态”页的“工作流信息”部分

解答的问题:

  • 谁启动了此工作流实例?

  • 此实例何时启动?

  • 此实例中的最后一个操作何时发生?

  • 此实例在哪个项目上运行?

  • 此实例的当前状态是什么?

"任务" 部分

“工作流状态”页的“任务”区域

解答的问题:

  • 已创建和分配哪些任务,其当前状态是什么?

  • 已完成哪些任务,其中每个任务的结果是什么?

  • 已创建和分配的每个任务的截止日期是什么?

已删除的任务和尚未分配的任务 会显示在此部分中。

"工作流历史记录" 部分

“工作流状态”页的“工作流历史记录”部分

解答的问题:

  • 此工作流实例中已发生哪些事件?

  • 请注意,过期任务和过期任务通知 会显示在此区域中。

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3. 更改已分配 (任务的活动任务)

有两种方法可以更改已分配但尚未完成的任务:

  • 更改 单个 活动任务

  • 更改 所有 活动任务

更改 单个 活动任务

授权   若要对分配给其他人的 单个 任务进行任何更改,您必须具有 "管理列表" 权限。 默认情况下 (所有者组具有 "管理列表" 权限;"成员" 组和 "访问者" 组不是。 因此,有可能是拥有允许你启动工作流但不更改其他参与者任务的权限。 )

如果您有必要的权限:

  1. 在 " 任务 " 列表中单击任务的标题。
    单击列表中的任务标题

  2. 使用任务表单完成、删除或重新分配任务。

有关如何使用任务表单的更多详细说明,请参阅本文的 完整 段。

更改 所有 活动任务

授权    下图中的所有四个命令链接均显示在具有 "管理列表" 权限的任何人的 "工作流状态" 页面上。 前三个链接显示在启动工作流实例的人员的页面上,但显示 "结束此工作流" 链接,除非该人员还具有 "管理列表" 权限。 (再次,"所有者" 组默认具有 "管理列表" 权限。"成员" 组和 "访问者组" 不是。 )

  1. 在 "工作流可视化" 正下方的区域中,单击 " 更新活动的活动任务 " 链接。

  2. 在打开的表单中进行更改,然后单击 "确定"

    • 将在此运行中将反映所做更改的邮件发送给当前已分配任务的人员。

    • 您在此表单中所做的 更改不会影响已 完成或已删除任务以及尚未分配任务的任务。

    • 如果要对尚未分配的任务进行更改,请参阅下一节 " 更改将来任务"。

更改活动任务的表单

标注 1

每个任务的工期,工期单位

  • 保留现有截止日期    将 每个任务的持续时间 保留为空,并且不会对 工期单位进行任何更改。

  • 删除截止日期,以便不存在任何内容    在 "每个任务的工期" 中键入数字0

  • 通过延长任务工期将截止日期移出    使用 "持续时间" 字段来指定要延长工期的单位数和单位类型。

标注 2

申请表

  • 更改请求文本    在 "文本" 框中进行所需的任何更改。

  1. 当窗体中的所有字段按所需方式填写时,请单击 "确定"

更新当前实例中的所有活动任务。

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4. 更改尚未分配 (任务的未来任务)

授权    下图中的所有四个命令链接均显示在具有 "管理列表" 权限的任何人的 "工作流状态" 页面上。 前三个链接显示在启动工作流实例的人员的页面上,但 " 立即终止此工作流 " 链接 会显示,除非该人员还具有 "管理列表" 权限。 (再次,"所有者" 组默认具有 "管理列表" 权限。"成员" 组和 "访问者组" 不是。 )

  1. 在 "工作流状态" 页面上,在 "工作流可视化" 正下方的区域中,单击 " 添加或更新审批审批者 " 链接。

  2. 在打开的表单中进行更改,然后单击 " 更新"。

    注意: 您在此表单中所做的更改 会影响已创建和分配的任务。

更改将来任务的表单

标注 1

参与者、订单、展开组

  • 添加或删除参与者,或者更改任务的顺序    在 "参与者 " 字段中添加、删除或重新排列参与者姓名或地址的顺序。

  • 若要删除整个阶段   ,请单击该阶段的 " 分配给" 字段,然后按 Ctrl+Delete.

