为列表或库启用和配置版本控制

为列表或库启用和配置版本控制

你可以通过列表和库中的版本进行丁字和管理信息,以及查看和恢复项目历史记录中的以前版本。

可以在 Microsoft SharePoint、Microsoft 365 中的 "列表" 应用或 "团队" 中创建列表。 了解如何开始使用 Microsoft 团队中的列表。 

启用后,在保存更改后,新版本将添加到项目的历史记录中。 可针对每个列表和库修改已存储版本的数量以及草稿或次要版本的可见性。

在列表或库中启用和配置版本控制

  1. 打开要启用版本控制的列表或库。

  2. 选择 "设置" 齿轮形设置按钮 ,然后选择 "列表设置" 或 "库设置"。

    突出显示 "列表设置" 的 "设置" 菜单

  3. 在 " 设置 " 页面上,选择 "版本控制设置"。

    选择了版本控制的 "库设置" 对话框。
  4. 在 " 版本设置 " 页面上,你可以使用以下设置:

    • 对于文档库:

      • 提交的项目需要内容审批。

      • 每次使用仅限主要版本或主要版本和次要版本编辑此文档库中的文件时,都会创建一个版本。

      • 限制要保留的版本和草稿的数量。

      • 设置哪些人可以查看草稿项目。

      • 需要先检查文档,然后才能对其进行编辑。

        SharePoint Online 中的 "库设置" 选项,显示 "已启用版本控制"
    • 对于列表:

      • 提交的项目需要内容审批。

      • 每次编辑列表中的项目时都创建一个版本。

      • 限制要保留的版本和草稿的数量。

      • 设置哪些人可以查看列表中的草稿项目。

        SharePoint Online 中的 "列表设置" 选项,显示 "已启用版本控制"
  5. 选择“确定”。

查看、还原或删除列表或库中的早期版本

  1. 打开包含要查看历史记录的项目或文档的列表或库。

  2. 在要查看其历史记录的项目旁边,选择 " ... (省略号") 。

  3. 选择 "版本历史记录"。

    文档库邮件单击菜单,其中突出显示了“版本历史记录”

    如果看不到 版本历史记录,请选择 "更多",然后选择 "版本历史记录"。

  4. 在 " 版本历史记录 " 对话框中,将鼠标悬停在早期版本上的日期链接上,然后显示菜单,选择向下箭头。

    版本下拉列表对话框按钮
  5. 在菜单中,您可以执行以下操作。

    版本项目菜单
    • 查看 当前文档。 此时将显示一个对话框,您可以在其中还原或删除以前的版本,以及查看当前的审批状态。 您也可以在此对话框中编辑当前版本。

    • 还原 文档。 将显示一个对话框,提示您是否要将其设置为当前已批准的文档。 它会将其添加为新版本。

    • 删除 文档。 将出现一个对话框,提示您是否确定要将项目发送到回收站。

    • 拒绝此版本。 仅显示在已批准的文档中,而不是 删除

  6. 完成后,在右上角选择 " X"。

在 SharePoint 2016 或 SharePoint 2013 列表或库中启用和配置版本控制

  1. 转到要为其启用版本控制的库或列表。

  2. 在功能区上,选择 " " 或 " 列表"。

    功能区上的 "库和浏览" 选项卡在功能区上选中的 "列表" 选项卡

  3. 在 " 设置" 组中,选择 "库设置 " 或 " 列表设置"。

    功能区上的 SharePoint 库设置按钮功能区上的列表设置

  4. 在 " 设置 " 页面上,选择 "版本控制设置"。

    选择了版本控制的 "库设置" 对话框。
  5. 在 " 版本设置 " 页面中,可以使用以下设置:

    • 对于文档库

      "版本管理选项" 对话框
      • 提交的项目需要内容审批。

      • 每次编辑此文档库中的文件(仅限主要版本,或者主要版本和次要版本)时,都会创建一个版本。

      • 限制要保留的版本和草稿的数量。

      • 设置哪些人可以查看草稿项目。

      • 需要先检查文档,然后才能对其进行编辑。

    • 对于列表

      • 提交的项目需要内容审批。

      • 每次编辑列表中的项目时都创建一个版本。

      • 限制要保留的版本和草稿的数量。

      • 设置哪些人可以查看列表中的草稿项目。

  6. 选择“确定”。

禁用 SharePoint 2016 或2013列表或库中的版本控制

执行相同的启用步骤,但在 " 版本设置 " 页面上,选择 "无版本控制"。 对于 " 需要内容审批",您也可以选择 ""。

查看、还原或删除早期版本

若要还原文档的早期版本,请按照以下步骤操作。

  1. 转到要查看其历史记录的项目或文档所在的列表或库。

  2. 在功能区上,选择 "文件",或选择 "项目"。 如果没有功能区,请在要查看其历史记录的项目旁边,选择 " ... (省略号") 。

  3. 选择 "版本历史记录"。

    文件选项卡,其中突出显示了版本历史记录

    如果看不到 版本历史记录,请在对话框中选择 " ... (省略号") ,然后选择 "版本历史记录"。

  4. 在 " 版本历史记录 " 对话框中,将鼠标悬停在早期版本上的日期链接上,然后显示菜单,选择向下箭头。

    版本下拉列表对话框按钮
  5. 在菜单中,您可以执行以下操作。

    版本项目菜单
    • 查看 当前文档。 此时将显示一个对话框,您可以在其中编辑、还原或删除,以及查看当前的审批状态。

    • 还原 文档。 将显示一个对话框,提示您是否希望将其作为当前已批准的文档。 它会将其添加为新版本。

    • 删除 文档。 此时将显示一个对话框,提示您是否确定要将该项目发送到回收站。

    • 拒绝此版本。 仅显示在已批准的文档中,而不是 删除

  6. 完成后,单击右上角的 " X "。

在 SharePoint 2010 列表或库中启用和配置版本控制

若要在列表或库中启用和配置版本控制,请按照以下步骤操作。

  1. 导航到您打算使用的列表或库。 如果该名称未显示在 " 快速启动 " 窗格中,请选择 "所有网站内容",然后选择列表或库的名称。

  2. 在功能区上的 " 列表工具 " 或 " 库工具 " 组中,选择 " 列表 " 或 " " 选项卡。

  3. 选择 "列表设置 " 或 " 库设置"。

    SharePoint 功能区上的“列表设置”按钮SharePoint Foundation 库功能区上的“库设置”按钮

    " 列表设置 " 或 " 库设置 " 页面随即打开。

  4. 在 " 常规设置" 下,选择 "版本控制设置"。

    下,选择 "版本控制设置"

    " 版本控制设置 " 对话框随即打开。

    设置主要版本和次要版本,要求审批,指定谁可以查看项目,并需要签出。
  5. 执行下列操作之一:

    对于文档库,在 " 项目版本历史记录 " 部分中,在 " 每次编辑此文档库中的文件时创建一个版本"下,选择 "主要版本" 或 "主要版本和次要版本"。

    对于列表,在 " 项目版本历史记录 " 部分中的 " 每次编辑此列表中的项目时是否创建版本"下,选择"是"

  6. (可选) 选择要保留在列表中的版本数。

  7. (列表的可选) ,请选择要为其保留草稿的已批准版本的数量。 选择"是"时,"内容审批" 部分中提供了此选项。

    对于库,在 "保留草稿" 下为以下数量的主要版本设置一个数字。

  8. (可选) 确定哪些用户可以查看项目的草稿。 在列表中,在将 "已提交项目的需要内容审批" 设置为"是"时,此选项仅在 "内容审批" 部分中可用。

    选择下列操作之一。

    • 任何可读取项目的用户。 允许对网站具有 "读取" 权限的任何人进行访问。

    • 仅限可以编辑项目的用户。 将草稿的视图限制为有权编辑的用户。

    • 只有可审批项目的用户 (和项目) 的作者 。 仅将视图限制为项目的原始作者,以及有权审批列表中的项目的人员。

  9. 若要关闭对话框并返回到 " 设置 " 页面,请选择"确定"

返回页首

禁用 SharePoint 2010 列表或库中的版本控制

按照与启用版本控制相同的步骤进行操作,但执行下列操作之一:

  1. 对于文档库,在 " 项目版本历史记录 " 部分中的 " 每次编辑此文档库中的文件时是否创建版本"下,选择 " 无版本控制"。

  2. 对于列表,在 " 项目版本历史记录 " 部分中的 " 每次编辑此列表中的项目时是否创建版本"下,选择 ""。

  3. 选择“确定”。

返回页首

查看、还原或删除 SharePoint 2010 列表或库中的版本

  1. 转到要查看其历史记录的项目或文档所在的列表或库。

  2. 在要查看版本历史记录的文档或项目旁边,选择向下箭头,然后选择 "版本历史记录"。

    突出显示了版本历史记录的文档中的下拉菜单
  3. 在 " 版本历史记录 " 对话框中,将鼠标悬停在早期版本上的日期链接上,然后显示菜单,选择向下箭头。

    突出显示突出显示的下拉列表的 Vesrion
  4. 在菜单中,您可以执行以下操作。

    • 查看 当前文档。 此时将显示一个对话框,您可以在其中编辑、还原或删除,以及查看当前的审批状态。

      "SharePoint 2010 版本历史记录" 对话框

      在 " 视图 " 对话框中,您也许可以编辑,尽管它通常处于禁用状态。 若要编辑,请从文件或项目上的下拉列表中选择 " 编辑属性"。

    • 还原 文档。 将显示一个对话框,提示您是否希望将其作为当前已批准的文档。 它将其添加为新版本。

      突出显示 "还原" 的版本下拉列表。
    • 删除 文档。 此时将显示一个对话框,提示您是否确定要将该项目发送到回收站。

      版本历史记录,其中突出显示了 "删除"
    • 取消发布此版本 将显示在你的文档或项目上使用审批和发布的时间。

      突出显示取消发布的版本控制下拉列表
  5. 完成后,在右上角选择 " X" (如果版本对话框尚未关闭)。

影响版本控制的其他设置

你可以配置影响版本控制的其他设置。 在列表和库中,您可以要求审批内容。 在库中,您可以要求签出文件。

有关这些设置的详细信息,请参阅 版本控制在列表或库中的工作原理是什么?

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