注意: 可以使用 " 展开组 " 复选框指定列出的通讯组是否应仅为整个组分配一个任务,或为每个成员分配一个任务。

有关使用这些字段的详细信息,请参阅本文的 " 计划 " 段和相应的 " 添加 段落" (列表/库网站集) 。

标注 2

申请表

  • 更改请求文本    对框中的文本进行所需的任何更改。

标注 3

所有任务的截止日期、每个任务的工期、工期单位

  • 更改或删除日历截止日期    删除现有日期,然后提供新日期,或者,若要删除特定截止日期,请将该字段留空。 (不要在此字段中键入零。 此字段必须包含日历日期值或为空。 )

  • 保留现有工期    将 每个任务的持续时间 保留为空,并且不会对 工期单位进行任何更改。

  • 删除工期,以便不存在任何内容    在 "每个任务的工期" 中键入数字0

  • 延长任务工期    使用 "工期" 字段来指定要延长工期的单位数和单位类型。 (有关设置截止日期和持续时间的详细信息,请参阅本文的 " 计划 " 段。 )

  1. 当窗体中的所有字段按所需方式填写时,请单击 "确定"

当前实例中的所有 未来 任务将反映所做的更改。

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5. 取消或终止此工作流运行

有两种方法可以在运行的工作流实例完成之前停止它:

  • 取消工作流    将取消所有任务,但会保留在 "工作流状态" 页面的 " 任务 " 区域中。

  • 结束工作流    将取消所有任务,并从 "工作流状态" 页面的 " 任务 " 区域中删除。 但是,它们仍会反映在 "工作流历史记录" 区域中 (。 )

下面是两种方法的说明。

取消 (取消了所有任务,但在任务列表和历史记录中保留)

授权    下图中的所有四个命令链接均显示在具有 "管理列表" 权限的任何人的 "工作流状态" 页面上。 前三个链接显示在启动工作流实例的人员的页面上,但显示 "结束工作流" 链接,除非该人员还具有 "管理列表" 权限。 (再次,"所有者" 组默认具有 "管理列表" 权限。"成员" 组和 "访问者组" 不是。 )

如果不再需要当前工作流实例,可以将其停止。

  • 在 "工作流状态" 页面上,在 "工作流可视化" 正下方的区域中,单击 " 取消所有审批任务 " 链接。

  • 单击“是”进行确认。

取消所有任务链接

所有当前任务均已取消,工作流以 " 已取消" 状态结束。 已取消的任务仍在 " 任务 " 区域和 " 工作流历史记录 " 区域中列出。

终止 (从 "任务" 列表中删除但保留在历史记录) 中的所有任务

授权    下图中的所有四个命令链接均显示在具有 "管理列表" 权限的任何人的 "工作流状态" 页面上。 前三个链接显示在启动工作流实例的人员的页面上,但显示 "结束此工作流" 链接,除非该人员还具有 "管理列表" 权限。 (再次,"所有者" 组默认具有 "管理列表" 权限。"成员" 组和 "访问者组" 不是。 )

如果发生错误,或者工作流停止且无法响应,则可以终止它。

在 "工作流状态" 页面上,在 "工作流可视化" 正下方的区域中,单击 "结束此工作流",然后单击 "是" 进行确认。

工作流创建的所有任务都将被取消,并从 "工作流状态" 页面上的 " 任务 " 区域中删除,但它们仍在 " 工作流历史记录 " 区域中反映。 工作流以 工作流取消的状态结束。

页首

6. 查明在项目上运行的工作流

在任何项目的 "工作流" 页面上,你将找到该项目上当前运行的工作流的列表。

  1. 转到存储项目的列表或库。

  2. 指向项目的名称,单击出现的箭头,然后单击下拉菜单中的 " 工作流 "。

  3. 在 "工作流: 项目名称 " 页面上,在 " 正在运行的工作流" 下,找到项目上当前运行的实例的列表。

注意: 请注意,单个工作流版本的多个实例不同时在同一项目上运行。 例如:已添加两个工作流(基于审批模板)。 一个命名为 "计划审批",另一个命名为 "预算审核"。 在任何一个项目中, 每个 计划审批和预算审核的一个实例都可以运行,但不能同时运行 工作流 实例。

页首

7. 监视整个网站集的工作流

网站集管理员可以一目了然地查看:

  • 网站集中当前存在的每个工作流模板基于的工作流数量。

  • 每个工作流模板本身在网站集中当前是否处于活动状态或非活动状态。

  • 基于每个工作流模板的工作流版本的实例数当前在网站集中运行。

操作方式如下:

  1. 打开网站集的 主页 (集合) 的网站或子网站的主页。

  2. 单击 " 设置 " 图标 SharePoint Online 公共网站“设置”按钮 然后单击 " 网站设置"。

  3. 在 "网站设置" 页面上的 " 网站管理" 下,单击 " 工作流"。

"工作流" 页面将打开,显示信息。

下一步做什么?

如果这是你首次运行此工作流版本,你可能需要使用本文 评审 部分中的说明查看实例中的事件,并发现工作流是否按所需方式工作。

工作流实例完成后,您可以查看其历史记录中记录的事件。 (可以在实例完成后最多60天访问任何实例的记录。 )

重要: 请注意,工作流历史记录仅供非正式参考。 它 不能 用于正式审核或任何其他法律、evidentiary 用途。

您还可以在各个实例中运行有关工作流的整体性能的报告。

此段中的分区

  1. 查看最新实例中的事件

  2. 最长60天的访问实例历史记录

  3. 创建工作流性能报告

1. 查看最新实例中的事件

只要项目保留在同一列表或库中,并且在同一项目上再次运行相同的工作流时,可以从列表或库中访问最新实例的历史记录。

若要查看针对任何项目运行的工作流的最新实例的 "工作流状态" 页面,请执行以下操作:

  • 在项目所在的列表或库中,单击所需项目和工作流的状态链接。

在此示例中,项目是标题为 " 主题草稿 " 的文档,工作流是 "新的文档 审批"。

单击工作流状态链接

在 "工作流状态" 页面上," 工作流历史记录 " 部分位于底部附近。

“工作流状态”页的“工作流历史记录”部分

页首

2. 最多60天的访问实例历史记录

如果在同一项目上再次运行相同工作流 想要查看某个实例的历史记录,该怎么办?

实际上,您最多可以在60天执行此操作,从以下两个入口点之一:列表或库,或工作流完成通知。

从列表或库中

  1. 转到存储项目的列表或库。

  2. 指向项目的名称,单击出现的箭头,然后单击下拉菜单中的 " 工作流 "。

  3. 在 "工作流: 项目名称 " 页面上的 " 已完成的工作流" 下,单击要查看的工作流实例的名称或状态。
    项目“工作流”页面上的“已完成的工作流”列表
    该实例的 "工作流状态" 页面随即打开。

从工作流完成通知

  • 打开要查看的实例的工作流完成通知,然后单击 " 查看工作流历史记录" 链接。

突出显示历史记录链接的工作流已完成通知
该实例的 "工作流状态" 页面随即打开。

为了保留你的所有完成通知,你可能需要创建 Outlook 规则。 设置规则以将 "主题" 行上已完成的所有传入邮件复制到其自己的单独文件夹中。 (确保你的 Outlook 规则 复制 接收的邮件,而不是只是 移动 这些邮件,也不会在收件箱中显示。 )

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3. 创建工作流性能报告

若要了解你的工作流版本(一段时间)和多个实例的执行情况,可以创建两个预定义报表或其中之一:

  • 活动持续时间报告    使用此报告可查看完成工作流 每个活动所需的平均时间以及完成该工作流的每个完整运行或 实例 所需的时间。

  • 取消和错误报告    使用此报告可查看工作流是否经常被取消或在完成之前遇到错误。

创建工作流的可用报表

  1. 在列表或库中,在该工作流的 " 状态 " 列中,单击 "任何状态信息" 链接。
    单击工作流状态

  2. 在 "工作流状态" 页的 " 工作流历史记录" 下,单击 " 查看工作流报表"
    单击“工作流历史记录”部分的“查看工作流报告”链接

  3. 找到要查看其报表的工作流,然后单击要查看的报表的名称。
    单击活动持续时间报告的链接

  4. 在 "自定义" 页面上,保留或更改将创建报表文件的位置,然后单击 "确定"
    在文件保存位置单击“确定”
    将创建报表并将其保存到指定位置。

  5. 报表完成后,您可以单击下图中显示的链接进行查看。 否则,单击 "确定" 完成操作并关闭对话框。 (以后,当你准备好查看报表时,你将在上一步中指定的位置找到它。 )
    单击链接以查看报告

下一步做什么?

如果你的工作流按所需方式工作,则你可以立即开始使用它。

如果想要更改其工作方式,请参阅本文的 " 更改 " 段。

在运行新审批工作流的第一个实例并查看结果后,你可能需要对工作流的配置方式进行一个或多个更改。

此外,你可能需要在将来的不同时间内对配置进行进一步更改。

最后,你可能会希望将工作流禁用较短或更长的时间段,但不能删除它,或者你可能确实想要将其完全删除。

此段中的分区

  1. 更改工作流的永久设置

  2. 禁用或删除工作流

1. 更改工作流的永久设置

若要对现有工作流的设置进行永久更改,请打开并编辑最初用于添加该工作流的关联表单。

如果工作流仅在一个列表或库中运行

  1. 打开工作流在其中运行的列表或库。

  2. 在功能区上,单击 " 列表 " 或 " " 选项卡。

    注意: 选项卡的名称可能因列表或库的类型而异。 例如,在 "日历" 列表中,该选项卡的名称为 " 日历"。

  3. 在 " 设置 " 组中,单击 " 工作流设置"。

  4. 在 "工作流设置" 页面上的 " 工作流名称 (单击" 更改设置 ") 中,单击要更改其设置的工作流的名称。

    注意: 如果所需的审批工作流未显示在列表中,则它可能仅与一种内容类型相关联。 此列表中显示的工作流由 这些工作流配置为在此类型控件的项目 (位于列表正下方)上运行。 (参阅图。 ) 单击下拉菜单中的 "内容类型" 选项以发现哪一个将显示所需的工作流。 当所需的工作流出现在列表中时,单击其名称。

  5. 在最初用于添加工作流的关联表单的两个页面中,创建并保存所需的更改。

    有关关联表单中的字段和控件的详细信息,请参阅本文的 " 计划 " 段和相应的 "添加" 段 (列表/库网站集) 。

如果工作流在网站集内的所有列表和库中运行

  1. 打开网站集的 主页 (集合) 的网站或子网站的主页。

  2. 单击 " 设置 " 图标 SharePoint Online 公共网站“设置”按钮 然后单击 " 网站设置"。

  3. 在 "网站设置" 页面上的 " Web 设计器库" 下,单击 " 网站内容类型"。

  4. 在 "网站内容类型" 页面上,单击运行工作流的网站内容类型的名称。
    文档内容类型(突出显示类型)

  5. 在所选内容类型的页面上,在 " 设置" 下, 单击 " 工作流设置"。
    “设置”部分中的工作流设置链接

  6. 在 "工作流设置" 页面上的 " 工作流名称 (单击" 更改设置 ") 中,单击要更改其设置的工作流的名称。
    更改工作流设置的链接

  7. 在最初用于添加工作流的关联表单的两个页面中,创建并保存所需的更改。

    有关关联表单中的字段和控件的详细信息,请参阅本文的 " 计划 " 段和相应的 "添加" 段 (列表/库网站集) 。

页首

2. 禁用或删除工作流

如果工作流仅在一个列表或库中运行

  1. 打开工作流在其中运行的列表或库。

  2. 在功能区上,单击 " 列表 " 或 " " 选项卡。

    注意: 选项卡的名称可能因列表或库的类型而异。 例如,在 "日历" 列表中,该选项卡的名称为 " 日历"。

  3. 在 " 设置 " 组中,单击 " 工作流设置"。

  4. 在 "工作流设置" 页面上,单击 " 删除"、"阻止" 或 "还原工作流 " 链接。

  5. 使用 "删除工作流" 页面上的表单可以禁用、重新启用或删除工作流。
    “删除工作流”页面上的表单

表单中有五列:

  • 工作流    工作流的名称。

  • 实例    当前在项目上运行的工作流的实例数。

  • 帮助    使工作流继续正常工作的选项。

  • 无新实例    允许工作流的任何当前运行实例完成的选项,但通过使工作流不可用来运行任何新实例而禁用工作流。 (此操作 是可逆的 。 若要稍后重新启用工作流,请返回此页面并选择 " 允许"。 )

  • 删除    从列表或库中完全删除工作流的选项。 将立即终止所有正在运行的实例,并且该工作流的列不再显示在该列表或库的页面上。 (此操作 可逆。 )

如果工作流在网站集内的所有列表和库中运行

  1. 打开网站集的 主页 (集合) 的网站或子网站的主页。

  2. 单击 " 设置 " 图标 SharePoint Online 公共网站“设置”按钮 然后单击 " 网站设置"。

  3. 在 "网站设置" 页面上的 " " 下,单击 " 网站内容类型"。

  4. 在 "网站内容类型" 页面上,单击运行工作流的网站内容类型的名称。
    文档内容类型(突出显示类型)

  5. 在所选内容类型的页面上,在 "设置" 下,单击 " 工作流设置"。
    “设置”部分中的工作流设置链接

  6. 在 "工作流设置" 页面上,单击 " 删除"、"阻止" 或 "还原工作流 " 链接。

  7. 使用 "删除工作流" 页面上的表单可以禁用、重新启用或删除工作流。
    “删除工作流”页面上的表单

表单中有五列:

  • 工作流    工作流的名称。

  • 实例    当前在项目上运行的工作流的实例数。

  • 帮助    使工作流继续正常工作的选项。

  • 无新实例    允许工作流的任何当前运行实例完成的选项,但通过使工作流不可用来运行任何新实例而禁用工作流。 (此操作 是可逆的 。 若要稍后重新启用工作流,请返回此页面并选择 " 允许"。 )

  • 删除    从网站集中删除工作流的选项完全。 将立即终止所有正在运行的实例,并且该工作流的列不再显示在该列表或库的页面上。 (此操作不可逆。 )

下一步做什么?

如果你进行了任何更改,请运行工作流的测试实例,以仔细检查更改的效果。

进一步自定义

有多种方法可进一步自定义 SharePoint 产品附带的工作流。

您甚至可以从头开始创建自定义工作流。

你可以使用以下任何或所有程序:

  • Microsoft SharePoint Designer 2013    自定义工作流表单、操作和行为。

  • Microsoft Visual Studio    构建自己的自定义工作流操作。

有关详细信息,请参阅 Microsoft 软件开发人员网络 (MSDN) 帮助系统。

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